Zo spoort u ongebruikte Microsoft 365-licenties op en wint u ze terug

License sprawl kan ongemerkt groeien. Extra E5-seats, ongebruikte add-ons en licenties die op uitgeschakelde accounts blijven staan kosten geld en maken audits ingewikkeld. Het beheren van licenties voor Microsoft 365 (of M365, voorheen Office 365) hoeft echter niet moeilijk te zijn.

Eerst spoort u verspilling op aan de hand van gebruiks- en aanmeldgegevens. Daarna automatiseert u het verwijderen of downgraden via Graph en PowerShell, koppelt u de workflow aan offboarding en toont u de besparingen aan met een doorlopend register.

Wilt u snel een visueel overzicht? Bekijk dan onze videogids Zo spoort u ongebruikte Microsoft 365-licenties op en wint u ze terug.

Zo wint u ongebruikte M365-licenties automatisch terug

Vereisten:

• U hebt beheerderstoestemming nodig voor de Graph API en een service principal met een bereik dat beperkt is tot licentiebewerkingen
• U hebt toegang nodig tot de gebruiksrapporten en aanmeldactiviteit van Microsoft 365
• U beschikt al over een gedocumenteerd offboardingproces met overdrachten naar HR of ITSM
• U hebt ook rolgebaseerde toegang (RBAC) nodig die de stappen voor opbouw, beoordeling en goedkeuring van elkaar scheidt.
• Voor deze gids is bovendien een gedeelde repository voor scripts, runbooks en het licentieopschoningsregister vereist.

Stap 1: leg uw beleid vast en bepaal wat “inactief” betekent

Voordat u begint, moet u weten wat “inactief” betekent binnen uw organisatie. Is dat 30 dagen, 60 dagen of iets heel anders? Hiermee schept u duidelijke verwachtingen en krijgt u concrete criteria, zodat uw acties en reacties consistent blijven.

Stel eerst inactiviteitsdrempels per rol vast. Reguliere gebruikers kunnen bijvoorbeeld 30 dagen krijgen voordat ze als inactief worden aangemerkt, terwijl voor externe medewerkers 7 dagen geldt. Breng vervolgens de beschermde categorieën in kaart, zoals legal hold, directieleden of serviceaccounts.

Zodra u drempels voor inactiviteit hebt bepaald, besluit u welke actie bij elk scenario hoort. U kunt bijvoorbeeld:

• De licentie verwijderen
• De SKU downgraden
• De gebruiker naar een wachtgroep verplaatsen voor beoordeling

Stap 2: spoor ongebruikte en verkeerd toegewezen licenties op met data

Nu u drempels hebt vastgesteld voor inactiviteit van Microsoft 365-licenties, moet u zien welke licenties daadwerkelijk aan die criteria voldoen. Vergeet niet dat u zich hierbij op feiten baseert en niet op uw onderbuikgevoel.

Ga naar het Microsoft 365-beheercentrum en neem al uw Microsoft-licenties door op zoek naar de volgende informatie:

• Aanmeldactiviteit en de laatste interactieve aanmelding per gebruiker
• Gebruik van workloads zoals activiteit in Exchange, SharePoint, OneDrive en Teams
• Uitgeschakelde, geblokkeerde of niet-toegewezen gebruikers die nog steeds een licentie hebben

Markeer gebruikers die aan uw criteria voor “inactief” voldoen. Zodra u de hele lijst hebt doorgenomen, genereert u een CSV-rapport van kandidaten met gebruiker, SKU, laatste activiteit, uitzonderingen en voorgestelde actie.

Neem ook de Copilot-seats mee in dezelfde ronde. Copilot is in korte tijd een bron van licentieverspilling geworden die u gemakkelijk over het hoofd ziet. Haal de toewijzings- en gebruiksgegevens van Copilot op dezelfde manier op als de activiteit in Exchange, SharePoint, OneDrive en Teams en voeg ze samen met de standaard-SKU’s toe aan uw CSV met kandidaten.

Stap 3: automatiseer verwijderen en downgraden op een veilige manier

Zodra u inactieve licenties hebt opgespoord, verwijdert of downgradet u ze. In enterprise-omgevingen automatiseert u dit zodat wijzigingen betrouwbaar en omkeerbaar worden doorgevoerd.

Daarvoor doet u het volgende:

• Gebruik Microsoft Graph en PowerShell om toegewezen licenties te verwijderen of te wijzigen, met vooraf ingebouwde controles en dry runs.
• Zet de bewerkingen in de juiste volgorde: downgrade eerst wanneer gegevensbewaring nodig is en verwijder pas volledig wanneer dat veilig kan.
• Leg elke actie vast met tijdstempel, uitvoerder, gebruiker, SKU’s voor en na de wijziging en een redencode.

Zorg bij het verwijderen of downgraden van Microsoft 365-licenties voor een vastgelegd goedkeuringsproces voor beheerdersaccounts en bulkacties. Laat technici dit niet naar eigen inzicht doen. Bouw waar passend ook een korte respijtperiode in om wijzigingen terug te draaien.

Stap 4: stap over op groepsgebaseerde licentieverlening

Om te voorkomen dat license sprawl terugkeert, richt u uw workflows zo in dat ze gebruikmaken van groepsgebaseerde licentieverlening.

