Punti chiave
- Abilita la registrazione delle stampe nel Visualizzatore eventi di Windows (PrintService > Operational) oppure mantieni i processi completati nella coda di stampa per avere una cronologia più leggera e di breve durata.
- Filtra i registri del Visualizzatore eventi in base all’ID evento 307 per vedere nome del documento, stampante, utente e data e ora di ogni processo di stampa.
- Esporta la cronologia di stampa in CSV con PowerShell (Get-WinEvent con pipe verso Export-Csv) per automatizzare il reporting e centralizzare i registri.
- Oscura o ometti i campi sensibili, come i nomi dei documenti, nei registri esportati quando la policy sulla privacy lo richiede.
- Conserva dati di stampa riepilogativi e non sensibili per gli audit ed elimina periodicamente le esportazioni non elaborate.
L’impostazione “Mantieni i documenti stampati” è uno strumento molto utile per creare audit trail o semplificare le ristampe, ma una gestione errata della coda di stampa in Windows 11 può portare a un consumo eccessivo di spazio di archiviazione o a problemi di privacy.
Questa guida ti mostra come abilitare o disabilitare correttamente questa caratteristica, con metodi che vanno dai semplici clic agli script su scala enterprise, mantenendo il sistema sicuro ed efficiente.
Metodi per abilitare o disabilitare “Mantieni i documenti stampati”
Prima di modificare la conservazione della cronologia di una stampante, verifica questi punti:
- Diritti di amministratore locale: servono i diritti di amministratore sulla workstation o sul server di stampa per modificare le proprietà della stampante a livello di sistema.
- Accesso al server di stampa: per le stampanti condivise in rete, applica le modifiche direttamente sul server di stampa, così da renderle persistenti per tutti gli utenti ed evitare che vengano sovrascritte.
- Spazio su disco disponibile: se abiliti la conservazione, assicurati che l’unità che ospita la cartella di spool predefinita (C:\Windows\System32\spool\PRINTERS) disponga di spazio libero sufficiente, perché i file dei processi .SPL e .SHD conservati si accumuleranno lì.
Metodo 1: abilitare o disabilitare dalle proprietà della stampante (GUI)
Questo metodo è ideale per configurare una o due stampanti direttamente dal desktop di Windows 11. È perfetto per i singoli utenti o per i tecnici dell’help desk che devono fare una modifica rapida e una tantum. Le impostazioni vengono applicate direttamente alla configurazione della stampante locale nello spooler di Windows.
Procedura passo per passo:
- Apri Impostazioni > Bluetooth e dispositivi > Stampanti e scanner.
- Seleziona la stampante che ti interessa e fai clic su Proprietà stampante.
- Vai alla scheda Avanzate.
- Per abilitare la caratteristica e fare in modo che Windows mantenga i documenti stampati, seleziona la casella.
- Per disabilitarla e cancellare automaticamente la cronologia, assicurati che la casella non sia selezionata.
- Fai clic su OK per applicare.
- Per la verifica, invia una stampa di prova: se la caratteristica è attiva, il processo completato resterà visibile nella coda di stampa.
Una volta abilitata, ogni documento stampato da quella specifica stampante resterà nella relativa coda dopo la stampa, così potrai riaprirlo o ristamparlo direttamente. Ricorda che questa impostazione si configura per singola stampante, quindi devi ripetere questi passaggi per ogni dispositivo.
Metodo 2: usare PowerShell per una configurazione scalabile
Usa questo metodo per modifiche in blocco, scripting o gestione da remoto, perché agisce direttamente sulla proprietà KeepPrintedJobs della stampante.
Procedura passo per passo:
- Apri PowerShell come amministratore.
- Controlla l’impostazione attuale:
Get-PrinterProperty -PrinterName "Printer Name" -PropertyName KeepPrintedJobs
Nota: lo stato viene visualizzato come True (abilitato) o False (disabilitato).
- Modifica l’impostazione:
- Per abilitare la conservazione:
Set-Printer -Name "Printer Name" -KeepPrintedJobs $True
-
- Per disabilitarla:
Set-Printer -Name "Printer Name" -KeepPrintedJobs $False
- Applica la modifica in blocco (ad esempio a tutte le stampanti “Accounting”):
Get-Printer -Name "*Accounting*" | ForEach-Object { Set-Printer -Name $_.Name -KeepPrintedJobs $False }
La modifica è immediata. Verificala con Get-PrinterProperty. Con la conservazione abilitata, i processi restano nella coda di stampa dopo la stampa.
Metodo 3: modifica diretta del Registro di sistema (uso mirato)
Usa questo metodo solo quando gli strumenti standard non funzionano, perché le modifiche manuali sono fragili e vengono facilmente sovrascritte da policy di sistema o driver. Agisce sul valore di origine caricato dallo spooler di stampa.
Procedura passo per passo:
- Apri l’Editor del Registro di sistema (regedit.exe) come amministratore.
- Vai a:
- HKEY_LOCAL_MACHINE\SYSTEM\CurrentControlSet\Control\Print\Printers\<YourPrinterName>
- Crea o modifica il valore DWORD (32 bit) denominato KeepPrintedJobs.
- Imposta i dati su 1 (abilitato) o 0 (disabilitato).
- Riavvia il servizio Spooler di stampa (services.msc oppure Restart-Service Spooler in PowerShell) perché la modifica venga applicata.
L’impostazione diventa effettiva dopo il riavvio dello spooler.
Importante: il metodo basato sul Registro di sistema non è persistente per impostazione predefinita e viene spesso annullato da Criteri di gruppo, script o aggiornamenti dei driver. Verifica sempre la modifica controllando la coda di stampa dopo una stampa di prova.
