Punti chiave
- Microsoft Teams non offre un’unica soluzione nativa di backup e ripristino per tutti i dati di Teams: le organizzazioni possono quindi aver bisogno di funzionalità di backup aggiuntive per proteggere i dati di Teams di cui hanno bisogno.
- Microsoft Teams conserva le cronologie delle chat, i messaggi dei canali e i file condivisi su più servizi, tra cui Exchange Online, SharePoint Online e OneDrive for Business, anziché in un’unica posizione centrale.
- Secondo il modello di responsabilità condivisa di Microsoft, sono le organizzazioni a doversi occupare del backup dei propri dati di Microsoft Teams.
- I team IT costruiscono una strategia di backup centralizzato di Microsoft Teams individuando i dati critici, scegliendo uno strumento di backup, automatizzando i backup, testando il ripristino e monitorando lo stato dei backup.
- Cifrare i dati di backup e applicare un controllo degli accessi basato sui ruoli aiuta le organizzazioni a soddisfare normative come il GDPR e il CCPA quando eseguono il backup dei dati di Microsoft Teams.
Microsoft Teams è al centro delle attività quotidiane di innumerevoli aziende e permette ai membri dei team di comunicare e collaborare ovunque si trovino. Questo rende estremamente preziosi i dati utilizzati e condivisi tramite Microsoft Teams: cronologie delle chat, file condivisi e dati provenienti da app di terze parti integrate con Teams. Nonostante ciò, Microsoft Teams non offre un’unica soluzione nativa per il backup di tutti i dati legati a Teams.
Per i reparti IT questa è una sfida: i dati di Microsoft Teams sono distribuiti su più posizioni e gran parte delle informazioni business-critical condivise su Teams è collegata a servizi esterni (per esempio link ad altre piattaforme di produttività o file ospitati su altri servizi cloud). In alcuni casi, eseguire il backup di questi dati non è solo fondamentale per la continuità delle attività, ma è anche necessario per la conformità normativa. Questa guida spiega i vantaggi di centralizzare i backup di Microsoft Teams tra posizioni e formati diversi e come mettere al sicuro le tue informazioni.
Per una spiegazione in formato video di questo argomento, guarda Centralizzare i backup di Microsoft Teams tra posizioni e formati diversi.
Cosa serve per eseguire il backup dei dati di Microsoft Teams (cronologia delle chat e file condivisi inclusi)
Il modo in cui esegui il backup dei dati di Microsoft Teams dipende dalle funzionalità che utilizzi e da come le utilizzi. Per alcune aziende Teams è una semplice app di chat enterprise con cui coordinare i membri del team: in questo caso basta eseguire il backup delle cronologie delle chat. Per altre organizzazioni Teams è il fulcro di una collaborazione complessa che coinvolge più strumenti, sia all’interno sia all’esterno dell’ecosistema Microsoft 365.
Nella maggior parte delle implementazioni di Microsoft Teams, il backup richiede questi elementi:
- Accesso amministrativo a Microsoft Teams con le autorizzazioni appropriate.
- Accesso e privilegi sugli altri ambienti Microsoft 365 rilevanti in cui gli utenti archiviano dati (per esempio SharePoint, OneDrive)
- Accesso (idealmente tramite API) e privilegi sugli strumenti di terze parti in cui potrebbero essere archiviati dati
- Accesso a strumenti e piattaforme di backup in grado di raggiungere e archiviare i dati necessari
Dovrai inoltre decidere:
- Con quale frequenza eseguire il backup dei dati di Microsoft Teams
- Per quanto tempo conservare questi dati (conservazione dei dati)
- Dove archiviare questi backup
Una volta raccolte queste informazioni, puoi definire la policy di backup di Microsoft Teams e scegliere e configurare i componenti necessari per applicarla.
Dove sono archiviati i dati di Microsoft Teams
I dati creati da Microsoft Teams sono archiviati nelle posizioni seguenti:
| Componente di Teams | Servizio di riferimento | Archiviato in |
| Chat individuali e di gruppo | Servizio chat di Teams | Archiviazione chat basata su Azure |
| Messaggi dei canali | Servizio chat di Teams | Archiviazione chat basata su Azure |
| File condivisi (canale) | SharePoint Online | Sito SharePoint associato al team |
| File condivisi (chat) | OneDrive for Business | Cartella OneDrive del mittente |
| Calendario | Exchange Online | Calendario utente o di gruppo |
| App, schede, wiki | Variabile in base all’integrazione di terze parti | Spesso archiviati esternamente o in M365 |
Data la natura distribuita di questi dati, nessuna interfaccia di backup nativa può coprire contemporaneamente tutti i tipi di contenuto di Teams. Il problema si amplifica man mano che aggiungi strumenti esterni da cui gli utenti condividono dati tramite Teams.
I limiti del backup nativo di Microsoft
Microsoft, come altri provider cloud, adotta un modello di responsabilità condivisa: la responsabilità dei dati che ospita per tuo conto è suddivisa tra te e il provider di servizi cloud. In questo schema Microsoft è responsabile della disponibilità del proprio servizio e della protezione della propria infrastruttura, mentre tu sei responsabile della protezione e del ripristino dei tuoi dati.
