Cómo presentar QBR (revisiones trimestrales de negocio) con Power BI y exportaciones de RMM

Las revisiones trimestrales de negocio (QBR, por sus siglas en inglés) son algunos de los eventos más importantes para un MSP.

Estas reuniones te permiten demostrar el valor real de tus servicios gestionados destacando los logros y recomendando mejoras estratégicas para las operaciones de tus clientes.

Bien planteadas, las QBR te ayudan a convertir a clientes habituales en socios a largo plazo.

Para lograrlo, sin embargo, necesitas aprender a traducir los datos en bruto a información valiosa que tus clientes puedan usar para invertir en TI con más criterio.

En esta guía te mostramos cómo usar Power BI y las exportaciones de tu RMM para presentar plantillas de revisión trimestral de negocio de TI visualmente atractivas y ricas en datos, que informen e inspiren a los MSP.

Si prefieres verlo en vídeo en lugar de leerlo, echa un vistazo a Cómo presentar revisiones trimestrales de negocio con Power BI y exportaciones de RMM.

Convierte las exportaciones de tu RMM en informes de QBR atractivos con Power BI

📌 Requisitos previos:

• Power BI Desktop o una licencia de Power BI Pro
• Acceso a las plataformas PSA y RMM (por ejemplo, NinjaOne)
• Visibilidad de los endpoints mediante scripting, registro y GPO
• Permisos de informes para parches, gestión de tickets, alertas e inventario de activos
• Un directorio de plantillas para mantener un formato de informe consistente

Paso 1: Define las métricas y secciones estándar que incluirás en tu QBR

Lo primero es identificar las métricas clave que quieres monitorizar y mostrar en tu QBR. Deberían incluir:

• Estado de los dispositivos: tiempo de actividad, uso de disco, estado del antivirus y última conexión.
• Cumplimiento de parches: actualizaciones pendientes, dispositivos que requieren reinicio y porcentajes de cumplimiento.
• Volumen y resolución de tickets: número de tickets, cumplimiento de SLA y tickets reabiertos.
• Alertas de seguridad: detección de malware, exploits bloqueados y anomalías de inicio de sesión.
• Estado de copias de seguridad y restauraciones: trabajos de copia de seguridad completados, restauraciones fallidas y última verificación.
• Recomendaciones: hardware obsoleto, licencias y actualizaciones de endpoints.

Crear una comparativa de 30/60/90 días te ayuda a destacar tendencias y progresos a lo largo del tiempo.

Paso 2: Extrae los datos de origen de tus herramientas de RMM y PSA

A continuación, extrae los datos de origen de tu PSA o tu plataforma de RMM.

Ejemplos con NinjaOne y PowerShell

Define la autenticación de la API

$token = «YOUR_API_TOKEN»
$auth = @{ «Authorization» = «Bearer $token» }

1. Inventario de dispositivos:

$devices = @() $page = 1do { $result = Invoke-RestMethod -Uri "https://api.ninjaone.com/v2/devices?page=$page" -Headers $auth $devices += $result $page++ } while ($result.Count -gt 0) $devices | Export-Csv "Devices.csv" -NoTypeInformation Write-Host «✅ Devices exported to Devices.csv»

2. Informe de parches:

$patches = @() $page = 1do {$result = Invoke-RestMethod -Uri "https://api.ninjaone.com/v2/patches?page=$page" -Headers $auth $patches += $result $page++ } while ($result.Count -gt 0) $patches | Export-Csv "Patches.csv" -NoTypeInformation Write-Host «✅ Patches exported to Patches.csv»

3. Métricas de tickets desde el PSA:

$startDate = «2025-04-01» $endDate = «2025-06-30» $page = 1 $tickets = @()do { $result = Invoke-RestMethod -Uri "https://psa.vendor.com/api/tickets?startDate=$startDate&endDate=$endDate&page=$page" -Headers $auth $tickets += $result $page++ } while ($result.Count -gt 0)$tickets | Export-Csv "Tickets.csv" -NoTypeInformation Write-Host «✅ Tickets exported to Tickets.csv»

Programas estas exportaciones para que se actualicen antes de cada ciclo de QBR y así garantizar la precisión de los datos.

Paso 3: Recopila datos complementarios del Registro, CMD y GPO

Valida los datos que has reunido realizando comprobaciones de validación en los endpoints a través del Registro, CMD y GPO.

Comprobaciones de validación en endpoints (muestreo por sede)

1. Último reinicio (CMD):

systeminfo | find «Boot Time»

2. Estado del antivirus (PowerShell):

Get-MpComputerStatus | Select AntivirusEnabled, AMServiceEnabled

3. Aplicación de BitLocker (registro):

HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Policies\Microsoft\FVE
– EncryptionMethodWithXtsFdv = 7

3. Estado de la GPO (CMD):

gpresult /h C:\Reports\GPOResults.html

Usa estos hallazgos para respaldar las métricas de tu panel y aportar conclusiones cualitativas.

Paso 4: Crea un panel de Power BI con los datos exportados del RMM

Una vez verificados los datos obtenidos de tus herramientas de RMM y PSA, puedes empezar a construir tu panel de Power BI.

1. Carga en Power BI los archivos CSV exportados desde el RMM/PSA.
2. Crea las siguientes relaciones entre datos:
   • ID del ticket
   • ID del dispositivo
   • Nombre del cliente
3. Genera estas visualizaciones:
   • Mapas de calor de tickets (volumen por categoría y franja temporal)
   • Gráfico de anillos de cumplimiento de parches
   • Gráfico de líneas con la evolución de los SLA.
   • Matriz de antigüedad de los dispositivos
   • Resumen del estado de las copias de seguridad por sede o grupo.
4. Añade segmentaciones para filtrar los datos por sede, departamento o rol del dispositivo.
5. Publica o exporta el panel a PDF para presentarlo al cliente.

