Dipendenti in ufficio o dipendenti remoti: qual è la scelta giusta per le aziende?

Un tempo, era il lavoro a determinare dove vivevi. Questa comprensione diffusa ha portato a un effetto di rete che ha amplificato il fascino delle città. Le città, a loro volta, hanno attratto persone qualificate, fornendo alle aziende un incentivo irresistibile a stabilirvi una presenza e quindi ad attirare ancora più talenti. Località importanti come New York, Los Angeles e la Silicon Valley sono emerse come epicentri per i talenti di alto livello e per le organizzazioni che li impiegavano. Di conseguenza, il talento e le risorse finanziarie sono stati consolidati in queste aree. Ad esempio, nel settore tecnologico, la stragrande maggioranza dei talenti e dei finanziamenti per le startup di alto livello ha gravitato sulla Silicon Valley. 

Il lavoro a distanza ha costretto a rivalutare l’intero sistema: nell’ultimo anno, circa l’80% degli investimenti aziendali è stato effettuato al di fuori della Silicon Valley. Questo segna un cambiamento sostanziale nel panorama del settore. In particolare, grandi aziende come Facebook, Salesforce e Dropbox hanno adottato politiche di lavoro flessibili, consentendo ai loro dipendenti di lavorare da remoto, anche se solo parzialmente. Entro il 2025, circa 36 milioni di americani hanno iniziato a lavorare a distanza, questo ha rappresentato un aumento impressionante dell’87% rispetto all’era pre-pandemia.

Saper gestire le esigenze di una forza lavoro remota è un aspetto fondamentale delle prestazioni attuali. Analizziamo i vantaggi e gli svantaggi dei dipendenti remoti rispetto a quelli in ufficio per aiutarti a stabilire quale formato funzionerà meglio per il tuo team.

L’era dell’ufficio non è finita

I meriti dello spazio fisico per gli uffici rimangono particolarmente rilevanti ora che le organizzazioni si sono ampiamente stabilizzate in una routine post-pandemia. 

Iperdisponibilità: Vantaggi in ufficio

Collaborazione e lavoro di squadra

Uno dei principali vantaggi del lavorare in un ufficio fisico è l’opportunità di collaborare e lavorare in gruppo. Gli ambienti di lavoro favoriscono naturalmente le interazioni faccia a faccia, consentendo ai membri del team di elaborare idee, risolvere problemi e scambiare feedback in modo più agevole. La vicinanza dei colleghi consente discussioni spontanee, che possono portare a soluzioni innovative e allo sviluppo di solidi rapporti di lavoro.

Comunicazione e interazione in tempo reale

I dipendenti in ufficio beneficiano di un accesso immediato a colleghi, manager e superiori. Questa vicinanza semplifica la comunicazione, assicurando che le domande possano essere risposte e i problemi affrontati tempestivamente. La chat tra reparti favorisce un senso organico di collaborazione, mentre l’interazione in tempo reale elimina i ritardi e le incomprensioni che possono sorgere negli scenari di lavoro a distanza.

Le sfide dei dipendenti che vanno in ufficio

Pendolarismo

Una sfida importante per i dipendenti che vanno in ufficio è rappresentata dagli spostamenti quotidiani. Il pendolarismo può richiedere molto tempo, soprattutto nelle aree urbane con traffico intenso, e spesso comporta costi associati come il carburante, le spese per il trasporto pubblico e l’usura dei veicoli personali. Inoltre, i lunghi spostamenti possono contribuire in modo significativo allo stress e al burnout dei dipendenti, con un impatto negativo sulla soddisfazione lavorativa e sulle prestazioni.

Distrazioni e interruzioni

I dipendenti che lavorano in ufficio sono soggetti alle distrazioni e alle interruzioni tipiche di uno spazio di lavoro fisico condiviso. Queste distrazioni possono andare dalle conversazioni casuali tra colleghi al rumore dell’ufficio e alle frequenti interruzioni da parte di colleghi o superiori. Tali interruzioni possono compromettere e ostacolare la produttività, rendendo necessarie strategie per mitigare efficacemente questi problemi.

Micromanagement

Se da un lato la supervisione può portare a risultati positivi per l’organizzazione, dall’altro un’eccessiva supervisione può avere un impatto sulla forza lavoro. Il micromanagement è uno stile di supervisione che comporta una costante vigilanza dei dipendenti, facendogli percepire una mancanza di fiducia. La presenza nello stesso ufficio di un capo che esercita un’attività di micromanagement può influire sulla produttività e sul benessere dei dipendenti. Questo è uno dei motivi per cui alcuni preferiscono lavorare da casa. Chi lavora fuori dall’ufficio ha un ambiente tranquillo in cui può concentrarsi senza la pressione di essere costantemente osservato.

