Schlüsselpunkte
- Shared Drives und Datentypen inventarisieren
- Erfassen Sie alle Shared Drives und klassifizieren Sie geschäftskritische sowie regulierte Daten.
- Regeln für Aufbewahrung und Versionierung festlegen
- Legen Sie Aufbewahrungsfristen, Versionsgrenzen und Löschschutz über die nativen Google-Kontrollen hinaus fest.
- Backup-Häufigkeit und Umfang bestimmen
- Bestimmen Sie, wie oft Daten gesichert werden, und stellen Sie sicher, dass Dateien, Berechtigungen und Metadaten vollständig abgedeckt sind.
- Wiederherstellungsziele definieren (RTO/RPO)
- Definieren Sie akzeptable Wiederherstellungszeiten und Schwellenwerte für Datenverluste, um den Geschäftsbetrieb aufrechtzuerhalten.
- Wiederherstellungen testen und Richtlinien dokumentieren
- Prüfen Sie Backups regelmäßig und pflegen Sie eine Dokumentation für Audits und Compliance.
Shared Drives in Google Workspace erleichtern die Zusammenarbeit zwischen mehreren Beteiligten. Gleichzeitig bringen sie aber auch besondere Risiken mit sich, zum Beispiel:
- Risiken bei der Eigentümerschaft: Dateien gehören dem Team und nicht einer einzelnen Person, was die Wiederherstellung komplexer macht.
- Löschrisiken: Löscht ein Mitglied mit erweiterten Rechten Inhalte, bleiben nur begrenzte Zeitfenster für die Wiederherstellung.
- Compliance-Risiken: Manche Branchen verlangen längere Aufbewahrungsfristen, als Googles Standardrichtlinien vorsehen.
Ohne klar definierte Backup-Anforderungen riskieren MSPs Datenlücken, Compliance-Verstöße und unzufriedene Kund:innen.
Wenn Sie diese Google Workspace-Anforderungen definieren, können Sie einheitliche Standards für Aufbewahrung und Wiederherstellung etablieren und blinde Flecken in der Backup-Abdeckung vermeiden. Werden die Erwartungen bereits bei der Einarbeitung und in Quarterly Business Reviews (QBRs) kommuniziert, lässt sich außerdem deutlich leichter eine audit-taugliche Dokumentation erstellen.
Best Practices für das Backup von Google Shared Drives
📌 Voraussetzungen:
- Sie benötigen Zugriff auf die Google Admin-Konsole (Drive, Vault sofern lizenziert).
- Sie brauchen eine Liste aller Shared Drives, Eigentümer:innen und Mitgliedsgruppen.
- Sie müssen die branchenspezifischen Compliance-Anforderungen Ihres Unternehmens kennen (HIPAA, Datenschutz-Grundverordnung, SOX).
- Sie sollten klar definierte Ziele für Wiederherstellungspunkte (RPOs) und Wiederherstellungszeiten (RTOs) haben.
- Sie benötigen einen Ablageort für die Dokumentation Ihrer Backup-Richtlinien (SharePoint, IT Glue oder NinjaOne Documentation).
Schritt 1: Nutzung und Risikoprofil der Shared Drives bewerten
Erstellen Sie eine Inventarliste aller Shared Drives samt ihrer Größe. Halten Sie außerdem fest, wie viele Daten Sie in jedem einzelnen vorhalten. Ordnen Sie die Nutzung der Laufwerke verschiedenen Kategorien zu, beispielsweise Dateien für geschäftskritische Abläufe oder Dateien für die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit.
Identifizieren Sie zudem besonders risikoreiche Kategorien. Das betrifft in der Regel Abteilungen mit sensiblen Informationen wie Finanzen, Recht und Personal. Das Ergebnis dieses Schritts ist eine CSV-Datei mit einer Risikobewertung aller Shared Drives.
Schritt 2: Anforderungen an Aufbewahrung und Versionierung definieren
Legen Sie fest, wie lange eine Datei gemäß den Richtlinien Ihres Unternehmens aufbewahrt werden muss. Sind es 30 Tage, 7 Jahre oder aus regulatorischen Gründen sogar noch länger? Das beeinflusst Ihre Backup-Anforderungen und deren Umsetzung maßgeblich.
Sie sollten außerdem feste Regeln für die Dateiversionierung haben. Möchten Sie ein Backup aller Versionen oder nur der letzten 10 Versionen? Müssen auch die Metadaten nachvollziehbar bleiben?
Schließlich sollten Sie einen Plan für verschiedene Szenarien haben. Ordnen Sie anschließend alle diese Regeln, soweit zutreffend, der Aufbewahrung in Google Vault zu. Das Ergebnis dieses Schritts ist eine Aufbewahrungsmatrix für Shared Drives. Gliedern Sie diese nach Abteilung und Funktion und berücksichtigen Sie dabei alle genannten Fragen.
Schritt 3: Backup-Häufigkeit und Umfang festlegen
Sie müssen definieren, wie oft Sie Ihre Daten sichern. Bei Routinedaten kann das täglich sein, bei kritischen Workloads stündlich. Legen Sie außerdem den Umfang der Backups fest. Sichern Sie das gesamte Laufwerk, bestimmte Ordner oder nur die Metadaten? Orientieren Sie sich an den Richtlinien Ihres Unternehmens, damit alle Anforderungen erfüllt werden.
