Come gli MSP possono fare l’audit dell’utilizzo degli strumenti per eliminare ridondanze e sottoutilizzo

In alcuni casi, i managed service provider (MSP) accumulano troppi strumenti in ambiti come la gestione dei ticket e la documentazione, la collaborazione e l’automazione. Quando l’adozione degli strumenti varia da un team all’altro o quando più piattaforme offrono funzioni simili, il risultato è inefficienza, spese superflue e confusione per gli utenti.

Per evitare tutto questo, esegui regolarmente un audit dell’utilizzo del software: ti aiuta a individuare ciò che viene sottoutilizzato, dove è possibile consolidare le piattaforme e come riallineare lo stack alle esigenze quotidiane del tuo MSP.

Questa guida propone un processo di audit leggero e ripetibile, pensato per essere snello e non invasivo. Se lo abbini al monitoraggio IT di NinjaOne, alle informazioni sull’utilizzo e all’automazione, avrai un approccio strutturato per ottimizzare la spesa e aumentare l’efficienza operativa.

Per una panoramica visiva rapida, guarda la nostra video guida Come gli MSP possono fare l’audit dell’utilizzo degli strumenti per eliminare ridondanze e sottoutilizzo.

Fasi dell’audit dell’utilizzo degli strumenti per eliminare ridondanze e sottoutilizzo

Per snellire le operazioni, gli MSP devono prima capire quali strumenti vengono usati davvero e quali servono solo a riempire lo stack. Un audit ricorrente dell’utilizzo del software fa emergere gli strumenti inutilizzati e sottoutilizzati e individua le funzioni sovrapposte, così puoi risparmiare e rendere i flussi di lavoro più efficienti.

📌 Prerequisiti:

• Prepara un inventario completo di tutti gli strumenti interni, comprese le applicazioni SaaS (Software-as-a-Service) e on-premise, con le relative licenze, i costi e i responsabili assegnati.
• Devi avere accesso a metriche di utilizzo come accessi, account attivi e uso delle funzioni.
• Usa strumenti di audit adeguati per raccogliere e gestire i dati di utilizzo. PowerShell può automatizzare l’estrazione dei dati dai sistemi, mentre Excel è ideale per organizzare e analizzare le informazioni raccolte.
• Coinvolgi i responsabili dei team e i tecnici per raccogliere feedback.
• Ti serve un framework o una matrice leggera per la classificazione (Mantenere, Consolidare, Dismettere).

Fase 1: crea un inventario di tutti gli strumenti distribuiti

Metti insieme un elenco di ogni strumento attualmente in uso nel tuo MSP. In questo modo avrai le informazioni necessarie per valutare costi, livello di utilizzo e possibili sovrapposizioni.

📌 Casi d’uso:

• Questa fase ti permette di creare un elenco unico di tutti gli strumenti in uso.
• Offre visibilità sui costi degli strumenti per categoria, aiutandoti a capire dove si concentra la spesa.
• Supporta decisioni trasparenti su quali strumenti mantenere, consolidare o dismettere.

📌 Prerequisiti:

• Ti serve una raccolta dei contratti di licenza o degli estratti di fatturazione per confermare quali strumenti sono effettivamente in uso.
• Serve il contributo dei tecnici o dei loro responsabili per confermare chi gestisce ogni strumento e come viene usato.

Ecco un esempio di modello di inventario:

Questo modello rende più semplice individuare gli strumenti ridondanti e misurare utilizzo e costi.

Come raccogliere informazioni sugli strumenti in uso

• Controlla i documenti di fatturazione e di licenza per sapere quali software stai pagando.
• Esamina i log di accesso o degli account per confermare quali strumenti vengono effettivamente usati.
• Chiedi ai responsabili dei team di spiegare come ogni strumento contribuisce ai flussi di lavoro quotidiani e se porta un valore reale alle attività.

Fase 2: raccogli le metriche di utilizzo degli strumenti

Una volta che sai quali strumenti vengono usati, la fase successiva dell’audit dello stack tecnologico consiste nel verificare quanto il tuo team li utilizza davvero. Così potrai distinguere le piattaforme essenziali da quelle che generano costi senza portare valore.

📌 Casi d’uso:

• Questa fase mostra se gli strumenti supportano davvero le attività quotidiane.
• Confronta la spesa per le licenze con l’adozione e l’utilizzo reali.

📌 Prerequisiti:

• Ti serve l’accesso ai report di utilizzo dalla console di amministrazione o dalla dashboard di ogni strumento.
• Servono i dati di log del tuo SSO (Single Sign-On) o del provider di identità per verificare gli accessi.

