La gestión del ciclo de vida de activos de TI (ITAM) explicada

Las empresas suelen crear sistemas centralizados para gestionar los activos de TI, entre los que se incluyen no solo el hardware, el software, las redes y la infraestructura, sino también los servicios en la nube, las suscripciones SaaS y los datos importantes. El control total de un entorno tan complejo suele ser difícil (si no imposible) de conseguir, pero unos protocolos adecuados de gestión de activos pueden ayudar a las organizaciones a acercarse a ese objetivo. La gestión de activos facilita la gestión de presupuestos, el uso de análisis, la protección de datos y la optimización del entorno informático.

Las organizaciones perdieron más de  430.000 millones de dólares  en gastos de TI empresarial solo en 2024 debido a licencias de software no utilizadas y a un hardware infrautilizado: un problema que los programas de ITAM adecuados están diseñados específicamente para resolver. Por su parte, el mercado mundial de software de ITAM prevé alcanzar más de  5.000 millones de dólares para 2026, reflejando así lo fundamental que se está volviendo la gestión estructurada de activos.

En este artículo, exploraremos los aspectos más importantes de la gestión de activos informáticos y los conceptos asociados.

De qué trata este artículo:

• ¿Qué es la gestión de activos de TI (ITAM)?
• ¿Qué es el ciclo de vida de un activo?
• Las etapas del ciclo de vida de un activo
• ¿Por qué la gestión del ciclo de vida de los activos es importante?
• Buenas prácticas de una correcta gestión de activos TI

¿Qué es el ciclo de vida de un activo?

El ciclo de vida de un activo informático es la serie progresiva de etapas que intervienen en la gestión del activo. El ciclo de vida comienza con la planificación, cuando los responsables de la toma de decisiones identifican la necesidad del activo, y continúa hasta que finaliza la vida útil del activo y éste se retira del inventario. La importancia del ciclo de vida de un activo viene determinada por factores como el coste, la criticidad y la fiabilidad.

El valor, la utilización y el estado de los activos de TI son preocupaciones presupuestarias y operativas importantes. Por eso, casi todas las organizaciones realizan algún tipo de seguimiento de sus activos, aunque sea mediante un proceso informal o puntual. Aparte de las razones logísticas, la gestión de activos también contribuye al mantenimiento y conservación continuos de un entorno informático. Cuando se descuida este mantenimiento, las organizaciones suelen tener que hacer frente a averías, tiempos de inactividad y sustituciones de emergencia.

Aunque los detalles de cada ciclo de vida varían en función del activo, las etapas del ciclo de vida son las mismas. El ciclo de vida de una tableta es muy distinto al de un servidor, por ejemplo, pero aun así son evaluados según la misma sucesión de etapas. Independientemente del uso que se le dé, entran en juego las mismas consideraciones sobre el ciclo de vida.  

¿Tienes preguntas sobre la gestión de activos de TI? Para obtener más información, consulta las FAQ sobre la gestión de activos de TI de NinjaOne.

Las etapas del ciclo de vida de un activo

Cada activo pasa por cuatro etapas en su ciclo de vida:

1. Creación/Adquisición

El ciclo comienza aquí, durante la primera etapa, cuando se identifica una necesidad y se toman decisiones sobre la creación o adquisición del activo. En este punto se seleccionan, despliegan, configuran e inventarian minuciosamente los activos. Se trata de un primer paso fundamental, ya que un error puede provocar grandes quebraderos de cabeza. Si se selecciona el activo equivocado o se configura de forma incorrecta, las repercusiones negativas pueden dejarse sentir a lo largo de las etapas restantes, y pueden pasar años hasta que se pueda sustituir el activo.

2. Utilización

La fase de utilización es aquella en la que el activo permanece durante más tiempo. Es aquí donde el activo se utiliza para el fin previsto y cumple su función. Cabe señalar que hay quien combina la utilización y el siguiente paso, el mantenimiento, en una sola etapa. Desde el punto de vista del tiempo, esto tiene sentido, ya que probablemente se esté realizando el mantenimiento del activo mientras se utiliza. Sin embargo, la combinación de ambas etapas puede dar lugar a confusiones en cuanto a su finalidad.

3. Mantenimiento

En el contexto de un ciclo de vida, el mantenimiento se refiere a todo el trabajo realizado en un activo durante su vida útil. Esto suele significar mantenimiento preventivo, proactivo, de emergencia y otras formas de mantenimiento. Si el ciclo de vida se gestiona bien y el activo funciona como debe, la mayor parte del mantenimiento puede planificarse.

