Points clés
- Centralisez la visibilité sur les dépenses SaaS : regroupez les factures et les données de facturation de tous les fournisseurs SaaS afin de constituer une base de référence unique pour la gestion des coûts SaaS.
- Vérifiez l’utilisation des licences chaque trimestre : comparez les licences facturées aux attributions d’utilisateurs actifs pour renforcer la gestion des licences SaaS et éliminer le gaspillage.
- Repérez les outils redondants et sous-utilisés : détectez les applications SaaS qui se recoupent et les licences inactives afin d’éclairer vos décisions de gestion des fournisseurs SaaS.
- Documentez et exploitez vos conclusions : transformez les résultats de l’audit en rapports clairs qui favorisent l’adhésion des parties prenantes et nourrissent les rapports trimestriels d’activité.
- Automatisez dès que possible : utilisez des scripts, des rappels et des processus de documentation pour industrialiser vos audits SaaS trimestriels sans outil externe.
Les coûts SaaS peuvent grimper très vite, surtout quand personne ne les surveille. De petites choses, comme de nouvelles applications ajoutées discrètement au fil du temps ou des licences non utilisées laissées derrière eux par d’anciens salariés, font rapidement gonfler la facture.
La véritable difficulté consiste toutefois à auditer ces dépenses sans ajouter un outil supplémentaire à votre stack technologique.
Dans ce guide, nous vous montrons comment réaliser un audit trimestriel des coûts SaaS sans recourir à une plateforme de gestion SaaS dédiée.
Si vous préférez la vidéo à la lecture, découvrez notre contenu Comment réaliser un audit trimestriel des coûts SaaS sans outils externes.
Réaliser des audits trimestriels des coûts SaaS sans outils spécialisés
Plutôt que d’investir dans un nouvel outil qui compliquerait probablement encore davantage votre stack technologique, vous pouvez vous appuyer sur les tableaux de bord de vos fournisseurs et sur de simples outils de reporting pour mener vos audits trimestriels des coûts SaaS. Cette méthode s’inscrit parfaitement dans une gestion des coûts SaaS allégée, tout en garantissant la régularité des audits.
📌 Prérequis
- Un accès aux tableaux de bord d’administration SaaS tels que le centre d’administration Microsoft 365, la console d’administration Google, Zoom et Salesforce
- Les relevés de facturation ou les factures trimestrielles de chaque fournisseur SaaS.
- Un tableur ou un outil de BI simple pour consolider les données.
- Des politiques de licences définies et une documentation des attributions pour récupérer les licences non utilisées.
- Une coordination avec les équipes financières ou achats pour le rapprochement et la validation des contrats.
Étape 1 : collecter les données de facturation SaaS
Vous devez d’abord obtenir une vue centralisée de toutes vos dépenses liées au SaaS. Cette étape facilitera le suivi et l’optimisation des coûts.
- Connectez-vous aux portails de vos fournisseurs et téléchargez toutes les factures ou les rapports de facturation.
- Relevez le nombre de licences, les coûts unitaires et les cycles de renouvellement.
- Utilisez Excel ou Google Sheets pour créer un tableur consolidé et organisez vos données selon les critères suivants :
- Nom du fournisseur
- Type de licence
- Licences attribuées/non attribuées
- Coûts mensuels
- Date de renouvellement et responsable du contrat
Étape 2 : recouper les attributions de licences
Ensuite, vérifiez que toutes les licences facturées sont bien attribuées et réellement utilisées.
- Rendez-vous dans la console d’administration de vos plateformes SaaS et exportez les attributions de licences en cours.
- Voici un exemple de script PowerShell que vous pouvez utiliser pour extraire les données de licences de Microsoft 365
Get-MsolUser -All | Where-Object {$_.isLicensed -eq $true} | Select DisplayName, Licenses
- Comparez les licences actives à vos relevés de facturation.
- Signalez les licences non attribuées en vue d’un nettoyage.
- Documentez le responsable de chaque groupe de licences pour renforcer la responsabilisation.
Étape 3 : repérer les redondances et la sous-utilisation
Au-delà des licences non attribuées, vous devez également traquer les outils redondants et les licences sous-utilisées.
- Vérifiez si certains utilisateurs disposent de plusieurs licences sur des applications SaaS similaires (par exemple Teams et Zoom).
- Examinez les journaux de connexion et d’activité pour détecter les comptes inactifs.
- Signalez les licences inutilisées depuis plus de 90 jours comme candidates à une réattribution ou à une suppression.
- Évaluez si les outils qui se recoupent peuvent être regroupés au moment du renouvellement.
Étape 4 : créer un rapport d’audit trimestriel des coûts SaaS
Une fois toutes les données réunies, vous pouvez rédiger un rapport d’audit synthétisant vos conclusions. Un reporting clair garantit que les efforts de gestion des coûts SaaS se traduisent en actions concrètes.
