Puntos clave
- Sistema de aprovisionamiento para gestionar la compra de activos y la documentación asociada.
- Detección de activos para automatizar las actualizaciones del inventario.
- Seguimiento del ciclo de vida para optimizar el uso de los activos de principio a fin.
- Herramientas de supervisión en tiempo real que proporcionan información en directo sobre el estado de los activos y generan alertas.
- Software de auditoría y generación de informes de TI para garantizar el cumplimiento normativo e identificar riesgos.
La cantidad de activos de TI que poseen las organizaciones aumenta con rapidez, pero gestionar este crecimiento no tiene por qué ser complicado. Una gestión eficiente de los activos de TI requiere contar con un proceso y un plan que permitan realizar un seguimiento rápido y sistemático de todos los activos. Con esta estrategia, podrás mejorar la velocidad y la prestación de servicios de TI en cualquier organización.
¿Qué es la gestión de activos de TI?
La gestión de activos de TI (ITAM) consiste en gestionar y supervisar todos los activos del entorno informático de una organización. El principal objetivo de ITAM es maximizar el valor de los activos de TI en tu negocio. Aunque ITAM es similar a CMDB, no son lo mismo, y CMDB se considera un subconjunto de ITAM.
El término «activos de TI» incluye el hardware, el software o cualquier otra tecnología relacionada con el entorno de TI. El tiempo de uso de estos activos de TI dentro de la organización es controlado mediante un proceso denominado gestión del ciclo de vida de los activos de TI. Para obtener más información sobre los componentes clave, las ventajas y las mejores prácticas de la gestión de activos de TI y cómo elegir el software ITAM adecuado, mira nuestro vídeo: ¿Qué es la gestión de activos de TI (ITAM)?
¿En qué consiste un proceso de gestión de activos de TI?
Un proceso ITAM es un conjunto de procedimientos centrados en la contabilidad de los activos de TI y en garantizar su funcionamiento eficaz. Esto implica hacer un seguimiento de quién tiene estos activos, dónde se encuentran y supervisar su uso en la organización a lo largo de su vida útil.
Para obtener más información sobre los componentes clave, las ventajas y las mejores prácticas de la gestión de activos de TI y cómo elegir el software ITAM adecuado, mira nuestro vídeo: ¿Qué es la gestión de activos de TI (ITAM)?
El ciclo de vida de la gestión de activos de TI
Los activos de TI pasan por una serie de fases que comienzan con su adquisición y finalizan cuando se retiran del servicio. Por lo general, el modelo del ciclo de vida de los activos de TI consta de cinco etapas:
- Requisición
- Adquisición
- Despliegue
- Mantenimiento
- Retirada
Aunque la retirada es la etapa final, los procesos modernos de ITAM ponen especial énfasis en la fase de desvinculación y recuperación de activos durante las etapas de mantenimiento y retirada. Cuando un empleado deja la organización, las herramientas de ITAM automatizadas garantizan la recuperación del hardware, el borrado seguro de los datos y la revocación y reasignación inmediata de las licencias de software al siguiente empleado que se incorpore.
La gestión del ciclo de vida de los activos de TI sigue este modelo y su objetivo es reducir costes y maximizar el uso de los mismos.
También puedes ver nuestro vídeo sobre la visión general de la gestión del ciclo de vida de los activos de TI para conocer sus cinco etapas, descubrir las mejores prácticas y aprender cómo las pymes pueden sacar el máximo partido de sus activos.
Seis herramientas clave para el proceso de ITAM
Los procesos ITAM se llevan a cabo mediante el software de gestión de activos de TI, un software que se utiliza para gestionar y realizar un seguimiento sistemático de los activos de TI que posee tu organización. Entre las principales funcionalidades del software de ITAM se encuentran estas seis herramientas:
1) Adquisición
La adquisición de activos de TI hace referencia al proceso de incorporación de activos de TI dentro de una organización. Esta herramienta ITAM ayuda al proceso de adquisición de TI a gestionar y organizar cualquier activo adquirido a lo largo del proceso de adquisición de TI.
2) Descubrimiento de activos
Cuando los activos de TI se añaden o se retiran de forma continua dentro de tu organización, realizar un seguimiento de todos estos activos de TI puede suponer todo un reto. La detección de activos busca constantemente nuevos activos en tu entorno informático. Esta herramienta evita que necesites localizar manualmente nuevos activos y te ayuda a mantener actualizado tu inventario de activos.
3) Seguimiento del ciclo de vida de los activos
Cada activo de TI tiene un ciclo de vida, que empieza con la solicitud y termina con la retirada. El software ITAM realizará un seguimiento de los activos de tu organización a través de cada etapa del ciclo de vida, ayudándote a gestionar cada dispositivo de principio a fin. El seguimiento de tus activos de TI a lo largo de toda su vida útil puede garantizarte que sacas el máximo partido de cada uno de ellos, ayudándote a obtener el máximo valor del entorno informático de tu organización.
