La obsolescencia tecnológica es un punto de fricción constante entre los equipos de TI y los proveedores de servicios gestionados (MSP), y las organizaciones cuya infraestructura de TI gestionan. Los dispositivos y el software obsoletos pueden generar problemas de compatibilidad, seguridad y cumplimiento que los técnicos querrían eliminar, pero esto suele choca con las limitaciones presupuestarias.
Presentar un resumen claro de los dispositivos obsoletos y de los riesgos que suponen ayuda a convencer a las partes interesadas de la necesidad de mantener una infraestructura de TI actualizada y conforme con la normativa. Esta guía explica cómo crear un registro de obsolescencia tecnológica multicliente y cómo integrarlo en tus procedimientos de ciclo de vida del hardware y de gestión de activos de TI.
¿Qué es la gestión de la obsolescencia?
La gestión de la obsolescencia es el proceso continuo de supervisar tu infraestructura de TI para detectar productos de hardware y software que ya no reciben soporte o que han dejado de ser adecuados para su finalidad. Se trata de una tarea crítica en la gestión de servicios de TI (ITSM), ya que permite identificar los dispositivos sin garantía, los que ya no reciben actualizaciones de software ni parches de seguridad, o aquellos para los que ya no hay piezas de repuesto disponibles.
¿Por qué es importante la gestión de la obsolescencia?
Siempre hay resistencia a gastar dinero en sustituir hardware que de momento funciona, pero mantener dispositivos obsoletos puede acumular rápidamente costes muy superiores a los de haberlos reemplazado antes. Puede ser necesario aplicar medidas de mitigación para proteger productos de software inseguros, y reparar continuamente hardware anticuado sin soporte del proveedor, o volver a aplicar soluciones temporales de software después de cada actualización, somete a los equipos de TI a una carga adicional.
El fallo inesperado de una tecnología obsoleta también puede suponer costes importantes por pérdida de productividad: cuando un dispositivo sin soporte acaba fallando, encontrar un sustituto adecuado puede llevar tiempo. Ejecutar cargas de trabajo críticas sobre componentes sin soporte pone en riesgo a toda la empresa y puede generar problemas de cumplimiento si hay datos sensibles implicados.
El enfoque de la gestión de activos de TI
La previsibilidad de costes es una de las mayores ventajas de una buena gestión del ciclo de vida del software y el hardware. Para lograrlo de forma eficiente, los MSP necesitan una supervisión estructurada de todos los productos tecnológicos de sus clientes. Esto se consigue con reglas de obsolescencia estándar y coherentes para todos los clientes, herramientas de seguimiento unificadas que den visibilidad multitenant y comprobaciones automatizadas que reduzcan el trabajo manual y te permitan centrar la atención en los activos de mayor riesgo.
Qué necesitas para gestionar el ciclo de vida de la obsolescencia de TI
Un registro de obsolescencia multicliente te permite consolidar la información sobre los productos tecnológicos en uso (incluidos datos como la antigüedad, la versión y el estado de EOL o de garantía) y generar informes que identifiquen la tecnología en riesgo, de modo que puedas priorizar las renovaciones entre clientes a un ritmo que no sobrecargue a tu equipo.
También te permite alinear las renovaciones de software y hardware con los ciclos presupuestarios de los clientes y distribuir en el tiempo las solicitudes de financiación, para que resulten más asumibles para las partes interesadas preocupadas por el coste. Un resumen claro y completo del estado del hardware en su ciclo de vida también demostrará a los clientes la madurez de tu MSP durante las QBR y las revisiones de cumplimiento.
Para implementar un registro de obsolescencia multicliente eficaz, necesitarás:
- Una herramienta centralizada para recopilar y almacenar datos de inventario de varios clientes (por ejemplo, NinjaOne, Lansweeper, IT Glue o equivalentes)
- Registros de garantía y de compra de los dispositivos de los clientes
- Acceso a las bases de datos de EOL/EOS (fin de soporte) de los proveedores para SO y aplicaciones
- Umbrales de renovación definidos (por ejemplo, portátiles: 4 años; servidores: 5-7 años)
- Una herramienta de informes y documentación (Excel, Google Sheets, Power BI o NinjaOne Docs)
Lo ideal es una plataforma de gestión de activos de TI y documentación compatible con la multitenencia. Cuando evalúes la plataforma MSP sobre la que construirás tu negocio, considera estas funciones imprescindibles, junto con buenas herramientas de automatización y de helpdesk que te ayuden a identificar y seguir el software y el hardware problemáticos.
Una vez que tengas los componentes necesarios, puedes empezar a implementar tu registro de obsolescencia tecnológica multicliente y utilizarlo para orientar tus ciclos de renovación.
Paso 1: define los criterios de obsolescencia
Lo que se considera «obsoleto» varía de un producto a otro: algunos dispositivos solo lo son cuando se rompen físicamente (si no se pueden sustituir con facilidad), mientras que otros suponen un riesgo de seguridad inmediato en cuanto el proveedor deja de publicar parches. Conviene fijar reglas que determinen qué se considera obsoleto según el producto o la categoría de producto, por ejemplo:
- Antigüedad del hardware: dispositivos con más de 4-5 años (portátiles y equipos de escritorio) o 5-7 años (servidores y equipos de red)
- Estado de la garantía: caducada o próxima a caducar
- Soporte de SO y software: versiones que ya no reciben parches
- Pruebas de rendimiento: dispositivos que superan de forma constante los umbrales de CPU o memoria (medibles con herramientas de monitorización y gestión remota)
Puedes tabular esta información y guardarla en tu plataforma de documentación para que el equipo de TI la revise más adelante y para presentarla a las partes interesadas.
Paso 2: consolida los datos en un registro unificado
Los datos de obsolescencia deben recopilarse y almacenarse en una herramienta central con un formato coherente, por ejemplo normalizándolos en campos clave como cliente, tipo de dispositivo, fecha de compra, fecha de garantía o EOL, versión de software, etc. Los datos específicos de cada cliente deben estar aislados y protegidos (ya que su divulgación a terceros podría dejar al descubierto vulnerabilidades de seguridad), pero se pueden agregar de forma general en una hoja de cálculo o en un panel de BI para permitir la planificación y la coordinación entre tenants para uso interno de tu MSP.
La herramienta que elijas, por ejemplo NinjaOne Documentation, será la base de tu registro de obsolescencia, así que debe admitir un control de acceso sólido e integrarse con facilidad con el resto de tus herramientas de gestión de TI.
Paso 3: automatiza las comprobaciones de EOL y garantía
Aprovecha la automatización en todo lo posible dentro de tu conjunto de herramientas MSP. Las consultas de garantía suelen poder realizarse mediante llamadas API a grandes fabricantes como Dell, HP y Lenovo. Puedes configurar alertas para las fechas de EOL o de fin de garantía, o para cuando los dispositivos alcancen un umbral de antigüedad, y obtener la versión actual del software desplegado con herramientas de monitorización o con scripts.
Estos datos pueden luego incorporarse a tu registro de obsolescencia tecnológica, y la automatización también puede servir para abrir tickets de soporte cuando sea necesaria una acción programada o prevista.
Paso 4: segmenta por riesgo e impacto en el negocio
Prioriza los elementos obsoletos según el impacto que tendrán en tus clientes, por ejemplo:
- Nivel 1 (crítico): servidores, portátiles de dirección y cargas de trabajo sujetas a cumplimiento que deben renovarse cuanto antes
- Nivel 2 (básico): equipos de escritorio y endpoints estándar que pueden renovarse según el ciclo previsto
- Nivel 3 (impacto bajo): equipos de pruebas o laboratorio que pueden tener un ciclo de vida ampliado si se aplican medidas de monitorización o mitigación
Puedes mostrar estos niveles en tu registro con un código de colores que comunique la gravedad.
Paso 5: ajusta las previsiones a los presupuestos de los clientes
Distribuir las renovaciones entre varios trimestres evita picos de coste que podrían desanimar a los clientes a actualizar o sustituir sus productos tecnológicos. Sin embargo, habrá infraestructura crítica que deba reemplazarse lo antes posible y que conviene destacar junto con los efectos negativos que su uso continuado tendría en las operaciones del cliente.
Para ello hace falta identificar con antelación los dispositivos próximos a la obsolescencia, de forma que esa información pueda presentarse en las QBR u otras sesiones periódicas de planificación de TI.
Paso 6: establece prácticas de gobernanza y de informes
Integra tu registro de obsolescencia tecnológica en los procesos de gobernanza de tu MSP. Actualízalo cada mes con los datos nuevos que no se puedan obtener de forma programática y realiza revisiones trimestrales con tus responsables internos. Comparte las novedades críticas con los clientes y asegúrate de guardar los resultados en tu plataforma de documentación para futuras consultas, para rendir cuentas y para las auditorías.
Convertir la planificación de la obsolescencia en una parte repetible de tu flujo de gobernanza garantiza que siga siendo proactiva y que no queden lagunas.
Automatiza el inventario con NinjaOne y etiqueta e informa sobre los dispositivos obsoletos para ganar visibilidad y control
NinjaOne ofrece todos los componentes necesarios para crear un registro de obsolescencia tecnológica sólido y flexible. Puedes usar informes de inventario para extraer la antigüedad de los dispositivos, el estado de la garantía y las versiones de software, etiquetar los dispositivos en riesgo para tenerlos localizados, exportar datos del ciclo de vida y programar scripts que obtengan y actualicen automáticamente los datos de obsolescencia.
NinjaOne Documentation te permite además almacenar y compartir de forma segura documentos internos e informes para los clientes. Todo ello forma parte de un conjunto completo de herramientas para MSP que también incluye monitorización y gestión remota (RMM), gestión de dispositivos móviles (MDM), helpdesk y copias de seguridad de endpoints.
