Puntos clave
- Activa el registro de impresión en el Visor de eventos de Windows (PrintService > Operativo) o conserva los trabajos completados en la cola de impresión para tener un historial a corto plazo más ligero.
- Filtra los registros del Visor de eventos por el ID de evento 307 para ver el nombre del documento, la impresora, el usuario y la fecha y hora de cada trabajo de impresión.
- Exporta el historial de impresión a CSV con PowerShell (Get-WinEvent canalizado a Export-Csv) para automatizar los informes y centralizar los registros.
- Oculta u omite campos sensibles, como los nombres de los documentos, en los registros exportados cuando tu política de privacidad lo exija.
- Conserva datos de impresión resumidos y no sensibles para las auditorías, y depura las exportaciones sin procesar con una periodicidad fija.
La opción «Conservar documentos impresos» es una herramienta muy útil para crear registros de auditoría o simplificar las reimpresiones, pero gestionar mal la cola de impresión en Windows 11 puede provocar un consumo excesivo de almacenamiento o problemas de privacidad.
Esta guía te muestra cómo activar o desactivar correctamente esta función, con métodos que van desde unos pocos clics hasta scripts a escala empresarial, sin perder de vista la seguridad y la eficiencia del sistema.
Métodos para activar o desactivar «Conservar documentos impresos»
Antes de cambiar si una impresora conserva o no el historial, comprueba estos puntos:
- Derechos de administrador local: necesitas permisos de administrador en la estación de trabajo o en el servidor de impresión para modificar las propiedades de impresora a nivel de sistema.
- Acceso al servidor de impresión: en las impresoras compartidas en red, aplica los cambios directamente en el servidor de impresión para que se mantengan para todos los usuarios y no se sobrescriban.
- Espacio libre en disco: si activas la retención, asegúrate de que la unidad donde está la carpeta de cola predeterminada (C:\Windows\System32\spool\PRINTERS) tenga espacio libre suficiente, ya que ahí se irán acumulando los archivos de trabajo .SPL y .SHD conservados.
Método 1: activar o desactivar desde las propiedades de la impresora (interfaz gráfica)
Este método es ideal para configurar una o dos impresoras directamente desde tu escritorio de Windows 11. Es perfecto para usuarios individuales o técnicos de soporte que necesitan hacer un cambio rápido y puntual. Los ajustes se aplican directamente a la configuración de la impresora local en la cola de impresión de Windows.
Procedimiento paso a paso:
- Abre Configuración > Bluetooth y dispositivos > Impresoras y escáneres.
- Selecciona la impresora que te interese y haz clic en Propiedades de impresora.
- Ve a la pestaña Avanzadas.
- Para activar la función y que Windows conserve los documentos impresos, marca la casilla.
- Para desactivarla y borrar el historial automáticamente, deja la casilla sin marcar.
- Haz clic en Aceptar para aplicar los cambios.
- Para comprobarlo, envía una impresión de prueba: si la función está activa, el trabajo completado seguirá visible en la cola de impresión.
Una vez activada, todos los documentos impresos en esa impresora concreta permanecerán en su cola después de imprimirse, de modo que podrás volver a abrirlos o reimprimirlos directamente. Recuerda que este ajuste se configura por impresora, así que tendrás que repetir estos pasos en cada dispositivo.
Método 2: usar PowerShell para una configuración escalable
Utiliza este método para cambios masivos, scripting o gestión remota, ya que modifica directamente la propiedad KeepPrintedJobs de la impresora.
Procedimiento paso a paso:
- Abre PowerShell como administrador.
- Consulta la configuración actual:
Get-PrinterProperty -PrinterName "Printer Name" -PropertyName KeepPrintedJobs
Nota: el estado aparecerá como True (activado) o False (desactivado).
- Cambia la configuración:
- Para activar la retención:
Set-Printer -Name "Printer Name" -KeepPrintedJobs $True
- Para desactivarla:
Set-Printer -Name "Printer Name" -KeepPrintedJobs $False
- Aplícalo de forma masiva (por ejemplo, a todas las impresoras de «Contabilidad»):
Get-Printer -Name "*Accounting*" | ForEach-Object { Set-Printer -Name $_.Name -KeepPrintedJobs $False }
El cambio es inmediato. Verifícalo con Get-PrinterProperty. Con la retención activada, los trabajos se quedarán en la cola de impresión después de imprimirse.
Método 3: edición directa del Registro (uso puntual)
Recurre a esto solo cuando las herramientas estándar fallen, ya que las ediciones manuales son frágiles y las políticas del sistema o los controladores las sobrescriben con facilidad. Modifica el valor de origen que carga la cola de impresión.
Procedimiento paso a paso:
- Abre el Editor del Registro (regedit.exe) como administrador.
- Ve a:
- HKEY_LOCAL_MACHINE\SYSTEM\CurrentControlSet\Control\Print\Printers\<YourPrinterName>
- Crea o modifica el valor DWORD (32 bits) llamado KeepPrintedJobs.
- Asigna el dato 1 (activar) o 0 (desactivar).
- Reinicia el servicio Cola de impresión (services.msc o Restart-Service Spooler en PowerShell) para que el cambio surta efecto.
El ajuste se aplica tras reiniciar el servicio de cola de impresión.
Importante: el método del Registro no es persistente por defecto y suele revertirse por una directiva de grupo, scripts o actualizaciones de controladores. Verifica siempre el cambio revisando la cola de impresión después de una impresión de prueba.
