So identifizieren und verwalten MSPs ungenutzte Geräte ohne spezielle Inventarisierungstools

Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie ungenutzte Geräte ohne spezielle Inventarisierungstools verwalten, im eigenen Unternehmen oder in MSP-Kundenumgebungen. So erkennen Sie kaum genutzte und veraltete Geräte und machen Hardware wieder verfügbar. Gleichzeitig stellen Sie sicher, dass keine Softwarelizenzen und Abonnements verschwendet werden und dass diese Geräte nicht mangels Updates und Aufsicht zur Sicherheitsschwachstelle werden.

Sie erfahren, wie Sie mit PowerShell Microsoft Entra ID und Intune sowie Active Directory (AD) abfragen, um ungenutzte Geräte ohne spezielle Inventarisierungssoftware von Drittanbietern aufzuspüren.

Darum sollten Unternehmen ungenutzte Geräte aufspüren

IT-Teams und Managed Service Provider (MSPs) sollten regelmäßig nach ungenutzten Geräten suchen, um sie zurückzuholen oder anderen Benutzer:innen zuzuweisen. Ungenutzte (oder „veraltete“) Geräte treiben die Kosten in die Höhe: Sie belegen Softwarelizenzen sowie Support- oder Garantieverträge, ohne einen Produktivitätsbeitrag zu leisten. Außerdem stellen sie ein dauerhaftes Sicherheits- und Compliance-Risiko dar, denn wenn sie längere Zeit offline waren, fehlen ihnen die Patches gegen aktuelle Bedrohungen.

Viele ITSM– und MSP-Tools bringen zwar eine Inventarisierung und Bestandsverwaltung mit. Kleinere Unternehmen oder solche, die sich noch nicht auf eine Plattform für ihr IT-Management festgelegt haben, suchen aber oft eine schlanke Lösung, um ungenutzte Geräte ohne Drittanbieter-Tools zu erkennen.

Das brauchen Sie als Voraussetzung

Für die Schritte in diesem Leitfaden benötigen Sie Folgendes:

• Administrativen Zugriff auf die AD- oder Azure-AD-Umgebungen der Kund:innen
• PowerShell und Grundkenntnisse im PowerShell-Scripting
• Einen sicheren Ablageort für Berichte (zum Beispiel SharePoint, IT Glue oder NinjaOne Docs)
• Eine Abstimmung mit den Stakeholdern auf Kundenseite über die Schwellenwerte für „inaktive“ Geräte
• Optional eine Lösung für Fernwartung und -Verwaltung (RMM) wie NinjaOne, für geplante Skriptausführung und Berichterstattung

Schritt 1: Legen Sie Ihre Kriterien für ein ungenutztes Gerät fest

Bevor Sie die Beispielskripte unten an Ihre Umgebung anpassen, müssen Sie definieren, wann ein Gerät als veraltet gilt. Das hängt von Ihrem Unternehmen ab (oder vom Kunden, wenn Sie MSP sind): Manche Unternehmen erwarten, dass Geräte häufiger online sind als andere. Zudem gibt es Gerätekategorien, die länger offline sein dürfen, etwa Geräte von Beschäftigten im Außendienst oder Ersatzgeräte, die nur gelegentlich für Updates online gehen.

Häufig genutzte Kriterien für ein inaktives Gerät sind:

• Keine Anmeldung oder Aktivität in den letzten 60 bis 90 Tagen
• Geräte, die noch registriert, in AD oder Entra ID aber offline bzw. veraltet sind
• Verwaiste AD-Computerobjekte (also ohne letzte Anmeldung)
• Ausbleibende Check-ins des RMM-Agenten über das SLA hinaus

Schritt 2: Inaktive Geräte in Entra ID per PowerShell erkennen

Sobald diese Kriterien feststehen, können Sie die folgenden PowerShell-Skripte anpassen und erweitern, um das Erkennen ungenutzter Geräte zu automatisieren.

Ungenutzte Geräte über Microsoft Entra (Azure AD / Intune) finden:

Connect-Entra -Scopes "Device.Read.All"
$threshold = (Get-Date).AddDays(-90)
Get-EntraDevice -All | Where-Object { $_.ApproximateLastSignInDateTime -le $threshold } |
Select DisplayName, ApproximateLastSignInDateTime |
Export-Csv .\stale-devices.csv -NoTypeInformation

Ungenutzte Geräte über Active Directory finden:

$days = 90
$time = (Get-Date).AddDays(-$days)
Get-ADComputer -Filter {LastLogonTimeStamp -lt $time} -Properties LastLogonDate |
Select Name, LastLogonDate |
Export-Csv .\inactive-computers.csv -NoTypeInformation

Anschließend können Sie weitere Kriterien ergänzen, die zu Ihrem Anwendungsfall passen.

