Puntos clave
- Los softphones y los teléfonos de sobremesa cumplen la misma función básica: ambos gestionan llamadas y se conectan a sistemas VoIP, así que la decisión no depende de las funciones, sino de cómo encajan en el trabajo diario.
- Los softphones reducen el hardware y la carga de soporte: funcionan en los dispositivos que ya tienes, son mucho más fáciles de desplegar y se pueden atender en remoto sin enviar dispositivos ni mantener equipos adicionales.
- Los teléfonos de sobremesa aportan separación y fiabilidad: siguen funcionando si falla el ordenador del usuario y ofrecen un dispositivo de comunicación dedicado.
- La organización de la plantilla marca la decisión: los equipos en remoto se benefician de los softphones, mientras que los puestos fijos de oficina o ciertos entornos todavía pueden necesitar teléfonos de sobremesa.
- Los esquemas híbridos suelen ser los más prácticos: muchas organizaciones usan ambos y asignan el tipo de dispositivo según el puesto, la ubicación y las necesidades de fiabilidad.
Elegir entre softphones y teléfonos de sobremesa para las comunicaciones de voz de tu empresa no es una decisión menor: afecta a los costes iniciales y al mantenimiento, pero también a la comodidad y la productividad de los empleados. Que acabes usando softphones, teléfonos de sobremesa (también llamados hardphones) o una combinación de ambos dependerá en gran medida de cómo funcione tu negocio.
Esta guía explica las diferencias prácticas entre softphones y teléfonos de sobremesa, en qué situaciones conviene cada opción y qué requisitos operativos implica desplegarlos y protegerlos.
¿Qué son los teléfonos de sobremesa (hardphones) y para qué sirven?
Los teléfonos de sobremesa son la evolución moderna del teléfono: un auricular con su base, algunos botones y, a veces, una pantalla, todo en una carcasa de plástico que se coloca sobre el escritorio. Este diseño apenas ha cambiado en décadas, pero ahora, en lugar de pares trenzados de cobre dedicados que solo transportan el audio de las llamadas (o los faxes), los teléfonos de sobremesa se conectan a tu red y a internet para llamar.
Se usan sobre todo en entornos de oficina, aunque algunas personas los prefieren incluso cuando teletrabajan porque buscan una experiencia telefónica tradicional.
¿Qué son los softphones y para qué sirven?
Los softphones son exclusivamente software: una aplicación que se ejecuta en tu móvil, portátil u ordenador de escritorio. Tienen todas las funciones de un teléfono de sobremesa y, al no estar limitados por un hardware concreto, pueden ofrecer incluso más, sin necesidad de un equipo físico aparte.
Los softphones también permiten llamar y recibir llamadas de números de teléfono tradicionales. Suelen ser la opción preferida de quienes teletrabajan, porque no requieren hardware adicional que ocupe espacio ni obligan a los empleados en movilidad a cargar con más dispositivos.
Además, reducen la carga de soporte: no hay hardware que enviar ni que se pueda romper, y la asistencia remota a los softphones se puede prestar con herramientas habituales de acceso remoto.
Diferencias clave que influyen en la decisión de la empresa
En lo funcional, los softphones y los teléfonos de sobremesa ofrecen las mismas prestaciones básicas. Decidir cuál desplegar entre el personal suele depender de cuestiones prácticas, como:
- Flexibilidad y movilidad: los softphones no necesitan hardware adicional y se reconfiguran rápidamente. Además, puedes configurar el mismo número en varios dispositivos o varios números en un mismo dispositivo.
- Coste de propiedad: los softphones no obligan a comprar hardware adicional (que además hay que enviar a los empleados en remoto) y suelen tener menores costes recurrentes de soporte y reparación.
- Preferencia del usuario: muchas personas prefieren un dispositivo aparte con auricular para atender llamadas, mientras que a otras no les gusta perder espacio en el escritorio.
- Fiabilidad y soporte: un teléfono de sobremesa puede seguir disponible cuando el PC del usuario falla, lo que le da una vía para pedir ayuda. Eso sí, es un dispositivo más que también puede averiarse. El hardware de estos teléfonos puede quedarse obsoleto y obligar a aplicar medidas de mitigación si deja de recibir parches de seguridad.
Softphones y teléfonos de sobremesa: qué tener en cuenta según la plantilla y el caso de uso
Las organizaciones con personal en remoto probablemente encuentren más prácticos los softphones, ya que se despliegan rápidamente y a distancia en los dispositivos que los usuarios ya tienen. También son más fáciles de atender con las herramientas de soporte remoto que ya utilizas.
Las oficinas centralizadas en las que cada persona trabaja en un puesto asignado pueden preferir los teléfonos de sobremesa, opcionalmente en una VLAN separada, por redundancia y para garantizar que siempre haya una vía de comunicación adicional si sus dispositivos no están disponibles. Con teléfonos de sobremesa es posible compartir puestos de trabajo, pero resulta menos cómodo.
En cuanto a la usabilidad, los auriculares inalámbricos se han convertido en el dispositivo de comunicación más popular y han sustituido al auricular clásico. Esto hace que el hardware telefónico dedicado sea muchas veces innecesario, y quien se sienta más cómodo con el formato de teléfono tradicional puede recurrir a auriculares Bluetooth con esa misma forma.
Además, la funcionalidad de softphone ya viene incluida en muchos productos de VoIP y videoconferencia que se han adoptado de forma generalizada para el trabajo en remoto, lo que supone un producto de TI menos que desplegar y mantener.
Modelos híbridos en las empresas actuales
No hace falta elegir entre uno y otro: los softphones se pueden desplegar en el mismo entorno que los teléfonos de sobremesa para cubrir casos de uso concretos o flujos de trabajo específicos.
Por ejemplo, un restaurante puede instalar un teléfono de sobremesa resistente en la cocina, donde un softphone en un dispositivo frágil probablemente sufriría daños por el calor o las salpicaduras. En cambio, el softphone es la opción adecuada en la oficina del restaurante, donde ya hay un PC.
En un entorno de oficina, quienes tienen un puesto fijo pueden pedir un teléfono de sobremesa, o puede que un caso de uso crítico lo exija por redundancia, mientras el personal en remoto trabaja con softphones desplegados automáticamente en sus dispositivos.
Errores habituales al decidir
En la TI empresarial no existe una solución única, y menos aún cuando entran en juego las preferencias de los usuarios. Lo que hace productiva a una persona puede frenar a otra, así que perseguir el ahorro o la comodidad ignorando flujos de trabajo fiables y probados que el personal ha ido perfeccionando durante años puede salir caro.
Cómo mantener el control del hardware de comunicaciones y dar soporte remoto a los softphones
NinjaOne ofrece un conjunto completo de herramientas de TI que incluye soporte remoto, despliegue de software y monitorización de red y dispositivos.
Los softphones se pueden desplegar y configurar automáticamente cuando los usuarios incorporan sus dispositivos, y se pueden monitorizar y atender con herramientas de acceso remoto, sea cual sea la ubicación del usuario y del dispositivo. Los teléfonos de sobremesa se pueden monitorizar a nivel de red, con creación automática de tickets de soporte cuando un dispositivo se desconecta, para que no se conviertan en un punto ciego de tus operaciones de TI.
