Microsoft Project, qu’est-ce que c’est ? Fonctions et usages

Microsoft Project est un outil très répandu qui aide les entreprises à gérer facilement leurs projets. C’est une référence en gestion de projet, notamment grâce à ses fonctions puissantes et à son interface intuitive. Mais est-ce l’outil qu’il vous faut ?

Cet article propose une vue d’ensemble complète de Microsoft Project : ses fonctions, ses usages, ses licences, sa tarification et l’accueil que lui réservent les utilisateurs.

Microsoft Project, qu’est-ce que c’est ?

Microsoft Project, également appelé MS Project ou Project Professional, est un logiciel de gestion de projet développé par Microsoft pour faciliter le suivi et l’exécution des projets. Il offre une plateforme permettant de créer des plans de projet, de planifier les tâches, d’affecter les ressources et de surveiller l’avancement. Le logiciel intègre des fonctions pratiques et souples telles que les diagrammes de Gantt, les calendriers de projet et les outils collaboratifs, ce qui en fait un allié précieux pour la gestion de projet.

Principales fonctions et capacités de Microsoft Project

Microsoft Project réunit un ensemble de fonctions qui aident les chefs de projet à fluidifier leurs workflows et à soutenir leurs démarches de gestion de projet agile.

Parmi les fonctions les plus notables :

Gestion des tâches et des ressources

• Création de plans de projet détaillés
• Définition de jalons
• Affectation efficace des tâches entre les membres de l’équipe

Planification et suivi du projet

• Diagrammes de Gantt : une représentation visuelle de l’état du projet qui facilite une gestion efficace
• Vues chronologiques
• Mises à jour en temps réel sur l’achèvement des tâches

Capacités de reporting et d’analyse

• Un reporting robuste, avec la possibilité d’analyser les charges de travail, les coûts et la santé du projet, et de fournir des informations précieuses sur l’avancement et la performance
• Rapports personnalisables pour suivre la performance et l’état d’avancement
• Tableaux de bord faciles à interpréter, qui permettent aux chefs de projet de repérer les goulets d’étranglement

Outils de collaboration

• Données de projet partagées qui facilitent la coordination de l’équipe
• Intégration avec les outils Microsoft 365
• Accès au projet dans le cloud pour les équipes à distance

Ensemble, ces fonctions permettent aux chefs de projet et à leurs équipes de découper de grandes initiatives en tâches gérables, d’identifier et de résoudre les problèmes de projet

À quoi sert Microsoft Project ?

Microsoft Project est utilisé dans des secteurs et des types de projets très variés. On y a largement recours pour la planification, l’ordonnancement et la gestion des équipes projet. Des chantiers de construction au développement de produits, en passant par l’organisation d’événements et les déploiements informatiques, Microsoft Project s’adapte à de nombreux contextes, ce qui en fait un outil extrêmement polyvalent.

Versions et licences de Microsoft Project

Microsoft Project existe en plusieurs versions, adaptées à des besoins différents.

Voici un aperçu rapide des différentes versions disponibles :

Pour Microsoft Project, les entreprises ont le choix entre le modèle de licence perpétuelle, associé aux déploiements client-serveur traditionnels, et les modèles par abonnement, associés au cloud. La licence perpétuelle repose sur un achat unique, tandis que l’abonnement offre une approche plus souple, au fur et à mesure de l’usage. La taille de l’entreprise, la complexité des projets et les besoins de collaboration entrent en ligne de compte dans le choix de la formule la plus adaptée.

Microsoft propose actuellement trois formules de licence perpétuelle :

• Project Standard 2024 : proposé à 679,99 $, il offre une gestion de projet sur site sans fonctions supplémentaires
• Project Professional 2024 : proposé à 1 129,99 $, il offre une solution complète de gestion de projet sur site
• Project Server : les prix dépendent de vos besoins, mais la solution de gestion de projet sur site est évolutive

L’option cloud est la plus répandue, le déploiement client-serveur convenant davantage aux environnements à forte exigence de sécurité. Les versions cloud se présentent sous forme de plans : le Plan 1 est l’offre d’entrée de gamme, avec des fonctions de base accessibles depuis un navigateur et le tarif le plus bas (10 $/utilisateur/mois). Le Plan 3 ajoute la gestion des ressources, un client de bureau et l’accès aux autres versions de Project pour 30 $/utilisateur/mois. Le Plan 5 est l’offre la plus complète, conçue pour un usage à grande échelle dans les grandes entreprises, et réunit toutes les fonctions pour 55 $/utilisateur/mois.

Toutes les formules incluent une période d’essai gratuite d’un mois à des fins d’évaluation. Les prix peuvent évidemment évoluer : vous pouvez les vérifier auprès de Microsoft ici.

Installer Microsoft Project

L’installation de Microsoft Project est simple. Selon la version choisie, il est possible d’acheter un support physique, de télécharger le logiciel directement depuis le site de Microsoft ou de l’installer via la plateforme Microsoft 365. L’assistant d’installation guide l’utilisateur pas à pas pour une mise en place sans accroc. Les prérequis système correspondent à ceux du reste de la suite Office : un processeur à 1 GHz, 4 Go de RAM et 3 Go d’espace disque disponible suffisent.
La version la plus récente de Microsoft Project intègre des fonctions avancées et de nombreuses améliorations. Elle illustre la volonté de Microsoft de rester à la pointe dans le domaine très mouvant des logiciels de gestion de projet.