Bilanciare questi vantaggi e queste sfide è fondamentale per le organizzazioni, che devono decidere quale sia la loro modalità di lavoro preferita. Sebbene il lavoro in ufficio può facilitare la collaborazione e l’interazione in tempo reale, non è privo di inconvenienti, tra cui l’onere del pendolarismo e il potenziale di distrazione.

Diminuire le sfide in ufficio

Per sfruttare i vantaggi del lavoro in ufficio e allo stesso tempo affrontarne le sfide, le organizzazioni possono adottare una serie di strategie per ridurre i fattori di stress in ufficio.

Modalità di lavoro flessibili

Offrire orari di lavoro flessibili o consentire ai dipendenti di lavorare da casa in determinati giorni può contribuire ad alleviare lo stress del pendolarismo quotidiano. Questo approccio riconosce l’importanza dell’equilibrio tra lavoro e vita privata e offre ai dipendenti un maggiore controllo sui propri orari.

Spazi tranquilli designati

La creazione di zone tranquille all’interno dell’ufficio consente ai dipendenti di concentrarsi senza interruzioni o distrazioni. Queste aree possono fungere da santuario per concentrarsi, riducendo l’impatto delle distrazioni.

La proliferazione del lavoro a distanza ha trasformato il paradigma dell’ufficio tradizionale. Le organizzazioni sono ormai svincolate da sedi specifiche, ma le sfide che devono affrontare i dipendenti lontani possono rappresentare un grosso ostacolo culturale.

Utilizzo della comunicazione online

L’espressione “poteva essere solo un’e-mail” non è stata coniata senza motivo. Le aziende dovrebbero incoraggiare l’uso di canali online per una comunicazione più rapida tra i dipendenti. Inoltre, un’azienda che riesce a stabilire un metodo di comunicazione online efficiente avrà più facilità ad adattarsi a una configurazione ibrida. Questo può anche ridurre i casi di microgestione e dare ai dipendenti la possibilità di lavorare in modo più indipendente.

Produttività a confronto: remoto vs. in ufficio

I dipendenti che lavorano nell’ambiente giusto possono aumentare la produttività. Ecco un rapido confronto di come la produttività viene influenzata dalla configurazione del lavoro:

Remoto

• Meno interruzioni. Come già detto, lavorare da remoto evita interazioni inutili con i colleghi.
• Flessibilità. Lavorare nel luogo in cui il dipendente si trova più a suo agio può favorire una migliore concentrazione delle finestre.
• Risparmio di tempo. L’eliminazione del pendolarismo può aumentare la produzione giornaliera utilizzando il tempo del pendolarismo per riposare prima e dopo il lavoro.

In ufficio

• Accesso alle risorse. Il lavoro in ufficio può consentire ai dipendenti di accedere più facilmente alle risorse o all’aiuto di colleghi e manager.
• Collaborazione. Quando lavorano in ufficio, i dipendenti possono ricevere un feedback in tempo reale sul loro lavoro e avviare un lavoro di squadra tra colleghi.
• Struttura di lavoro. La presenza in ufficio favorisce naturalmente una routine, aiutando i dipendenti a rispettare orari coerenti e a mantenere una netta separazione tra lavoro e tempo libero.

Sia che un’organizzazione preferisca una configurazione remota o in ufficio, ogni struttura può contribuire a stimolare la produttività a seconda delle attività richieste, degli strumenti disponibili e di quanto l’ambiente favorisca la concentrazione e le prestazioni dei dipendenti.

Vantaggi dell’organizzazione a distanza: maggiore adattabilità rispetto al passato

Flessibilità individuale

Il lavoro a distanza offre ai dipendenti la flessibilità di programmare il lavoro in modo che si allinei con la loro vita personale. Questa flessibilità può portare a un equilibrio più sano tra lavoro e vita privata, aiutando i dipendenti a gestire meglio gli impegni personali, le responsabilità familiari e gli obblighi lavorativi. Consente alle persone di organizzare la propria giornata lavorativa in modo da massimizzare la produttività, tenendo conto delle circostanze specifiche.

Accesso a un bacino di talenti più ampio

Uno dei vantaggi più significativi del lavoro a distanza è l’accesso a un bacino di talenti diversificato ed esteso. Le organizzazioni non sono più limitate ad assumere talenti in una specifica area geografica. Il lavoro a distanza consente di reclutare persone con capacità e competenze specializzate da regioni e persino paesi diversi, migliorando la capacità di creare team ad alte prestazioni.

Il remoto minaccia i vecchi stili di gestione

Maggiori barriere alla comunicazione

Il lavoro a distanza può introdurre nuove sfide per la comunicazione e la collaborazione. L’assenza di interazioni faccia a faccia può portare a malintesi e ostacolare lo scambio spontaneo di idee. La coesione del team e il senso di appartenenza possono essere più difficili da stabilire e mantenere quando i dipendenti sono fisicamente dispersi. 

Monitorare e tenere traccia della produttività

Senza la presenza fisica in un ufficio, per i manager può essere difficile valutare l’effettivo utilizzo del tempo da parte dei dipendenti. Per garantire che i dipendenti remoti rimangano impegnati, rispettino le scadenze e producano un lavoro di alta qualità può essere necessario implementare solidi sistemi di misurazione delle prestazioni e chiare aspettative.

Sicurezza degli endpoint

Mentre avvengono i cambiamenti socio-culturali, una delle sfide meno attese può essere quella tecnologica. Man mano che i dipendenti passano al lavoro da remoto, la necessità di proteggere i loro endpoint prima di concedere l’accesso alle risorse aziendali sensibili diventa sempre più cruciale ma impegnativa.

Quando gli endpoint dei dipendenti diventano remoti, la precedente protezione offerta dalle reti aziendali e dai firewall ben configurati viene meno. Quando i dipendenti lasciano il tuo ufficio, i dati e la proprietà intellettuale della tua azienda vanno con loro. Di fronte a questo nuovo approccio, i responsabili IT devono creare un’infrastruttura che garantisca la sicurezza dei dipendenti remoti. Questo compito diventa particolarmente impegnativo quando deve essere svolto rapidamente o quando c’è un improvviso aumento dei lavoratori remoti.

Con il giusto sistema di monitoraggio e gestione a distanza (RMM) queste sfide possono essere superate, fornendo la sicurezza di operare efficacemente in un ambiente in cui il lavoro a distanza sta rapidamente diventando uno standard.

Mitigare le sfide

Per sfruttare i vantaggi del lavoro a distanza e affrontarne le sfide, le organizzazioni possono adottare le seguenti strategie:

Scegliere una comunicazione basata sulla fiducia

L’implementazione di strumenti di comunicazione avanzati, come le piattaforme di videoconferenza e le app di messaggistica di gruppo, consente una maggiore collaborazione tra i team remoti. La formazione dei dipendenti sull’uso efficace di questi strumenti è essenziale. Tieni presente che spesso i dirigenti compensano eccessivamente la distanza con un atteggiamento rigido nei confronti dei dipendenti remoti. Troppe richieste di aggiornamenti di stato, check-in e feedback non richiesti possono danneggiare gravemente la produttività e la fiducia del team.

È meglio adottare un modello di leadership basato sui risultati: stabilire le aspettative sul raggiungimento degli obiettivi piuttosto che sulle attività minuto per minuto può aiutare i dipendenti a sentirsi più supportati. I check-in vanno bene con moderazione, ma l’eccellenza a distanza si basa sulla fiducia reciproca piuttosto che sul micromanagement.

Modello di lavoro ibrido: il meglio dei due mondi?

La generazione Z ha detto chiaramente che si aspetta di essere in grado di connettersi con i colleghi e che i datori di lavoro devono supportarla. In un recente sondaggio, il 55% ha dichiarato che lascerebbe un lavoro se non avesse la tecnologia, gli strumenti e i processi giusti per rimanere connessi.

Nel contesto della rivoluzione a distanza, la realtà è che questa nuova forma di occupazione è stata attuata in modo grossolano e sbagliato. Spesso gli investimenti in tecnologia e l’implementazione di nuove soluzioni software e piattaforme di comunicazione progettate per il lavoro a distanza incontrano gravi ostacoli. Queste sfide nascono dall’assenza di linee guida chiare, da una supervisione IT insufficiente, da linee di responsabilità confuse e da una formazione inadeguata in materia di sicurezza. Spetta ora all’IT affrontare e risolvere questi nuovi problemi. 

Il 30% dei membri del team è ora responsabile della gestione dei propri canali di comunicazione, della sicurezza informatica e dei problemi tecnologici. Questa cronica mancanza di politiche interne sulle responsabilità tecnologiche è rischiosa e fa perdere tempo. Il software RMM solleva i dipendenti dall’onere di installare e monitorare la propria tecnologia. L’IT acquisisce invece la capacità di installare e supervisionare in remoto le applicazioni, dai singoli dispositivi agli interi reparti. Questo approccio semplificato riduce in modo significativo il tempo e l’impegno impiegati per le richieste di assistenza. Con le installazioni software eseguite correttamente, gli avvisi personalizzati offrono informazioni in tempo reale sulle esigenze di installazione e assistenza in corso.

Migliora in ufficio o da remoto con NinjaOne

I team IT più efficienti possono ora affrontare in modo pro-attivo i problemi degli endpoint, grazie al software RMM di NinjaOne. Si spinge oltre automatizzando gli aggiornamenti del software e del firmware, assicurando che i lavoratori remoti possano rimanere concentrati sulle loro attività con interruzioni minime.

Che il tuo team sia centralizzato, completamente da remoto o una via di mezzo, è fondamentale comprendere le dinamiche di ciascuna configurazione: qual è la scelta giusta per le aziende? Aiuta i responsabili IT e aziendali ad adattarsi a una forza lavoro distribuita senza compromettere le prestazioni o la cultura.