Le piattaforme SaaS come Microsoft 365 e Google Workspace sono diventate gli strumenti di riferimento delle PMI per gestire attività critiche come email, archiviazione dei file e collaborazione.
Queste piattaforme offrono in genere funzionalità di conservazione dei dati integrate, che però raramente soddisfano i requisiti legali e normativi specifici a cui le organizzazioni devono attenersi.
Ecco perché le PMI hanno bisogno di policy di conservazione dei dati SaaS ben definite e allineate ai propri obblighi di conformità.
Senza di esse, rischiano la perdita permanente dei dati, costi SaaS più elevati o, peggio ancora, sanzioni per il mancato rispetto degli standard normativi.
Questa guida ti mostra come aiutare i tuoi clienti PMI a costruire policy chiare di conservazione dei dati SaaS. Continua a leggere per scoprire cosa deve contenere una policy di conservazione dei dati efficace.
Ti servono altre informazioni? Guarda il nostro video tutorial: Come creare una policy di conservazione dei dati SaaS per i clienti PMI.
Come sviluppare policy di conservazione SaaS conformi
Per creare una policy di conservazione dei dati SaaS ben definita e conforme, ti serviranno i seguenti elementi:
📌Prerequisiti
- Elenco delle piattaforme SaaS in uso (ad esempio Microsoft 365, Google Workspace, Slack, Salesforce, Dropbox)
- Conoscenza dei quadri normativi applicabili al cliente, come HIPAA, PCI, DSS, GDPR e CCPA
- RPO (recovery point objective) e RTO (recovery time objective) definiti
- Accesso alle console di amministrazione native dei servizi SaaS e/o a strumenti di backup di terze parti
- Un sistema di documentazione (SharePoint, IT Glue o NinjaOne Documentation) per registrare e rivedere le policy
Passaggio 1: identifica i requisiti di business e di conformità
Inizia individuando quali normative di settore si applicano alle tue categorie di dati. Ad esempio, le organizzazioni che trattano dati sanitari devono rispettare l’HIPAA, mentre quelle che gestiscono dati di clienti dell’UE devono rispettare il GDPR.
Confrontati con la direzione del tuo cliente PMI per allineare gli obiettivi di conservazione alle esigenze dell’attività, ad esempio un periodo di conservazione di 7 anni per i documenti contabili.
Devi anche verificare i contratti alla ricerca di clausole specifiche sulla conservazione dei dati, così da non trascurare alcun obbligo legale.
Risultato atteso: una checklist dei requisiti di conformità e di business
Passaggio 2: verifica le funzionalità di conservazione della tua attuale piattaforma SaaS
Passa poi in rassegna le impostazioni di conservazione predefinite delle tue applicazioni SaaS. Confronta queste funzionalità e cerca eventuali lacune nella copertura. Questo passaggio rende più semplice capire dove la configurazione attuale non è all’altezza.
Per semplificare il processo, usa l’automazione per esportare le configurazioni di conservazione attuali:
(A) Esportare le impostazioni di conservazione da Google Workspace per l’audit
gcloud vault matters list --query="name:RetentionPolicy"
(B) Esportare le policy di conservazione delle cassette postali da Microsoft 365
Get-RetentionCompliancePolicy | Export-Csv "M365_RetentionPolicies.csv" -NoTypeInformation
Queste esportazioni ti aiuteranno a verificare se l’attuale configurazione di conservazione dei dati è in linea con i tuoi requisiti normativi.
Risultato atteso: matrice delle funzionalità di conservazione SaaS
Passaggio 3: definisci i tempi di conservazione per categoria di dati
Crea policy di conservazione su più livelli in base al tipo di dati e all’attività:
- Breve termine (30-90 giorni): recupero degli elementi eliminati
- Medio termine (1-3 anni): dati operativi e di collaborazione
- Lungo termine (oltre 7 anni): documenti finanziari, HR e critici per la conformità
Risultato atteso: un piano di conservazione standardizzato e approvato dalla direzione della PMI
Passaggio 4: implementa e automatizza le policy di conservazione
Una volta formalizzato il piano di conservazione, configura le policy usando le funzionalità SaaS native, come le etichette di conservazione di Microsoft 365 o le regole di Google Vault. Se restano delle lacune, valuta l’uso di strumenti di backup di terze parti come NinjaOne Backup.
Automatizza il tuo processo di backup SaaS ovunque sia possibile, per ridurre il rischio di errori manuali ed evitare di allontanarti dalle tue policy.
Risultato atteso: un piano di implementazione ben documentato, con i log di audit attivi
Passaggio 5: rivedi, testa e aggiorna regolarmente le tue policy di conservazione dei dati
Infine, devi effettuare test di ripristino trimestrali per assicurarti che le tue policy rispettino gli obiettivi di RPO (recovery point objective) e RTO (recovery time objective) del cliente.
Pianifica revisioni annuali per adeguare le policy di conservazione ai cambiamenti normativi o alle nuove esigenze dell’attività. Assicurati di conservare una documentazione accurata di tutti i test e di tutte le revisioni effettuate, così da essere sempre pronto per un audit.
