Beispiele und Vorlagen für die IT Dokumentation

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Makenzie Buenning      

Für MSPs und IT-Experten ist die IT Dokumentation ein unschätzbares Werkzeug, um Informationen aufzuzeichnen, zu organisieren und abzulegen, die Sie benötigen, um effizienter arbeiten zu können. Mit IT Dokumentationssoftware können Benutzer:innen eine solide Grundlage schaffen, um Unternehmenswissen zugänglich zu machen und Informationen zur Verwaltung einer modernen, sicheren IT-Umgebung zu dokumentieren. Aufgrund der Vielseitigkeit des Aufgabenfeldes sind IT-Manager immer auf der Suche nach Möglichkeiten, diese Software durchgängig in ihre tägliche Arbeit einzubinden.

Was ist IT Dokumentation?

IT Dokumentation ist die Aufzeichnung und Archivierung wichtiger Informationen zur Steuerung einer IT-Umgebung. Die in der IT Dokumentation enthaltenen Detailinformationen können von Passwörtern und Zugangsdaten bis hin zu Konfigurationen, standardisierten Prozessen (SOPs) und vielen weiteren Daten alles umfassen. IT Dokumentationssoftware bietet die Möglichkeit, eine schnelle und effiziente IT Dokumentation zu gewährleisten.

Warum IT Dokumentation so wichtig ist

Die Bedeutung von IT Dokumentation kann gar nicht hoch genug eingeschätzt werden, da für die Überwachung von IT-Umgebungen eine große Menge an Wissen erforderlich ist. Jedes Detail, ob groß oder klein, kann einen großen Einfluss auf den Betrieb eines IT-Netzwerks haben. Ein vergessenes Kennwort für ein Active-Directory-Konto, das nicht dokumentiert wurde, könnte beispielsweise zu Zeitverlust und einer potenziellen Sicherheitslücke führen. Dieses Problem lässt sich leicht vermeiden, indem das Kennwort an einem zentralen und leicht zugänglichen Ort zugänglich gemacht wird.

Die aufgezeichneten Informationen können auch grundlegende Standardprozesse des Unternehmens oder konkrete Anweisungen für den Betrieb sowohl einzelner Geräte als auch ganzer Netzwerke beinhalten. Dies ist wichtig, da diese Informationen für die Handlungsfähigkeit von IT-Anbietern von zentraler Bedeutung sind. Wer die Vorteile von IT Dokumentation nutzt, profitiert von deren Einfachheit und Zugänglichkeit.

Typisierung von IT Dokumentation

Wenn es um IT Dokumentation geht, gibt es verschiedene Arten von Informationen, die IT-Experten dokumentieren möchten und die zu ihrem Geschäftserfolg beitragen. Diese Informationen können Dokumentationen zu Geräten, IT-Umgebungen, Prozessen, Anmeldeinformationen und Handlungsrichtlinien im Falle von IT-Zwischenfällen umfassen.

Geräte-Dokumentation

Die Erfassung von Details zu einem bestimmten Gerät ermöglicht es Technikern, einen schnellen Blick auf die Komponenten eines jeden Geräts zu werfen. Zu diesen Details gehört in der Regel die externe IP-Adresse, das Betriebssystem und die auf dem Gerät befindliche Software.

Umgebungs-Dokumentation

Die Überwachung mehrerer IT-Umgebungen ist eine Herausforderung. Es kann schwierig sein, sich zu merken, wie die verschiedenen Geräte in einem bestimmten Netzwerk miteinander verbunden sind. Die Umgebungs-Dokumentation kann eine Referenz wie zum Beispiel Netzwerk-Pläne mit Informationen über das Zusammenspiel der verschiedenen Geräte und die Beziehungen zwischen ihnen enthalten.

Prozess-Dokumentation

Die Prozess-Dokumentation ist der Schlüssel, um sicherzustellen, dass Standardverfahrensweisen korrekt und effizient ausgeführt werden. Für jedes beliebige Ziel oder Endergebnis wird in der Regel angegeben, an wen man sich wenden muss, welche Schritte erforderlich sind, um es zu erreichen, und wer für die Genehmigung verantwortlich ist. Diese Art von Dokumentation ist auch von Vorteil, wenn es darum geht, wie man Lizenzen erwirbt.

