Come creare un pacchetto di preparazione al rinnovo MSP partendo dai report già esistenti

I rinnovi MSP si decidono spesso prima che inizino le discussioni formali. I clienti che non riconoscono il valore del tuo MSP non hanno motivo di proseguire la collaborazione. Ecco perché un pacchetto di preparazione al rinnovo è essenziale.

Questa guida spiega come gli MSP possono sfruttare i report di attività già disponibili, le dashboard sugli SLA e le presentazioni delle business review trimestrali. Mostra come riunire questi materiali in un pacchetto strutturato di preparazione al rinnovo del cliente.

Consigli per creare un modello di rinnovo per i clienti

Dimostrare il proprio valore come MSP richiede un mix di ottima comunicazione, servizio e dati. La maggior parte degli MSP produce già report, dashboard e presentazioni per le business review trimestrali, ma non riesce a comunicare l’impatto del proprio lavoro.

Questi consigli offrono un punto di partenza agli MSP per dimostrare come il loro lavoro abbia generato valore, ridotto i rischi e contribuito al raggiungimento degli obiettivi di business, anche senza nuovo software o un lungo lavoro manuale.

📌 Prerequisiti:

I metodi descritti di seguito si possono applicare facilmente avendo a disposizione:

• Accesso ai report PSA o RMM (come volumi di ticket, rispetto degli SLA e statistiche di automazione)
• Business review trimestrali o riepiloghi sullo stato di salute del cliente relativi ai trimestri precedenti
• Dati finanziari che evidenzino l’ottimizzazione dei costi o la riduzione dei rischi
• Un modello standard di preparazione al rinnovo (ad esempio in Word, PowerPoint o NinjaOne Documentation)
• Un accordo con gli account manager sulle tempistiche di preparazione al rinnovo

1) Scegli i report giusti per i rinnovi

Non tutti i dati rappresentano valore. Quando crei un pacchetto di preparazione al rinnovo, scegli i report che mettono in evidenza perché un cliente dovrebbe continuare a lavorare con il tuo MSP. Questi report diventano documenti di supporto durante le conversazioni sul rinnovo.

Ecco alcuni esempi di report da includere e il motivo:

Report operativi

• Includi dati sul rispetto degli SLA, sull’uptime e sull’andamento della risoluzione dei ticket.
• Offrono una panoramica delle prestazioni del tuo MSP e del loro impatto sulle attività del cliente

Report su sicurezza e rischi

• Condividi i dati sulla conformità del patching e sulle vulnerabilità risolte.
• Mettono in luce il ruolo che hai nel migliorare il livello di sicurezza del cliente

Report di business

• Elenca i risparmi sui costi, i tempi di inattività evitati e l’allineamento del ciclo di vita dei dispositivi.
• Mostrano come il tuo MSP aiuta il cliente a raggiungere i propri obiettivi di business

Report sul successo del cliente

• Riporta i punti salienti delle business review trimestrali precedenti e i risultati dei progetti.
• Offrono un riepilogo dei risultati ottenuti e possono essere un buon punto di partenza per le attività future dopo il rinnovo

Se selezionati con cura, questi report costituiscono una base solida per il tuo pacchetto di preparazione al rinnovo a ogni ciclo di rinnovo.

2) Trasforma le metriche tecniche in valore di business

La maggior parte degli MSP monitora le metriche chiave del proprio settore, ma questo non significa che i clienti capiranno perché tali metriche contano. È utile presentarle mettendole in relazione con i benefici per l’attività del cliente.

Invece di limitarti a dichiarare come stai performando, parla dei dati operativi in un modo che interessi ai dirigenti. Ad esempio:

• Dì “Tempi di risposta costanti hanno protetto la produttività del personale”, invece di 95% di rispetto degli SLA.
• Spiega che sei riuscito a ridurre i rischi legati al ransomware e alla conformità, invece di dire che hai applicato 4.200 patch.
• Trasforma “Tasso di successo del backup pari al 99%” in “I tuoi dati sono stati salvati e possono essere ripristinati”.

