So bauen Sie ein skalierbares QBR-System für MSPs auf

Standardisiert und automatisiert werden vierteljährliche Geschäftsüberprüfungen (QBRs) zu strategischen Werkzeugen: Sie kommunizieren die IT-Leistung, zeigen Risiken auf und unterstützen die Wachstumsplanung. Dieser Artikel zeigt, wie Sie ein skalierbares QBR-Template für Managed Service Provider (MSPs) aufbauen, das sowohl die inhaltliche Struktur als auch die Berichtserstellung im Hintergrund standardisiert.

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Ein skalierbares QBR-System für MSPs aufbauen

Der Aufbau eines skalierbaren QBR-Systems besteht aus drei großen Teilen: ein System und einen Workflow schaffen, Daten automatisiert erfassen und Erkenntnisse vermitteln. Jeder Teil umfasst zwei Abschnitte.

📌 Empfohlene Umsetzungsstrategien:

Klicken Sie, um eine Methode zu wählen	💻 Am besten für Einzelanwender:innen	💻💻💻 Am besten für Unternehmen
System und Workflow aufbauen – Methode 1: QBR-Template-System		✓
System und Workflow aufbauen – Methode 2: Internes Prozess-Framework für die QBR-Durchführung		✓
Daten automatisiert erfassen 1: Datenerhebung per PowerShell		✓
Daten automatisiert erfassen 2: Richtlinien-Berichterstattung über GPO & Registry		✓
Erkenntnisse vermitteln 1: Visuelle Aufbereitung		✓
Erkenntnisse vermitteln 2: Best Practices und strategischer Einsatz		✓

System und Workflow aufbauen – Methode 1: QBR-Template-System

Dieser Schritt etabliert ein einheitliches und flexibles Template-System, damit QBRs leicht zu erstellen, zu erfassen und anzupassen sind.

📌 Anwendungsfall: MSPs, die ein skalierbares QBR-System aufbauen möchten

1. Ein Master-QBR-Template definieren: Erstellen Sie eine Standardstruktur für Präsentationen, der alle QBRs folgen, damit sie für Kund:innen einheitlich bleiben. Ein Template erleichtert die Vorbereitung und hält die Präsentationen auf Ergebnisse fokussiert.
2. Design, Sprache und Visualisierungen standardisieren: Alle QBR-Präsentationen sollten einheitlich aussehen. So erkennen Kund:innen das Format sofort wieder und erfassen Informationen leichter. Ein professionelles Design stärkt außerdem die Glaubwürdigkeit des MSP.
3. Interne Dokumentation für Standardprozeduren (SOPs) zur QBR-Erstellung aufbauen: Entwickeln Sie eine Schritt-für-Schritt-SOP für die Erstellung von QBRs, damit jede Person sie vorbereiten kann. Die interne Dokumentation hält den Prozess zudem skalierbar und wiederholbar.

System und Workflow aufbauen – Methode 2: Internes Prozess-Framework für die QBR-Durchführung

Dieser Schritt macht die QBR-Vorbereitung zu einem wiederholbaren, fehlerfreien Prozess.

📌 Anwendungsfall: MSPs, die die QBR-Vorbereitung durch klare Rollen und eine Checkliste vereinfachen möchten

Aufgabe 1: Interne QBR-Rollen zuweisen

Klar definierte Rollen vereinfachen die QBR-Vorbereitung, beseitigen Unklarheiten und sorgen für Verantwortlichkeit. Mögliche Rollen sind:

• Account Lead: Verantwortet den QBR-Prozess und achtet auf die Einhaltung der Fristen.
• Datenerfassung: Führt Skripte aus, ruft Berichte ab und stellt die Daten zusammen.
• Präsentation: Bereitet die Gesprächspunkte vor und leitet das QBR-Meeting.

Aufgabe 2: Eine Checkliste vor dem QBR verwenden

Eine Checkliste stellt sicher, dass jedes QBR auf umsetzbare Erkenntnisse ausgerichtet ist. Eine Beispiel-Checkliste sollte Folgendes enthalten:

• Ticket-Trends
• Backups
• Patch-Compliance
• Gerätezustand

Aufgabe 3: Eine interne Prüfung vor der Kundenpräsentation einplanen

Interne Prüfungen verhindern Fehler und sorgen dafür, dass MSPs Unstimmigkeiten erkennen und korrigieren. Der Prüfprozess unterscheidet sich je nach Team, umfasst aber in der Regel einen Durchgang im Team und eine Konsistenzprüfung.

Daten automatisiert erfassen 1: Datenerhebung per PowerShell

Dieser Schritt automatisiert die Datenerfassung mit PowerShell, damit QBRs genau, wiederholbar und skalierbar sind.

