Punti chiave
- Crea un inventario SaaS del cliente a partire dai dati di fatturazione e di utilizzo per individuare gli abbonamenti SaaS sovrapposti.
- Raggruppa le app per funzione, poi confronta il modo in cui i team le utilizzano per individuare duplicazioni inutili.
- Confronta gli utenti attivi con le licenze acquistate per trovare opportunità di ridurre la spesa SaaS.
- Verifica le esigenze di ogni reparto prima di consigliare quali app mantenere o dismettere.
- Migra i dati necessari prima di dismettere un’app, poi completa la cancellazione dell’abbonamento e verifica che gli addebiti si interrompano come concordato.
- Esamina gli abbonamenti SaaS con regolarità e prima delle scadenze di rinnovo, così da individuare nuove sovrapposizioni.
La sovrapposizione delle app SaaS è un problema che molte organizzazioni si trovano ad affrontare. Molte aziende perdono il controllo dei propri abbonamenti e continuano a pagare, senza accorgersene, strumenti di cui non hanno più davvero bisogno. Un approccio proattivo nell’esaminare e gestire questi strumenti aiuta a ottimizzare i flussi di lavoro, ridurre i costi e rafforzare sicurezza e conformità, limitando la proliferazione incontrollata.
Come ottenere di più dagli abbonamenti SaaS
Per sfruttare al meglio i tuoi abbonamenti SaaS devi esaminare costantemente le applicazioni in uso. Crea un inventario di tutte le applicazioni che utilizzi e suddividile in categorie. Verifica se ci sono sovrapposizioni e collabora con i responsabili degli altri reparti per capire quali app vanno mantenute, dismesse o rinegoziate con i fornitori.
Prerequisiti:
- Devi avere accesso ai log di accesso dell’IdP disponibili (ad esempio Microsoft Entra ID, Okta) e ai report di utilizzo delle app SaaS.
- Devi avere a disposizione i report di spesa o finanziari del cliente relativi ai costi degli abbonamenti.
- Ti serve una piattaforma che funga da inventario SaaS centrale (un foglio di calcolo o una piattaforma low-code).
- Ti servono strumenti di base per il reporting o la visualizzazione dei dati (Excel, Power BI o dashboard PSA).
Strategie di implementazione consigliate:
| Fai clic per scegliere un passaggio | Ideale per utenti singoli | Ideale per le aziende enterprise |
| Passaggio 1: crea un inventario SaaS completo | ✓ | |
| Passaggio 2: classifica le applicazioni per funzione | ✓ | |
| Passaggio 3: confronta utilizzo e costi | ✓ | |
| Passaggio 4: coinvolgi gli stakeholder per avere il quadro completo | ✓ | |
| Passaggio 5: proponi opzioni di consolidamento | ✓ | |
| Passaggio 6: stabilisci cicli di revisione ricorrenti | ✓ |
Passaggio 1: crea un inventario SaaS completo
Per prima cosa devi raccogliere i dati sulle app SaaS da ogni ramo della tua organizzazione. Possono provenire dai provider di identità, dai sistemi finanziari e dai log di rete. Dopodiché, consolida tutte le informazioni in un inventario centrale e in un file CSV.
Assicurati che ogni voce contenga quanto segue:
- Nome del cliente e dell’app
- Categoria dell’app
- ID dell’abbonamento o dell’account
- Reparto che la utilizza
- Il responsabile
- Costo dell’abbonamento e frequenza di fatturazione
- Numero di licenze acquistate e assegnate
- Numero di utenti attivi dell’app e periodo di riferimento
- Data di rinnovo e termine ultimo per la disdetta
Passaggio 2: classifica le applicazioni per funzione
Una volta creato l’inventario di tutte le app SaaS, è il momento di suddividerle in categorie utili. In questo modo sarà più facile capire quali app svolgono funzioni simili e richiedono un esame più attento per verificare eventuali ridondanze. Ecco alcune categorie di esempio che puoi utilizzare:
- Comunicazione (Slack, Teams, Zoom)
- Gestione dei progetti (Asana, Trello, Monday.com)
- Condivisione di file (Dropbox, Google Drive, OneDrive)
Aggiungi o elimina categorie in base alle tue esigenze.
Passaggio 3: confronta utilizzo e costi
Passa in rassegna ogni categoria e le app che ne fanno parte. Guarda quante persone hanno utilizzato attivamente l’applicazione durante il periodo esaminato rispetto al numero di licenze in tuo possesso. Usa i report di utilizzo delle applicazioni, dove disponibili, e verifica con il responsabile dell’app eventuali esigenze occasionali o stagionali. Qual è il costo per utente e quanto spendi complessivamente per l’abbonamento?
Dovresti anche analizzare quanto l’app è stata adottata nei flussi di lavoro quotidiani nel corso del tempo. Questo approccio basato sui dati ti permetterà di individuare più facilmente quali app SaaS del tuo inventario sono poco utili e ridondanti.
Passaggio 4: coinvolgi gli stakeholder per avere il quadro completo
Una volta terminata l’analisi dei dati, è il momento di coinvolgere gli altri stakeholder. Condividi i risultati con i responsabili degli altri reparti e poni loro queste domande:
- La ridondanza è intenzionale (ad esempio per preferenza di uno strumento)?
- È possibile consolidare l’utilizzo?
- I duplicati rispondono a un’esigenza temporanea?
Prima di dismettere alcune applicazioni devi essere certo che non blocchino i flussi di lavoro impedendo ai dipendenti di svolgere il proprio lavoro. Questo ti darà un quadro più chiaro e ti permetterà di capire come vengono effettivamente utilizzate queste app.
Passaggio 5: proponi opzioni di consolidamento
Presenta i tuoi consigli ai responsabili di reparto. Puoi suggerire di:
- Mantenere lo strumento più conveniente o più diffuso.
