Come monitorare l’utilizzo degli strumenti e giustificarne i costi davanti agli stakeholder non finanziari

I provider di servizi gestiti (MSP) e i reparti IT possono avere difficoltà a dimostrare il valore per il business del proprio stack di strumenti. Gli stakeholder non finanziari, come i responsabili delle operazioni e i dirigenti delle piccole e medie imprese (PMI), guardano ai risultati concreti. Per questo, senza un reporting trasparente, i team IT faticano a collegare i propri strumenti ai risultati di business e all’impatto positivo che generano.

Gli MSP possono collegare i costi degli strumenti IT all’efficienza monitorando in modo sistematico l’utilizzo degli strumenti e il suo impatto sui risultati di business. Diventa così più semplice dimostrare il ritorno sull’investimento (ROI), evitare tagli di budget e costruire fiducia, provando che gli strumenti vengono monitorati, utilizzati e valutati attivamente.

Questa guida propone un processo passo dopo passo, semplice da seguire, per monitorare l’utilizzo degli strumenti e dei servizi SaaS (Software as a Service) e presentare i dati agli stakeholder non finanziari.

Se preferisci guardare invece di leggere, guarda questo video su Come monitorare l’utilizzo degli strumenti e giustificarne i costi davanti agli stakeholder non finanziari.

I passaggi per monitorare l’utilizzo degli strumenti e giustificarne i costi davanti agli stakeholder non finanziari

Monitorare l’utilizzo degli strumenti funziona solo se crei un processo strutturato. Puoi seguire una serie di passaggi per collegare gli investimenti in strumenti ai risultati che contano davvero per gli stakeholder aziendali.

Prerequisiti:

• Ti serve un inventario centralizzato degli strumenti che includa licenze, utenti, date di rinnovo e costo per utente.
• Devi poter accedere a metodi di monitoraggio dell’utilizzo come le dashboard dei fornitori, il monitoraggio e gestione da remoto (RMM), i log dei software di professional services automation (PSA) e altre integrazioni.
• Devi definire in anticipo le categorie di impatto sul business collegate all’utilizzo degli strumenti, tra cui efficienza, riduzione del rischio e conformità.
• Ti serve una cadenza di reporting condivisa, mensile oppure legata alle business review trimestrali (QBR).

Passaggio 1: crea un inventario completo degli strumenti

Un inventario completo degli strumenti è indispensabile per l’analisi dei costi IT ed è la base per monitorare spese e utilizzo. Devi consolidare questi dati per avere visibilità su ciò che è in uso, quanto costa e quando scadono i rinnovi.

Casi d’uso:

• Ti aiuta a individuare strumenti ridondanti o sovrapposti che fanno lievitare i costi.
• Ti offre un documento consultabile con le informazioni su numero di licenze, rinnovi e spese per utente.

Prerequisiti:

• Devi poter accedere a fatture dei fornitori, contratti e portali di abbonamento.
• Serve una piattaforma di documentazione (come NinjaOne Docs) o un foglio di calcolo (come Excel e Google Sheets) per registrare e aggiornare l’inventario.

Informazioni da includere nell’inventario degli strumenti:

• Nome dello strumento e fornitore
• Costo per licenza o abbonamento
• Numero di utenti o endpoint attivi
• Condizioni di rinnovo e contrattuali

Risultato: avrai un registro principale degli strumenti con piena visibilità su utilizzo e costi.

Passaggio 2: monitora l’utilizzo reale di tutti gli strumenti

Monitorare l’utilizzo degli strumenti mostra quali software contribuiscono davvero alle operazioni e quali restano inattivi e superflui. Ti offre anche informazioni utili su adozione e valore.

Casi d’uso:

• Questo passaggio mette in evidenza gli strumenti poco sfruttati, che si possono consolidare o eliminare.
• Fornisce prove dell’adozione degli strumenti a supporto dei rinnovi o per giustificare gli upgrade.

Prerequisiti:

• Questo passaggio richiede l’accesso alle dashboard dei fornitori o alle console di amministrazione per consultare accessi e report di attività.
• Servono integrazioni RMM/PSA o connessioni tramite API (application programming interface) per rilevare l’utilizzo di automazione e script.

Ecco come misurare l’utilizzo degli strumenti:

• Estrai i report dalle dashboard dei fornitori. Includi dati come accessi, sessioni e numero di attività.
• Usa le integrazioni RMM/PSA per monitorare l’attività di automazione e script.
• Individua le licenze poco utilizzate o inattive, in particolare quelle che il tuo team usa di rado.

Risultato: dashboard di utilizzo che evidenziano l’adozione attiva rispetto a quella inattiva.

Passaggio 3: traduci le metriche degli strumenti in risultati di business

È importante ricordare che i numeri grezzi sull’utilizzo degli strumenti non dicono nulla agli stakeholder non finanziari. Per fare presa, dovrai convertirli in risultati di business chiari.

Casi d’uso:

• Questo passaggio aiuta a giustificare i costi degli strumenti IT mostrandone l’impatto su operazioni e conformità.
• Potrai dimostrare agli stakeholder i guadagni di efficienza e la riduzione del rischio in parole semplici.

Prerequisiti:

• Ti servono dati accurati su utilizzo e attività provenienti dalle dashboard, dagli strumenti RMM/PSA o dalle API.
• Dovrai concordare quali risultati di business contano di più: risparmio di tempo, riduzione del rischio o miglioramenti nella conformità.

Ecco come presentare i dati agli stakeholder:

• Guadagni di efficienza: “Questo strumento automatizza il patching di 2.000 dispositivi, facendo risparmiare circa 100 ore di lavoro dei tecnici al mese”.
• Riduzione del rischio: “Lo scanner delle vulnerabilità ha rilevato e chiuso 250 rischi sfruttabili nell’ultimo trimestre”.
• Supporto alla conformità: “Con questo strumento, la preparazione della documentazione per gli audit richiede ore invece di settimane”.

Risultato: slide di reporting orientate ai risultati, pensate per un pubblico non finanziario.

Passaggio 4: standardizza il reporting per gli stakeholder non finanziari

I report funzionano meglio quando seguono un formato coerente e di facile lettura. Standardizzare il modo in cui presenti l’analisi dei costi degli strumenti IT garantisce che gli stakeholder vedano ogni volta una narrazione chiara.

Casi d’uso:

• Questo passaggio costruisce fiducia con gli stakeholder, perché presenta i dati in un formato familiare e ripetibile.
• Rende più semplice confrontare le prestazioni degli strumenti tra un trimestre e l’altro e monitorare i miglioramenti nel tempo.

Prerequisito:

• Ti servirà un template o uno strumento di reporting che supporti elementi grafici e tabelle di riepilogo.

Ecco alcuni consigli per standardizzare e semplificare ulteriormente i report sull’utilizzo degli strumenti

• Crea tabelle di riepilogo costi/valore per mostrare quanto si spende rispetto alle ore risparmiate, ai rischi mitigati o alla conformità supportata.
• Aggiungi elementi grafici che mostrino i tassi di adozione e il tempo risparmiato.
• Usa indicatori colorati “a semaforo” per gli strumenti, così da avere chiarezza visiva.
  • Verde = utilizzo/valore elevato
  • Rosso = da valutare per la rimozione

Risultato: avrai un template di report trimestrale di giustificazione degli strumenti, facile da capire e pensato per gli stakeholder non finanziari.

Passaggio 5: porta i dati sugli strumenti nella governance e nelle QBR

Una volta pronti i dati e i report sull’utilizzo degli strumenti, integrali nella governance IT e nelle QBR. In questo modo il loro valore resta visibile e gli strumenti con prestazioni scarse vengono affrontati.

Casi d’uso:

• Questo passaggio rafforza la responsabilizzazione, perché dimostra che le prestazioni degli strumenti sono monitorate attivamente.
• Durante le QBR, mostra ai clienti come l’adozione degli strumenti riduca tempi di inattività, rischi o costi.

Prerequisito:

• Ti servirà il report di giustificazione dell’utilizzo degli strumenti IT completato nei passaggi 1-4.

Ecco come integrare i dati sugli strumenti nella governance e nelle QBR:

• Esamina l’utilizzo degli strumenti nelle riunioni periodiche del team o delle operazioni.
• Presenta i risultati nelle QBR per mostrare ai clienti come l’efficienza dell’MSP si traduca in valore per il business.
• Durante le QBR e le riunioni di team, individua gli strumenti a basso valore e inutilizzati da eliminare o consolidare.

Aspetti a cui prestare attenzione

Best practice per monitorare l’utilizzo degli strumenti e giustificarne i costi

Idee di automazione per monitorare l’utilizzo degli strumenti e giustificarne i costi

Automatizzare il reporting sull’utilizzo degli strumenti riduce il lavoro manuale e garantisce che gli stakeholder abbiano sempre dati aggiornati prima delle riunioni chiave. Ecco alcuni esempi di automazione da prendere in considerazione:

• Estrai i dati su licenze e utilizzo dalle dashboard dei fornitori tramite il tuo software per le API.
• Consolida i risultati in un foglio centrale o in una dashboard di BI.
• Genera automaticamente slide di “riepilogo del valore” che mostrino il costo per utilizzo o le ore risparmiate.
• Distribuisci i report agli stakeholder prima delle QBR o delle revisioni di governance.

Come NinjaOne supporta il monitoraggio dell’utilizzo degli strumenti e la giustificazione dei costi

NinjaOne aiuta gli MSP a trasformare i dati grezzi sull’utilizzo degli strumenti in informazioni utili per il business. Riduce il monitoraggio manuale e semplifica la giustificazione dei costi degli strumenti IT davanti agli stakeholder non finanziari.

Monitoraggio dell’automazione e dell’esecuzione degli script

Puoi usare NinjaOne per rilevare le metriche di automazione ed esecuzione degli script come dati di utilizzo. In questo modo metti in evidenza l’adozione e mostri dove gli strumenti generano efficienza.

Consolidamento della copertura di dispositivi ed endpoint

NinjaOne consolida la copertura di endpoint e dispositivi per gli strumenti con licenza, offrendoti un quadro più chiaro di quali licenze sono effettivamente utilizzate e quali restano inattive.

Archiviazione di report e inventari in NinjaOne Documentation

Puoi archiviare inventario degli strumenti, dati sulle licenze e report di giustificazione direttamente in NinjaOne Documentation. Così la documentazione su utilizzo e costi dei servizi SaaS resta centralizzata e piuttosto semplice da aggiornare.

Creazione di dashboard per le QBR

Le funzionalità di Patch management e Dashboards di NinjaOne mostrano come gli strumenti possano ridurre ticket, tempi di inattività, problemi di integrità degli endpoint e rischi. Inserirle nelle QBR rende il valore degli strumenti molto più visibile.

Supporto al monitoraggio di licenze e rinnovi

NinjaOne offre funzionalità di monitoraggio e reporting che semplificano il controllo delle date contrattuali e garantiscono che l’utilizzo dei servizi SaaS venga rivisto secondo le scadenze previste.

Trasforma l’utilizzo degli strumenti IT in valore visibile per il business

Monitorare l’utilizzo degli strumenti e spiegare la giustificazione dei costi in termini semplici aiuta gli stakeholder non finanziari a vedere le spese IT come leve di efficienza, sicurezza e risultati per i clienti. Quando i costi degli strumenti sono legati a risultati misurabili, gli MSP possono giustificare i rinnovi, ridurre gli sprechi e rafforzare il proprio ruolo di partner di business.

Argomenti correlati:

• Guida per il reparto IT: formare i dipendenti sui nuovi strumenti IT
• I 10 migliori strumenti IT per i professionisti IT
• 12 strategie essenziali per migliorare la comunicazione IT