Paso 5: Da formato al informe de QBR para entregarlo al cliente

Ya tienes tu panel de Power BI: ahora toca preparar el informe de QBR para la presentación al cliente.

Tu objetivo es que el informe sea claro, atractivo y fácil de entender, incluso para interlocutores sin perfil técnico.

Sigue esta estructura recomendada:

1. Portada: nombre del cliente, fecha e identidad visual del MSP
2. Resumen ejecutivo: conclusiones clave y métricas generales
3. Postura de seguridad: parches, amenazas y cumplimiento
4. Métricas de soporte: tiempos de respuesta y resolución de tickets
5. Recomendaciones: licencias, mejoras de hardware y servicios adicionales

💡 Consejo: incluye un anexo técnico en el informe para que los interlocutores con conocimientos de TI puedan revisar los datos en bruto, los scripts y otros detalles de configuración.

Paso 6: Da formato al informe de QBR para entregarlo al cliente

Por último, automatiza la elaboración de tus QBR siempre que sea posible.

• Crea tareas programadas para exportar los datos. Puedes usar las funciones de scripting integradas en tu plataforma de RMM o PowerShell para programar las exportaciones antes de cada ciclo de QBR.
• Configura un recordatorio en el calendario para preparar la QBR al menos una semana antes de la fecha de entrega prevista. Así tendrás margen para revisar y pulir el informe antes de enviarlo a tus clientes.
• Usa Send-MailMessage de PowerShell para avisar a tus técnicos y clientes cuando el paquete de la QBR esté listo.
• Guarda todos los archivos de la QBR en carpetas compartidas con control de versiones o en portales de cliente para facilitar el acceso.

Estos pasos reducen los errores manuales y aseguran que todos tus informes de QBR se entreguen a tiempo.

⚠️ Aspectos a tener en cuenta

Ten presentes estos posibles problemas al seguir nuestra guía:

Riesgos	Posibles consecuencias	Solución
Valores vacíos en Power BI	Gráficos incompletos o engañosos; datos ausentes en los informes	Revisa si hay campos nulos en los archivos CSV y asegúrate de ello.
Faltan datos de CMD o de los scripts	Las métricas de validación de endpoints quedarán incompletas.	Comprueba que los scripts tienen permisos de ejecución adecuados y confirma si el endpoint está en línea.
Configuración de GPO inconsistente	Las métricas de seguridad o de configuración pueden ser inexactas o estar desactualizadas.	Ejecuta gpupdate /force en el endpoint para aplicar la configuración más reciente de directiva de grupo.
Errores de actualización de datos en Power BI	Datos desactualizados en el panel	Confirma que las rutas a los datos de origen no han cambiado y asegúrate de que Power BI tiene acceso a ellas.

Consejos para crear informes de QBR útiles y accionables

Aquí tienes algunas ideas para llevar tus informes de QBR un paso más allá:

Personaliza tus informes

Que las plantillas faciliten la generación de informes no significa que debas monitorizar las mismas métricas para todos tus clientes.

Asegúrate de que la información que ofreces a cada cliente sea relevante para sus objetivos. Ten en cuenta su tamaño, su sector y sus SLA al decidir qué métricas presentar y cómo mostrarlas.

Verifica los datos antes de cargarlos en Power BI

Un buen informe de QBR empieza con datos fiables. Valida siempre la información que has reunido antes de cargarla en Power BI. Estas comprobaciones te ayudarán a evitar errores e inconsistencias en tus informes.

Añade profundidad con comparativas históricas

Si quieres que tus QBR aporten valor real a tus clientes, incluye comparativas históricas en los informes.

Usa los datos de tus QBR anteriores para comparar el rendimiento, destacar las mejoras e identificar carencias.

Haz que tus informes sean comprensibles para todos

No todos los interlocutores son expertos en TI, así que asegúrate de que puedan leer y aprovechar tus informes de QBR.

Usa un lenguaje sencillo al presentar los datos. Evita los acrónimos complejos e incluye leyendas en los gráficos para que se entiendan mejor.

Cómo NinjaOne te ayuda a simplificar la creación de QBR

NinjaOne facilita la ejecución y la elaboración de informes de QBR gracias a que:

• Automatiza la recopilación de datos de múltiples endpoints, incluidos parches, inventario, alertas y estado de las copias de seguridad
• Permite etiquetar y filtrar dispositivos por cliente, ubicación o estado de cumplimiento
• Programa exportaciones de gestión de tickets, hardware, parches y resúmenes de alertas
• Se integra con Power BI para generar informes visuales en tiempo real
• Admite notas y recomendaciones de los técnicos directamente en el panel

Con NinjaOne, los MSP pueden presentar QBR automatizadas y convincentes que demuestran su rendimiento e impulsan la retención de clientes.

Construye relaciones duraderas presentando QBR con información valiosa

Las QBR son la clave para construir relaciones duraderas con los clientes. Estas sesiones te permiten destacar el valor que tu equipo ha aportado y presentar soluciones personalizadas que reforzarán sus infraestructuras actuales.

Más importante aún: celebrar QBR de forma regular posiciona a tu MSP como asesor técnico de confianza y no como un proveedor más. Demuestra tu compromiso con los objetivos de tus clientes. Y aquí es donde una herramienta como NinjaOne PSA resulta útil para los MSP. Al reunir facturación, gestión de tickets, documentación y gestión de activos de TI en una sola plataforma, los MSP acceden fácilmente a los datos relevantes de cada cliente y obtienen información valiosa para sus QBR.

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