Ecco i dati di utilizzo da estrarre:

• Numero di utenti attivi (giornalieri, settimanali, mensili)
• Numero di attività o ticket creati tramite lo strumento
• Eventi di accesso e relativa frequenza
• Metriche di utilizzo delle funzioni

Una volta raccolti, puoi confrontare i dati di utilizzo con i costi delle licenze e con lo scopo per cui ogni strumento è stato adottato. Avrai così un quadro chiaro di quali piattaforme generano valore e quali sono sottoutilizzate.

Come estrarre i dati di utilizzo del software

• Puoi estrarli direttamente dalla dashboard di amministrazione di ogni strumento. Le piattaforme SaaS mostrano utenti attivi, accessi e attività sulle funzioni.
• Controlla i log del tuo SSO o del provider di identità per verificare con quale frequenza i dipendenti effettuano l’accesso.
• Usa le opzioni di esportazione integrate per scaricare le statistiche di utilizzo e analizzarle più facilmente.
• Chiedi ai responsabili dei team o agli utenti abituali come usano il software, per aggiungere informazioni che i numeri da soli non possono dare.
• Puoi raccogliere dati sempre aggiornati per decidere meglio se disponi di un RMM con funzionalità di gestione delle risorse IT.

Fase 3: analizza ridondanze e sottoutilizzo

Una volta ottenuti i dati di utilizzo, il passo successivo è individuare gli strumenti sottoutilizzati o le funzionalità duplicate. Questo ti aiuterà a razionalizzare lo stack e a ridurre i costi senza penalizzare la produttività.

📌 Casi d’uso:

• Questa fase mette in evidenza gli strumenti obsoleti e usati di rado che si possono dismettere.
• Rivela le piattaforme ridondanti che svolgono funzioni simili.
• Mostra dove si pagano licenze che non sono mai state distribuite o attivate.

📌 Prerequisiti:

• Ti serve l’elenco dell’inventario della Fase 1 per confrontare categorie e costi.
• Questa fase richiede le metriche di utilizzo della Fase 2 per determinare i tassi di adozione.
• Ti servirà il contributo dei manager per confermare se gli strumenti poco usati restano comunque una parte fondamentale del flusso di lavoro.

Ecco cosa devi cercare:

• Strumenti poco usati. Ad esempio, un software con meno del 10% di utenti attivi.
• Sovrapposizioni funzionali. È il caso in cui usi sia Asana sia Trello per le attività, oppure MS Teams e Slack per la comunicazione.
• Licenze mai utilizzate o mai distribuite.

Individuando sovrapposizioni e sottoutilizzo, ottieni una base chiara per consolidare il software mantenendo le funzionalità su cui i tuoi team fanno affidamento.

Fase 4: automatizza il rilevamento del sottoutilizzo con PowerShell

Man mano che lo stack tecnologico cresce, i controlli manuali diventano estenuanti. Puoi però usare script ed esportazioni per automatizzare una parte del processo di audit degli strumenti IT. Così sarà più semplice individuare le piattaforme di cui non hai più bisogno.

📌 Casi d’uso:

• Questa fase velocizza le verifiche evidenziando automaticamente gli strumenti sottoutilizzati.
• Riduce l’errore umano nella scansione di ambienti estesi con molti endpoint.
• Supporta audit dello stack tecnologico pianificati senza aggiungere lavoro extra.

📌 Prerequisiti:

• Ti servono permessi elevati (accesso come amministratore) per eseguire script in PowerShell.
• Questa fase richiede le esportazioni CSV o i report della Fase 2 che documentano il sottoutilizzo.

Ecco come automatizzare il rilevamento del sottoutilizzo:

1. Assicurati che il report CSV della Fase 2 abbia intestazioni corrispondenti a quelle previste dallo script. In questo caso usiamo ToolName, ActiveUsers e così via.
2. Salva il file CSV con i dati di utilizzo con un nome semplice, ad esempio ToolUsage.csv.
3. Metti il file in una cartella facile da trovare, come Documenti.
4. Aggiorna lo script:# Import usage data and filter for tools with fewer than 2 active users
   Import-Csv ToolUsage.csv | Where-Object { [int]$_.ActiveUsers -lt 2 } | Select-Object ToolName, ActiveUsers
   1. Modifica il nome del file (ToolUsage.CSV) se necessario.
   2. Aggiorna lo script in base alle intestazioni delle colonne, se sono diverse.
   3. Puoi cambiare il numero in ActiveUsers in base alla soglia di sottoutilizzo adottata nel tuo ambiente.
5. Esegui quindi lo script. Comprende il percorso del documento, il nome del file e le intestazioni:
   cd C:\Users\YourName\Documents
Import-Csv toolUsage.csv | Where { $_.ActiveUsers -lt 2 } | Select ToolName, ActiveUsers
6. Leggi i risultati: PowerShell elencherà gli strumenti con meno di due utenti attivi.

Fase 5: raccogli feedback qualitativi dal tuo team

I numeri danno un quadro chiaro, ma non raccontano sempre tutta la storia. Quando esegui un audit dello stack tecnologico, parla con il tuo team per capire perché l’utilizzo è quello che è e su quali strumenti le persone fanno davvero affidamento.

📌 Casi d’uso:

• Permette di capire se strumenti duplicati rispondono a esigenze diverse nei vari team.
• Ti consente di raccogliere piani o richieste future prima di apportare modifiche.

📌 Prerequisiti:

• Ti servono i dati di utilizzo della Fase 2 per impostare le domande.
• Serve un semplice strumento per sondaggi, come Google Forms, per raccogliere rapidamente feedback più ampi.

Ecco cosa devi scoprire:

• Chiedi perché uno strumento viene usato poco. Le cause possono essere un flusso di lavoro poco adatto, scarsa conoscenza o difficoltà di accesso.
• Verifica se gli strumenti duplicati coprono esigenze diverse tra i reparti.
• Controlla se i team hanno intenzione di adottare nuovi strumenti, preferiscono altre soluzioni o vogliono cambiare il modo in cui usano quelle esistenti.

Imposta le tue domande su questi punti per evitare disservizi durante l’ottimizzazione degli strumenti. In questo modo le decisioni si baseranno sul modo in cui le persone lavorano davvero.

Fase 6: classifica gli strumenti in Mantenere, Consolidare o Dismettere

Dopo aver esaminato i dati di utilizzo e i feedback del team, puoi decidere il futuro di ogni strumento in dotazione al tuo MSP.

📌 Casi d’uso:

• Questa fase ti garantisce di conservare gli strumenti di cui il team ha bisogno, riducendo sprechi e confusione.
• Fornisce motivazioni concrete per rinnovare o disdire le licenze.
• Ti consente di comunicare i cambiamenti al personale in modo trasparente.

📌 Prerequisiti:

• L’inventario completo della Fase 1, i dati di utilizzo della Fase 2 e l’analisi delle sovrapposizioni della Fase 3.
• Ti serve il contributo dei manager per confermare le esigenze critiche per il business.

Usa questa matrice decisionale per motivare i cambiamenti nel tuo stack IT:

• Mantenere: strumenti essenziali e usati attivamente dal tuo team.
• Consolidare: strumenti con funzioni sovrapposte. Scegli quello più adatto ai tuoi flussi di lavoro.
• Dismettere: strumenti sottoutilizzati, ridondanti o obsoleti.

Ecco un esempio di scheda decisionale basata sulla matrice:

⚠️ Aspetti a cui prestare attenzione

Tabella riepilogativa delle best practice per l’audit dell’utilizzo del software

Un audit IT efficace dipende da pratiche coerenti che mantengano il processo semplice, ripetibile e allineato agli obiettivi di business. La tabella seguente riporta i componenti chiave su cui concentrarti e i vantaggi che offrono.

Esempio di flusso di lavoro per l’audit dell’utilizzo degli strumenti

Gli MSP possono adottare il flusso di lavoro ripetibile qui sotto per rendere le verifiche sull’utilizzo degli strumenti coerenti e senza intoppi.

Ecco un flusso di lavoro trimestrale consigliato per l’audit dell’utilizzo degli strumenti:

1. Esporta l’inventario degli strumenti e le metriche di utilizzo.
2. Esegui gli script per segnalare gli strumenti poco usati e quelli duplicati.
3. Coinvolgi i team per un feedback rapido che aggiunga contesto.
4. Classifica ogni strumento nelle categorie Mantenere, Consolidare o Dismettere.
5. Documenta le decisioni e assegna le azioni da svolgere.
6. Ripeti la verifica il trimestre successivo per monitorare i progressi e confermare i risparmi.

Ottimizza il set di strumenti del tuo MSP con audit software ricorrenti

Audit regolari dell’utilizzo del software aiutano gli MSP a evitare costi inutili, migliorare flussi di lavoro ed efficienza e mantenere un set di strumenti snello ma efficace. Puoi riuscirci combinando dati, testimonianze degli utenti e un processo decisionale strutturato: il tuo team guadagna in efficienza operativa e i costi si riducono senza compromettere l’erogazione dei servizi.

Argomenti correlati:

• Il rimedio all’eccesso di strumenti e alla proliferazione dei fornitori
• Che cos’è il software sprawl: rischi, impatti e soluzioni
• Come fare l’audit dello stack di strumenti del tuo MSP per individuare sovrapposizioni, sprechi e sottoutilizzo
• Audit del software ad alto rischio
• I migliori strumenti di inventario software nel 2026