💡 Consiglio: Fornisci ai tuoi clienti un glossario dei termini standard durante l’onboarding. Li aiuterà a comprendere il valore delle tue metriche.

3) Crea un pacchetto o un documento di rinnovo di una sola pagina

I documenti lunghi possono risultare pesanti da leggere: ecco perché un documento di rinnovo di una sola pagina, coerente e completo, è così utile. Con un report consolidato puoi mettere in evidenza il tuo valore, ciò che hai fatto e ciò che potete ottenere insieme, tu e il cliente.

In generale, è meglio includere i seguenti elementi nel modello del tuo pacchetto di preparazione al rinnovo:

• Riepilogo esecutivo (punti salienti del valore di business)
• Dashboard visiva dei KPI (da 3 a 5 metriche più rilevanti)
• Un caso di studio o un episodio dell’ultimo anno (un incidente evitato, un rischio ridotto)
• Raccomandazioni per il rinnovo o per l’allineamento del livello di servizio

4) Affronta in anticipo i problemi di perimetro e allineamento

Prima di affrontare il tema del rinnovo, risolvi i problemi in modo proattivo. In questo modo dimostri ai clienti di avere tutto sotto controllo e costruisci fiducia.

Poi, quando arriva il momento delle trattative di rinnovo, puoi inserire nei report una tabella di allineamento del perimetro. Questa tabella consente di:

• Individuare un utilizzo eccessivo o attività fuori perimetro e mostrarne l’impatto
• Segnalare i servizi poco utilizzati e proporre un riallineamento o un cambio di livello
• Documentare come servizi aggiuntivi potrebbero prevenire rischi imminenti

5) Integra la preparazione al rinnovo nelle business review trimestrali

Il nostro ultimo consiglio è di non aspettare il mese del rinnovo per avviare le discussioni in merito. Inserendo il tema della preparazione nelle tue business review trimestrali, puoi:

• Aggiungere slide di “anteprima del rinnovo” alle business review trimestrali
• Monitorare i progressi rispetto ai KPI che compariranno nei pacchetti di rinnovo
• Creare una cultura dei rinnovi senza sorprese

Perché serve un modello di pacchetto di rinnovo per MSP?

Il rinnovo dei clienti può essere complesso, soprattutto con i clienti nuovi. Gli MSP hanno bisogno di un piano chiaro prima che inizino le discussioni sul rinnovo. Questa preparazione consente loro di dimostrare il proprio valore e di definire come continueranno a supportare il cliente.

Con un pacchetto di rinnovo strutturato puoi:

• Dimostrare un valore misurabile lungo tutta la durata del contratto
• Anticipare le preoccupazioni del cliente con argomentazioni basate sui dati
• Presentare upsell o modifiche di livello come il passo successivo più logico
• Rendere le discussioni sul rinnovo più fluide, rapide e meno conflittuali

Sfruttare le funzionalità di NinjaOne per un pacchetto di preparazione al rinnovo più semplice

NinjaOne offre funzionalità che gli MSP possono utilizzare per semplificare la creazione dei pacchetti di preparazione al rinnovo.

Ecco alcuni modi in cui gli MSP possono usare NinjaOne:

• Esportare report su SLA, patching e automazione da includere nel pacchetto
• Automatizzare le dashboard sull’andamento dei ticket e sulla conformità
• Ospitare i modelli dei pacchetti in NinjaOne Documentation per riutilizzarli
• Inserire le anteprime del rinnovo direttamente nei flussi di lavoro delle business review trimestrali
• Impostare avvisi di utilizzo che segnalano gli scostamenti di perimetro prima dei rinnovi

Migliora le trattative di rinnovo con pacchetti di preparazione basati sui dati

Le discussioni sul rinnovo devono essere proattive e incentrate sul valore. Devono basarsi su evidenze chiare, non su discussioni sui costi.

Gli MSP dovrebbero costruire i pacchetti di preparazione al rinnovo partendo dai report già esistenti. Questo approccio rafforza la fiducia del cliente, sostiene le decisioni sulle tariffe e fa del rinnovo il passo successivo più naturale.

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