4. Renovación/eliminación

La última etapa del ciclo de vida de un activo denota el final de su vida útil. A menudo es aquí donde realmente se pone de manifiesto el valor del proceso de gestión del ciclo de vida, ya que los datos recopilados a lo largo de la vida del activo permitirán a los responsables tomar mejores decisiones sobre cómo avanzar.

La eliminación segura es algo más que retirar físicamente un dispositivo. Las buenas prácticas en 2026 incluyen el borrado certificado de datos (mediante herramientas como Blancco para el borrado multipase) y la cadena de custodia documentada del hardware enviado a empresas de reciclaje certificadas, así como la presentación de un certificado de destrucción para mantener registros auditables. Para organizaciones sujetas a HIPAA, PCI-DSS o el RGPD, el hecho de no documentar la eliminación de datos puede acarrear importantes sanciones normativas.

¿Qué es la gestión de activos de TI (ITAM)?

La gestión de activos de TI, también conocida como ITAM, engloba las estrategias y las buenas prácticas para gestionar y optimizar los sistemas, hardware, procesos y datos informáticos de una organización.

Definición: Un activo informático se clasifica como cualquier información, sistema, software o hardware que pertenezca a la organización y se utilice durante una operación habitual.

En 2026, la definición de activo de TI es más amplia que nunca. Incluye hardware y software tradicionales, pero también instancias en la nube, suscripciones SaaS, máquinas virtuales, claves API, certificados SSL y nombres de dominio. Cualquier recurso tecnológico propiedad de la organización o contratado por ella y que se utilice en el marco de sus operaciones habituales entra dentro de este ámbito de aplicación.

Una gran parte de la ITAM es la responsabilidad de implementar, hacer un seguimiento y mantener los activos de TI. Esto incluye evaluar la disposición de esos activos y determinar si requieren optimización, sustitución o actualización a una tecnología más nueva o más adecuada.

Fundamentalmente, la gestión de activos consiste en inventariar y hacer un seguimiento de todos estos activos para que la dirección de la organización pueda tomar decisiones estratégicas informadas sobre las compras y los gastos en TI. Para obtener más información sobre los componentes clave, las ventajas de la gestión de activos de TI y cómo elegir el software ITAM adecuado, mira nuestro vídeo: ¿Qué es la gestión de activos de TI (ITAM)?

Nota: 💡 La gestión de activos de software (SAM) es uno de los subconjuntos de mayor valor de ITAM. Con una media actual de más de 275 aplicaciones SaaS por empresa (frente a las 110 de 2021), SAM se centra específicamente en la optimización de licencias, el seguimiento del uso y la preparación para auditorías.

Por qué es importante la gestión del ciclo de vida de los activos de TI

La gestión del ciclo de vida de los activos de TI no se limita a la creación de un inventario de activos. Los verdaderos beneficios provienen de la recopilación continua de datos de los activos para maximizar los rendimientos, minimizar los riesgos e aumentar el valor operativo. Al hacer el mejor uso posible de los recursos actuales, los responsables de TI pueden evitar compras innecesarias, recortar los costes de licencias de software y soporte, eliminar el despilfarro y mejorar la eficiencia general.

Además, unos procedimientos ITAM correctos (así como uno software de gestión de activos) pueden ayudar a las organizaciones a evitar algunos de los errores más comunes en la gestión de activos. Cuando no se implementan procesos, las organizaciones tienden a descuidar partes clave del ciclo de vida, como el mantenimiento proactivo, la configuración inicial y la planificación del final de la vida útil.

La gestión del ciclo de vida genera grandes dividendos gracias al elevado coste de los errores que ayuda a evitar.

El cumplimiento normativo es una razón cada vez más urgente para invertir en ITAM. Los marcos normativos como NIS2, DORA (Ley de Resiliencia Operativa Digital) e ISO 19770 exigen ahora a las organizaciones que mantengan inventarios de activos dinámicos y auditables como control básico. En la UE, la Directiva sobre información corporativa en materia de sostenibilidad (CSRD) también exige que las grandes organizaciones documenten el impacto medioambiental de la adquisición y la eliminación de equipos de TI.

Para reiterar, la Asociación Internacional de Gestores de Activos (IAITAM) afirma que el valor a largo plazo de aplicar buenas prácticas de ITAM está bien documentado. Su aplicación se traduce de varias formas: una reducción de costes, una mejora de la asistencia al usuario final, un aumento del control de los activos de TI, una agilización de las comunicaciones, una reducción de riesgos en la gobernanza, una mejora de la conformidad y la seguridad del software, un aumento del apoyo a la seguridad y la preparación para la recuperación en caso de desastre, y una mejora de la toma de decisiones estratégicas y la elaboración de presupuestos.