Dokumentation von Berechtigungsnachweisen

IT Dokumentation kann auch zum sicheren Ablegen sensibler Informationen verwendet werden. Berechtigungsnachweise wie Benutzernamen und Passwörter sowie MFA-Informationen sind für den Betrieb von IT-Umgebungen unerlässlich. Es ist daher wichtig, sie an einem zugänglichen, aber sicheren Ort aufzubewahren. Mit der IT Dokumentation steht Unternehmen ein Instrument zur Verfügung, das beides leisten kann.

Incident-Response-Dokumentation

Cyberangriffe sind eine bedauerliche Realität in der IT-Branche. Die Dokumentation der Reaktion auf einen Cybervorfall kann vorgegebene Schritte enthalten, um zu ermitteln, wie es zu einem Vorfall kam, welche Bereiche von dem Vorfall betroffen sind und wie auf einen bestimmten Vorfall reagiert werden sollte. Mit einem Notfallplan für die Reaktion auf Sicherheitsverstöße können sich IT-Experten auf Cyberangriffe vorbereiten, mit denen auf längere Sicht gerechnet werden muss.

IT Dokumentationsvorlagen

Dank der Erstellung von IT Dokumentationsvorlagen müssen Sie das Rad nicht andauernd neu erfinden. Vorlagen können den Dokumentationsaufwand minimieren, indem sie standardisierte und vordefinierte Texteingabefelder für die Eingabe bestimmter Details bereitstellen. Sie erleichtern auch die Erstellung von Unterlagen, da deren Erstellung wiederholbar und effizienter wird. Die Techniker:innen müssen nicht mehr extra Zeit und Mühe aufwenden, um herauszufinden, welche Angaben erfasst werden müssen.

Zur Steigerung der Gesamteffizienz steht eine Vielzahl von IT Dokumentationsvorlagen zur Verfügung. Hier finden Sie einige Beispiele für IT Dokumentationsvorlagen, die mit NinjaOne's IT Dokumentationswerkzeug erstellt wurden und für Ihr Unternehmen von Nutzen sein könnten:

Active Directory-Vorlage

Für diejenigen, die IT-Umgebungen vor Ort verwalten, sind Active Directory (AD)-Server ein wichtiger Teil der Infrastruktur, mit dem Sie regelmäßig interagieren werden. Diese große Datenbank übernimmt Identitäts- und Zugangsverwaltung, so dass Sie unbedingt sicherstellen müssen, dass die korrekten Zugriffsinformationen vorliegen. Eine ausführliche AD-Dokumentation stellt sicher, dass Sie im Falle eines Problems, bei Änderungen oder bei der Interaktion mit dem Server über alle erforderlichen Informationen verfügen.

Vorlage für die Rechnungsstellung

Während Abrechnungsinformationen in der Regel über Werkzeuge für Professional Services Automation (PSA) verwaltet werden, kann eine Dokumentation von Abrechnungsinformationen für Kunden direkt im RMM für Techniker:innen hilfreich sein. Da die Techniker:innen Wartungsarbeiten im RMM durchführen, gibt es für sie kaum Gründe, auf die PSA-Oberfläche zugreifen zu müssen. Wenn jedoch eine Situation eintritt, in der Techniker:innen mit Ansprechpartner:innen für die Rechnungsstellung Kontakt aufnehmen, Service Level Agreements recherchieren oder wissen müssen, welche vereinbarten Dienstleistungen zu erbringen sind, können Sie diese Informationen in einer für Rechnungsinformationen vorgesehenen Sektion Ihrer IT Dokumentation hinterlegen.

Vorlage Ansprechpartner

Bei der Verwaltung von IT-Umgebungen ist eine Dokumentation wichtiger Ansprechpartner sehr nützlich. Vorlagen für wichtige Ansprechpartner können Kontaktinformationen zu den Personen enthalten, die für Genehmigungen für neue Mitarbeiter zuständig sind, oder zum Beispiel für das Hinzufügen neuer Dienstleistungen oder den Kauf von Hardware und Software verantwortlich sind. Diese Kontaktinformationen geben Aufschluss darüber, an wen man sich wenden muss, um die Genehmigung für bestimmte Maßnahmen zu erhalten.