Microsoft Teams non fornisce snapshot nativi che includano in un unico backup tutti i file, le cronologie delle conversazioni e le configurazioni di Teams. A seconda dei criteri di conservazione applicabili, i dati di Teams possono essere eliminati definitivamente una volta scaduto il periodo di conservazione. Inoltre, il ripristino di un canale eliminato potrebbe non riportare completamente i thread dei messaggi.
Microsoft non mette a disposizione un unico meccanismo di backup e ripristino che copra tutti i dati legati a Teams nei vari servizi e piattaforme: le organizzazioni possono quindi aver bisogno di funzionalità di backup aggiuntive in base alle proprie esigenze.
Strategia di backup centralizzato: come eseguire il backup dei file di Microsoft Teams
Puoi seguire questo schema per definire le policy e gli strumenti con cui eseguire il backup della cronologia delle chat, dei file e degli altri dati di Microsoft Teams:
- Individua i dati di cui eseguire il backup: individua dove vengono generati i dati chiave nella tua toolchain e nei tuoi flussi di lavoro basati su Microsoft Teams: cronologie delle conversazioni, file condivisi, integrazioni e link a strumenti di terze parti.
- Scegli lo strumento di backup: scegli una soluzione di backup in grado di collegarsi a questi dati ed eseguirne il backup in modo programmatico. Può trattarsi di dati provenienti da SharePoint, OneDrive o Exchange, oppure archiviati in piattaforme SaaS di terze parti.
- Automatizza i backup: automatizza i backup in base alla pianificazione stabilita e applica la conservazione dei dati.
- Pianifica il ripristino: devi testare e convalidare regolarmente i backup per assicurarti che siano accessibili e leggibili e che i dati necessari vengano acquisiti correttamente in un formato ripristinabile, sia per l’uso locale sia per il ripristino in un nuovo tenant (se supportato). Includi i backup di Teams nel tuo piano di continuità delle attività più ampio.
- Implementa monitoraggio e reporting: integra la soluzione di backup di Microsoft Teams con i tuoi strumenti di monitoraggio e reporting, in modo da essere avvisato in caso di backup falliti o altri problemi e da conservare i registri a fini di audit.
NinjaOne SaaS Backup offre un backup automatizzato basato su cloud per Microsoft 365, inclusi Exchange, SharePoint, OneDrive e Teams. Per Teams può eseguire il backup delle strutture dei team, dei messaggi dei canali e dei file associati.
A cosa prestare attenzione
Una strategia di backup può sembrare completa e lasciare comunque delle lacune, se si affida agli strumenti nativi di Microsoft o copre solo le parti più visibili di Teams.
| Errore | Perché succede | Come evitarlo |
| Considerare un criterio di conservazione di Microsoft Purview come un backup | I criteri di conservazione mantengono una copia di conformità per l’eDiscovery, quindi si dà per scontato che quella copia possa servire anche a ripristinare i dati persi. | Usa uno strumento dedicato per backup e ripristino e riserva i criteri di conservazione agli scopi per cui esistono: conformità e gestione del ciclo di vita dei dati. |
| Tralasciare le chat private di Teams | I piani di backup spesso si limitano ai canali dei team, perché è lì che avviene la collaborazione più visibile. | Verifica che lo strumento di backup copra separatamente le chat individuali e di piccoli gruppi, non solo i contenuti dei canali. |
| Dare per scontato che i link a servizi di terze parti condivisi in Teams siano inclusi nel backup | Teams archivia solo un link ai file ospitati fuori da Microsoft 365, non il file vero e proprio. | Individua gli strumenti di terze parti collegati da Teams durante la fase “cosa deve essere incluso nel backup” ed eseguine il backup separatamente. |
Best practice per il backup di Microsoft Teams e considerazioni su sicurezza e conformità
Il backup dei dati è determinante quando qualcosa va storto, perdi l’accesso ai dati nel cloud e devi ripiegare sui backup locali. Ci sono anche aspetti legali: normative sulla privacy come il GDPR e il CCPA impongono alle organizzazioni di proteggere i dati personali, garantendo anche la sicurezza delle copie di backup che li contengono. Gli interessati a cui si riferiscono le informazioni personali identificabili (PII) possono inoltre avere il diritto di chiedere la cancellazione o la rettifica dei propri dati: le organizzazioni devono tenerne conto nella gestione dei dati sia nei sistemi attivi sia nei backup.
I dati di backup devono inoltre essere cifrati a riposo e in transito, e va implementato il controllo degli accessi basato sui ruoli (RBAC) per garantire che solo utenti e servizi autorizzati possano interagire con le informazioni sensibili.
NinjaOne SaaS Backup ti aiuta a gestire le attività di backup su cloud e SaaS. I backup SaaS possono essere monitorati e gestiti direttamente dalla piattaforma NinjaOne: i team IT possono controllare lo stato dei backup, gestire organizzazioni e account e consultare le informazioni sui backup da un unico punto centrale.
