Una colaboración exitosa empieza por una comunicación clara. Esto puede suponer un reto en el panorama empresarial actual, cada vez más heterogéneo, en el que confluyen diferentes sectores. Para los MSP, un glosario de términos resulta muy útil a la hora de hacer negocios con sus clientes.
En esta guía, explicamos cómo crear un glosario unificado que ayude a los MSP a capacitar a sus técnicos, educar a sus clientes y reducir la brecha tecnológica entre dos socios.
Cómo crear un glosario empresarial
Los pasos que se indican a continuación se centran en la creación de un glosario empresarial claro, preciso y coherente tanto para los MSP como para los clientes.
Identificación de términos críticos (por ejemplo, SLA, RMM, BDR, parches, tiempo de actividad)
El primer paso es identificar y hacer una lista de los términos críticos. Estos son los términos que utilizarás con frecuencia. Los términos críticos pueden variar en función del alcance de los servicios.
🥷Consejo: ¿No estás seguro de cuáles son los términos críticos? Descubre la lista de acrónimos clave de TI para 2025 de NinjaOne.
Paso 1: Elige el formato del documento
El mejor formato de glosario es el que sea fácilmente accesible para tu cliente. Algunas organizaciones utilizan un wiki basado en la web, mientras que otras usan SharePoint. Incluso puedes optar por un simple PDF con acceso para el cliente.
Paso 2: Crea y organiza las entradas del glosario
Las partes más importantes de tu glosario son las entradas. Al crear una entrada, evita utilizar definiciones demasiado técnicas o complicadas. Recuerda que está creando un documento para socios comerciales, no necesariamente para profesionales de TI.
Aquí tienes un ejemplo de entrada de glosario que puedes utilizar:
| Término | Definición | Por qué es importante (explicado de forma no técnica) | Fecha de adición | Propietario |
| RMM | Supervisión y gestión remota | Nos permite supervisar y reparar tus sistemas de forma proactiva | 08/01/2026 | Jefe Técnico |
También debes decidir una estructura lógica del glosario para que tus clientes puedan encontrar fácilmente los términos pertinentes. Las estructuras más comunes de los glosarios son alfabéticas y por categorías (por ejemplo, todos los términos relacionados con un tema específico, como seguridad, nube y red, están en una misma sección).
💡 Consejo: Para confirmar la exactitud y coherencia, siempre puedes consultar a expertos del sector. Los blogs de tecnología, los sitios de opiniones como G2 y Capterra o el blog de NinjaOne son excelentes puntos de partida.
Paso 3: Valida los términos con los equipos internos y los comentarios de los clientes
Un glosario práctico, ante todo, aporta claridad. Una revisión por parte de tu equipo interno garantiza que la información técnica que proporcionas sea correcta, mientras que los comentarios del cliente son cruciales para la alineación.
Los glosarios compartidos también deben revisarse y actualizarse periódicamente. Dado que la tecnología es una industria en constante cambio, los términos pueden quedar obsoletos. Un glosario actualizado muestra tus conocimientos.
💡 Consejo: Automatiza el mantenimiento de tu glosario con PowerShell
Puede utilizar PowerShell para registrar las adiciones de términos en un CSV para el seguimiento del historial. Usa el script:
$term = @{
Term = "RMM"
Definition = "Herramienta de gestión y supervisión remota usada por tu proveedor de servicios gestionados"
DateAdded = (Get-Date).ToString("u")
}
$term | Export-Csv "C:\GlossaryAudit.csv" -Append -NoTypeInformation
Inicia el glosario automáticamente para los técnicos mediante un script de inicio de sesión de GPO:
Start-Process "https://yourmsp.internal/glossary"
¿Por qué deberían los MSP crear un glosario?
Un glosario de definiciones técnicas comunes es un documento valioso tanto para los MSP como para los clientes. Reduce la confusión y crea claridad entre el cliente y tú. También ayuda a incorporar a los técnicos. Además, un glosario con propiedad compartida ayuda a mantener la coherencia en la comunicación con el cliente, la documentación y la elaboración de informes.
Quick-Start Guide
NinjaOne ofrece varias herramientas que pueden ayudar a cerrar las brechas de comunicación entre los MSP y los clientes:
1. Integración de la base de conocimientos:
NinjaOne tiene una robusta función de base de conocimientos que permite:
- Crear documentación interna y externa
- Los técnicos pueden buscar y encontrar resultados basándose en los nombres y contenidos de los documentos
- Los usuarios finales pueden tener acceso a carpetas específicas de la base de conocimientos
- Posibilidad de editar y versionar documentos en línea
2. Herramientas de documentación:
- Una nueva función de informes de runbooks permite exportar la documentación en un formato PDF de fácil lectura
- Facilita la conservación de la documentación y la personalización de la marca
- Ayuda a crear materiales de comunicación coherentes
3. Portal del usuario final:
- Ofrece una plataforma centralizada de comunicación
- Permite compartir información, tickets y recursos
- Admite diferentes roles de usuario y niveles de acceso
4. Sistema de gestión de tickets:
- Ayuda a estandarizar la comunicación sobre los problemas
- Proporciona procesos claros de seguimiento y resolución
- Puede integrarse con varias herramientas PSA (Automatización de Servicios Profesionales)
Mejorar la comunicación cotidiana: buenas prácticas para mantener tu glosario empresarial
Establece un proceso de gobernanza y revisión
El glosario de términos de un MSP evoluciona con el sector. Para asegurarte de que tu documento es correcto y está actualizado, se recomienda:
- Nombrar a un editor del glosario responsable de las actualizaciones
- Realizar revisiones trimestrales o semestrales para mantener la pertinencia
- Aprovechar el control de versiones (ediciones wiki, registros) para que exista transparencia de los cambios
- Permitir solicitudes de contribución para actualizar las definiciones según sea necesario
Integrar el uso del glosario en las operaciones
El valor de un glosario radica en su uso. Integrar el documento en tus operaciones, desde la incorporación hasta la elaboración de informes, minimiza las posibilidades de falta de comunicación. Los MSP pueden integrar perfectamente el documento en sus interacciones con los clientes:
- Vinculando los términos del glosario con las descripciones de los tickets y los documentos orientados al cliente
- Incluyendo un «Término de la semana» en newsletters, correos electrónicos o actualizaciones periódicas
- Creando una cultura en la que se fomente la aclaración de términos confusos
Integrando tu glosario de términos con NinjaOne
Si ya utilizas NinjaOne, puedes adaptar la plataforma para explicar procesos, pasos o conceptos a tu cliente. Con NinjaOne, puedes:
- Utilizar los paneles para enlazar directamente con las entradas del glosario a partir de las políticas o los nombres de las alertas
- Registrar las adiciones de términos o los cambios de definiciones activados por scripts en los metadatos del endpoint
- Incluir enlaces a glosarios en las plantillas de tickets o en los paneles de control de los clientes para facilitar su consulta
Establecer comunicaciones claras con los clientes mediante un glosario empresarial eficaz de términos MSP
Un glosario compartido es un activo de comunicación que fomenta la claridad, la confianza y el entendimiento entre los MSP y los clientes. Mediante la creación estructurada, la colaboración y la gestión automatizada, garantizas que los términos sean precisos, pertinentes y eficaces.
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