Os desafios de TI para gerenciar uma equipe remota

As vantagens do modelo híbrido de trabalho remoto & já foram documentadas há algum tempo e, para muitas organizações, a pandemia foi o empurrão final necessário para fazer a transição e escolher um lado no debate entre trabalho presencial e remoto. 

Quando essas empresas ofereceram trabalho remoto pela primeira vez, elas tiveram a oportunidade de ver em primeira mão o quanto isso poderia ser valioso para suas organizações. Quem não gostaria de pagar por menos espaço de escritório e desfrutar de uma sobrecarga operacional consideravelmente menor? Além disso, o engajamento e a felicidade dos funcionários pareciam ter uma tendência de aumento constante quando os trabalhadores eram liberados de seus cubículos. 

É claro que ter uma equipe descentralizada traz seu próprio conjunto de desafios. Embora algumas organizações possam ter acertado em cheio no modelo de força de trabalho remota, muitas outras tiveram dificuldades com quedas de produtividade, rotatividade de funcionários e falhas de comunicação.

Neste artigo, discutiremos os obstáculos que surgem com os locais de trabalho remotos, como a TI oferece suporte ao modelo de trabalho remoto e o que os profissionais de TI podem fazer para ajudar as empresas a gerenciar seus funcionários remotos.

O que este artigo abordará:

• Problemas enfrentados na transição para um local de trabalho remoto
• Os desafios de gerenciar equipes remotas
• Dicas para configurar e gerenciar usuários remotos

9 Desafios do local de trabalho remoto

1. Comunicação

A maioria concorda que o maior desafio do trabalho remoto é a comunicação, mas se isso é um problema real ou simplesmente uma mudança na como comunicação ainda está para ser visto.

A verdade é que não há escassez de opções de comunicação remota, e qualquer pessoa com uma agenda cheia de Zoom sabe que ainda é muito possível ter reuniões. O que mudou é que a comunicação espontânea – como encontrar um colega de trabalho no bebedouro ou fazer um desvio pelo escritório de alguém a caminho da copiadora – não é uma opção.

Alguns acreditam que isso significa que toda a comunicação deve ser planejada e programada, mas isso não é totalmente verdade. Os locais de trabalho que integraram uma ferramenta como o Slack sabem que ainda há formas de comunicação casual e improvisada, mesmo em escala. 

2. Coesão da equipe

Algumas empresas aprenderam que pode ser difícil manter a equidade ao gerenciar a equipe no escritório e os funcionários remotos. A possibilidade de os funcionários de escritório receberem atenção extra ou vantagens é bastante alta quando eles compartilham um escritório com a gerência, mas isso pode fazer com que os funcionários remotos se sintam fora de contato com o restante da equipe.

Esforços podem ser feitos para garantir que os trabalhadores remotos se sintam incluídos, quer isso signifique ser incluído em reuniões ou receber uma entrega do Uber Eats quando houver um almoço no escritório.

Para entender o panorama geral dessa dinâmica e como as empresas estão se adaptando, assista ao nosso vídeo sobre In-Office vs. Remote Employees: Qual é a escolha certa para as empresas?.

3. Microgerenciamento

Não é incomum que um gerente compense excessivamente a distância, restringindo os funcionários remotos. O excesso de check-ins, solicitações de atualizações de status e feedbacks não solicitados pode acabar com a produtividade e, no final das contas, causará mais danos do que benefícios.

É melhor (e meio que necessário) adotar um modelo de liderança baseado em resultados, no qual as expectativas são definidas em torno do cumprimento de metas, e não de atividades de minuto a minuto. Os check-ins são bons com moderação, mas o sucesso em um modelo de trabalho remoto depende mais da confiança mútua do que do microgerenciamento. 

4. Construindo confiança

O que nos leva a este desafio. A construção da confiança é um processo e deve ocorrer em ambas as direções. Os empregadores devem confiar em seus funcionários, mas eles também devem acreditar na empresa e no trabalho que estão fazendo.

Na maioria dos casos, a gerência é o rosto da empresa nessa interação. Cabe a eles incentivar e apoiar os trabalhadores remotos. A empatia é um fator importante aqui. 

A formação de equipes também é crucial, talvez até mais do que em um ambiente físico de escritório. Os profissionais de TI podem ajudar a planejar eventos sociais ou de formação de equipes virtuais, como happy hours ou eventos de jogos de tabuleiro.

5. Produtividade

Essa é a principal e, provavelmente, a maior preocupação geral dos proprietários de empresas ao mudar para um modelo de trabalho remoto. 

“O trabalho será realmente realizado?”

E, quando o pânico se instala, eles geralmente voltam a usar toda aquela coisa de microgerenciamento de que acabamos de falar. Em vez de permitir que as coisas cheguem a esse ponto, é melhor usar um software ágil de gerenciamento de projetos.