📌 Anwendungsfall: MSPs, die Daten nicht mehr manuell zusammentragen möchten

1. Drücken Sie Win, geben Sie PowerShell ein und klicken Sie auf Als Administrator ausführen.
2. Kopieren Sie die folgenden Skripte in die Eingabezeile und drücken Sie die Eingabetaste:

a. Audit der letzten Patches:

Get-HotFix | Sort-Object InstalledOn -Descending | Select-Object -First 1

b. Bericht zur Festplattennutzung:

Get-PSDrive -PSProvider FileSystem | Select Name, Used, Free

Aufgabe 1: Basiskennzahlen automatisieren

Schaffen Sie einheitliche Benchmarks für jedes QBR, indem Sie diese Werte automatisiert erfassen:

• Patch-Status
• Festplattennutzung
• Virenschutz-Status
• Alter der Endpunkte

Aufgabe 2: Exportfähige Skripte nutzen, die CSV oder JSON für die QBR-Folien ausgeben

Speichern Sie die Skriptergebnisse im CSV- oder JSON-Format, um Copy-and-paste-Fehler zu vermeiden und die Daten direkt verwendbar zu halten. Importieren Sie die Ergebnisse anschließend in Excel oder direkt in die QBR-Templates.

Aufgabe 3: Protokollieren, wann die Daten zuletzt abgerufen wurden, um veraltete Berichte zu vermeiden

Nehmen Sie dafür einen Zeitstempel in die Skriptausgaben auf. Ein Beispiel-PowerShell-Skript sieht so aus:

Get-Date | Out-File "C:\QBR\LastDataPull.txt"

⚠️ Warnung: Achten Sie darauf, das richtige Skript zu kopieren. Fehlerhafter Code führt zu Fehlern oder ungenauen Daten. (Weitere Informationen finden Sie unter: Worauf Sie achten sollten)

Daten automatisiert erfassen 2: Richtlinien-Berichterstattung über GPO & Registry

Dieser Schritt kombiniert GPO-Berichte mit Registry-Prüfungen.

📌 Anwendungsfall: MSPs, die sich ein klares Bild vom Compliance-Stand ihrer Kund:innen verschaffen möchten

Lokale GPO-Ergebnisse für die Compliance-Folien abrufen

1. Drücken Sie Win, geben Sie cmd ein und klicken Sie auf Als Administrator ausführen.
2. Kopieren Sie das folgende Skript in die Eingabezeile und drücken Sie die Eingabetaste:

gpresult /scope:computer /v > "C:\QBR\GPOReport.txt"

Damit wird ein Bericht über alle Richtlinien erzeugt, die auf dieses Gerät angewendet werden.

Registry-Abfragen nutzen, um BitLocker, Kennwortrichtlinie, Bildschirmsperre usw. zu überprüfen

1. Drücken Sie Win, geben Sie PowerShell ein und klicken Sie auf Als Administrator ausführen.
2. Kopieren Sie die folgenden Skripte in die Eingabezeile und drücken Sie die Eingabetaste:

a. Prüfung der BitLocker-Verschlüsselung

Get-BitLockerVolume | Select MountPoint, ProtectionStatus

b. Kennwortrichtlinie

reg query HKLM\SYSTEM\CurrentControlSet\Services\Netlogon\Parameters /v MinimumPasswordLength

c. Zeitlimit der Bildschirmsperre

reg query "HKCU\Control Panel\Desktop" /v ScreenSaveTimeOut

⚠️ Warnung: Achten Sie darauf, das richtige Skript zu kopieren. Fehlerhafter Code führt zu Fehlern oder ungenauen Daten. (Weitere Informationen finden Sie unter: Worauf Sie achten sollten)

Erkenntnisse vermitteln 1: Visuelle Aufbereitung

Dieser Schritt sorgt dafür, dass jedes QBR einheitlich, verständlich und strategisch wertvoll ist

📌 Anwendungsfall: MSPs, die eine gut strukturierte QBR-Präsentation möchten, die klar und zugleich detailliert ist

Der Aufbau Ihrer Folien sollte bei jedem QBR gleich sein. Zum Beispiel:

• Folie 1: Zusammenfassung für die Geschäftsleitung mit grünen, gelben und roten Indikatoren.
• Folie 2-5: Kennzahlen, Sicherheit, Zustand der Assets und eine Roadmap.
• Folie 6: Feedback, anstehende Initiativen und Termin des nächsten QBR.