L’accueil réservé à Microsoft Project par les utilisateurs

Les avis et témoignages d’utilisateurs donnent un aperçu précieux des performances réelles de Microsoft Project. Les avis d’utilisateurs publiés sur Gartner attribuent à Microsoft Project la note de 4,3 étoiles sur 5, et 80 % des utilisateurs recommandent le produit. Ils apprécient ses capacités de gestion du temps et des ressources, et citent la fonction calendrier ainsi que le reporting, qui permettent de suivre efficacement les projets. Les critiques portent notamment sur le manque d’enrichissements et d’améliorations apportés à la plateforme au fil des années.

Avantages et inconvénients de Microsoft Project

Si vous envisagez d’adopter Microsoft Project, voici quelques avantages et inconvénients à garder en tête :

Avantages

✅ Interface intuitive

✅ Intégration fluide avec les applications Microsoft 365

✅ Facilité d’utilisation

✅ Fonctions de gestion de projet puissantes

✅ Les utilisateurs soulignent sa contribution à la réussite des projets

Inconvénients

❌ Courbe d’apprentissage abrupte, en particulier pour ceux qui découvrent les outils de gestion de projet

❌ Certaines entreprises jugeront la tarification trop élevée, surtout pour les grandes équipes

Microsoft Project face aux autres outils de gestion de projet

Microsoft Project évolue sur un marché très concurrentiel. Comparer l’outil à des alternatives comme Asana, Trello ou Jira aide les entreprises à décider en connaissance de cause, en tenant compte de la facilité d’utilisation, de l’évolutivité et des fonctions proposées.

Voici un tableau comparatif rapide entre Microsoft Project et d’autres outils de gestion de projet :

• Microsoft Project est réputé pour la création de plans de projet détaillés : définition des tâches, des dépendances et des échéanciers. Le logiciel permet une affectation efficace des ressources et aide les chefs de projet à optimiser la productivité de l’équipe et à équilibrer les charges de travail. Les diagrammes de Gantt offrent une vision claire des échéanciers et des dépendances, tandis que l’intégration avec Microsoft 365 facilite la collaboration et permet aux membres de l’équipe de travailler ensemble en temps réel.
• Asana excelle dans la gestion des tâches, avec une plateforme intuitive pour créer, attribuer et suivre les tâches. Ses fonctions de collaboration solides permettent aux équipes de communiquer, de partager des fichiers et de travailler ensemble sur les projets, et les échéanciers visuels aident à comprendre le calendrier et les dépendances. De nombreuses intégrations avec des applications tierces enrichissent l’outil.
• Trello est apprécié pour sa simplicité d’utilisation et ses tableaux Kanban intuitifs, qui permettent de créer des cartes de tâches et de les faire passer d’une étape à l’autre. Trello favorise la collaboration grâce aux commentaires, aux pièces jointes et aux dates d’échéance. Les Power-Ups apportent des fonctions supplémentaires en s’intégrant à des applications tierces.
• Jira offre de puissantes capacités de suivi des tickets et de gestion de projet, et chacun peut créer des workflows personnalisés correspondant à ses propres processus. Particulièrement adapté aux projets de développement logiciel, Jira s’intègre parfaitement aux outils DevOps les plus courants et prend en charge les méthodologies agiles avec des tableaux Scrum et Kanban.
  

Côté tarification, celle de Microsoft Project varie selon les formules de licence et les versions détaillées ci-dessus, ce qui offre de la souplesse selon les besoins de chaque entreprise. Asana, Trello et Jira proposent des formules par paliers, en fonction des fonctions et du nombre d’utilisateurs, avec des options gratuites.
Pour comparer ces outils, les entreprises doivent tenir compte de leurs besoins précis en gestion de projet, de leurs exigences en matière de collaboration et de leurs contraintes budgétaires. Le choix dépend souvent de la nature des projets, des préférences de l’équipe et de la taille de l’entreprise. Chaque outil a ses points forts : la bonne décision consiste à identifier les besoins spécifiques de l’entreprise et à les faire correspondre aux atouts des solutions disponibles.

MS Project vous intrigue ? Regardez la vidéo Microsoft Project, qu’est-ce que c’est ? pour en comprendre les avantages.

Pourquoi choisir Microsoft Project ?

Microsoft Project est un outil de gestion de projet redoutablement complet, avec un éventail de fonctions qui facilitent la planification, le suivi et l’exécution des projets. Sa polyvalence, associée à l’interface familière de la suite Office, en fait un choix évident. S’il est sans doute le plus complet des outils de gestion de projet, il est aussi le plus coûteux ; mais la diversité des versions et des formules de licence permet de répondre aux besoins d’entreprises de toutes tailles et de tous secteurs.

Une planification et une exécution de projet optimisées avec Microsoft Project

Microsoft Project permet aux chefs de projet d’aborder des projets complexes en toute confiance. Les dernières versions proposent des fonctions modernes de gestion des projets, des ressources et du temps, qui renforcent les capacités d’organisation et de leadership. Alors que les entreprises recherchent efficacité et réussite dans leurs projets, Microsoft Project reste un allié de valeur, qui contribue à de meilleurs résultats et à la performance de l’activité. Adopter et déployer Microsoft Project permet d’élever le niveau des pratiques de gestion de projet et de garder une longueur d’avance dans un environnement commercial aussi mouvant que concurrentiel.