Mejor software de documentación de TI en 2026

Las 3 mejores soluciones de software de documentación de TI

Aunque a menudo se pasa por alto, una documentación de TI sólida puede marcar la diferencia entre horas —posiblemente días— de inactividad y un funcionamiento sin problemas. Para evitar estos costosos pasos en falso, los responsables de TI y los MSP están recurriendo al software de documentación de TI para registrar datos y procesar información contextual que puede utilizarse para mejorar las infraestructuras digitales y el cumplimiento normativo.

Pero con la cantidad de solciones que existen, ¿qué herramienta es la más adecuada para tu organización? Ahí es donde entramos nosotros. Hemos creado esta lista del mejor software de documentación de TI basándonos en las valoraciones de los usuarios de los principales sitios de opiniones, junto con la facilidad de uso y la solidez de cada herramienta.

Resumen del mejor software de documentación de TI

*NinjaOne tiene integraciones con IT Glue.

6 mejores soluciones de software de documentación de TI

Todos los datos de G2 y Capterra a diciembre de 2025. 

1. NinjaOne

NinjaOne, una solución de software de gestión automatizada de endpoints, cuenta con la confianza de más de 30.000 clientes en todo el mundo por sus capacidades demostradas de aumentar la productividad, reducir los riesgos de seguridad y disminuir los costes desde el primer día. Ofrece una eficiencia radical mediante la automatización de los aspectos más difíciles de TI en una plataforma nativa en la nube que simplifica la gestión de endpoints, la aplicación de parches y la visibilidad para entornos a cualquier escala.

Integrado en la plataforma central de NinjaOne, NinjaOne Documentation es una solución de documentación de TI completa que proporciona una experiencia de documentación sin interrupciones. Permite a los usuarios documentar todo dentro de su entorno de TI de forma estandarizada y estructurada para recopilar y utilizar datos fácilmente. Para facilitar que los usuarios empiecen a documentar la información crítica, NinjaOne proporciona plantillas de documentación listas para usar para el directorio activo, la seguridad y la gestión de proveedores. Los datos de la documentación son accesibles a través de scripts y de la API de NinjaOne.

Otras características destacables:

• Te permite encontrar respuestas en segundos, no en horas.
• Elimina los silos de conocimiento y el conocimiento tribal al permitir a los profesionales de TI crear una única fuente de información para credenciales, flujos de trabajo, activos y mucho más.
• Almacena y comparte credenciales de forma segura en una única plataforma, evitando el almacenamiento en texto plano.
• Impone la autenticación antes de acceder a cualquier campo seguro.
• Proporciona información contextual sobre procesos, dispositivos, usuarios y seguridad.

Qué opinan los usuarios

Darwish Baganian, Responsable de Infraestructura y Seguridad de TI de Seraphine, buscaba una plataforma todo en uno que pudiera optimizar el stack tecnológico de su equipo. Con NinjaOne, pudo supervisar, gestionar y proteger los endpoints e incluso reducir en un 30% el tiempo dedicado a los informes de seguridad.

«NinjaOne tiene todas las funciones de integración con terceros, acceso remoto, generación de informes y aplicación de parches que necesitamos», afirma Baganian. «Al segundo mes, las sólidas funciones remotas de NinjaOne y la documentación automática redujeron nuestro tiempo medio de resolución de tickets en un 15%.»

Lee más testimonios de clientes de NinjaOne o échale un ojo a otras opiniones sobre NinjaOne.

Opiniones de NinjaOne en G2

Opiniones de NinjaOne en Capterra

2. IT Glue

IT Glue es una solución de software de documentación de TI que se integra en muchas plataformas populares de RMM y PSA*. La empresa detrás de este software es propiedad de Kaseya.

IT Glue, una conocida plataforma de documentación de TI que te permite rastrear y conocer todo sobre tu entorno de TI, proporciona documentación estructurada —desde información sobre activos de TI, proveedores y software hasta contraseñas, contactos y procedimientos normalizados de trabajo— en un único panel de control.

Caso práctico

Gracias a sus funciones de documentación centralizada, IT Glue es ideal no solo para empresas de TI, sino también para negocios de consultoría y atención al cliente.