Métodos complementarios para reforzar la configuración de la cola de impresión
Para montar un entorno de impresión sólido y seguro en Windows 11, ten en cuenta estas configuraciones complementarias que van más allá de gestionar el historial de documentos.
Método complementario 1: combinarlo con el registro de eventos para poder auditar
Usa este método en investigaciones de seguridad, cumplimiento o seguimiento de uso. Captura los metadatos de los trabajos (usuario, nombre del documento, hora) en los registros de Windows y ofrece un historial independiente de los archivos físicos de la cola de impresión.
Procedimiento paso a paso:
- Abre el Visor de eventos (eventvwr.msc).
- Ve a Registros de aplicaciones y servicios > Microsoft > Windows > PrintService > Operativo.
- Activa el registro si está desactivado.
- Filtra por el ID de evento 307 para ver los trabajos de impresión correctos con todos los detalles.
Una vez activado, podrás correlacionar las entradas de la cola de impresión con estos registros y obtener un registro de auditoría completo. Asegúrate de que esta práctica encaje con tu política de privacidad.
Método complementario 2: controlar el crecimiento del almacenamiento y mantener el orden
Gestiona de forma proactiva el almacenamiento físico de los trabajos de impresión para mantener el rendimiento del sistema. Esto implica supervisar, reubicar y limpiar la carpeta de cola donde Windows guarda todos los datos de impresión.
Procedimiento paso a paso:
- Supervisa: revisa periódicamente el tamaño de la carpeta predeterminada C:\Windows\System32\spool\PRINTERS.
- Reubica: en impresoras con mucho volumen, cambia la ruta de la cola en Propiedades del servidor de impresión > Avanzadas a una unidad más grande.
- Limpia: crea una tarea programada con un script de PowerShell que borre automáticamente los archivos .SPL y .SHD antiguos tras un periodo determinado.
Así evitas que la unidad del sistema se llene y los servicios de impresión siguen siendo fiables sin perder el historial de trabajos que necesitas.
Método complementario 3: copia de seguridad, restauración e implementación
Esto garantiza que el ajuste KeepPrintedJobs se mantenga durante las migraciones y se aplique en las implementaciones con scripts.
Procedimiento paso a paso:
- Copia de seguridad y restauración: asegúrate de que las herramientas o los scripts de migración de impresoras incluyan la propiedad KeepPrintedJobs.
- Implementación con scripts: añade el comando Set-PrinterProperty para activar o desactivar el ajuste justo después de crear la impresora en tus scripts de instalación.
- Documentación: anota qué colas de impresión necesitan retención y el motivo de negocio, de cara al cumplimiento.
Así consigues un proceso repetible en el que el ajuste de retención sobrevive a las actualizaciones y se aplica de forma coherente.
Método complementario 4: validar y revertir
Este último paso de verificación confirma que el ajuste funciona como esperas y te da una vía rápida para revertirlo si aparecen problemas como un uso excesivo de almacenamiento o un rendimiento lento. Hazlo siempre después de configurar impresoras, sobre todo en cambios masivos.
Procedimiento paso a paso:
- Prueba: una vez configurado, imprime una página de prueba. Abre la cola de impresión y comprueba que el trabajo permanece (si está activado) o desaparece (si está desactivado).
- Supervisa: presta atención a efectos secundarios como un disco lleno o una cola lenta, señales de que hace falta limpieza.
- Revierte: si surgen problemas, desactiva de inmediato la opción de conservar documentos impresos con el método que usaste (PowerShell o interfaz gráfica) para recuperar el comportamiento predeterminado.
De este modo te aseguras de que la configuración es correcta y puedes mitigar rápidamente cualquier consecuencia no deseada.
Solución de problemas habituales con «Conservar documentos impresos»
El ajuste vuelve a su estado anterior
Una directiva de grupo o un script está sobrescribiendo tu cambio. Ejecuta gpresult /r para revisar las directivas y comprueba que estás configurando el ajuste en el servidor de impresión correcto en el caso de las colas compartidas.
La cola de impresión crece demasiado o el rendimiento baja
Los archivos de cola conservados ocupan espacio en disco. Acorta el intervalo de limpieza, mueve la carpeta de cola a una unidad más grande o desactiva la retención en las impresoras con mucho volumen para controlar el crecimiento del almacenamiento.
Los trabajos de impresión se quedan bloqueados o la cola no responde
Esto suele indicar que el controlador o el servicio de cola están dañados. Reinicia el servicio Cola de impresión (Restart-Service Spooler) y actualiza el controlador de la impresora.
Cómo abordar las dudas de privacidad y seguridad
Activar la retención significa que los documentos se pueden reimprimir o consultar. Hazlo solo cuando exista una necesidad de negocio clara, documenta la política y aplica controles de acceso estrictos y programaciones de borrado automático.
Optimizar la cola de impresión para ganar en seguridad y eficiencia
Gestionar bien la función «Conservar documentos impresos» te permite aprovechar sus ventajas para auditorías y soporte sin poner en riesgo la salud del sistema ni la privacidad.
Si eliges el método adecuado —la interfaz gráfica por su sencillez o PowerShell por su escalabilidad— y lo refuerzas con registro de eventos, buen mantenimiento del almacenamiento y scripts de implementación bien hechos, tendrás un flujo de impresión fiable y conforme a la normativa.
En definitiva, la clave está en activar la retención solo donde realmente hace falta, gestionar la cola de impresión de forma activa y buscar siempre el equilibrio entre utilidad, seguridad y rendimiento.
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