Daarvoor doet u het volgende:

• Wijs licenties toe aan groepen in Azure AD (nu Microsoft Entra ID) op basis van rol of afdeling in plaats van per gebruiker
• Automatiseer het groepslidmaatschap vanuit HRIS- of ITSM-workflows, zodat personeels- en rolwijzigingen doorwerken in de licenties.
• Verwijder directe toewijzingen en documenteer het nieuwe model. Zet de documentatie op een documentatieplatform en maak die goed toegankelijk voor alle betrokkenen.

Controleer eerst of iedereen onder Entra ID P1 valt. Groepsgebaseerde licentieverlening vereist dat elke gebruiker in de gelicentieerde groep een Microsoft Entra ID P1-licentie heeft of een Microsoft 365-abonnement waarin P1 al is inbegrepen. Controleer dit vóór de uitrol, want als zelfs één groepslid geen P1-dekking heeft mislukt de licentietoewijzing voor die gebruiker en bent u meer tijd kwijt aan het oplossen van die fout dan u bespaarde met de automatisering.

Stap 5: koppel het proces aan offboarding en rolwijzigingen

Offboarding en rolwijzigingen betekenen meestal ook wijzigingen in de licentieactiviteit. Maak het opschonen van licenties bij deze gebeurtenissen een vast onderdeel van uw workflows.

Voeg eerst een stap voor het verwijderen van licenties toe aan de offboardingchecklist, met een tijdlijn voor de benodigde gegevenstoegang. Verplaats bij rolwijzigingen binnen uw organisatie gebruikers tussen licentiegroepen, zodat rechten de functie volgen en niet de persoon. En vergeet niet elke afgeronde offboarding in een register bij te houden om een helder overzicht van al uw licenties te behouden.

Stap 6: toon besparingen aan en doorsta audits

Houd een licentieopschoningsregister bij met de teruggewonnen seats, gedowngradede SKU’s, goedkeuringen en het bedrag dat u daarmee hebt bespaard. Om klanten op de hoogte te houden, kunt u maandelijks per klant een scorecard publiceren met teruggewonnen seats, de nettoverandering in uitgaven en uitzonderingen die langer dan de SLA openstaan. Houd daarnaast een runbook en een map met bewijsmateriaal bij voor audits, inclusief beleid, scripts en logs.

Voor organisaties die deze beoordelingscyclus liever native laten afdwingen dan handmatig uitvoeren biedt Microsoft Entra ID Governance toegangsbeoordelingen, entitlementbeheer en lifecycle workflows die automatisch terugkerende beoordelingen van groepslidmaatschappen en licentietoewijzingen kunnen inplannen. Dat is een aanvulling op de automatisering met PowerShell en de Graph API die hierboven is beschreven, geen vervanging van het register zelf.

Deze maatregelen houden alles transparant, laten uw klant de relevantie en impact van uw werk zien en helpen u te voldoen aan de eisen van toezichthouders.

Mogelijkheden van NinjaOne voor het beheren van ongebruikte Microsoft 365-licenties

• Licentiebeheer: NinjaOne IT-assetmanagement (ITAM) bevat een dashboard voor softwarelicentiebeheer dat aankopen, verbruik en verlengingen bijhoudt per gebruiker, device of locatie, met notificaties bij onvoldoende licenties en naderende verloopdata.
• Detectie via scripts: geplande Graph API- en PowerShell-scripts die via de automatiseringsengine van NinjaOne draaien, loggen de resultaten terug naar een ticket met tags per klant en actietype.
• Afhandeling van uitzonderingen: automatisch geopende beoordelingstaken voor beschermde gebruikers, met uitzonderingen die volgens schema verlopen, zodat het proces uit stap 1 zich maand na maand herhaalt.
• Inzicht in besparingen: een rapport met teruggewonnen licenties, gedowngradede SKU’s en de geschatte maandelijkse besparing per tenant. Prettl Electronics bracht zijn tools samen op het NinjaOne-platform en meldde daardoor ongeveer 20 procent lagere licentiekosten.

Toon de efficiëntie van uw MSP aan met een rapport over ongebruikte Microsoft 365-licenties (Office 365)

Het terugwinnen van licenties draagt belangrijk bij aan meer efficiëntie en lagere kosten voor MSP’s. Het opsporen en terugwinnen van Microsoft 365-licenties moet echter datagedreven en geautomatiseerd zijn en verankerd in uw dagelijkse processen.

Leg regels voor inactiviteit vast, spoor verspild gebruik op, automatiseer veilige verwijderingen en downgrades, maak groepsgebaseerde licentieverlening de standaard en toon besparingen aan met een eenvoudig register. Doe dit maandelijks en license sprawl komt niet langer als een verrassing.

Gerelateerde links:

• Zo automatiseert u meldingen over rolwijzigingen in Microsoft 365 voor beheerderstoezicht
• Licenties beheren in NinjaOne
• Zo voert u geplande Graph API-controles uit op verlopen licenties en inactieve gebruikers
• Zo beheert u audits van softwarelicenties (Adobe, Microsoft) proactief
• Wat is softwarelicentiebeheer (SLM)?