Werkzeuge zur IT Dokumentation

IT-Dokumentation ist also unverzichtbar, insbesondere in der Arbeitswelt von IT-Experten, Systemhäusern und MSP's. Aber wie dokumentieren Sie Ihre essenziellen IT-Informationen möglichst effektiv? Es gibt viele Dokumentationswerkzeuge, aber nicht alle eignen sich für eine effiziente IT-Dokumentation. Hier sind die verschiedenen eingesetzten Typen von IT-Dokumentationswerkzeugen:

Keine Dokumentation

Die niedrigste Stufe der IT Dokumentation ist die fehlende Dokumentation, d. h. es gibt kein Instrument oder System zur Aufzeichnung wichtiger Unternehmensinformationen. Wenn ein IT-Unternehmen keine Details dokumentiert, läuft es Gefahr, wichtige Informationen (interne oder Kundeninformationen) zu verlieren. Unorganisierte oder undokumentierte Informationen können zu ineffizienten Geschäftsabläufen oder zum endgültigen Verlust von Kunden führen.

Dokumente und Tabellen

Das Sammeln von Unternehmensinformationen in Dokumenten und Tabellen ist die nächste Stufe der IT Dokumentation. Glücklicherweise werden auf dieser Ebene die Informationen tatsächlich aufgezeichnet. Einzelne Dokumente lassen sich jedoch nur schwer unternehmensweit gemeinsam nutzen. Dies unterscheidet sich nicht sehr von einer Situation, in der Mitarbeiter Details auf einem Blatt Papier notieren, aber nur wenige Personen Zugang darauf haben.

Internes Wiki

Das nächste IT-Dokumentationswerkzeug ist ein internes Wiki, also ein Ort, an dem interne Unternehmensdokumente gespeichert, eingesehen und von Mitarbeitern bearbeitet werden können. Interne Wikis sind ein hervorragendes Instrument für die Mitarbeiter:innen, um gemeinsam genutzte Informationen zu finden, Unterlagen kollaborativ zu pflegen und Inhalt sowie Umfang der Dokumentation zu optimieren. Wenn es um IT Dokumentation geht, ist interne Wiki-Software jedoch unzureichend, da jeder Änderungen daran vornehmen kann und die Informationen nicht vertraulich behandelt werden können.

IT Dokumentationswerkzeug

Das beste Dokumentationswerkzeug für die Erfassung von IT-Informationen ist ein konkretes IT Dokumentationswerkzeug. IT Dokumentationswerkzeuge machen es Ihnen leicht, wichtige Informationen für Ihr Unternehmen zu erfassen. Ninja Documentation ist ein IT Dokumentationswerkzeug, das speziell für MSP's, Systemhäuser und IT-Experten entwickelt wurde. IT-Unternehmen profitieren von einer Wissensdatenbank, die mit Hilfe von IT Dokumentationswerkzeugen erstellt wurde, da die Entwickler dieser Tools wissen, welche Art von Informationen von Ihnen benötigt werden und wie wichtig es ist, sowohl vertrauliche Informationen verarbeiten zu können als auch die Effizienz des Unternehmens im Auge zu behalten.

Die Vorteile von IT Dokumentation

Die Vorteile einer IT Dokumentation überwiegen bei weitem die Kosten für die erforderliche Implementation. Im Folgenden finden Sie einige wichtige Vorteile einer detaillierten IT Dokumentation:

Schutz von Schlüsselinformationen

Die IT Dokumentation gewährleistet, dass sichere Informationen, wie zum Beispiel Zugangsdaten zu Geräten, geschützt und vertraulich aufbewahrt werden können. Auf diese Weise müssen Sie wichtige Informationen nicht händisch notieren. Darüber hinaus kann durch IT-Dokumentationssoftware Mitarbeiter:innen, die Zugriff auf bestimmte Informationen benötigen, dieser gewährt werden, während Unbefugten ein Zugriff verweigert wird.