- Dismettere o consolidare gli strumenti poco utilizzati o troppo costosi.
- Negoziare un numero inferiore di licenze a pagamento in base all’utilizzo effettivo e alle condizioni di rinnovo dell’abbonamento.
Confrontati con i responsabili di reparto e raccogli il loro punto di vista. Una volta che il cliente ha approvato la dismissione di un’app, migra i dati necessari e verifica che i flussi di lavoro coinvolti continuino a funzionare. Rimuovi gli accessi e le integrazioni non più necessari, poi disdici l’abbonamento o predisponi il mancato rinnovo. Conserva la conferma di disdetta e controlla le fatture successive per verificare che gli addebiti si interrompano come concordato.
Passaggio 6: stabilisci cicli di revisione ricorrenti
L’esame degli abbonamenti SaaS della tua organizzazione non dovrebbe essere un’attività una tantum. Proponi una revisione trimestrale o semestrale, con controlli aggiuntivi prima delle scadenze di rinnovo e di disdetta. Raccogli i dati di utilizzo con regolarità, così da averli sempre disponibili per ogni revisione. Puoi anche allinearti con gli altri reparti durante le business review trimestrali (QBR) per mantenere coerente la governance delle app.
In questo modo puoi assicurarti che le app SaaS a cui sei abbonato restino utili e pertinenti, evitando ridondanze e sprechi di risorse.
Tabella riepilogativa delle best practice per esaminare la ridondanza delle app
| Componente | Scopo e valore |
| Inventario completo | Sarà la base di partenza della tua analisi. Ti serve un elenco completo di tutti gli abbonamenti SaaS per capire quali si sovrappongono e quali sono ridondanti. |
| Classificazione delle app | Suddividere le app in categorie funzionali rende più semplice individuare le potenziali sovrapposizioni da esaminare. |
| Confronto tra utilizzo e costi | Confronta il costo di ogni app con il suo livello di utilizzo. In questo modo i tuoi consigli si baseranno su dati concreti. |
| Collaborazione con gli stakeholder | Collabora con gli altri stakeholder per capire meglio come vengono utilizzate le app SaaS. Così eviterai di interrompere i flussi di lavoro dismettendo un’app. |
| Pianificazione del consolidamento | Indica quali app mantenere, dismettere o rinegoziare con i fornitori. Questo semplifica gli stack SaaS e riduce i costi. |
| Revisioni ricorrenti | Esegui una revisione trimestrale o semestrale. Così eviti che le duplicazioni si accumulino di nuovo. |
Snippet di automazione facoltativo
Ecco uno snippet di esempio in Windows PowerShell che ti aiuta ad automatizzare il rilevamento e l’eliminazione degli abbonamenti SaaS sovrapposti:
# Identify overlapping SaaS apps by category
$inventory = Import-Csv saas_inventory.csv
$inventory | Group-Object Category | Where-Object { $_.Group.Count -gt 1 } |
Select Name, @{Name="AppCount";Expression={$_.Group.Count}}
Questo snippet importa il file CSV del tuo inventario SaaS. Filtra le categorie che contengono una sola app, dato che non possono presentare sovrapposizioni. Dopodiché crea una tabella con le app appartenenti alle categorie con più voci. In questo modo è più facile vedere quali applicazioni si sovrappongono o sono ridondanti.
L’integrazione di NinjaOne per gestire la proliferazione delle app SaaS
- Puoi usare l’inventario degli endpoint di NinjaOne come punto di partenza e arricchirlo poi con i dati su abbonamenti e utilizzo SaaS.
- Puoi documentare le sovrapposizioni nella documentazione di NinjaOne o nei ticket collegati al PSA.
- Presenta le informazioni sulle sovrapposizioni nelle business review trimestrali insieme ai dati sugli endpoint, tramite i report generati con gli strumenti NinjaOne.
Guida rapida
Risultati principali:
- L’attenzione di NinjaOne alla gestione del SaaS: NinjaOne offre strumenti pensati specificamente per la gestione del SaaS, tra cui il monitoraggio dell’inventario e l’ottimizzazione degli abbonamenti.
- Rilevamento ed eliminazione delle sovrapposizioni: i risultati della ricerca indicano che NinjaOne dispone di caratteristiche per:
- Individuare gli abbonamenti sovrapposti: tenere traccia di quali servizi SaaS sono in uso sui dispositivi e tra gli utenti di un’organizzazione.
- Analizzare l’utilizzo: capire con quale frequenza viene realmente utilizzato ogni abbonamento.
- Suggerire il consolidamento: individuare gli abbonamenti ridondanti o inutilizzati che si possono eliminare.
- Risparmio sui costi ed efficienza: il vantaggio principale evidenziato è la riduzione della spesa SaaS superflua e la semplificazione dello stack tecnologico grazie all’eliminazione dei duplicati.
- Integrazione e automazione: con ogni probabilità NinjaOne integra queste funzionalità nella sua piattaforma RMM, consentendo agli MSP di gestire in modo efficiente gli ambienti SaaS dei clienti.
Riduci i costi gestendo correttamente gli abbonamenti SaaS
Disdire gli abbonamenti SaaS superflui o ridurre il numero di licenze a pagamento aiuta gli MSP e i loro clienti a contenere i costi. E non è un processo complicato. Basta creare un inventario SaaS completo, classificare gli strumenti per funzione, confrontare utilizzo e costi, collaborare con gli stakeholder e integrare le revisioni nella governance del cliente. In questo modo puoi ridurre gli sprechi legati al SaaS, semplificare gli stack tecnologici, rafforzare governance e conformità e dimostrare un ROI misurabile durante le business review trimestrali.
Link correlati:
