Zo voorkomt u verspilling van Microsoft 365-licenties met usage analytics en automatisering

Licentieverspilling is een veelvoorkomend probleem in Microsoft 365-omgevingen. SMB’s en door MSP’s beheerde klanten met een wisselend gebruikersbestand verliezen jaarlijks miljarden dollars door ongebruikte of onderbenutte licenties.

Het goede nieuws is dat u dit grotendeels kunt voorkomen. Microsoft 365 beschikt over ingebouwde tools en API’s waarmee organisaties hun licentiegebruik kunnen analyseren en optimaliseren. De echte besparing zit hem echter in die optimalisatie.

In deze gids leest u hoe u verspilling van Microsoft 365-licenties voorkomt met usage analytics en automatisering. Lees verder voor meer informatie over de veelvoorkomende oorzaken van licentieverspilling.

Verspilling van Microsoft 365-licenties voorkomen met usage analytics en automatisering

Vereisten:

• Toegang tot het Microsoft 365-beheercentrum of Microsoft Entra ID: u hebt toegang nodig tot het Microsoft 365-beheercentrum of de Microsoft Entra ID-portal om licenties te beheren en rapporten te bekijken.
• De rol Globale beheerder of Licentiebeheerder: u moet Globale beheerder of Licentiebeheerder zijn. Anders kunt u aanmeldingsgegevens niet configureren of bekijken.
• PowerShell-module: u moet de Microsoft Graph PowerShell SDK installeren en configureren.
• Microsoft Entra ID aanmeldingslogboeken en gebruiksrapporten: zorg dat de aanmeldingslogboeken en de gebruiksrapportage zijn ingeschakeld in Microsoft Entra ID.
• Integratie met Intune of Microsoft Endpoint Manager: het is aan te raden Microsoft Intune of Microsoft Endpoint Manager te integreren om activiteit op deviceniveau te volgen.

Aanbevolen implementatiestrategieën:

Er is ook een videoversie beschikbaar van Verspilling van Microsoft 365-licenties voorkomen met usage analytics en automatisering.

Methode 1: inactieve gebruikers opsporen via de gebruiksrapporten van Microsoft 365

Use case: u wilt het licentiegebruik van uw organisatie optimaliseren door gebruikers op te sporen die de afgelopen 90 dagen geen enkele Microsoft 365-service hebben gebruikt.

1. Meld u aan bij het Microsoft 365-beheercentrum.
2. Ga naar Rapporten > Gebruik > Actieve gebruikers – Microsoft 365-services.
3. Stel de periode in op Laatste 30/90 dagen.
4. Filter op activiteit (bijvoorbeeld Exchange, OneDrive, SharePoint, Teams, Yammer).
5. Exporteer de gegevens naar CSV voor offline analyse.
6. Bepaal welke gebruikers geen geregistreerde activiteit hebben binnen de hierboven genoemde services.

Tip: u kunt rapporten inplannen en integreren in Power BI.

Methode 2: inactieve gebruikers opsporen met Microsoft Graph

Use case: u wilt gebruikersaccounts vinden die zich gedurende een bepaalde periode niet succesvol hebben aangemeld en die beoordelen met het oog op het opschonen van licenties.

Stap 1: verbinding maken met Microsoft Graph

Connect-MgGraph -Scopes "AuditLog.Read.All","Directory.Read.All"

Stap 2: gebruikers zoeken zonder succesvolle aanmelding in de afgelopen 60 dagen

$cutoff = (Get-Date).AddDays(-60)
Get-MgUser -All -Property DisplayName,UserPrincipalName,SignInActivity |
Where-Object {
$_.SignInActivity.LastSuccessfulSignInDateTime -and
$_.SignInActivity.LastSuccessfulSignInDateTime -lt $cutoff
} |
Select-Object DisplayName,UserPrincipalName,
@{Name="LastSuccessfulSignIn";Expression={
$_.SignInActivity.LastSuccessfulSignInDateTime
}}

Dit script leest en rapporteert alleen informatie. Het schakelt geen accounts uit en verwijdert geen licenties.

Stap 3: de licentie programmatisch verwijderen of downgraden

Update-MgUserLicense -UserId [email protected] -RemoveLicenses @("tenantname:LICENSE_SKU")

Methode 3: groepsgebaseerde licentieverlening en dynamische groepen gebruiken

Use case: u wilt het opnieuw toewijzen van licenties automatiseren zodra een medewerker van rol verandert. Deze methode beperkt menselijke fouten in het licentiebeheer en zorgt dat licenties aansluiten op de juiste bedrijfsrollen.

1. Maak in het Entra-beheercentrum > Groepen een dynamische Azure AD-groep aan.
   1. Lidmaatschapsregel: user.accountEnabled -eq true and user.department -eq "Sales"
2. Wijs licenties toe op groepsniveau.
3. Verwijder handmatige licentietoewijzingen bij gebruikers.

Methode 4: Groepsbeleid inzetten om gebruik af te dwingen

Use case: deze methode voorkomt dat Office zonder geldige aanmelding wordt gebruikt op gedeelde machines. Zo ondersteunt u de licentiecompliance op RDS, VDI en vergelijkbare gedeelde omgevingen.

1. Ga naar: Gebruikersconfiguratie > Beheersjablonen > Microsoft Office 2016 > Licensing Settings.
2. Schakel Disable Office activation if no user license is available in.
3. Schakel Do not displace the Office First Run UI in.

Methode 5: CMD gebruiken om lokale gebruikerslicenties te controleren

Use case: u wilt de licentiestatus van Office op een device handmatig verifiëren tijdens het remote oplossen van problemen.

A. Voer de licentiediagnose van Office uit:

cd C:\Program Files\Microsoft Office\root\Office16" .\vnextdiag.ps1 -action list

B. Als Microsoft 365 Apps is geïnstalleerd in de 32-bits programmamap, gebruikt u:

cd "C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\root\Office16" .\vnextdiag.ps1 -action list
Tip: u kunt deze commando’s opnemen in aanmeldingsscripts om niet-gelicentieerde Office-installaties te signaleren of af te sluiten.

Waar u op moet letten

Houd rekening met deze valkuilen wanneer u deze gids gebruikt:

Problemen oplossen bij het beheren van Microsoft 365-licenties

• Licentie wordt niet verwijderd: een verkeerde Microsoft 365-SKU-naam in uw scripts kan ervoor zorgen dat het verwijderen van de licentie stilzwijgend mislukt. Zorg dat de SKU-naam exact wordt getypt zoals die in uw tenant staat.
• Vertraging in gebruiksrapporten: vertragingen in de aanmeldings- en servicegebruiksrapporten van Microsoft 365 zijn normaal. Ze duren meestal tussen 24 en 72 uur, dus controleer of uw gegevens minstens 3 dagen oud zijn voordat u wijzigingen doorvoert.
• Fouten in de Graph API: ontbrekende machtigingen of rollen kunnen ervoor zorgen dat Graph API-aanvragen mislukken. Zorg dat alle benodigde scopes zijn verleend en dat de gebruiker de juiste rol heeft voordat u de app uitvoert.
• Ongeldige CMD-uitvoer: CMD-scripts uitvoeren zonder beheerdersrechten kan leiden tot onvolledige of misleidende uitvoer. Voer PowerShell- of CMD-scripts daarom altijd uit als beheerder.

Extra tips om verspilling van Microsoft 365-licenties te voorkomen

Hieronder vindt u een aantal extra stappen waarmee u licentieverspilling binnen uw organisatie voorkomt.

Haal het maximale uit notificaties over licenties

Het overzicht van het aantal licenties binnen uw organisatie raakt snel zoek. Stel daarom notificaties in die u waarschuwen wanneer het licentiegebruik uw drempelwaarden nadert of overschrijdt.

Herstel of ruim verweesde mailboxen op

Soms blijft de mailbox van een gebruiker openstaan nadat die het bedrijf heeft verlaten. Zulke verweesde mailboxen kunnen veel ruimte en resources innemen. Het is daarom belangrijk ze zo snel mogelijk op te sporen.

Met het PowerShell-commando Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly vindt u deze mailboxen. Vervolgens bepaalt u of u ze wilt herstellen of definitief wilt opruimen.

Vergelijk licentietypen met het daadwerkelijke gebruik

Een andere uitstekende manier om licentieverspilling te voorkomen is het vergelijken van licentietypen met de werkelijke gebruikspatronen. Niet iedereen heeft een premiumlicentie nodig, dus kijk goed wie geavanceerde functies echt nodig heeft en wie niet.

Met tools als Power BI brengt u in kaart welke profielen met weinig gebruik dure SKU’s hebben en past u die vervolgens aan.

Controleer serviceplannen

Overweeg om serviceplannen uit te schakelen die uw organisatie zelden gebruikt.

Microsoft 365 bevat doorgaans services als Yammer, Stream en Sway, die weinig worden gebruikt. Heeft uw organisatie die services niet nodig, schakel ze dan in bulk uit.

Wat veroorzaakt licentieverspilling?

Verschillende factoren kunnen licentieverspilling veroorzaken, maar dit zijn de meest voorkomende oorzaken:

Inactieve gebruikers met een licentie

Dit zijn gebruikers die de afgelopen 30 dagen geen enkele activiteit hebben vertoond door offboarding of een rolwijziging. De licenties die aan hen zijn toegewezen blijven kosten opleveren zolang u ze niet terugneemt.

Dubbele of uitgeschakelde accounts die licenties vasthouden

Deze accounts komen veel voor in hybride omgevingen en ontstaan meestal door migratieproblemen.

Dure licenties voor basistaken

Deze premiumlicenties worden toegewezen aan gebruikers die geen geavanceerde functies nodig hebben. Het is bijvoorbeeld niet verstandig om een E5-licentie toe te wijzen aan een medewerker die alleen af en toe Outlook en Teams gebruikt.

NinjaOne-services voor effectieve optimalisatie van Microsoft 365-licenties

NinjaOne biedt een extra laag automatisering en inzicht voor het optimaliseren van Microsoft 365-licenties.

Met deze services zetten MSP’s licentieanalyses om in zinvolle strategieën waarmee ze direct aan de slag kunnen.

Bespaar op Microsoft 365-licenties met usage analytics en automatisering

Usage analytics en automatiseringen zijn de twee belangrijkste middelen waarmee uw organisatie licentieverspilling effectief voorkomt.

Analytics levert de inzichten die u nodig hebt om uw licentie-uitgaven te optimaliseren. Uw team krijgt een duidelijk overzicht van welke licenties actief, onderbenut of ronduit verspild zijn.

Automatisering vereenvoudigt vervolgens het opnieuw toewijzen, verwijderen en volgen van alle licenties binnen alle tenants.

Samen stellen ze uw organisatie in staat onnodige kosten te schrappen en flexibel te blijven terwijl uw tenants blijven groeien.

Gerelateerde onderwerpen:

• Zo automatiseert u Office 365-installaties met PowerShell
• Wat is software license management (SLM)?
• Google Workspace vs. Microsoft 365: welke is het beste voor bedrijven?
• Zo voert u een snelle controle uit op ongebruikte Microsoft 365-resources
• Zo voert u een snelle controle uit op ongebruikte Microsoft 365-resources (videogids)