L’évolution vers des options de travail plus flexibles et de télétravail devenant une tendance durable, il est plus que jamais essentiel pour les entreprises de s’assurer que leurs bonnes pratiques de IT asset management suivent le rythme. Dans cet article, nous allons passer en revue les bases de l’IT asset management et fournir des conseils pour gagner en efficacité et réduire les coûts à chaque étape du cycle de vie des ressources IT.
Qu’est-ce que l’IT asset management ?
L’IT asset management (ITAM) est l’ensemble des processus, cadres et bonnes pratiques qu’une entreprise utilise pour suivre et gérer le cycle de vie de ses ressources IT, y compris leurs caractéristiques physiques, financières et contractuelles.
Dans ce contexte, les ressources IT peuvent se référer à tout matériel, logiciel, réseau et technologies connexes gérés par le département des technologies de l’information qui soutiennent les options commerciales. Souvent, dans une entreprise, il y a plus de ressources IT à gérer qu’il n’y a d’employés. Ces ressources peuvent être coûteuses à acquérir, à configurer, à sécuriser, à gérer et à maintenir. Par conséquent, les efforts d’ITAM sont généralement axés sur la réduction des risques organisationnels, l’augmentation de l’efficacité et la réduction des coûts informatiques.
Objectifs du processus ITAM
L’objectif principal des bonnes pratiques et des processus de IT asset management est souvent d’optimiser le rendement des ressources IT grâce à une meilleure connaissance et une meilleure gestion.
Avec des processus ITAM bien définis, les entreprises peuvent :
- réduire les coûts de matériel, de licences de logiciels et de maintenance
- améliorer l’efficacité
- allouer les ressources plus efficacement
- établir des rapports fiables sur les ressources IT à des fins d’audit et de conformité
- établir la visibilité et les lignes de base de la sécurité (aborder les contrôles de base CIS 1 et 2 en anglais)
Le processus ITAM est également essentiel pour les processus de comptabilité, de budgétisation et de planification. Sans savoir ce que vous détenez, il est impossible de planifier les besoins futurs.
Le cycle de vie des ressources IT
Le cycle de vie des ressources IT comprend tout ce qui se passe depuis la demande d’achat jusqu’à la mise hors service. À un haut niveau, un modèle de cycle de vie des ressources IT peut être décomposé en plusieurs phases :
- Réquisition
- Achats
- Déploiement
- Maintenance
- Mise hors service
L’ITAM cherche à optimiser le retour sur investissement informatique en réduisant le coût et en optimisant la valeur des ressources IT au cours de chacune de ces phases.
Le processus ITAM, étape 1 : réquisition et achats
La réquisition et l’achat de ressources IT constituent la première étape du cycle de vie des ressources IT. Les équipes informatiques et les prestataires de services ont besoin d’un outil de création de tickets spécialement conçu pour répondre aux problèmes informatiques afin de garantir que les demandes de réquisition puissent être soumises, triées et approuvées efficacement. Une fois qu’une demande de réquisition a été approuvée, le service informatique peut se procurer la ressource, ajouter son agent logiciel ITAM et commencer le déploiement. Voir un exemple de englais modèle d’autorisation et d’achat de logiciel ici.
Le processus ITAM, étape 2 : inventaire des ressources IT
L’un des aspects les plus essentiels du processus ITAM est l’inventaire des ressources IT. Un inventaire des ressources IT est simplement une liste de tous les matériels, logiciels, réseaux et autres actifs technologiques utilisés pour soutenir une entreprise. Ce processus peut être réalisé minutieusement à la main et géré à l’aide de feuilles de calcul ou géré automatiquement via un logiciel de IT asset management. Un logiciel ITAM peut être utilisé pour identifier automatiquement toutes les ressources IT gérées par une entreprise et établir des rapports à leur sujet.
Le processus ITAM, étapes 3 et 4 : déploiement et maintenance
Au cours de la phase d’achat, le service informatique peut standardiser les modèles de postes de travail disponibles pour les utilisateurs finaux, mettre au point des accords contractuels d’achat en volume, ou encore acheter en gros pour réduire le coût du nouveau matériel. De même, pendant les phases de déploiement et de maintenance, les équipes informatiques peuvent tirer parti de logiciels de surveillance et de gestion à distance pour automatiser la configuration des appareils et la maintenance continue afin de minimiser les coûts de main-d’œuvre associés à l’appareil.
Le processus ITAM, étape 5 : mise hors service
L’aspect final d’un processus ITAM performant consiste à s’assurer que les ressources utilisées par les employés sur le départ peuvent être réutilisées ou mises hors service et que les ressources obsolètes sont mises hors service de manière efficace et sécurisée.
Bonnes pratiques pour l’IT asset management
- L’ITAM doit couvrir l’ensemble du cycle de vie des ressources gérées, de la réquisition à la mise hors service. Le manque de supervision à chaque étape du cycle de vie des ressources peut conduire à une valeur qui ne reflète pas la réalité.
- L’ITAM est une question de processus. Des processus bien définis, communiqués efficacement et suivis avec précision permettent de mieux capturer la valeur grâce aux tâches et activités IT asset management.
- La découverte et la surveillance des IT doivent être automatisées. L’énorme volume de ressources à gérer et de données à collecter nécessite les bons outils pour accomplir le travail. Sans outils pour automatiser le processus, la mise à jour et la pertinence des inventaires est un travail à plein temps. Les fournisseurs IT efficaces utilisent des outils tels que les plateformes de surveillance et de télégestion pour soutenir leurs processus ITAM.
- Installez rapidement un logiciel de surveillance. Veillez à ce que votre logiciel de surveillance soit immédiatement ajouté aux appareils nouvellement acquis afin que rien ne se perde.
Bonnes pratiques du cycle de vie de l’IT asset management pour les PME
Chaque centime compte pour les petites entreprises, et il est facile pour beaucoup de tomber dans le piège où l’hésitation à investir dans l’IT asset management leur coûte beaucoup plus cher à long terme. Pour commencer, il faut généralement réaliser un audit interne afin d’identifier toutes les ressources IT que l’entreprise possède actuellement. Cette tâche peut être décourageante et prendre beaucoup de temps, même si des outils sont disponibles pour vous aider.
C’est pourquoi l’externalisation de l’IT asset management et d’autres responsabilités IT auprès d’un fournisseur de services gérés peut souvent constituer une solution plus rentable et plus efficace.
Les fournisseurs de services gérés effectuent généralement un audit dans le cadre de leur processus d’évaluation ou d’intégration. Une fois l’audit terminé, ils utilisent leur personnel expérimenté, leurs outils et leurs processus bien établis pour mettre en place un programme ITAM cohérent et efficace.