4) Optimización de licencias de software y SaaS
ITAM no se limita al hardware físico. Un proceso integral de ITAM requiere herramientas que permitan realizar un seguimiento de las licencias de software, las suscripciones a servicios en la nube y el uso de SaaS. Esta herramienta permite a las organizaciones detectar licencias de software sin utilizar, aunque estén pagadas, y cumplir plenamente con los requisitos de las auditorías de los proveedores. De este modo, pueden ahorrar miles de dólares en renovaciones innecesarias y evitar sanciones por incumplimiento.
5) Información en tiempo real
El software ITAM proporciona información sobre tus activos de TI en tiempo real a medida que se producen cambios. Te notifica de inmediato si detecta una métrica que supere el umbral que has establecido previamente. Esta herramienta te permite actuar con rapidez para resolver cualquier problema que surja.
6) Auditoría y elaboración de informes sobre activos de TI
La auditoría de activos mediante el software ITAM puede ayudarte a identificar cualquier problema que aparezca en el entorno de TI de tu negocio. Puede llegar a elaborar informes de los resultados de la auditoría, permitiéndote ver con facilidad el estado general de tus activos de TI.
¿Por qué es importante un proceso de gestión de activos de TI?
Un proceso ITAM es fundamental porque proporciona una estructura y amplía la visibilidad a todos los activos de TI. Sin un proceso ITAM en marcha, los flujos de trabajo pueden verse inhibidos, los activos pueden convertirse en vulnerabilidades o la adquisición/eliminación de activos de TI puede realizarse de forma inadecuada. Esto puede generar tiempos de inactividad o gastos no planificados y afectar a las operaciones en su conjunto.
La implementación de un proceso ITAM estructurado aporta control y ayuda a optimizar las operaciones de TI, a gestionar el riesgo, a reducir los residuos innecesarios, a disminuir los costes y a mejorar la visibilidad dentro de la organización:
Recuperación del control
El objetivo general de un proceso ITAM es tomar el control de todos los activos que posee tu organización. Con la ayuda del software ITAM, el proceso permite realizar un seguimiento de todos los activos de TI y supervisarlos continuamente a lo largo de su ciclo de vida. Aplica estas mejores prácticas de la ITAM para asegurarte de que obtienes todos los beneficios que ofrece el software ITAM.
Optimización de las operaciones de TI
Para realizar diferentes operaciones de TI, se llevan a cabo muchas acciones o servicios. Por ejemplo, un proceso ITAM optimiza estas acciones mediante la gestión de tus activos de TI garantizando que otros procesos de TI se completen de forma eficiente.
Gestión del riesgo
El seguimiento de tus activos de TI facilita la gestión del riesgo y la mitigación de las vulnerabilidades. Por ejemplo, los activos que han llegado al final de su vida útil o que ya no admiten parches podrían ser una vía de entrada directa para agentes maliciosos en un entorno de TI, por lo que deberían gestionarse de forma activa y proceder a su eliminación lo antes posible.
💡 Consejo profesional: La conexión con la seguridad «No puedes proteger aquello que no se ve». La automatización de los procesos de ITAM sienta las bases de tu estrategia de ciberseguridad. Al detectar de inmediato el software no autorizado o los sistemas operativos sin actualizar, ITAM permite al equipo de seguridad corregir las vulnerabilidades antes de que puedan explotarse.
Reducción de costes
Esta ITAM supone un medida de prevención que puedes adoptar para reducir la cantidad de dinero que inviertes en mantener un entorno de TI operativo. Aunque llevar a cabo el proceso ITAM supondrá un gasto para tu empresa, te permitirá reducir significativamente los costes asociados a la reparación de vulnerabilidades informáticas o a la sustitución de activos de TI más adelante.
Mejora de la visibilidad
Además de tomar el control, un proceso ITAM ofrece una visibilidad total de los activos de TI de una organización desde una única ubicación central. Esto evita la necesidad de un seguimiento manual de nuevos activos de TI o de una actualización del inventario de activos para mostrar aquellos que ya no se utilizan en el negocio.
¿Tienes más preguntas sobre ITAM? Encuentra información y consejos de expertos en nuestra página de preguntas frecuentes sobre ITAM.
¿Qué es la ITIL?
La Biblioteca de Infraestructura de Tecnologías de Información (ITIL) es un conjunto de marcos que proporciona las mejores prácticas y procedimientos para ITAM y la gestión de servicios de TI (ITSM). ITIL ayuda a garantizar que los servicios de TI se ajustan a lo que las empresas necesitan para sus entornos de TI. Explora nuestro otro blog para obtener más información sobre ITILvs ITSM y otros procesos.
Los profesionales que gestionan los servicios digitales de una empresa pueden obtener una certificación ITIL. En el marco actual, ITIL 4, el itinerario de certificación se divide en distintas especializaciones, como Managing Professional, Strategic Leader y Practice Manager. Cabe destacar que AXELOS/PeopleCert ofrece ahora una certificación específica ITIL 4 Specialist: Un módulo de certificación en gestión de activos de TI, que pone de relieve la importancia que ha adquirido esta disciplina para las organizaciones actuales.
La certificación ITIL es un logro ampliamente reconocido que muchas empresas buscan debido a los numerosos beneficios que se derivan de sus valore básicos. Por ejemplo, contratar a un profesional que conozca las mejores normas y prácticas de TI puede ayudar a una organización a implantar procesos ITSM o ITAM que sean eficientes para sus negocios.
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