Puntos clave
¿Qué es la gestión de activos de TI (ITAM) y cómo funciona?
- Qué es: La gestión de activos de TI (ITAM) es el proceso de seguimiento, gestión y optimización de todos los activos de TI (hardware, software y recursos de red) a lo largo de todo su ciclo de vida.
- Cómo funciona: ITAM utiliza políticas automatizadas de detección, inventario centralizado y gestión del ciclo de vida para garantizar la visibilidad, el cumplimiento normativo y la rentabilidad en todos los activos.
- Mejores prácticas:
- Estandariza los procesos y la documentación de ITAM.
- Automatiza la detección y la supervisión de activos.
- Instala agentes de supervisión en todos los dispositivos nuevos.
- Comprueba con regularidad la exactitud y el cumplimiento de las normas.
- Retira y desclasificarde forma segura los activos al final de su vida útil.
- Por qué es importante: ITAM reduce los costes, minimiza los riesgos, evita la TI en la sombra y mejora la seguridad, el cumplimiento normativo y el ROI mediante una visibilidad y un control completos de los activos.
El cambio hacia opciones de trabajo remoto y más flexibles se está convirtiendo en una tendencia duradera. Por ello, es más importante que nunca que las empresas mantengan actualizadas sus buenas prácticas de gestión del ciclo de vida de los activos de TI. En este artículo, repasaremos los conceptos básicos de la gestión de activos de TI y ofreceremos consejos para mejorar la eficiencia y reducir los costes en cada etapa del ciclo de vida de los activos de TI.
📌Consulta nuestra guía en vídeo sobre la Gestión del ciclo de vida de los activos de TI: descripción general y etapas
¿Qué es la gestión de activos de TI?
La gestión de activos de TI (ITAM) es el conjunto de procesos, marcos de trabajo y buenas prácticas que utiliza una empresa. Su finalidad es hacer un seguimiento y gestionar el ciclo de vida de los activos de TI, incluidas sus características físicas, financieras y contractuales.
En este contexto, los activos de TI pueden incluir cualquier tipo de hardware, software, red y tecnologías relacionadas que gestione el departamento de TI para dar soporte a las operaciones de la empresa. En una organización suelen haber más activos de TI para gestionar que empleados. Adquirir, configurar, proteger, gestionar y mantener estos activos puede tener un coste elevado. En consecuencia, los esfuerzos de ITAM suelen dirigirse a reducir los riesgos de la organización, aumentar la eficiencia y reducir los costes de TI.
💡¿Quieres obtener respuestas rápidas sobre ITAM? Echa un vistazo a nuestra página de FAQ sobre ITAM para consultar las preguntas frecuentes y los consejos de los expertos.
Ventajas de los procesos de ITAM
El principal objetivo de las buenas prácticas y los procesos de gestión de activos de TI suele ser maximizar el rendimiento de estos activos mediante un mayor conocimiento y una gestión más eficaz.
Con un proceso de ITAM bien definido, las empresas pueden:
- Reducir los costes de hardware, licencias de software y mantenimiento
- Aumentar la eficiencia
- Asignar recursos de forma más eficaz
- Elaborar informes fiables sobre los activos de TI para fines de auditoría y cumplimiento normativo
- Establecer unas bases y unos estándares de referencia fundamentales para el control de la seguridad (de acuerdo con los controles básicos 1 y 2 del CIS)
El proceso de ITAM también es fundamental para los procesos de contabilidad, elaboración de presupuestos y planificación. Sin saber qué tienes, es imposible planificar las futuras necesidades.
Las 5 etapas de la gestión del ciclo de vida de los activos de TI
El ciclo de vida de los activos de TI incluye todo lo que ocurre desde la requisición hasta la retirada. En términos generales, un modelo del ciclo de vida de los activos de TI puede dividirse en las siguientes fases:
- Requisición
- Adquisición
- Despliegue
- Mantenimiento
- Retirada
ITAM tiene como objetivo maximizar el rendimiento de la inversión en TI minimizando el coste y maximizando el valor de los activos de TI en cada una de estas fases.