Os profissionais de TI estão familiarizados com essas ferramentas, mas nem todas as empresas precisaram usá-las no passado. Você pode salvar o dia apresentando à gerência uma solução de gerenciamento de projetos que lhes permita acompanhar o progresso e os marcos sem precisar ficar constantemente solicitando atualizações aos funcionários.

6. Gerenciamento da carga de trabalho

Um problema decorrente da perda da interação face a face é a dificuldade de avaliar a carga de trabalho dos funcionários. O equilíbrio perfeito é alcançado quando todos os funcionários estão trabalhando e ninguém está sobrecarregado ou subtraído.

Isso é difícil de conseguir mesmo em um escritório físico, mas é ainda mais difícil por meio remoto. Os gerentes devem tomar medidas deliberadas para avaliar as cargas de trabalho e monitorar o possível esgotamento.

7. Compromisso

Alguns funcionários não têm dificuldade em se manter engajados, quer estejam sentados em uma mesa na filial ou trabalhando em seu sofá.

Embora o engajamento raramente seja citado como um problema importante durante a transição de um local de trabalho remoto, ele pode se tornar problemático a longo prazo. A falta de interação face a face desgasta alguns tipos de personalidade, fazendo com que se sintam desconectados dos outros – e do objetivo da empresa. 

É importante reconhecer o bom trabalho, dar feedback consistente e tomar medidas para garantir que os funcionários remotos se sintam conectados ao “quadro geral”. 

8. Limites

Quando um funcionário começa a trabalhar em casa, não se pode presumir que ele esteja sempre trabalhando ou disponível.

Uma vantagem do escritório físico que se perde no trabalho remoto é a facilidade de bater o ponto no final do dia e deixar o trabalho para trás. Quando a casa de uma pessoa também é seu local de trabalho, os limites entre a vida profissional e a vida pessoal muitas vezes começam a desaparecer.

Em última análise, é responsabilidade do funcionário gerenciar isso em casa, mas o empregador deve tentar ajudar. Estabelecer horários fixos em que se espera que os funcionários remotos estejam disponíveis para chamadas e reuniões é um começo. Eles também devem evitar entrar em contato com os funcionários remotos fora do horário comercial normal.

9. Distrações

Os escritórios são ambientes controlados, mas as residências dos funcionários geralmente estão repletas de distrações. TVs, jogos, animais de estimação e crianças – tudo isso se torna um obstáculo que os trabalhadores remotos precisam superar para realizar seu trabalho.

Os empregadores podem facilitar o trabalho sem distrações solicitando aos trabalhadores remotos que designem um espaço em casa apenas para uso no trabalho. Muitas organizações também descobriram que a melhor maneira de garantir a produtividade geral é incentivar a qualidade do trabalho e a assiduidade.

Os principais desafios de TI no gerenciamento do local de trabalho remoto

Além dos desafios enfrentados pela gerência no local de trabalho, os profissionais de TI também estão enfrentando seus próprios desafios relacionados à revolução do trabalho remoto. Entre os desafios mais comuns que vimos discutidos estão:

1. Migração para a nuvem

Como os funcionários remotos precisam de acesso a recursos e aplicativos de TI, a tendência é a migração de servidores de acesso local e interno para a nuvem. Isso cria desafios em relação à continuidade dos negócios e complicações sobre a estrutura e o mapeamento de arquivos. 

As equipes de TI e os MSPs tinham a tarefa de garantir que os funcionários remotos não tivessem interrupções no uso do servidor de arquivos durante e após a migração. Um ambiente contínuo inclui a estrutura de unidade mapeada com a qual os funcionários estavam familiarizados, e as permissões do Active Directory e NTFS dos funcionários também precisavam ser totalmente integradas.

A boa notícia é que os provedores de serviços gerenciados de TI tinham muita experiência em lidar com esses problemas antes do impulso maciço em direção ao trabalho remoto. As migrações para a nuvem se tornaram um dos principais motivos pelos quais os MSPs conseguiram manter a lucratividade mesmo após a pandemia.

2. Atualizar firewalls e sistemas VPN

Os profissionais de TI tendem a pensar em segurança cibernética o tempo todo, e não menos quando a conversa se volta para o trabalho remoto. Afinal, trabalhar em casa não significa necessariamente que os funcionários usem canais criptografados para compartilhar dados ou se comunicar.

Os MSPs têm ajudado as organizações a proteger o acesso dos funcionários e o compartilhamento de dados usando redes privadas virtuais (VPNs). Uma VPN fornece um túnel criptografado entre o funcionário e a Internet para evitar ataques do tipo man-in-the-middle. 

