La gestione e la manutenzione delle risorse IT sono essenziali per il successo di un’azienda. Tuttavia, Capterra riferisce che, nell’80% dei casi, le aziende reagiscono ai problemi di manutenzione, invece di prevenirli. Una Gestione delle risorse IT (ITAM) proattiva è possibile grazie a un inventario delle risorse IT aggiornato e accurato. Ciò include non solo il monitoraggio delle risorse, ma anche la loro gestione durante l’intero ciclo di vita, dall’approvvigionamento alla dismissione, sia per l’hardware che per i software, come spiegato nella nostra video-guida su come gestire le risorse hardware e software.
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Che cos’è un inventario delle risorse IT?
Un inventario delle risorse IT è un elenco completo di tutte le risorse IT presenti nell’ambiente IT di un’organizzazione. Un inventario ben gestito fornisce una posizione centrale per tenere traccia di tutto e garantire che le risorse vengano utilizzate in modo efficace per supportare i processi aziendali.
Tipi di risorse IT
Esistono due tipi principali di risorse IT: risorse hardware e risorse software.
Le risorse hardware sono tutti gli oggetti tangibili dell’ambiente IT. Sono i componenti fisici necessari all’interno di un ambiente IT. I diversi tipi di hardware includono:
- Laptop e computer
- Dispositivi mobili
- Server
- Dispositivi SNMP (firewall, switch, router, hub ecc.).
I software sono tutti gli elementi immateriali di un ambiente IT. Affinché i software possano funzionare, è necessario che l’hardware fisico esegua le operazioni previste dai software. Tra i software ci sono:
- Programmi
- Istruzioni per il funzionamento del computer
Come organizzare un inventario delle risorse IT
L’inventario delle risorse IT può essere organizzato in diversi modi. Ogni metodo richiede una quantità di tempo diversa e ha livelli di accuratezza variabili.
Organizzare un inventario in modo manuale
Questo è il metodo più semplice per creare un inventario delle risorse IT. Ogni volta che acquisti un dispositivo, dovrai inserire le informazioni in un foglio di calcolo e inviare i dati alla persona incaricata della supervisione delle risorse. Con questo metodo, l’inventario delle risorse IT può richiedere molto tempo e non è un approccio particolarmente produttivo.
Utilizzare uno strumento di gestione dell’inventario delle risorse IT
Gli strumenti di gestione delle risorse IT sono uno strumento di gestione dell’inventario leggermente più avanzato. Con questo tipo di strumento, inserisci le informazioni sulle risorse in un database. Il numero di serie della risorsa può fornire informazioni sul produttore del dispositivo o su altri aspetti specifici. Tuttavia, qualsiasi altra informazione sul dispositivo dovrà essere inserita manualmente.
Implementare una soluzione di gestione degli endpoint
Uno strumento di gestione degli endpoint è la soluzione migliore quando si tratta di creare e mantenere aggiornato un inventario delle risorse IT. Ogni volta che acquisisci un nuovo dispositivo e lo aggiungi all’ambiente IT dell’organizzazione, dovrai installare un agente su di esso in modo da poterlo monitorare e gestire. Questo ti fornirà un inventario automatico, che verrà continuamente aggiornato e che ti consentirà di avere sempre un inventario affidabile delle risorse IT.
Componenti della gestione dell’inventario delle risorse IT
Individuazione delle risorse
Questa fase si riferisce al momento in cui vengono individuate e catalogate le apparecchiature hardware, i software e i dispositivi di rete di un’organizzazione. Un’individuazione accurata delle risorse fornisce visibilità su quali siano le risorse esistenti e dove si trovino.
Gestione dell’inventario
Una volta individuate le risorse, l’aspetto più critico dell’ITAM è la creazione e l’aggiornamento di un inventario completo e la seguente gestione delle risorse hardware e software. Ciò consente ai professionisti IT di tenere traccia dei dettagli delle risorse, come la posizione del dispositivo, il modo in cui viene utilizzato e il suo proprietario. Una corretta gestione dell’inventario delle risorse IT di un’organizzazione riduce il rischio di perdita e facilita i team IT nell’assicurare che i dispositivi siano sicuri e funzionino in modo ottimale.
Gestione del ciclo di vita
Il ciclo di vita di una risorsa IT comprende solitamente l’approvvigionamento, la distribuzione, la manutenzione e lo smaltimento. Seguendo le best practice di gestione del ciclo di vita, i team IT possono massimizzare il loro valore, migliorare l’allocazione delle risorse, ridurre al minimo i tempi di inattività e garantire la sicurezza dei dati con un corretto smaltimento al termine del ciclo di vita di una risorsa.
Gestione della conformità
Con una soluzione ITAM, i team IT possono tenere traccia delle licenze software e ottenere una visibilità completa dell’utilizzo dei software, garantendo la conformità agli standard organizzativi. Un’altra fase fondamentale dell’ITAM è la gestione della conformità, che garantisce la conformità agli standard normativi come HIPAA attraverso il monitoraggio costante e l’implementazione di criteri di patch management per affrontare le vulnerabilità.
