So führen Sie eine vierteljährliche Automatisierungsprüfung durch, um Wildwuchs und unbemerkte Fehlschläge zu verhindern

Automatisierungs-Wildwuchs entsteht leise. Ohne eine regelmäßige Überprüfung der Workflow-Automatisierung sammelt sich mit der Zeit einiges an. Skripte und geplante Aufgaben veralten oder schlagen unbemerkt fehl, ohne dass es jemand mitbekommt. Die Folge: doppelte Arbeit, uneinheitliche Ergebnisse und verschwendete Arbeitsstunden im Engineering.

Eine vierteljährliche Überprüfung der Workflow-Automatisierung beugt genau dem vor. Sie verschafft den verschiedenen Teams in Ihrem Unternehmen Transparenz und Kontrolle. Außerdem erhalten Management und IT-Team die Gelegenheit, die aktuellen Automatisierungspraktiken zu sichten und sie an den übergeordneten Zielen und Anforderungen des Unternehmens auszurichten.

Leitfaden gegen Automatisierungs-Wildwuchs

Gegen Automatisierungs-Wildwuchs lässt sich einiges tun. Zunächst brauchen Sie eine Automatisierungsprüfung, um Nutzen und Einsatzzweck jeder einzelnen Workflow-Automatisierung zu bewerten. Dafür legen Sie standardisierte Kriterien fest, die Sie auf jede Automatisierung anwenden.

Ist die Prüfung abgeschlossen, ordnen Sie jede Automatisierung einer Handlungsstufe zu, die vorgibt, wie Sie weiter damit verfahren. Beseitigen Sie Redundanzen und nehmen Sie Automatisierungen außer Betrieb, die Sie nicht mehr nutzen. Halten Sie außerdem die Dokumentation dieser Workflows aktuell, damit die Einarbeitung neuer Beschäftigter leichter fällt.

Automatisierungsinventar erstellen und Nutzung prüfen

Erfassen Sie zuerst alle Automatisierungs-Workflows über sämtliche Systeme hinweg. Einige Beispiele für das, was in diesen Katalog gehört:

• Verschiedene geplante Skripte, die per RMM, PowerShell oder Aufgabenplanung auf Ihre verwalteten Geräte ausgerollt werden
• Per PSA ausgelöste Workflows
• Geplante Aktionen auf Endpunkt-Ebene
• Bedingungs- oder richtlinienbasierte Problembehebungen

Halten Sie zu jedem Eintrag in Ihrem Verzeichnis die folgenden Informationen fest:

• Verantwortliche Person
• Datum der letzten Ausführung
• Häufigkeit
• Erfolgs- bzw. Fehlerquote
• Abhängigkeiten oder verknüpfte Bedingungen

Bewertung anhand standardisierter Kriterien

Einteilung in Handlungsstufen

Wenn Sie die verschiedenen Automatisierungs-Workflows geprüft haben, müssen Sie den nächsten Schritt festlegen. Definieren Sie dafür Handlungsstufen, die sich aus der Prüfung ableiten lassen.

Mögliche Stufen sind:

• Außer Betrieb nehmen
  • Die Automatisierung ist veraltet und/oder redundant und kann ohne nennenswerte negative Auswirkungen auf andere Automatisierungs-Workflows gelöscht werden.
• Überarbeiten
  • Die Automatisierung weist einige Probleme auf, die Sie beheben müssen.
  • Skripte und Workflows müssen angepasst und/oder zusammengeführt werden.
• Beibehalten
  • Die Automatisierung ist weiterhin zuverlässig, nützlich und bringt Mehrwert.
  • Es ist nichts zu tun.

Diese Stufen schaffen Klarheit und geben Ihren Beschäftigten eindeutige Schritte für das weitere Vorgehen nach der Prüfung an die Hand.

Redundanzen beseitigen und ähnliche Workflows zusammenführen

Wichtig ist, Folgendes zu erkennen:

• Welche Skripte eine überlappende Logik und/oder gleiche Ziele haben
• Getrennte Workflows, die ähnliche Problembehebungen ausführen
• Aktionen auf Endpunkt-Ebene und zentrale Aktionen, die dasselbe bewirken

Fassen Sie Ihre Erkenntnisse in modularen, gemeinsam genutzten Komponenten zusammen, um den Wartungsaufwand zu senken.

Dokumentation und Zuständigkeiten aktuell halten

Achten Sie bei Ihrer Prüfung darauf, dass jeder automatisierte Workflow Folgendes aufweist:

• Eine eindeutig zugewiesene verantwortliche oder betreuende Person
• Eine Zweckbeschreibung oder interne Erläuterung
• Notizen dazu, wo er läuft und welche Abhängigkeiten bestehen
• Tags oder Gruppierungs-Metadaten für späteres Sortieren oder Exportieren

Damit lassen sich neue Teammitglieder leichter einarbeiten, Audits einfacher durchführen und Probleme im Ernstfall schneller einordnen.