- Rassemblez les indicateurs clés suivants :
- Dépenses SaaS totales du trimestre
- Nombre de licences non utilisées
- Économies potentielles liées à la récupération de licences
- Recommandations de regroupement
- Utilisez des diagrammes circulaires et des tableaux pour visualiser vos conclusions.
- Mettez en forme le rapport pour le présenter aux parties prenantes.
💡 Astuce : vous pouvez recourir à des comparaisons historiques pour mettre en avant vos progrès.
Étape 5 : intégrer les conclusions de l’audit aux rapports trimestriels d’activité
Enfin, intégrez les conclusions de votre audit à vos rapports trimestriels d’activité (QBR) pour démontrer l’intérêt d’optimiser les dépenses SaaS.
- Mettez vos réussites en avant. Indiquez à vos clients combien de licences vous avez récupérées et quelles économies vous avez réalisées.
- Reliez les économies à la stratégie. Expliquez en quoi ces économies servent les objectifs à long terme de votre entreprise : budget, achats ou efficacité opérationnelle.
- Anticipez mieux. Appuyez-vous sur les tendances pour justifier vos futures décisions de gestion des fournisseurs SaaS.
📌 Tableau récapitulatif des bonnes pratiques :
| Composante | Bénéfice apporté |
| Collecter les données de facturation chaque trimestre | Garantit la visibilité financière |
| Recouper les attributions | Identifie les licences non utilisées ou inactives |
| Analyser la redondance et la sous-utilisation | Met en évidence les pistes d’économies |
| Produire des rapports structurés | Améliore la communication avec les parties prenantes |
| Intégrer aux rapports trimestriels d’activité | Instaure la confiance et la transparence |
Levier d’automatisation : simplifier le suivi des attributions de licences SaaS
Suivre manuellement les licences SaaS chaque mois demande du temps et laisse la porte ouverte aux erreurs. Pour simplifier le processus, nous vous recommandons d’automatiser dès que possible.
Voici un exemple :
- Utilisez PowerShell ou des scripts Google Admin SDK pour exporter chaque mois les rapports d’attribution de licences depuis vos plateformes SaaS.
- Automatisez l’envoi de rappels aux équipes financières et informatiques pour qu’elles examinent l’audit et agissent en conséquence.
- Stockez tous les rapports d’audit SaaS dans un dossier partagé ou un espace centralisé comme NinjaOne Documentation.
Ces automatisations renforcent la gestion des licences SaaS tout en réduisant la charge administrative.
L’importance d’auditer les coûts SaaS
L’optimisation des coûts est devenue une priorité pour de nombreuses entreprises, mais y parvenir reste difficile.
Des études récentes montrent que la visibilité sur les stacks technologiques des entreprises est passée de 47 % à 43 %, ce qui signifie que de plus en plus d’entreprises ont du mal à suivre et à réduire leurs dépenses SaaS. On ne peut pas optimiser ce que l’on ne voit pas.
C’est précisément pour cela que les audits trimestriels des coûts SaaS sont importants. Ces revues apportent la visibilité nécessaire pour prendre des décisions économiquement pertinentes.
En consolidant tous les relevés de facturation de chaque fournisseur SaaS et en les comparant aux attributions de licences, vous pouvez déterminer lesquelles sont réellement utilisées, puis récupérer ou réattribuer celles qui ne le sont pas.
Plus important encore, ces audits témoignent d’une gouvernance financière responsable. Ils montrent que votre entreprise suit et gère activement ses investissements logiciels, au lieu de simplement réagir aux pressions budgétaires.
Ce pilotage proactif rassure les parties prenantes et les clients : chaque euro dépensé compte.
Comment NinjaOne aide les MSP à réduire leurs coûts SaaS
NinjaOne permet aux MSP d’optimiser leurs dépenses SaaS grâce à plusieurs leviers :
- Automatiser les processus de départ des collaborateurs en y intégrant le nettoyage des licences.
- Stocker les rapports d’audit des coûts SaaS dans NinjaOne Documentation pour plus de redondance.
- Suivre les tickets liés à la récupération des licences non utilisées.
- Intégrer les indicateurs de licences SaaS aux tableaux de bord des rapports trimestriels d’activité destinés aux clients.
- Générer des rappels pour les cycles d’audit trimestriels.
Avec NinjaOne, les MSP obtiennent une visibilité claire sur leur stack technologique et réduisent le gaspillage lié au SaaS.
Réaliser des audits trimestriels des coûts SaaS pour économiser davantage
Une visibilité complète sur votre stack technologique est le socle d’investissements rentables. Les logiciels continueront d’évoluer et de nouvelles fonctionnalités apparaîtront toujours, mais en auditant régulièrement vos coûts SaaS chaque trimestre, vous gardez la maîtrise de vos dépenses.
En vous appuyant sur les tableaux de bord natifs et sur de simples outils de reporting, vous pouvez suivre votre consommation SaaS, limiter le gaspillage et réaliser davantage d’économies, sans payer pour une nouvelle plateforme de gestion.
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