Planen Sie auch hier verschiedene Szenarien ein. Wie gehen Sie bei einem Ransomware-Angriff vor? Sind unveränderliche Backups Teil Ihrer aktuellen Backup-Pläne? Das Ergebnis dieses Schritts ist ein Backup-Zeitplan für Shared Drives. Er sollte an geschäftskritischen Anforderungen ausgerichtet sein und die Richtlinien Ihres Unternehmens sowie regulatorische Vorgaben erfüllen.
Schritt 4: Anforderungen an Restore und Wiederherstellung bestimmen
Nachdem Sie festgelegt haben, wann Sie die Daten Ihres Unternehmens sichern, müssen Sie definieren, wann und unter welchen Bedingungen Backups für Restore und Wiederherstellung genutzt werden. Zuerst bestimmen Sie die Granularität der Wiederherstellung, also die Datenmenge, die Sie bei einem Datenverlust zurückholen. Stellen Sie nur eine Datei wieder her? Einen Ordner? Oder das gesamte Laufwerk? Und welche Anforderungen gelten für das jeweilige Szenario?
Zudem müssen Sie RTOs auf Basis der geschäftlichen Erwartungen festlegen. Bei Dateien aus dem Finanzbereich muss es zum Beispiel besonders schnell gehen, Dateien müssen also in weniger als 4 Stunden wiederhergestellt sein. Dokumentieren Sie abschließend, wie häufig Wiederherstellungen getestet werden; empfohlen wird quartalsweise. Das Ergebnis dieses Schritts ist ein Wiederherstellungsplan, der RTO und RPO für Shared Drives festlegt.
Schritt 5: Compliance und Audit-Bereitschaft sicherstellen
Ordnen Sie Ihre Backup-Richtlinien für Shared Drives den Compliance-Frameworks zu, die Ihr Unternehmen einhalten muss (HIPAA, Datenschutz-Grundverordnung, ISO 27001). Für eine transparente Nachweisführung sollten Sie außerdem Zugriffsprotokolle und die Durchsetzung der Aufbewahrung für Audits dokumentieren.
Nehmen Sie diese Anforderungen in die Vereinbarungen mit Ihren Kund:innen auf, damit diese stets informiert sind. Das Ergebnis dieses Schritts ist eine audit-taugliche Dokumentation der Backup-Richtlinie für Shared Drives.
Best Practices im Überblick: Backups für Google Shared Drives umsetzen
| Komponente | Zweck und Nutzen |
| Risikobewertung | Zeigt, welche Shared Drives strengere Backup-Kontrollen benötigen |
| Aufbewahrungsregeln | Sichern Compliance und Geschäftskontinuität |
| Backup-Häufigkeit | Bringt Leistung, Kosten und Wiederherstellungsbedarf in Einklang |
| Wiederherstellungsanforderungen | Definieren Erwartungen an Ausfallzeit und Datenverlust |
NinjaOne-Integrationen für die Definition von Backup-Anforderungen für Google Workspace Shared Drives
NinjaOne unterstützt Sie bei der Backup-Planung für Shared Drives, und zwar durch:
- Definition und Verwaltung richtlinienbasierter Backup-Konfigurationen für Shared Drives.
- Planung automatisierter Backups und Überwachung des Richtlinienstatus über Berichte und Dashboards.
- Alarmierungen und Berichterstattung, wenn Backups von Shared Drives fehlschlagen oder definierte Richtlinien nicht erfüllen.
- Integration der Dokumentation Ihrer Backup-Richtlinien in NinjaOne Documentation oder andere Tools für das Kundenmanagement.
Quick-Start-Guide
Backup-Anforderungen für Google Workspace Shared Drives
AutoDiscover aktivieren:
, Neues Backup: Navigieren Sie zur Organisation, klicken Sie auf Add Backup, dann auf Sign in with Google Workspace, installieren Sie die App und authentifizieren Sie sich.
, Bestehendes Backup: Authentifizieren Sie sich erneut, um die Filter zu aktivieren.
Filter anwenden:
, Klicken Sie auf der Seite „Google Workspace“ unter „Filter Accounts“ auf Edit, wählen Sie Gruppen/OUs aus und bestätigen Sie.
Shared Drives ausschließen:
, Klicken Sie im End-User Portal auf +Add Backup, wählen Sie den Tenant aus, schließen Sie das Konto aus und bestätigen Sie.
Daten wiederherstellen:
, Wechseln Sie im Dashboard zum Tab Shared Drive, fahren Sie mit der Maus über das Laufwerk, klicken Sie auf Restore und konfigurieren Sie die Optionen (Backup Date, Destination, Default Folder, Advanced Options).
Daten herunterladen:
, Wechseln Sie im Dashboard zum Tab Shared Drive, fahren Sie mit der Maus über das Laufwerk, klicken Sie auf Download, wählen Sie das Backup Date aus und bestätigen Sie.
Mit diesen Schritten definieren und verwalten Sie Backups für Google Workspace Shared Drives mit NinjaOne.
Backup-Anforderungen für Google Shared Drives standardisieren
Shared Drives in Google Workspace sind unverzichtbare Werkzeuge für die Zusammenarbeit. Doch Sie brauchen klar definierte Backup-Anforderungen. Andernfalls setzen Sie Ihre Kund:innen Compliance-Lücken und Datenverlusten aus. Mit klaren Vorgaben für Aufbewahrung, Wiederherstellung und Compliance stellen MSPs sicher, dass die Daten in Shared Drives sicher und ausfallsicher sind.
Weiterführende Links:
