MSP-QBR-Template: So erstellen MSPs ein schlankes vierteljährliches Stakeholder-Briefing

Vierteljährliche Stakeholder-Briefings liefern eine kompakte Übersicht über Ihre Sicherheitsleistung, aktuelle Herausforderungen und wichtige Erkenntnisse. So bleiben Teams abgestimmt und Stakeholder informiert, ganz ohne zeitaufwendige Geschäftsüberprüfungen.

Dieser Artikel liefert ein schlankes, schnell einsetzbares MSP-QBR-Template, das auf Automatisierung setzt. Mit RMM-Plattformen wie NinjaOne werden Rohdaten zu umsetzbaren Business-Erkenntnissen, die weit über Standardberichte hinausgehen.

Sie möchten lieber eine visuelle Anleitung? Dann schauen Sie sich unser Video an: So erstellen MSPs ein schlankes vierteljährliches Stakeholder-Briefing.

So entsteht ein zielgerichtetes Stakeholder-Memo

Klassische vierteljährliche Geschäftsüberprüfungen (QBRs) bedeuten oft aufwendige Vorbereitung und einen hohen Zeiteinsatz. In kleinen oder schnelllebigen Umgebungen ist das selten praktikabel. Genau deshalb braucht es eine schlankere Alternative. So halten Sie Briefings kurz und aussagekräftig:

📌 Voraussetzungen:

• Zugriff auf zentrale Kennzahlen (z. B. Verfügbarkeit, Patch-Status und gelöste Vorfälle) aus RMM-Plattformen wie NinjaOne
• Gemeinsames Template für eine einheitliche Berichterstattung (Memo, Google Doc oder PDF)
• Festgelegter Empfängerkreis und Zustellweg (E-Mail, freigegebener Ordner, Portal)
• Verbindliche Taktung (z. B. quartalsweise bis zum ersten Freitag eines Quartals)
• Optional Skripting-Möglichkeiten (z. B. PowerShell) zum Auslesen der Kennzahlen

Strategie #1: Zweck klären und Erwartungen setzen

Erklären Sie zu Beginn, was das Briefing ist, wie es aufgebaut ist und warum es wichtig ist. Formulieren Sie dabei knapp und präzise:

• Fassen Sie die jüngste Leistung und relevante Ereignisse zusammen.
• Benennen Sie Blocker im Service und listen Sie die Risiken auf.
• Heben Sie die Ziele des laufenden Quartals noch einmal hervor.

Beispiel: „Dieses Stakeholder-Memo fasst Ihre aktuelle Sicherheitslage, operative Risiken, Kundenfeedback und Ziele im Endpunkt-Management zusammen. (Hinweis: Dies ist ein strategisches Briefing, keine vierteljährliche Strategieüberprüfung.)“

Strategie #2: Einheitliches Template mit festen Abschnitten nutzen

Bauen Sie Ihr MSP-QBR-Template so auf, dass es einheitlich und wiederverwendbar ist. Legen Sie feste Abschnitte fest und halten Sie Details in Stichpunkten fest, passen Sie die Abschnitte aber an die Bedürfnisse Ihrer Kund:innen an. Einige Beispiele:

Strategie #3: Kennzahlen automatisiert auslesen

Füllen Sie die Abschnitte automatisiert mit RMM-Tools, um die Briefings auf Basis Ihres MSP-QBR-Templates zu beschleunigen. Das verkürzt die Vorbereitungszeit und reduziert menschliche Fehler.

Mit diesem Skript erzeugen Sie die relevanten Kennzahlen und fügen sie als .txt-Datei in Ihr Memo ein:

function Get-SystemUptimeStats {

param([string]$Client="ClientA")

$lastBoot = (Get-CimInstance Win32_OperatingSystem).LastBootUpTime

$uptimeSpan = New-TimeSpan -Start $lastBoot -End (Get-Date)

$windowDays = 90

$uptimePct = [math]::Min(100,[math]::Round(($uptimeSpan.TotalDays/$windowDays)*100,2))

$patchesApplied = (Get-HotFix | Where-Object { $_.InstalledOn -ge (Get-Date).AddDays(-$windowDays) } | Measure-Object).Count

[pscustomobject]@{ Client=$Client; Uptime=$uptimePct; PatchesApplied=$patchesApplied }

}

$stats = Get-SystemUptimeStats -Client "ClientA"

$body = @"

Highlights:

Uptime: $($stats.Uptime)%

Patches Applied: $($stats.PatchesApplied)

Risks:

[Your notes here]

Plans:

[Your plans here]

"@

New-Item -ItemType Directory -Path "C:\Reports" -Force | Out-Null

$path = "C:\Reports\QBrief_$($stats.Client)_$(Get-Date -Format yyyy-MM-dd_HH-mm).txt"

$body | Set-Content -Path $path -Encoding UTF8

Strategie #4: Schlank und schnell ausliefern

Stakeholder-Briefings funktionieren am besten, wenn sie kompakt bleiben. Beschränken Sie die Updates Ihres MSP auf 1 bis 2 Seiten (oder einen einzelnen E-Mail-Thread), verzichten Sie auf lange Präsentationen und benennen Sie Dateien einheitlich. So vermeiden Sie Verwirrung.