Schritt 3: Ergebnisse zusammenführen, automatisieren und auswerten

Wenn Sie per PowerShell-Skript CSV-Daten mit ungenutzten Geräten erzeugt haben, sollten Sie diese in einem einheitlichen Format für spätere Auswertungen ablegen. Zum Beispiel so:

Diese Daten laden Sie dann an einen sicheren Speicherort hoch und werten sie mit Analyse- und Reporting-Tools wie Excel oder Power BI aus, um den Status ungenutzter Geräte im Blick zu behalten.

Durch Automatisierung entfällt die wiederkehrende Aufgabe, veraltete Geräte manuell zu ermitteln. Stattdessen erhalten Sie fertige Berichte, die zeigen, welche Geräte entfernt, gelöscht oder zurückgeholt werden müssen. Dafür können Sie die integrierte Aufgabenplanung von Windows nutzen oder Ihre RMM-Plattform, die den Bestand erfasst, Berichte erstellt und Alarmierungen versendet. Ein RMM mit integriertem Ticketing kann außerdem automatisiert Tickets erstellen, sobald Schwellenwerte überschritten werden, damit der Support zeitnah reagiert.

Best Practices für den Umgang mit veralteten Geräten in MSP-Umgebungen

Um Datenverluste zu vermeiden und zu verhindern, dass Geräte ungewollt unverwaltet bleiben, sollten Sie als ungenutzt oder inaktiv erkannte Geräte nicht sofort löschen. Verschieben Sie sie stattdessen zur Nachverfolgung in eine separate Organisationseinheit (OU). Anschließend werden sämtliche Berechtigungen und Zugriffe des Geräts entzogen (optional auch die des Benutzerkontos der Hauptnutzer:innen, falls dieses ebenfalls inaktiv ist). Wurde ein Gerät fälschlicherweise als inaktiv eingestuft, meldet sich die betroffene Person ganz sicher, sobald sie es nicht mehr nutzen kann. Nach einem festgelegten Zeitraum (zum Beispiel 30 bis 60 Tage) kann das Gerät vollständig aus Ihren Systemen entfernt werden, sofern es nicht wieder aufgetaucht, zurückgeholt oder neu zugewiesen wurde.

MSPs sollten die Berichterstattung zu ungenutzten Geräten in vierteljährliche Geschäftsüberprüfungen (QBRs) einbinden: Trends bei veralteten Geräten präsentieren, die aktuellen Schwellenwerte überprüfen und gemeinsam festlegen, was mit den gefundenen Geräten geschieht.

Die in diesem Artikel beschriebenen schlanken Erkennungsmethoden für veraltete Geräte bringen im Sinne der Best Practices folgende Vorteile:

Wird ein ungenutztes Gerät identifiziert oder entfernt, sollten Sie Asset-Datensätze und Support-Tickets stets mit der getroffenen Entscheidung und der abschließenden Maßnahme aktualisieren.

NinjaOne automatisiert die Geräteinventarisierung, spürt ungenutzte Geräte auf und senkt Ihre IT-Kosten

Die IT- und MSP-Toolsuite von NinjaOne umfasst RMM, Mobile Device Management (MDM) und Endpoint Management mit integrierter Hardware- und Softwareinventarisierung sowie automatisierter Berichterstattung. Sie können Geräte nach Status, Typ und Rolle filtern, benutzerdefinierte Felder ergänzen und Geräte zur schnellen Unterscheidung mit Tags versehen. Das funktioniert für ein einzelnes Unternehmen ebenso wie mandantenübergreifend für MSPs.

Über Richtlinien können Sie mit NinjaOne außerdem PowerShell-Skripte bereitstellen, um zusätzliche Gerätedaten zu erfassen, die tatsächliche Auslastung zu bewerten und automatisierte Alarmierungen und Tickets auszulösen, sobald Geräte definierte Schwellenwerte reißen. Die zusammengeführten Informationen lassen sich für Langzeitauswertungen in NinjaOne Docs ablegen und als Kennzahlen zu ungenutzten Geräten in Ihre QBR-Dashboards einbetten, damit Kund:innen den Überblick behalten.

Viele MSPs setzen auf RMM-Plattformen mit integrierter Inventarisierung, statt für das Aufspüren veralteter Geräte und die Verfolgung von Hardware-Lebenszyklen auf schwergewichtige Speziallösungen zu bauen. Wer mit kleinen Umgebungen arbeitet und keine Skalierung braucht, findet im PowerShell-Scripting eine praktikable, schlanke Alternative.