Mira este vídeo para una visión general de la gestión del ciclo de vida de los activos de TI para explorar las 5 etapas que lo componen, descubrir las mejores prácticas y aprender cómo las pymes pueden optimizar la estrategia de sus activos de TI.

Gestión del ciclo de vida de los activos de TI y mejores prácticas ITAM

La IAITAM también define 12 áreas de procesos clave (KPA) para ITAM. A continuación parafraseamos estas buenas prácticas:

• Proceso del programa: La gestión de activos de TI debe estar centralizada y documentada en todas las fases del ciclo de vida. Un rastro documental es necesario para que las organizaciones puedan desarrollar estrategias y apoyar continuamente la actividad informática.
• Gestión del programa: Los programas de gestión de activos deben estar bien organizados y cumplir todas las buenas prácticas. Seguir una estructura establecida para este proceso ayuda a guiar a las organizaciones a través de su propio proceso de implementación de una estrategia ITAM.
• Gestión de políticas: Todas las políticas deben documentarse y aplicarse en la iniciativa ITAM, así como para los propios activos de TI. Las políticas deben ser claras y fáciles de entender por los empleados y todas las partes interesadas clave para promover el cumplimiento.
• Gestión de la comunicación y la educación: Es esencial que exista una cultura organizativa que apoye la educación, la concienciación y la formación continua en torno a las políticas de ITAM. Este paso facilitará la gestión de los cambios a medida que avance el programa.
• Gestión de proyectos: La gestión de activos de TI requiere un liderazgo fuerte para garantizar que las iniciativas sean organizadas y eficientes. Una gestión eficaz de los proyectos puede ayudar a las organizaciones a reunir los recursos necesarios para desplegar y mantener los activos de TI.
• Gestión de la documentación: La documentación relacionada con los activos informáticos (pruebas de compra, licencias de software, certificados de autenticidad, etc.) debe organizarse y conservarse durante todo el ciclo de vida del activo de TI.
• Gestión financiera: La gestión financiera de los activos de TI es la piedra angular para recortar gastos y minimizar el despilfarro. Es importante centrarse en la elaboración de presupuestos, la conciliación de activos fijos, la devolución de cargos, la preparación de auditorías financieras, la conciliación de facturas, las previsiones y la facturación.
• Conformidad y legislación: Las estrategias de ITAM deben centrarse en minimizar el riesgo y preparar a la organización para las auditorías.
• Gestión de proveedores: Los proveedores externos son una parte esencial de la ITAM. Debes establecer un protocolo de comunicación y documentar todas las comunicaciones con estos proveedores.
• Gestión de adquisiciones: Se recomienda reunir los requisitos de los activos de TI en la primera fase de su ciclo de vida, antes de adquirirlos o implantarlos. Es importane que entiendas muy bien todas las políticas, normas y procesos del ciclo de vida de tus activos de TI.
• Identificación de activos: Cada uno de los activos de TI debe identificarse e inventariarse de forma que resulte fácil localizar y tratar los activos individuales.
• Gestión de la eliminación: La mayoría de los activos de TI necesitarán una «estrategia de salida» en algún momento. Planifica cómo deshacerte de estos activos al final de su vida útil, incluyendo qué reemplazos serán necesarios (si se da el caso).

Aunque estos 12 KPA continúan siendo el referente para la gobernanza de ITAM, los programas actuales recurren cada vez más a la IA y a la automatización para aplicarlos a gran escala. Las plataformas ITAM basadas en IA ahora pueden automatizar la calidad y la normalización de datos, prever fallos de hardware, detectar anomalías en las licencias y mantener los inventarios actualizados en tiempo real.

Mejora ITAM con los campos personalizados de NinjaOne

Una estrategia eficaz de gestión de activos de TI puede beneficiarse enormemente de herramientas diseñadas para automatizar y agilizar diversos procesos. Una de estas herramientas es NinjaOne, que ofrece funciones avanzadas de personalización y automatización mediante campos personalizados.

Campos personalizados de NinjaOne para la gestión del ciclo de vida de activos

La función de campos personalizados de NinjaOne, introducida en 2021, permite a las organizaciones capturar información adicional que es crucial para gestionar el ciclo de vida de los activos de TI. Aunque NinjaOne proporciona de forma intrínseca una gran cantidad de puntos de datos como procesadores, memoria, unidades y adaptadores de red, se pueden configurar campos personalizados para realizar un seguimiento de aspectos únicos de los activos que son críticos para cada negocio.