Metodi di supporto per rafforzare la configurazione della coda di stampa
Per costruire un ambiente di stampa solido e sicuro in Windows 11, valuta queste configurazioni di supporto essenziali, che vanno oltre la semplice gestione della cronologia dei documenti.
Metodo di supporto 1: abbinare la registrazione eventi per la tracciabilità
Usa questo metodo per indagini di sicurezza, conformità o monitoraggio dell’utilizzo. Acquisisce i metadati dei processi (utente, nome del documento, ora) nei registri di Windows, fornendo una traccia indipendente dai file di spool fisici presenti nella coda di stampa.
Procedura passo per passo:
- Apri il Visualizzatore eventi (eventvwr.msc).
- Vai a Registri applicazioni e servizi > Microsoft > Windows > PrintService > Operational.
- Abilita il registro se è disattivato.
- Filtra per ID evento 307 per vedere i processi di stampa completati con tutti i dettagli.
Una volta abilitato, puoi correlare le voci della coda di stampa con questi registri per ottenere un audit trail completo. Assicurati che questa pratica sia conforme alla tua policy sulla privacy.
Metodo di supporto 2: controllare la crescita dello spazio di archiviazione e l’igiene dei dati
Gestisci in modo proattivo l’archiviazione fisica dei processi di stampa per mantenere le prestazioni del sistema. Questo significa monitorare, spostare e pulire la cartella dello spooler in cui Windows conserva tutti i dati di stampa.
Procedura passo per passo:
- Monitoraggio: controlla regolarmente le dimensioni della cartella predefinita C:\Windows\System32\spool\PRINTERS.
- Spostamento: per le stampanti ad alto volume, modifica il percorso di spool in Proprietà server di stampa > Avanzate, indicando un’unità più capiente.
- Pulizia: crea un’attività pianificata con uno script PowerShell che elimini automaticamente i vecchi file .SPL e .SHD dopo un periodo stabilito.
In questo modo eviti che l’unità di sistema si riempia e garantisci che i servizi di stampa restino affidabili, mantenendo comunque la cronologia dei processi necessaria.
Metodo di supporto 3: backup, ripristino e distribuzione
Questo garantisce che l’impostazione KeepPrintedJobs venga mantenuta durante le migrazioni e applicata nelle distribuzioni tramite script.
Procedura passo per passo:
- Backup/ripristino: assicurati che gli strumenti o gli script di migrazione delle stampanti includano la proprietà KeepPrintedJobs.
- Distribuzione tramite script: aggiungi il comando Set-PrinterProperty per abilitare o disabilitare l’impostazione subito dopo la creazione della stampante negli script di installazione.
- Documentazione: annota quali code di stampa richiedono la conservazione e la motivazione di business ai fini della conformità.
In questo modo ottieni un processo ripetibile in cui l’impostazione di conservazione sopravvive agli aggiornamenti e viene applicata in modo coerente.
Metodo di supporto 4: convalidare ed eseguire il rollback
Questo passaggio finale di verifica conferma che l’impostazione funzioni come previsto e offre una via rapida per tornare indietro se si verificano problemi come un consumo eccessivo di spazio o prestazioni lente. Usalo sempre dopo aver configurato le stampanti, soprattutto in blocco.
Procedura passo per passo:
- Test: dopo la configurazione, stampa una pagina di prova. Apri la coda di stampa per verificare che il processo rimanga (se la caratteristica è abilitata) o scompaia (se è disabilitata).
- Monitoraggio: tieni d’occhio eventuali effetti collaterali, come un disco pieno o una coda lenta, che indicano la necessità di una pulizia.
- Ripristino: se emergono problemi, disabilita subito la conservazione dei documenti stampati con il metodo che hai usato inizialmente (PowerShell o GUI) per ripristinare il comportamento predefinito.
Così ti assicuri che la configurazione sia corretta e puoi ridurre rapidamente eventuali conseguenze indesiderate.
Risoluzione dei problemi più comuni di “Mantieni i documenti stampati”
L’impostazione torna sempre allo stato precedente
Un criterio di gruppo o uno script sta sovrascrivendo la tua modifica. Esegui gpresult /r per controllare i criteri e assicurati di configurare l’impostazione sul server di stampa corretto nel caso delle code condivise.
La coda di stampa diventa troppo grande o le prestazioni peggiorano
I file di spool conservati occupano spazio su disco. Riduci l’intervallo di pulizia, sposta la cartella di spool su un’unità più capiente oppure disabilita la conservazione sulle stampanti ad alto volume per tenere sotto controllo la crescita dei dati.
I processi di stampa si bloccano o la coda non risponde
Spesso è segno di un driver o di uno spooler danneggiato. Riavvia il servizio Spooler di stampa (Restart-Service Spooler) e aggiorna il driver della stampante.
Gestire le questioni di privacy e sicurezza
Abilitare la conservazione significa che i documenti possono essere ristampati o visualizzati. Attivala solo in presenza di una chiara esigenza di business, documenta la policy e applica controlli di accesso rigorosi e pianificazioni di eliminazione automatica.
Ottimizzare la coda di stampa per sicurezza ed efficienza
Gestire in modo efficace la caratteristica “Mantieni i documenti stampati” ti permette di sfruttarne i vantaggi per audit e supporto senza compromettere l’integrità del sistema o la privacy.
Scegliendo il metodo giusto – l’interfaccia grafica per la semplicità o PowerShell per la scala – e rafforzandolo con registrazione degli eventi, igiene dello spazio di archiviazione e script di distribuzione adeguati, crei un flusso di lavoro di stampa affidabile e conforme.
In definitiva, il successo sta nell’abilitare la conservazione in modo strategico solo dove serve davvero, nel gestire attivamente la coda di stampa e nel bilanciare sempre utilità, sicurezza e prestazioni.
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