Información sobre la prueba

No hay pruebas gratuitas disponibles. No obstante, puedes apuntarte demostración gratuita.

Funciones

• Integraciones: esta herramienta de documentación de TI se integra con las principales plataformas PSA, RMM, BDR y otras.
• Seguridad de nivel empresarial: IT Glue cumple la norma SOC 2 y ofrece múltiples funciones de seguridad.
• Copia de seguridad automática de tu cuenta: la herramienta realiza copias de seguridad automáticas de tu cuenta para que siempre tengas acceso a los datos más actualizados.

Puntos débiles

• Función de búsqueda: según algunos usuarios de G2, la función de búsqueda de IT Glue no es intuitiva ni muy lógica.
• Permisos granulares: los u suarios de IT Glue han afirmado que la plataforma carece de permisos granulares, lo que dificulta la gestión de contraseñas.
• Rendimiento: algunos usuarios han afirmado que la aplicación móvil IT Glue puede ser lenta en ocasiones.

*NinjaOne tiene integraciones con IT Glue.

Opiniones de IT Glue en G2

Opiniones sobre IT Glue en Capterra

3. Nuclino

Nuclino es una plataforma ligera de documentación de TI conocida por su diseño sencillo, singular e intuitivo y su facilidad de navegación, que se comercializa para ayudar a los equipos de TI a encontrar lo que necesitan sin tener que lidiar con el caos y el cambio excesivo de contexto.

Aparte de su aspecto sencillo, Nuclino está optimizado para la velocidad, ofreciendo interacciones instantáneas, una función de búsqueda rápida con filtros flexibles y adaptaciones para teclas de acceso rápido y comandos de barra. Además, el software cuenta con un asistente de IA para ayudar a crear borradores y resumir notas, así como integración con otras herramientas de productividad.

Caso práctico

Con su diseño limpio y su velocidad fiable, Nuclino es una herramienta adecuada para empresas pequeñas y en crecimiento que prefieren la sencillez a la complejidad en sus procesos de documentación de TI. Estas características también la convierten en una solución accesible para empresas ajenas a la TI y de sectores como la ingeniería, el marketing y los recursos humanos.

Información sobre la prueba

Hay disponible una prueba gratuita de 14 días.

Funciones

• Intercambio de conocimientos: con Nuclino, puedes crear y acceder a una base de conocimientos como única fuente de información de tu organización.
• Gestión de proyectos: los usuarios de Nuclino pueden producir documentos ligeros y tableros de proyectos, así como gestionarlos con la misma sencillez.
• Colaboración en documentos:el editor de Nuclino permite a los usuarios del software colaborar en proyectos, documentos y tareas en tiempo real.

Puntos débiles

• Características de seguridad: algunos usuarios han mencionado que a Nuclino le vendrían bien más opciones para la seguridad del usuario.
• Herramientas de formato: a pesar del aspecto ligero de Nuclino, un par de opiniones afirman que sus herramientas de formato podrían ser más variadas.
• Enlazar artículos: según algunos usuarios, enlazar artículos entre sí en Nuclino puede resultar bastante complicado.

Opiniones de Nuclino en G2

Opiniones de Nuclino en Capterra

4. Hudu

Hudu es una de las principales soluciones de documentación de TI para MSP y equipos de TI. Ofrece un entorno estructurado para organizar la información del cliente, incluidos los procedimientos normalizados de trabajo, la documentación de la red, las credenciales y los detalles de los activos. Uno de sus puntos fuertes es su arquitectura basada en el cliente, que permite segmentar la documentación por organización, lo que facilita la gestión de entornos multi-tenant.

Además, Hudu incluye funciones como un gestor de contraseñas integrado e integraciones con herramientas RMM y PSA.

Caso práctico

Hudu puede ser una plataforma útil para los MSP que gestionan los entornos de TI de múltiples clientes de diferentes sectores, desde marketing y ventas hasta finanzas e incluso construcción.

Información sobre la prueba

Hudu tiene una prueba gratuita de 14 días.

Funciones

• Gestión de activos: Hudu te permite gestionar y realizar un seguimiento de todos tus recursos en un panel centralizado.
• Gestión de contraseñas: la gestión de contraseñas integrada en la herramienta de documentación de TI crea, gestiona y comparte credenciales de forma segura.
• Organización del proceso: Hudu te ayuda a crear procesos repetibles para estandarizar los procedimientos normalizados de trabajo en toda una organización.

Puntos débiles

• Facilidad de uso: según algunos usuarios del G2, la interfaz de usuario de Hudu no siempre es intuitiva.
• Documentación desactualizada: algunos usuarios de G2 han afirmado que, de vez en cuando, se añaden nuevas funciones a Hudu pero no están bien documentadas, lo que provoca cierta confusión inicial.
• Personalización: actualmente, el sistema de alertas de Hudu tiene opciones de personalización limitadas.

Opiniones de Hudu en G2

Opiniones de Hudu en Capterra

5. ProProfs Knowledge Base

ProProfs Knowledge Base es una solución de documentación asistida por IA que permite la creación de bases de conocimiento tanto internas como de cara al cliente. Además de las funciones de personalización y branding, el software ofrece compatibilidad con varios idiomas, controles de privacidad y contraseñas, y centralización de documentos para facilitar el acceso.

Además, ProProfs Knowledge Base ofrece integraciones con herramientas de productividad populares como Zendesk y Jira, así como configuraciones de roles y permisos para promover una colaboración mejor y más segura entre los equipos.

Caso práctico

ProProfs Knowledge Base ha sido utilizada por empresas que se ocupan no solo de TI y asistencia técnica, sino también de ventas, marketing y recursos humanos.

Información sobre la prueba

Existen planes gratuitos para ProProfs Knowledge Base; además, hay disponible una prueba gratuita de 15 días para los interesados en su plan de negocio.

Funciones

• Editor WYSIWYG: el software cuenta con un editor que permite ver el resultado final del documento (WYSIWYG) para garantizar que el contenido se crea y formatea exactamente como aparece en la interfaz de la plataforma.
• SSO y restricciones de carpetas: con ProProfs Knowledge Base, los usuarios pueden acceder a páginas mediante SSO y controlar quién puede abrir determinadas carpetas.
• Informes y análisis: la plataforma también permite a los usuarios obtener información sobre el rendimiento de los contenidos y recibir notificaciones sobre enlaces rotos.

Puntos débiles

• Personalización: según algunos usuarios de G2, ProProfs Knowledge Base podría beneficiarse de más opciones de personalización dentro de las plantillas de la herramienta.
• Plantillas más completas: en relación con esto, los usuarios han comentado que las propias plantillas del programa pueden ser más completas.
• Informes más robustos: algunos comentarios han mencionado que las funciones de informes y análisis de la solución podrían ser más sólidas y ofrecer una visión más detallada.

Opiniones de ProProfs Knowledge Base en G2

Opiniones de ProProfs Knowledge Base en Capterra

6. Document360

Document360 es una plataforma de base de conocimientos diseñada para ayudar a los equipos a crear, gestionar y publicar documentación en un formato que permita realizar búsquedas. Es compatible con la edición Markdown, el control de versiones, la organización por categorías y los permisos de acceso granulares, por lo que es adecuado para la documentación interna de TI, así como para las bases de conocimiento de cara al público.

Aunque no ofrece funciones específicas de TI como la gestión de activos de las integraciones de RMM, es una opción sólida para las organizaciones que buscan un sistema de documentación independiente con potentes herramientas de creación y publicación.

Caso práctico

Las capacidades de documentación basadas en IA de Document360 la han convertido en una opción notable para empresas no solo de TI y SaaS, sino también de finanzas, sanidad y fabricación.

Información sobre la prueba

Document360 ofrece una prueba gratuita de 14 días.

Funciones

• Analytics: Document360 ofrece una amplia gama de análisis, incluida la ubicación geográfica de los consumidores de contenidos.
• Integraciones: Document360 se integra con varios servicios de asistencia, chatbots y herramientas CRO.
• SEO: la plataforma te ayuda a crear artículos de base de conocimientos SEO-friendly.

Puntos débiles

• Edición: algunos usuarios de G2 han dicho que editar un artículo puede ser difícil, sobre todo porque la plataforma falla de vez en cuando.
• Comentarios: la función de comentarios puede resultar difícil de usar en ocasiones y no es tan sencilla como cabría esperar.
• Errores: muchos usuarios de G2 han experimentado diversos tipos de fallos en el software, desde problemas con los análisis hasta funciones inaccesibles, que se producen de forma aleatoria.

Opiniones de Document360 en G2

Opiniones de Document360 en Capterra

Comparación de los mejores software de documentación de TI (G2)

Comparación de los mejores software de documentación de TI (Capterra)

Puntuaciones finales y síntesis de las soluciones de documentación de TI

Mejor software de documentación de TI para MSP y equipos de TI

Nuestra metodología de comparación y clasificación de los mejores software de documentación

Esta revisión y clasificación del software de documentación de TI se basa en una metodología transparente y estructurada. El proceso incluye:

• Fuentes de datos: valoraciones agregadas y recuentos de opiniones de G2 y Capterra a diciembre de 2025.
• Métricas consideradas: valoraciones y volumen de opiniones, calidad de la asistencia, comentarios de los socios comerciales, facilidad de uso y valoraciones del servicio de atención al cliente.
• Ponderación: cada métrica se pondera con arreglo a la siguiente fórmula:
  • Puntuación final = w1 * Calificación global en G2 + w2 * Calificación global en Capterra + w3 * Buen socio para hacer negocios en G2 + w4 * Servicio de atención al cliente en Capterra + w5 * Número total de opiniones en G2 (a escala) + w6 * Número total de opiniones en Capterra (a escala) + Otros factores, donde:
    • w1 = 0,15 (ponderación de la calificación general en G2)
    • w2 = 0,15 (ponderación de la calificación general en Capterra)
    • w3 = 0,2 (ponderación de ser buen socio a la hora de hacer negocios en G2)
    • w4 = 0,2 (ponderación del servicio de atención al cliente de Capterra)
    • w5 = 0,1 (ponderación del número total de opiniones en G2, a escala)
    • w6 = 0,1 (ponderación del número total de opiniones en Capterra, a escala)
  • Otros factores incluyen parámetros adicionales como la facilidad de uso, cada uno multiplicado por su ponderación correspondiente:
    • w7 = 0,05 (ponderación de la facilidad de uso en G2)
    • w8 = 0,05 (ponderación de la facilidad de uso en Capterra)
• Actualidad de los datos: todos los datos fueron recogidos y validados por última vez el 11 de diciembre de 2025.
• Proceso: los productos se evaluaron en función de las funciones básicas y avanzadas del software de documentación de TI, las opiniones de los clientes, los incidentes de seguridad recientes y la amplitud de las integraciones.

Más herramientas de documentación de TI

Para ofrecerte más opciones, hemos ampliado la lista, , que debería proporcionarte software de documentación de TI adicional a tener en cuenta.

ClickUp

ClickUp es una plataforma de gestión de proyectos popular y versátil que ofrece decenas de funcionalidades para agilizar las tareas de una organización. Aunque no se trata de una herramienta específica de documentación de TI, la plataforma ofrece flexibilidad a los equipos que desean combinar la documentación con la gestión de tareas y proyectos en un único sistema.

En concreto, la función Docs de ClickUp permite crear documentación estructurada dentro de la plataforma, con elementos como encabezados, tablas, bloques de código y enlaces internos. Los documentos pueden organizarse en carpetas anidadas, compartirse entre equipos y vincularse directamente a tareas o proyectos para añadir contexto.

Confluence

Confluence es una herramienta de colaboración y documentación ampliamente utilizada desarrollada por Atlassian. Permite a los equipos crear, organizar y compartir documentación interna, como bases de conocimientos, guías de incorporación y procedimientos operativos estándar. Las páginas se organizan en una estructura jerárquica dentro de los espacios, y la plataforma admite el historial de versiones, los comentarios en línea y la edición colaborativa, lo que la hace adecuada para equipos distribuidos que trabajan en contenidos compartidos.

Aunque Confluence no se ha creado específicamente para la documentación, los departamentos de TI suelen adoptarlo por su flexibilidad e integración con otras herramientas de Atlassian como Jira. Sin embargo, carece de funciones integradas adaptadas a las operaciones de TI, como el seguimiento automatizado de activos o la gestión de contraseñas.

¿Qué es la documentación de TI?

La documentación de TI es una contabilidad centralizada de todos los dispositivos, software, estructuras de directorio, perfiles de usuario, datos y marcos utilizados para gestionar y organizar un entorno informático. Esta documentación puede presentarse de muchas formas, pero debe indicar:

• Qué es algo
• Cómo se hace
• Por qué se hace así
• Cuándo se supone que debe ocurrir algo

¿Qué es el software de documentación de TI?

El software de documentación TI se refiere a las herramientas reales utilizadas para realizar la documentación o automatizar algunos pasos. Estas herramientas varían en complejidad desde soluciones relativamente sencillas y gratuitas como Google Docs o OneNote hasta soluciones más especializadas como NinjaOne IT Documentation o IT Glue.

¿Por qué utilizar software de documentación de TI?

Muchas industrias ya están sujetas a normas estrictas en materia de documentación e información. Veamos algunas situaciones en las que la documentación de TI puede ayudarte a salvar la distancia que te separa de estos requisitos normativos.

Auditorías internas

Industrias como la farmacéutica, la hostelería, las finanzas y los servicios de TI están sujetas a estrictas normas internacionales. Una documentación y una estructura de informes de alta calidad ayudan a agilizar las auditorías y a reducir el riesgo.  También mantendrá un alto nivel de control de calidad, que es objeto de varios requisitos de conformidad con la norma ISO.

Seguridad de los datos

Las normas de seguridad (por ejemplo, GDPR, DORA) se actualizan y perfeccionan constantemente, especialmente en los sectores que manejan información sensible de los clientes. Es imposible cumplir estas directrices internacionales sin protocolos sólidos de documentación de TI, más aún si se carece del software de documentación necesario para seguir el ritmo.

Gestión de proyectos

Las industrias que trabajan frecuentemente con numerosas partes interesadas y servicios de terceros se beneficiarán enormemente de un moderno software de documentación de TI. Además de poder organizar los activos y automatizar ciertas tareas, la documentación avanzada mejorará la colaboración y la transparencia entre estas.

Componentes importantes de las soluciones de software de documentación de TI

1. Documentación centralizada: una buena herramienta de documentación de TI actúa como una única fuente de información que consolida todo el conocimiento de TI —como diagramas de red, procedimientos normalizados de trabajo y registros de activos— en una ubicación accesible. Esto permite a tu equipo de TI (ya sea interno o remoto) trabajar con los mismos datos actualizados.
2. Funcionalidad de búsqueda: es importante asegurarse de que puedes buscar con rapidez y precisión palabras clave en tu base de conocimientos.
3. Controles de acceso y permisos: los sólidos controles de acceso permiten a los administradores definir quién puede ver, editar o gestionar documentos específicos. Esto garantiza que solo los miembros autorizados del equipo puedan acceder a la información privilegiada.
4. Integración con otras herramientas de TI: las mejores herramientas de documentación para profesionales de TI se integran perfectamente con otras plataformas clave, como el software RMM. Esta conectividad no solo es rentable, sino que también puede mejorar drásticamente la eficacia operativa.
5. Documentación automatizada: esto ayuda a eliminar el error manual (y a reducir el riesgo de error humano) extrayendo datos directamente de sistemas o herramientas de terceros. La documentación automatizada también garantiza la precisión y coherencia de tu documentación.
6. Ahorro de costes: ya sea por el ahorro de tiempo en la incorporación de nuevos empleados o por la eficiencia debida a un procedimiento operativo estándar, la documentación de TI tiene un impacto directo en los resultados de una organización. El coste del software de documentación de TI merece la pena por las ventajas que ofrece.
7. Mejora de las operaciones de soporte: cuando un técnico puede acceder a un registro de las acciones realizadas en el pasado en un dispositivo o ver cómo debería ser un estado normal, su trabajo es más fácil y la experiencia del usuario final mejora. Muchos proveedores de software de documentación de TI ofrecen una API para extraer datos, que luego pueden utilizar los equipos de asistencia y otras plataformas. Otros han integrado de forma nativa la documentación TI en las operaciones de soporte, como NinjaOne Ticketing.
8. Seguridad integrada: una documentación de TI adecuada puede ser una herramienta valiosa para mejorar la higiene de la seguridad de una organización documentando los calendarios y las instrucciones de aplicación de parches, almacenando contraseñas y credenciales de administrador y estableciendo comprobaciones de seguridad a lo largo de un proceso, entre otras cosas.

Retos habituales de la documentación de TI

La documentación de TI ofrece múltiples beneficios. Cuando se trata de ahorrar tiempo y eficacia, una buena documentación puede amortizarse fácilmente, pero hacerlo bien exige superar algunos retos habituales.

Documentación incompleta

No hay nada más frustrante que consultar una documentación y descubrir que solo se han documentado la mitad de los pasos.

Peor aún es no disponer de documentación. En cualquiera de los dos casos, los técnicos acaban dedicando su tiempo y sus recursos a crear nueva documentación y a recrear la rueda para encontrar una solución viable.

El software de documentación de TI puede estandarizar los procesos y automatizar ciertos pasos de la documentación, lo que libera a los técnicos para que se ocupen de tareas más urgentes.

Documentación obsoleta o de baja calidad

En una línea similar, otro desafío de documentación que los profesionales de TI encontrarán es la documentación obsoleta.

Esto suele ocurrir cuando los equipos no revisan y editan periódicamente la documentación para reflejar las nuevas normas, como los calendarios de aplicación de parches, el software aprobado y las configuraciones para dar de alta a un nuevo usuario.

Puede contribuir a un feedback negativo y a falta de confianza en el proceso de notificación y validación y, por tanto, a una gestión y colaboración menos activas en la creación de documentación de alta calidad.

Falta de estandarización entre los equipos

La falta de plantillas estandarizadas y directrices de documentación puede convertirse en un caos muy rápidamente. Piénsalo: una persona puede redactar un POE detallado, mientras que otra se limita a apuntar un vago esbozo. Esta incoherencia dificulta la posterior interpretación o reutilización de la documentación. Esto es especialmente cierto si trabajas en entornos complejos que requieren una documentación detallada.

Aun así, ten en cuenta que estandarización no es sinónimo de una conformidad rígida. Se trata más bien de implementar un formato coherente para capturar información crítica como pasos, configuraciones, credenciales y recursos relacionados. Esto reduce la confusión y mejora el intercambio de conocimientos entre equipos.

Participación limitada

Conseguir la participación de todo el equipo en los esfuerzos de documentación también puede ser un obstáculo importante. Los técnicos suelen estar bajo presión para resolver los problemas con rapidez, y la documentación puede quedar relegada al final de la lista de prioridades. Sin embargo, esta técnica de «ahorro de tiempo» puede acarrear problemas en el futuro.

Una forma de solucionarlo es asignar áreas de documentación específicas e incluir los KPI de documentación en las revisiones de rendimiento o en los objetivos del equipo. Cuando la documentación se considera una responsabilidad compartida y se integra en las operaciones diarias, en lugar de una tarea separada y totalmente opcional, se convierte en una parte natural del funcionamiento del equipo de TI. Las herramientas de documentación de TI pueden facilitar el proceso y mejorar los índices de adopción.

Encontrar la mejor herramienta de gestión de la documentación de TI

En general, la documentación de TI no puede ignorarse si tu objetivo es aumentar la eficiencia y la productividad. Sin la documentación, los programas de parcheo y las configuraciones importantes de los servidores podrían perderse y las nuevas contrataciones podrían tardar más tiempo en ponerse en marcha.

En la circunstancias actuales, una buena documentación es la columna vertebral de cualquier organización y un requisito clave para el crecimiento. Para seguir satisfaciendo las necesidades de las empresas de hoy en día, el software especializado en documentación de TI ayuda a agilizar y automatizar partes importantes del proceso de documentación, al tiempo que hace que los datos sean más utilizables.

El software de gestión de TI de NinjaOne no tiene compromisos forzosos ni tarifas ocultas. Solicita un presupuesto gratuito, programa una prueba gratuita 14 días o  mira una demo.