Por ejemplo, puedes crear campos personalizados para gestionarlos:

• Estado de los activos: Categoriza los activos en función de su estado operativo (por ejemplo, Operativo – Asignado, En reparación, Retirado).
• Propiedad de los activos: Rastrea quién tiene un dispositivo, incluida su información de contacto.
• Centro de costes: Identifica el centro de costes asociado a cada activo para gestionar el seguimiento presupuestario y financiero.

Estos campos personalizados facilitan el seguimiento del estado, la ubicación y la propiedad de los activos, garantizando que los responsables de TI dispongan de toda la información necesaria para tomar decisiones con conocimiento de causa. Además, estos datos se pueden buscar y consultar en la plataforma NinjaOne, lo que proporciona información en tiempo real sobre el inventario de activos de TI.

Vamos a configurar un módulo básico de gestión del ciclo de vida de los activos utilizando campos personalizados. Configuraremos varios campos personalizados, incluyendo:

• estado de los activos
• propietario del activo
• La dirección de correo electrónico del propietario del activo
• El número de teléfono del propietario del activo
• el centro de costes

Estado del activo se utiliza para definir el estado operativo del activo. Queremos que se clasifiquen en opciones preestablecidas. Vamos a crear un campo con los siguientes atributos:

• Etiqueta: estado de los activos
• Nombre: assetStatus
• Tipo de campo: Desplegable
• Técnico: editable
• Valores de opción: varia en función de tus necesidades
  • Operativo – Asignado: para los dispositivos de usuario final que han sido asignados a un usuario
  • Operativo – Sin asignar: para los dispositivos de usuario final que pueden pero no han sido asignados a un usuario
  • En reparación: para los dispositivos que están en posesión del departamento de TI y en reparación activa
  • Perdido: para los dispositivos que ya no están en posesión de la organización
  • Retirado: para dispositivos que ya no se gestionan

«Propietario del activo» es un campo de texto para alojar el nombre de los propietarios del activo.

• Etiqueta: propietario del activo
• Nombre: assetOwner
• Tipo de campo: Texto
• Técnico: editable

Dirección de correo electrónico del propietario del activo es un campo de correo electrónico para alojar la dirección de correo electrónico del propietario del activo.

• Etiqueta: Propietario
• Nombre: ownerEmail
• Tipo de campo: Correo electrónico
• Técnico: editable

Número de teléfono del propietario del activo es un campo de correo electrónico para alojar la dirección de correo electrónico del propietario del activo.

• Etiqueta: Número de teléfono del propietario
• Nombre: ownerPhone
• Tipo de campo: Teléfono
• Técnico: editable

Centro de costes identifica dónde se facturan los costes del hardware, software y soporte asociados a un dispositivo.

• Etiqueta: el centro de costes
• Nombre: costCenter
• Tipo de campo: Desplegable
• Técnico: editable
• Valores de opción: varia en función de tus necesidades
  • Marketing
  • Ventas
  • Finanzas
  • Ingeniería
  • Operaciones

Es probable que utilicemos estos campos en todos los dispositivos, por lo que los configuraremos como campos personalizados globales.

Una vez rellenados estos campos, se pueden buscar fácilmente e incluirse en los informes de Ninja.

Para más detalles sobre la configuración y el uso de campos personalizados en NinjaOne, consulta Cómo proporcionar herramientas de autoservicio al usuario final con NinjaOne.

Conclusión

Los ciclos de vida de los activos no solo afectan al departamento de TI, sino a todas las partes de la empresa. Los activos esenciales de la operación desempeñan un papel desde el minuto en que se adquieren hasta el momento de su eliminación.

Cuando se seleccionan, configuran y mantienen adecuadamente, los activos de TI pueden generar un retorno de inversión aún mayor, minimizando al mismo tiempo los problemas inesperados. Si no se presta la debida atención a las fases del ciclo de vida, estos activos pueden afectar negativamente a los recursos de la empresa y a sus empleados.

Si una organización está realmente interesada en implantar una solución de Gestión de Activos de TI -como debería ser-, la comprensión de los ciclos de vida de los activos será parte integral de una estrategia de mantenimiento preventivo, así como de la planificación y del presupuesto futuro.

La gestión del ciclo de vida de los activos puede aumentar el potencial de beneficios, la vida útil de los activos, la productividad total, la satisfacción de los trabajadores y mucho más, siempre que se respeten las buenas prácticas.