Fase 1: Requisición y adquisición
La requisición y adquisición de activos de TI no son el primer paso del ciclo de vida de dichos activos. Los equipos de TI y los proveedores de servicios necesitan una herramienta de ticketing creada específicamente para abordar los problemas de TI. Con ello se pretende garantizar que las solicitudes de requisición puedan tramitarse, clasificarse y aprobarse de forma eficiente. Una vez aprobada la solicitud de requisición, el departamento de TI puede adquirir el activo. También puede incluir su agente de software ITAM y comenzar el despliegue. Aquí puedes ver un ejemplo de plantilla para la autorización y adquisición de software.
Fase 2: Elaboración de un inventario de activos de TI
Uno de los aspectos críticos del proceso de ITAM es el inventario de activos de TI.
Un inventario de activos de TI es simplemente una lista de todo el hardware, software, red y otros activos tecnológicos que se utilizan para dar soporte a una empresa. Este proceso puede llevarse a cabo manualmente, con mucho esfuerzo y mediante hojas de cálculo, o automatizarse con un software de gestión de activos de TI. El software ITAM se puede utilizar para identificar y generar informes automáticamente sobre todos los activos de TI gestionados por una empresa.
Etapas 3 y 4: Despliegue y mantenimiento
Durante la fase de adquisición, TI puede estandarizar los modelos de estaciones de trabajo disponibles para el usuario final. También puede establecer acuerdos contractuales de compra por volumen o adquirir productos en grandes cantidades para minimizar el coste del nuevo hardware. Asimismo, durante las fases de despliegue y mantenimiento, los equipos de TI pueden recurrir al software de supervisión y gestión remotas para automatizar la configuración de dispositivos y el mantenimiento continuo. En general, esto ayudará a minimizar los costes laborales asociados al dispositivo.
Etapa 5: Retirada
El último aspecto de un proceso de ITAM altamente eficiente es garantizar que los activos utilizados por los empleados que han dejado la empresa puedan reutilizarse o retirarse. Esta etapa también incluye garantizar que los activos obsoletos se retiren de forma eficiente y segura y, cuando sea necesario, se eliminen los datos.
Buenas prácticas en la gestión del ciclo de vida de los activos de TI
- (ITAM) debe abarcar todo el ciclo de vida de los activos gestionados, desde la requisición hasta su retirada. La falta de supervisión en cualquier etapa del ciclo de vida del activo puede hacer que se pierdan oportunidades de generar valor.
- ITAM se basa fundamentalmente en los procesos. Unos procesos bien definidos, comunicados de forma eficaz y aplicados rigurosamente permiten obtener un mayor valor. Esto se consigue mediante distintas tareas y actividades de gestión de activos.
- La detección y supervisión de TI deben automatizarse. El gran volumen de activos que hay que gestionar y de datos que se deben recopilar exige disponer de herramientas adecuadas para llevar a cabo esta tarea. Sin herramientas que automaticen el proceso, mantener los inventarios actualizados y pertinentes requiere una dedicación constante. Los proveedores de TI eficientes utilizan herramientas como las plataformas de supervisión y gestión remotas para respaldar sus procesos de ITAM.
- Instala el software de supervisión lo antes posible. Asegúrate de que el software de supervisión esté instalado de inmediato en los dispositivos recién adquiridos para garantizar que nada se pierda.
Gestión del ciclo de vida de los activos de TI para grandes empresas
Cada céntimo cuenta para las empresas, especialmente para las grandes. Además, muchas empresas pueden caer fácilmente en la trampa de evitar invertir en la gestión de activos de TI, una decisión que a largo plazo acaba costándoles mucho más. El primer paso es realizar, habitualmente, una auditoría interna para identificar todos los activos de TI que tiene actualmente la organización. Esta tarea puede ser abrumadora y llevar mucho tiempo, incluso con las herramientas disponibles que pueden ayudar.
Por ese motivo, externalizar la gestión de activos de TI y otras responsabilidades de TI a un proveedor de servicios gestionados suele ser una solución más rentable y eficaz.
Los proveedores de servicios gestionados suelen realizar una auditoría como parte de su proceso de evaluación o de incorporación. Una vez completado, recurrirán al personal cualificado, herramientas y procesos consolidados para desarrollar un programa de ITAM coherente y eficiente.