Risultato atteso: log di audit sulla conservazione archiviati in NinjaOne Documentation o in sistemi di documentazione simili
Riepilogo del processo
| Componente | Scopo e valore | Risultato atteso |
| Checklist dei requisiti | Garantisce l’allineamento con le esigenze di conformità e di business | Checklist dei requisiti di conformità e di business |
| Matrice delle funzionalità di conservazione | Individua le lacune tra le esigenze e le impostazioni di conservazione predefinite dei servizi SaaS | Matrice delle funzionalità di conservazione SaaS |
| Piano standardizzato | Offre chiarezza e coerenza tra i diversi tipi di dati | Piano di conservazione standardizzato |
| Applicazione automatizzata | Riduce l’errore umano e garantisce affidabilità | Piano di implementazione documentato con log di audit attivi |
| Revisione e test periodici | Mantiene la conformità e la prontezza agli audit | Log di audit sulla conservazione |
A cosa serve una policy di conservazione dei dati SaaS
Una policy di conservazione dei dati SaaS chiara permette alle PMI di:
- Allineare le proprie policy di conservazione agli obblighi normativi e contrattuali: una policy di conservazione dei dati SaaS ben definita garantisce che le PMI rispettino le normative sulla privacy dei dati e gli SLA concordati con i clienti.
- Avere chiarezza durante audit e verifiche legali: creare una policy di conservazione dei dati SaaS mantiene le PMI pronte agli audit. Permette loro di dimostrare rapidamente come gestiscono i dati, dove li archiviano e per quanto tempo li conservano.
- Ridurre i costi di archiviazione mantenendo la capacità di ripristino: conservare i dati a tempo indeterminato può diventare rapidamente costoso, soprattutto man mano che le PMI crescono e accumulano più dati. Stabilire tempi di conservazione le aiuterà a bilanciare efficienza dei costi ed esigenze operative, definendo quando eliminare o archiviare i dati.
- Dimostrare ai clienti una governance IT proattiva: implementare una policy di conservazione dimostra che un’organizzazione protegge in modo proattivo le informazioni sensibili dei propri clienti e rispetta gli standard di settore.
Cosa deve contenere una policy di conservazione dei dati SaaS
Una policy di conservazione dei dati ben scritta descrive come un’organizzazione gestisce i dati dalla creazione all’eliminazione. Dovrebbe includere:
- Scopo e ambito di applicazione: il perché della policy e la categoria di dati che copre
- Categorie di dati: i diversi tipi di dati che l’organizzazione raccoglie e archivia
- Periodi di conservazione: i periodi di conservazione specifici per ciascun tipo di dati raccolto
- Procedure di eliminazione e smaltimento: il processo per eliminare o smaltire in sicurezza i dati al termine del periodo di conservazione
- Ruoli e responsabilità: indica chi è incaricato di far rispettare la policy
- Conformità legale e normativa: le leggi o le normative che la policy deve rispettare
- Controlli di archiviazione e accesso: specifica dove sono archiviati i dati, come sono protetti e chi può accedervi o gestirli
- Procedure di backup: definisce la frequenza dei backup, la posizione di archiviazione e la conservazione per le diverse categorie di dati
Come NinjaOne ti aiuta ad applicare le policy di conservazione dei dati SaaS
NinjaOne semplifica l’applicazione delle policy di conservazione dei dati SaaS grazie a queste possibilità:
- Ospitare la documentazione sulla conservazione in NinjaOne Documentation, con controllo delle versioni
- Automatizzare i promemoria per i test trimestrali di ripristinabilità
- Tenere traccia di ticket o attività legati alla conformità e collegati alle revisioni della conservazione
- Integrare i controlli sulla conservazione nelle QBR, per dimostrare la governance ai clienti PMI
Guida rapida
Come creare una policy di conservazione dei dati SaaS per i clienti PMI
Passaggio 1: identifica i requisiti di business e di conformità
– Individua gli obblighi legali (GDPR, HIPAA, ecc.)
– Comprendi le normative specifiche del settore
– Valuta le esigenze interne dell’attività e gli obiettivi di conservazione
Passaggio 2: analizza l’uso attuale dei servizi SaaS
– Fai l’inventario di tutte le applicazioni SaaS in uso
– Documenta i tipi di dati archiviati in ciascuna applicazione
– Valuta le pratiche attuali di gestione dei dati
Passaggio 3: definisci periodi di conservazione chiari
– Stabilisci tempistiche precise per i diversi tipi di dati
– Considera fattori come blocchi legali, requisiti di audit ed esigenze operative
– Applica policy di conservazione su più livelli dove opportuno
Passaggio 4: implementa i controlli tecnici
– Configura pianificazioni di eliminazione automatizzate
– Imposta avvisi per le scadenze di conservazione in avvicinamento
– Implementa controlli di accesso e crittografia
Passaggio 5: crea documentazione e formazione
– Sviluppa una documentazione chiara della tua policy di conservazione
– Forma il personale sull’implementazione della policy e sulla conformità
– Definisci procedure per eccezioni e casi particolari
Passaggio 6: monitora e rivedi
– Verifica regolarmente il rispetto delle policy di conservazione
– Aggiorna le policy quando cambiano le esigenze dell’attività o le normative
– Mantieni log dettagliati di tutte le attività di conservazione
L’articolo sottolinea che policy di conservazione dei dati SaaS efficaci non solo aiutano le PMI a rispettare le normative, ma migliorano anche l’efficienza operativa e riducono i costi di archiviazione. Consiglia di implementare soluzioni automatizzate ogni volta che è possibile, per garantire un’applicazione coerente delle policy in tutte le applicazioni SaaS.
Costruire relazioni solide con i clienti grazie a policy di conservazione dei dati SaaS ben definite
Una policy di conservazione dei dati SaaS può fare la differenza per le PMI. Elimina le incertezze dalla gestione dei dati e le sostituisce con la chiarezza.
Aiutando i tuoi clienti PMI ad allineare le loro pratiche di conservazione ai requisiti di settore e alle funzionalità integrate dei loro strumenti SaaS, puoi rafforzare la fiducia e costruire relazioni più solide.
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