Erfolge sichtbar machen und wertvolle Automatisierungen pflegen

Es lohnt sich hervorzuheben, welche Automatisierungen nach wie vor Mehrwert bringen und in Ihrem Unternehmen gut funktionieren.

Stellen Sie die Workflows heraus, die:

• Alarmierungen und Problemen vorbeugen
• Probleme lösen, ohne dass ein Ticket entsteht
• Manuelle Arbeitszeit bei der Benutzereinarbeitung oder beim Aufräumen nach Patches sparen
• Die SLA-Erfüllung oder die Genauigkeit der Berichterstattung verbessern

Dokumentieren Sie deren Nutzen und sprechen Sie ihn in vierteljährlichen Geschäftsüberprüfungen (QBRs) an, um Ihren Kund:innen den laufenden ROI zu zeigen.

Was ist eine Workflow-Prüfung?

In jedem Unternehmen sind zahlreiche Workflow-Automatisierungen im Einsatz. Sie machen Abläufe effizienter und schließen menschliche Fehler aus. Mit der Zeit häufen sich diese Automatisierungen an, weil verschiedene Teams und Beschäftigte sie anlegen, um ihre Aufgaben zu erledigen. So kommen schnell zu viele Automatisierungen zusammen, die redundante und überholte Aufgaben ausführen.

Gegen diesen Automatisierungs-Wildwuchs hilft eine Workflow-Prüfung. Dabei sehen Sie sich sämtliche Automatisierungen jedes Teams an, analysieren ihren Wert für das Unternehmen und klären, ob sie noch gebraucht werden. Aus dieser Prüfung ergibt sich, was außer Betrieb genommen, optimiert oder beibehalten werden sollte, um die Unternehmensziele besser zu erreichen.

NinjaOne: Integrationsideen für die Prüfung von Workflow-Automatisierungstools

Das RMM-Tool von NinjaOne unterstützt zahlreiche Automatisierungen in Ihrem Unternehmen. Zusätzlich bietet es flexible Funktionen für vierteljährliche Automatisierungsprüfungen.

Hier nur einige Funktionen, die Sie dabei unterstützen:

• Automatisierungs-Aufgabenprotokolle
  • Exportieren Sie Daten zum Ausführungsverlauf je Aufgabe oder führen Sie ein Skript aus, um Fehlschläge, Nutzungshäufigkeit und veraltete Workflows einzusehen.
• Verwaltung der Skript-Bibliothek
  • Prüfen Sie alle Skripte nach Kategorie, Tag, verantwortlicher Person oder anderen relevanten Angaben.
  • Entfernen Sie ungenutzte Skripte oder gruppieren Sie ähnliche Skripte zur Zusammenführung.
• An Richtlinien gekoppelte Workflows
  • Identifizieren Sie Automatisierungen, die an Überwachungs- oder Alarmierungsrichtlinien hängen.
  • Prüfen Sie, ob die Auslöser weiterhin sinnvoll und nicht redundant sind.
• Filtern geplanter Aufgaben
  • Filtern Sie geplante Automatisierungen nach letzter Ausführung oder Status, um inaktive Aufgaben oder Abläufe mit hoher Fehlerquote aufzuspüren.
  • Prüfen Sie, ob es Redundanzen oder nicht mehr benötigte Aufgaben gibt.
• Berichterstattung + QBR-Vorlagen
  • Nehmen Sie Automatisierungskennzahlen in QBRs auf, um laufende Arbeit und Aufräumarbeiten zu belegen, zum Beispiel: „8 veraltete Skripte in diesem Quartal außer Betrieb genommen.“

Dieses Video gibt einen Überblick: So führen Sie eine vierteljährliche Automatisierungsprüfung durch, um Wildwuchs und unbemerkte Fehlschläge zu verhindern.

Automatisierungs-Wildwuchs mit einer vierteljährlichen Workflow-Prüfung eindämmen

So praktisch Automatisierung ist, mit „einrichten und vergessen“ ist es nicht getan. Sie müssen regelmäßig alles überprüfen, damit sämtliche eingesetzten Automatisierungen weiterhin nützlich, gut dokumentiert und auf die sich ständig verändernden Workflow-Prozesse Ihres Teams abgestimmt sind.

Für die Prüfung erstellen Sie ein Inventar aller Automatisierungen, bewerten sie anhand eines standardisierten Rasters und sortieren sie je nach geplantem Vorgehen in eine Liste mit Handlungsstufen.

Entfernen Sie redundante Automatisierungen und sorgen Sie dafür, dass die beibehaltenen Workflows gut dokumentiert sind. Das schützt zugleich Ihre Verfügbarkeit und sorgt dafür, dass die Zeit Ihrer Automatisierungs-Engineers sinnvoll eingesetzt wird.

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