Ottimizzazione dei costi
L’ITAM consente alle organizzazioni di sfruttare al meglio le proprie risorse IT e può persino contribuire a ridurre i costi. Grazie a una visione completa di tutte le risorse IT di un’organizzazione, i responsabili delle decisioni possono organizzare strategie e prendere decisioni informate in merito all’acquisto di risorse, alla loro allocazione e manutenzione e alle sostituzioni.
Perché è importante la gestione dell’inventario delle risorse IT
L’importanza degli inventari delle risorse IT non può essere sottovalutata. Tenere traccia dei dispositivi all’interno dell’azienda consente di gestire efficacemente i dispositivi organizzativi. Inoltre, ti aiuta a evitare di avere un inventario non aggiornato.
Un inventario delle risorse IT aiuta a ridurre al minimo i costi aggiuntivi associati alla manutenzione di un ambiente IT. I costi principali includono:
Costi diretti
I costi diretti si riferiscono a tutte le spese relative alle macchine o ai prodotti stessi. Senza un inventario delle risorse IT, potresti non sapere quando i prodotti hanno raggiunto la fine del loro ciclo di vita e quando devono essere sostituiti. La sostituzione totale delle macchine è un costo diretto che può aumentare rapidamente.
Costi di licenza
Le applicazioni e i programmi richiedono una licenza software per dare agli utenti finali il diritto a un uso corretto del software. Se i dipendenti hanno sui loro dispositivi applicazioni che richiedono una licenza, ma non le utilizzano, si tratta di un costo inutile. Un inventario delle risorse IT fornisce le informazioni necessarie per identificare e rimuovere queste applicazioni.
Costi per la sicurezza
Senza un inventario delle risorse IT per monitorare e gestire i dispositivi, non puoi sapere quali applicazioni sono presenti sui computer degli utenti. Inoltre, non saprai se le applicazioni sono state correttamente patchate o se alcune di esse potrebbero nascondere dei malware. Questi rischi sconosciuti comportano potenziali costi di sicurezza per l’organizzazione.
Quando creare e gestire un inventario delle risorse IT
Il tempo richiesto e la frequenza della manutenzione dipendono in larga misura dal modo in cui decidi di organizzare l’inventario IT della tua azienda. Se scegli un metodo che richiede l’inserimento manuale delle informazioni sui dispositivi, dovresti aggiornare l’inventario ogni volta che acquisisci un nuovo dispositivo, e dovresti controllare regolarmente le risorse. Questa tempistica può variare da azienda ad azienda, ma assicurati di farlo abbastanza spesso, in modo da mantenere un elenco aggiornato delle attività.
Se invece utilizzi una soluzione di gestione degli endpoint, creare e gestire un inventario delle risorse IT è piuttosto semplice. È sufficiente installare un agente software su ogni nuovo dispositivo aggiunto all’azienda per fare in modo che invii alla soluzione automaticamente, e in modo continuo, le informazioni relative all’inventario. Ciò significa che dovrai completare l’inventario una sola volta per ogni dispositivo e che poi verrà aggiornato automaticamente in futuro.
Best practice di gestione dell’inventario delle risorse IT
Un ITAM efficace offre molti vantaggi, come l’ottimizzazione delle prestazioni e della longevità delle risorse IT dell’organizzazione, la riduzione dei costi e il miglioramento dell’efficienza IT. Ecco alcune best practice da seguire:
1. Sfrutta gli strumenti di automazione
Gli strumenti di automazione snelliscono i processi ITAM, liberando tempo che i team IT potranno usare per concentrarsi su attività più strategiche. Inoltre, un software ITAM automatizzato può ridurre l’errore umano e garantire che gli inventari delle risorse IT siano aggiornati in tempo reale.
2. Conduci audit regolari
Gli audit periodici sono essenziali per verificare l’accuratezza dell’inventario delle risorse IT, aiutare gli utenti a scoprire le discrepanze, individuare le risorse inutilizzate o ridondanti e garantire la conformità alle licenze software, alle normative di settore e agli standard organizzativi.
3. Utilizza software di gestione delle risorse IT
Un software ITAM semplifica il complesso compito di monitorare e gestire tutte le apparecchiature hardware, i software e i dispositivi di rete di un’organizzazione. La giusta soluzione ITAM offre strumenti che facilitano la gestione delle risorse, dalla individuazione alla gestione dell’intero ciclo di vita.
Una gestione efficace ed efficiente delle risorse IT consente alle aziende di migliorare l’utilizzo delle risorse, ridurre i costi e garantire sicurezza e conformità. Approfondisci i principali consigli per migliorare la tua strategia ITAM. Leggi la guida di NinjaOne alle best practice ITAM.
Strumenti di gestione dell’inventario delle risorse IT
La gestione dell’inventario delle risorse IT è un’attività importante che può richiedere molto tempo e un’attenzione a diversi dettagli. Fortunatamente, sono stati progettati diversi strumenti per supportare e semplificare questa attività. Un software progettato per la gestione delle risorse IT è uno strumento altamente specializzato ed efficace che può aiutarti nel processo di gestione.
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