Rationalisierung von Onboarding/Offboarding-Prozessen

Wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, gehen auch organisatorisches Wissen und IT-Informationen mit ihnen, und neue Mitarbeiter müssen mehr Zeit darauf verwenden, Prozesse zu erlernen, die nicht akkurat dokumentiert wurden. Mithilfe von IT-Dokumentation können Informationen aufgezeichnet und organisiert werden, so dass zukünftigen Mitarbeitern eine Ressource zur Verfügung steht, um die notwendigen Informationen abzurufen. Wenn Mitarbeiter:innen ausscheiden, können Sie außerdem ihren Zugang sperren, so dass sie die dokumentierten Informationen nicht mehr einsehen können.

Effektive Arbeit mit geringerer Fehleranfälligkeit

Die Aufzeichnung aller benötigten Informationen über eine IT-Umgebung sowie die Beschreibung von Verfahren und Prozessen können einen zentralen Leitfaden für IT-Experten bilden. Sie können diesen Leitfaden so oft wie nötig heranziehen, um Fehler zu vermeiden und die Arbeit effizienter zu gestalten.

Normierung

IT Dokumentation hilft Ihnen, Ihre IT-Umgebungen zu standardisieren, indem sie sicherstellt, dass wichtige Informationen für Ihr Unternehmen dokumentiert werden. Eine Standardisierung in allen IT-Umgebungen kann auch zur Rationalisierung von Geschäftsabläufen beitragen, da sie sicherstellt, dass Sie für jedes Element in Ihren Umgebungen die gleichen Informationen aufgezeichnet werden. Es ist wichtig, sicherzustellen, dass die eingesetzte Software benutzerfreundlich und intuitiv ist und sich mit den übrigen IT-Werkzeugen integrieren lässt, da dies eine Standardisierung Ihrer Dokumentation drastisch erleichtern wird. NinjaOne's IT Dokumentation ist ein hervorragendes IT Dokumentationswerkzeug, das diese Eigenschaften besitzt.

Best Practices für die IT Dokumentation

Bevor Sie sich an die Arbeit machen und alle Informationen über die Geräte in der von Ihnen betreuten IT-Umgebung dokumentieren, sollten Sie einige Best Practices für die IT Dokumentation beachten. Erstellen Sie zunächst einen Plan für die Dokumentation. Planen Sie, welche Informationen Sie dokumentieren werden und wie Sie diese dokumentieren werden.

Achten Sie auch darauf, dass die Dokumentation ein fester Bestandteil in Ihrer Zeitplanung ist. Je konsequenter Sie diese Art von Informationen aufzeichnen, desto schneller und einfacher wird es werden. Weitere Tipps und Best Practices finden Sie in unserer vollständigen Liste der Best Practices für die IT Dokumentation.

Fazit:

Mit Hilfe von IT Dokumentation können IT-Experten´, Systemhäuser und MSP's ihren Kunden zuverlässigere Dienstleistungen anbieten. Insbesondere IT Dokumentationsbeispiele und -vorlagen können IT-Dienstleistern dabei helfen, herauszufinden, welche Details in ihrer Dokumentation von Vorteil sein könnten. Diese Informationsquellen können auch dazu beitragen, dass der Prozess der Aktualisierung Ihrer Unternehmensdokumentation reibungslos verläuft. Es ist wichtig, Informationen und Geräte auf dem neuesten Stand zu halten, um technische IT-Schulden zu vermeiden.

NinjaOne ist eine Cloud-basierte Plattform, die speziell für das IT-Management entwickelt wurde. Die Software stellt Vorlagen zur Verfügung, die Best Practices für gängige Anwendungsfälle folgen, gibt Ihnen jedoch auch volle Handlungsfreiheit und die Flexibilität, die Vorlagen an Ihre individuellen Bedürfnisse einer standardisierten IT Dokumentation anzupassen. Die Plattform ermöglicht auch eine automatisierte Dokumentation, indem sie Informationen über den auf den Endpunkten installierten Agenten einholt und verarbeitet. Besuchen Sie NinjaOne und starten Sie noch heute mit Ihrer kostenlosen Testversion.

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