Devido à descentralização, as políticas geográficas do firewall também tiveram que ser abordadas e atualizadas para acomodar os funcionários remotos. 

3. Segurança do Office 365

Como muitas empresas estavam correndo para fazer a transição para modelos de teletrabalho, houve uma adoção em massa de ferramentas de colaboração, especialmente o Office 365. Infelizmente, as empresas estavam se movendo tão rapidamente que muitas estavam negligenciando os riscos de segurança introduzidos. 

O problema se tornou tão predominante que o Departamento de Segurança Interna emitiu um alerta descrevendo várias medidas de segurança para fortalecer um ambiente do Office 365. Medidas incluídas:

• Autenticação multifatorial (MFA) para administradores
• Configuração do RBAC (Role Based Access Control, controle de acesso baseado em função) de acordo com o privilégio mínimo
• Implementação de regras e políticas de acesso condicional
• Coleta de registros de auditoria
• Garantir que todos os usuários usem MFA
• Configuração de alertas de comportamento suspeito (ATP)

Mais uma vez, os MSPs vieram em seu socorro. Como já tinham a experiência necessária em segurança, os MSPs foram rápidos em garantir que os ambientes do Office 365 de seus clientes estivessem seguros.

4. Padronização de MFA/2FA

Graças à enxurrada de e-mails de spam e tentativas de phishing que se seguiram à pandemia, o mundo se familiarizou com a autenticação multifator. Agora sabemos que a MFA é uma medida de segurança poderosa, e qualquer aplicativo compatível com 2FA ou MFA deve ser ativado para reduzir o phishing.

5. Migração de servidores locais para o SharePoint

Como o SharePoint é uma plataforma muito útil para o trabalho remoto, sua popularidade cresceu muito no último ano. Muitas empresas adoraram a ideia de um portal centralizado e repleto de recursos, no qual os funcionários pudessem se comunicar e colaborar – e a familiaridade universal com a Microsoft não foi um problema. 

Como você sabe, a migração de servidores de arquivos locais para o SharePoint pode ser demorada e repleta de oportunidades de erro humano. Essa foi outra tarefa que trouxe os MSPs e seus conhecimentos especializados para o centro das atenções.

6. Proteção de redes domésticas

As redes empresariais geralmente são configuradas com muito mais segurança do que as redes domésticas. Os criminosos cibernéticos têm como alvo os roteadores domésticos porque eles costumam ser o fruto mais fácil para o roubo de dados e de identidade.

Uma rede doméstica pode ser protegida usando várias camadas de segurança que protegem os endpoints, o acesso à nuvem e a rede mais ampla, mas o trabalhador remoto comum teria dificuldade em juntar todas essas peças corretamente. 

Um MSP pode fornecer todo o conhecimento necessário para garantir que os membros da equipe remota estejam protegidos pelos mesmos níveis de segurança da rede do escritório.

Dicas para configurar e gerenciar equipes remotas

O proprietário de uma empresa ou profissional de TI que deseja facilitar o teletrabalho deve primeiro planejar sua abordagem. Essa é a melhor maneira de evitar problemas de tempo de inatividade, perda de produtividade ou a introdução de novas vulnerabilidades de segurança cibernética.

Você pode começar delineando como seu modelo remoto será configurado e documentado:

• Identificar usuários remotos. Eles são indivíduos, redes remotas ou ambos?
• Em um ambiente híbrido, determine como conectará os usuários móveis, os trabalhadores remotos e os usuários do escritório.
• Defina como os usuários se conectarão à rede. (Thin-client? Aplicativo baseado na Web? Cliente/servidor?)
• Determine como dará suporte aos usuários e qual software de acesso remoto(ferramenta RMM) será usado.
• Estabeleça políticas de backup de dados para usuários remotos e teste regularmente as soluções de backup
• Configure a segurança e a autenticação para usuários remotos com firewalls e VPNs. Habilite a criptografia IPSec e/ou SSL.

Gerenciando a TI à distância: RMM

A tendência ao trabalho remoto e ao teletrabalho apresenta muitos desafios, muitos dos quais são específicos das ferramentas e tecnologias que o possibilitam. Enquanto a gerência deve se adaptar às mudanças na forma como as pessoas se envolvem com seu trabalho, o departamento de TI deve se adaptar à forma como os dados se movimentam pela organização.

Elas também precisam descentralizar a própria ideia de segurança e continuidade dos negócios, de modo a abranger todos os funcionários, independentemente de sua localização, um desafio que os provedores de serviços gerenciados têm enfrentado constantemente.

No centro do trabalho está a ferramenta de monitoramento e gerenciamento remoto (RMM), que permite à equipe de TI acessar, proteger e solucionar problemas de todos os dispositivos da rede, independentemente do local.

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