Versenden Sie Kundenberichte anschließend per E-Mail, Microsoft Teams, Slack oder über eine feste Ansprechperson (Point of Contact, POC), um Transparenz zu schaffen.

Strategie #5: Deutlich machen, dass es kein QBR ist

QBRs, also vierteljährliche Geschäftsüberprüfungen, umfassen ausführliche Berichte zu Cybersicherheitskennzahlen und deren Auswirkungen auf das Geschäft Ihrer Kund:innen. Für kleinere Kund:innen wie KMU lohnt sich dieser Aufwand meist nicht. Machen Sie daher klar, dass Ihr Briefing denselben Mehrwert bietet (umsetzbare Erkenntnisse und Transparenz), dabei aber deutlich weniger Zeit kostet.

Beispiel: „Dieser Stakeholder-Bericht ist ein kurzes Systemupdate. Melden Sie sich gern, wenn Sie eine ausführliche Analyse oder eine vollständige Roadmap-Überprüfung wünschen.“

Strategie #6: Einfaches Feedback einholen

Für MSPs ist es Best Practice, Feedback zu vierteljährlichen Geschäftsberichten einzuholen. Das hilft Ihnen, den Prozess für Ihren gesamten Kundenstamm zu verfeinern, die Beziehung zu Ansprechpersonen außerhalb der IT zu verbessern und Ihren Ruf als Branchenführer zu stärken.

Schließen Sie Ihr schlankes Stakeholder-Memo mit einer Frage nach Einschätzungen und Meinungen Ihrer Kund:innen ab.

Beispiel: „War dieser Bericht hilfreich? Möchten Sie für das nächste Quartal neue Ziele setzen? Sagen Sie uns gern Bescheid.“

MSP-QBR-Template: Zusammenfassung für schlanke Stakeholder-Briefings

Das sind die wichtigsten Punkte, um agile Stakeholder-Berichte für kleine Kund:innen zu optimieren:

Beispiel für einen Automatisierungs-Touchpoint

Automatisierungs-Workflows lassen sich zwar mit PowerShell erstellen, doch mit den benutzerfreundlichen Reporting-Tools von NinjaOne ersetzen Sie aufwendige Einrichtung und Skripting-Ärger ganz einfach und vereinfachen den gesamten Prozess.

Mit NinjaOne sehen Berichtsverantwortliche die Patch-Compliance über alle Endpunkte hinweg, ausstehende Updates, Erfolgsquoten und Leistungskennzahlen. All das lässt sich über das zentrale Dashboard der Plattform exportieren. Für Kund:innen bleibt es dadurch einfach, und Sorgen rund um APIs entfallen.

Mit NinjaOne können Sie außerdem Berichte zum Hardware-Inventar erstellen, die Nutzungstrends und alternde Assets zeigen und so QBRs aufwerten.

Nutzen Sie die Fernzugriff-Plattform und die Verfügbarkeitsberichte von NinjaOne, um Ihr MSP-QBR-Template automatisiert zu befüllen. Und passen Sie Berichte an, indem Sie nach Gerätegruppen, Zeiträumen, Patch-Typen und mehr filtern.

So verbessert die Integration von NinjaOne die Erstellung von Stakeholder-Memos

Die cloud-native Unterstützung von NinjaOne bietet MSPs vereinfachte Funktionen, mit denen Sie Daten auslesen und eigene Templates über ein einziges, zentrales Dashboard befüllen. Der Prozess wird außerdem schlanker, weil Sie:

• Snapshot-Berichte zu Verfügbarkeit, Patch-Compliance und Agent-Status erzeugen.
• KPIs auf Kundenebene zu Nutzungstrends von Geräten und Erfolgsquoten von Hotfixes exportieren.
• Berichtsexporte planen, mit denen Sie Memo-Templates effizient automatisch befüllen.
• Briefings mit Kennzahlen zur Vorfallbehebung verknüpfen (z. B. Lösungs- und Reaktionszeiten), um Service-Verbesserungen über die Zeit nachzuverfolgen.

Optimieren Sie Ihr MSP-QBR-Template

Schlanke Transparenzberichte mit durchdachtem Template-Aufbau stimmen Teams bequem ab, ohne dass ein vollständiges QBR nötig ist. Das gilt besonders für kleinere Kund:innen. Die passenden Tools sollten individuelle Berichts-Templates bieten, Endpunktdaten auslesen und E-Mails automatisieren, damit die Refinanzierung der Investition bestmöglich ausfällt.

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