Méthode pour des événements en personne réussis : 5 choses à faire et à ne pas faire

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Dom Scafidi      

Depuis quelques années, la plupart d'entre nous travaillent dans une chambre d'amis, sur un tabouret de bar, sur un canapé ou même dans un garage transformé en bureau à domicile. 

La pandémie a changé le monde du travail à jamais. Elle a aussi radicalement changé le monde des réseaux et des événements. Depuis Mars 2020, nous avons vu le réseautage se déplacer vers les espaces virtuels sous les formes suivantes :

  • Médias sociaux : l'utilisation et la croissance des réseaux sociaux ont atteint un niveau record, notamment les plateformes de réseautage et d'embauche comme LinkedIn et Glassdoor. 
  • Espaces de discussion et applications de réseautage : les applications de communication comme Discord, Telegram et Signal ont évolué pour répondre à de nouveaux besoins. Les applications qui, à l'origine, étaient destinées aux communications dans le cadre de jeux ou à la messagerie instantanée sécurisée sont devenues essentielles aux activités de réseautage dans de nombreux secteurs. On peut supposer que ces espaces resteront en place, mais qu'ils prendront un sens différent. 
  • Initiatives d'événements virtuels de réseautage : de nombreux événements populaires de réseautage en personne sont passés à des sites en ligne, tout en continuant à développer la communauté dans un nouveau format. De nouveaux événements virtuels ont été créés à partir du désir accru de communauté qui découle du travail à distance et de l'enfermement en cas de pandémie.   

Nombre d'entre elles ont consacré beaucoup de temps et d'énergie à renforcer leur présence numérique au cours des deux dernières années. Ainsi, beaucoup ont étendu leurs réseaux à de nouveaux endroits et à des personnes qu'ils n'auraient jamais pu imaginer atteindre auparavant. 

Cela dit, il n'est pas temps d'abandonner ces initiatives de réseautage virtuel. Au contraire, il est temps d'utiliser ces connexions et ces expériences pour unir le virtuel et le réel. Plutôt excitant, non ? 

Comme nous commençons tous à sortir à nouveau de nos bureaux pour aller vers le monde extérieur, suivons un cours accéléré sur la création d'événements de réseautage en personne. 

Méthode pour des événements en personne réussis - 5 choses à faire et à ne pas faire : 

1) Faites en sorte que ce soit quelque chose que vous aimez vraiment et qui vous passionne (tant que l'endroit est propice à la discussion et au réseautage - ex : les concerts bruyants ne le sont pas vraiment)

Le réseautage par le biais de Zoom ou d'un salon de discussion virtuel présente quelques particularités. Par exemple, dans une plateforme de communication vidéo, la téléphonie audio ne permet pas à de nombreuses personnes de parler en même temps, de sorte que, le plus souvent, les événements de réseautage virtuel se transforment en une sorte de communication à tour de rôle. 

Ce n'est pas complètement une mauvaise chose, mais cela supprime la possibilité pour les participants d'avoir des échanges où plusieurs personnes sont impliquées, partageant toutes simultanément tout en orientant la conversation vers de nouvelles directions. 

Vous pouvez donner le coup d'envoi de votre premier événement en personne en organisant un événement amusant, comme un concert dans un bar local ou un festival.

En gardant tout cela à l'esprit, assurez-vous que l'espace de l'événement est propice aux conversations et au réseautage. Si les participants à l'événement ne peuvent pas s'entendre, ils risquent d'être frustrés et de partir ou de vivre une expérience moins agréable.

En résumé, veillez à ce que l'espace de l'événement soit amusant et propice à une bonne conversation entre les participants. 

2) Ne vous mettez pas, vous ou vos employés, dans une position où vous êtes mal à l'aise ou avez l'impression d'essayer d'être quelqu'un que vous n'êtes pas. 

Si vous n'aimez pas les bars et l’alcool, n'organisez pas un événement dans un bar. Si vous et votre personnel aimez vraiment quelque chose comme les films ou les jeux d'arcade de la vieille école, partagez cette facette de vous-même avec vos prospects et vos clients. Plus vous vous amuserez, plus les participants s'amuseront aussi.

3) FAITES des partenariats avec d'autres vendeurs et entreprises. 

La réservation d'un lieu ou d'une activité spécifique peut s'avérer trop coûteuse pour vous, pourquoi pas divisez ce coût en trois ou quatre ?

C'est en vous associant à la communauté locale que vous pourrez briller lors de votre prochain événement en personne, tout en partageant éventuellement la vedette avec certaines des entreprises de vos clients. Vous pouvez aussi demander aux fournisseurs partenaires s'ils proposent des fonds de développement marketing (MDF) pour des événements en personne comme celui-ci. 

Voici quelques exemples de la façon dont vous pouvez tirer parti des partenariats pour votre prochain événement en personne :

  • Partenariat avec les clients | Vous avez un client dans les alentours qui possède un restaurant, un bar ou un lieu d'événements ? Demandez-leur s'ils seraient prêts à s'associer avec vous pour un événement de réseautage en vous permettant d'utiliser leur espace pour la rencontre. Cela permettra à l'entreprise de ce client de bénéficier d'une publicité gratuite, et en plus vous achèterez de la nourriture et des boissons ! 
  • Partenariat avec la chambre de commerce locale | Si vous êtes membre de la chambre de commerce du secteur, elle dispose généralement d'espaces gratuits pour les événements que vous pouvez utiliser, ainsi que d'une liste de membres que vous pouvez inclure dans vos démarches de promotion pour augmenter la portée de votre événement. Les chambres de commerce plus matures peuvent même offrir de le promouvoir gratuitement à leur public si vous vous associez à elles pour l'événement. 
  • S'associer à un fournisseur | Ce conseil s'adresse exclusivement aux fournisseurs de services gérés (MSP). De nombreux fournisseurs de votre pile technologique proposent des événements explicitement de type MDF (fonds de développement du marketing) qui vous aideront à développer votre activité. Dans la plupart des cas, ils couvriront jusqu'à 50 % des coûts de votre événement, et certains fournisseurs enverront même gratuitement un expert en la matière à l'événement en tant qu'orateur invité ! Contactez votre responsable de compte auprès de votre fournisseur pour vous renseigner sur les fonds MDF et obtenir plus d'informations sur la façon dont ils peuvent être utilisés et distribués. 

4) Faites attention au lieu et au moment de l'événement, prenez en compte la circulation. 

N'oubliez pas le temps de déplacement pour votre prochain événement en personne ! Ce n'était certainement pas un souci pour les événements de réseautage virtuel, mais il vaut la peine d'être mentionné car cela a peut-être été oublié. 

Les invités se rendraient-ils à l'autre bout de la ville aux heures de pointe ? La plupart des gens répondront « non », car ils ont pris l'habitude de se connecter à une discussion virtuelle depuis le confort de leur maison. 

Gardez à l'esprit le temps de trajet et essayez de faire en sorte que le lieu de l'événement soit aussi central que possible, avec un accès facile aux parking et aux transports publics s’il y en a dans votre zone. 

5) N'oubliez pas de prendre beaucoup de photos et de les partager en ligne. Elles constituent un excellent contenu pour votre site internet et les média sociaux à court et à long terme.  

Cela peut être un défi pour certains, mais n'oubliez pas de prendre des tonnes de photos lors de votre prochain événement ! Si vous craignez d'être trop occupé à discuter avec les invités pour prendre de bonnes photos, faites appel à votre réseau pour voir si vous connaissez des photographes dans les alentours qui seraient intéressés de prendre des photos de votre événement. 

Une autre bonne façon de recueillir les photos de votre prochain événement est de demander aux invités de partager leurs photos sur les médias sociaux avec un hashtag unique pour l'événement afin que vous puissiez recueillir les photos des participants après celui-ci. 

Ne faites pas cavalier seul lorsque vous organisez votre prochain événement en personne

Un thème récurrent dans tout ce document est la collaboration, collaboration avec vos clients, collaboration avec vos employés et collaboration avec la communauté locale pour faire d'un événement en personne un grand succès. 

N'essayez pas de tout faire seul, faites appel à vos amis, à votre famille et à vos collègues pour vous libérer du stress lié à la planification et à l'organisation de votre prochain événement en personne.

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