💡 Tipps:

• Beschränken Sie sich auf 3 Erkenntnisse pro Folie
• Nehmen Sie Erfolgsgeschichten aus dem Quartal auf (z. B. abgewehrte Bedrohungen, vermiedene Ausfallzeiten)
• Exportieren Sie ein PDF und optional eine Tabelle mit detailliertem Kennzahlen-Anhang

⚠️ Warnung: Überfrachten Sie Folien nicht mit zu vielen Daten, damit die Aufmerksamkeit der Kund:innen erhalten bleibt. (Weitere Informationen finden Sie unter: Worauf Sie achten sollten)

Erkenntnisse vermitteln 2: Best Practices und strategischer Einsatz

Dieser Schritt macht das QBR zu einem strategischen Instrument der Kundenbindung: Die richtigen Personen nehmen teil, die passenden Folgeschritte werden festgehalten, und der MSP schafft kontinuierlich Mehrwert.

📌 Anwendungsfall: MSPs, die ein QBR für Kund:innen vorbereiten

Die QBR-Präsentation 48 Stunden vorher versenden

Senden Sie die Präsentation und den detaillierten Anhang vorab, damit Ihre Kund:innen Zeit haben, beides zu prüfen und Fragen vorzubereiten.

Verfügbarkeit der Stakeholder auf Kundenseite bestätigen

Sorgen Sie dafür, dass technische und geschäftliche Entscheidungsträger:innen dabei sind. Dazu gehören die IT-Leitung und die Geschäftsleitung, da sie Budgets und Projekte freigeben.

QBRs nutzen, um Projekte, Upsells und Vertragsverlängerungen anzustoßen

So wird aus dem QBR mehr als ein Rückblick auf vergangene Leistungen: Es wird zur Bühne für künftige Projekte.

Kundenfeedback und freigegebene nächste Schritte zur Nachverfolgung im PSA erfassen

Das Festhalten von Feedback dokumentiert Zusagen und Aufgaben, sodass keine Chancen verloren gehen. Legen Sie dafür Tickets für die Folgeaktionen an.

⚠️ Worauf Sie achten sollten

Risiken	Mögliche Folgen	Gegenmaßnahmen
Skripte schlagen fehl oder werden nicht gepflegt	Unvollständige oder ungenaue Daten in den QBRs	Skripte versionieren, vor dem Einsatz testen, Verantwortliche für Skripte benennen
GPO- oder Registry-Abfragen liefern unvollständige Daten	Die Compliance-Folien des QBR werden irreführend	Ergebnisse mit mehreren Quellen gegenprüfen.
Folien mit zu vielen Daten überfrachten	Kund:innen verlieren den Fokus und übersehen Erkenntnisse	Folien auf 3 Erkenntnisse begrenzen, Details in den Anhang verschieben.

NinjaOne-Services für den Aufbau skalierbarer QBR-Systeme

NinjaOne unterstützt die QBR-Vorbereitung, indem es Datenerfassung, Compliance-Prüfungen und Berichterstattung automatisiert. Mit NinjaOne können MSPs ihre QBR-Meetings auf Strategie und Kundenergebnisse konzentrieren.

Patching- und Festplattenaudits per Skript und Zeitplan

Mit der Skript-Engine von NinjaOne führen Sie PowerShell-Skripte nach Zeitplan aus. So werden aktuelle Kennzahlen ohne manuellen Aufwand erfasst. Die Ergebnisse können Sie im CSV- oder JSON-Format speichern und in Ihre QBR-Folien importieren.

Tag-basierte Ticket-Trend-Exporte pro Kund:in automatisieren

Mit NinjaOne können Sie Tickets nach Kund:in, Problemtyp oder Priorität taggen und die Ergebnisse nutzen, um wiederkehrende Probleme aufzuzeigen. Diese Funktion hilft dabei, in QBRs Trends beim Ticketvolumen darzustellen und Bereiche mit Produktivitätsgewinnen oder Verbesserungsbedarf zu identifizieren.

Registry-basierte Compliance-Prüfungen für BitLocker oder Kennwortrichtlinien auslösen

NinjaOne führt Compliance-Skripte auf Geräten aus, um Registry-Schlüssel zu prüfen, oder nutzt integrierte Module. Das liefert Kund:innen Nachweise zur Sicherheitskonformität und deckt riskante Endpunkte auf.

Berichts-Dashboards nutzen, um QBR-Visualisierungen direkt aus Echtzeitdaten zu erstellen

Die Berichts-Dashboards von NinjaOne bündeln Live-Daten. Sie können Berichte als PDF und CSV exportieren oder in eigene Dashboards übernehmen, sodass das manuelle Erstellen von Folien entfällt.

QBRs mit einem skalierbaren System zum Managed Service machen

Standardisierte Templates, automatisierte Datenerfassung und ein formalisierter Ablauf machen QBRs für MSPs zu skalierbaren Services mit großer Wirkung für den gesamten Kundenstamm. Dieser Ansatz beseitigt außerdem das manuelle Erstellen von QBRs und schafft Benchmarks für die Berichterstattung über alle Kund:innen hinweg.

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