Puntos clave
- Puedes crear un inventario de SaaS con las herramientas que ya tienes: proveedores de identidad, registros de firewall o proxy, telemetría del navegador y datos financieros o de gastos.
- Combinar varias fuentes de datos ofrece la imagen más fiel de todas las aplicaciones SaaS, incluidas las herramientas no gestionadas o no autorizadas.
- Centraliza todos los datos en una única fuente de información que registre nombres de aplicaciones, usuarios, responsables, licencias y costes.
- Automatiza las actualizaciones y los ciclos de revisión para mantener el inventario de SaaS al día con el mínimo esfuerzo manual.
- Usa paneles e informes para sacar a la luz riesgos, redundancias, lagunas de uso y oportunidades de ahorro.
- Integra el inventario de SaaS en tus flujos de gobernanza para mejorar el cumplimiento, la planificación de renovaciones y el control operativo.
El software como servicio (SaaS) es un modelo de negocio en el que los clientes se suscriben para acceder a aplicaciones alojadas en el cloud en lugar de comprarlas de forma definitiva.
Aunque este modelo ofrece comodidad y flexibilidad, muchos proveedores de servicios gestionados (MSP) y sus clientes no disponen de presupuesto para plataformas específicas de gestión de SaaS, lo que genera importantes lagunas de visibilidad en su inventario de SaaS.
En este artículo verás cómo los MSP pueden reutilizar las fuentes de datos que ya tienen para ganar visibilidad sobre el SaaS de forma rentable, sin necesidad de herramientas costosas.
La proliferación de SaaS siempre acaba afectando a los costes y a la prestación del servicio.
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Cómo crear un inventario de SaaS con las herramientas que ya tienes
Crear un inventario de SaaS con las herramientas y los datos existentes requiere un enfoque estructurado. Los pasos clave son: recopilar datos de uso, capturar señales de red, incorporar registros financieros, consolidar el inventario, automatizar las actualizaciones, visualizar los resultados e informar sobre ellos, e integrar el inventario en los procesos de gobernanza del cliente.
📌 Requisitos previos:
- Acceso a los registros del proveedor de identidad (IdP) del cliente
- Registros de firewall, proxy o secure web gateway
- Datos de gestión de gastos o finanzas, o extractos de tarjetas de crédito
- Herramientas de informes
Paso 1: recopila los datos de uso de SaaS desde los proveedores de identidad
Los IdP como Okta y Microsoft Entra son la puerta de entrada a la mayoría de las aplicaciones SaaS. Como los inicios de sesión de los usuarios pasan por ellos, estos IdP se convierten en la fuente centralizada de datos de uso de SaaS.
📌 Caso de uso: un MSP que gestiona un cliente con 200 puestos quiere saber qué aplicaciones SaaS se utilizan realmente. Al extraer los informes de inicio de sesión de Microsoft Entra, puede identificar rápidamente a qué aplicaciones se accede, con qué frecuencia se usan y qué usuarios tienen licencia.
Exporta la actividad de inicio de sesión desde los IdP
Extrae informes de Okta, Entra ID u otros proveedores de identidad configurados para inicio de sesión único. Estos informes suelen incluir el nombre de la aplicación, el ID de usuario, la frecuencia de inicio de sesión y el tipo de autenticación.
Registra los datos clave de uso de SaaS
Haz seguimiento y documenta los siguientes datos de uso:
- Nombre de la aplicación: la herramienta SaaS a la que se accede
- Identidad del usuario: qué empleado inicia sesión, vinculado a su correo electrónico o cuenta
- Frecuencia de inicio de sesión: con qué asiduidad los usuarios utilizan la aplicación
- Acuerdo de licencia: si el usuario tiene una licencia activa
Crea un inventario de SaaS de referencia
Crea un inventario de SaaS de referencia a partir de la actividad de inicio de sesión y los datos de uso recopilados. Usa los datos de inicio de sesión como conjunto de datos de referencia para el uso de SaaS autenticado de forma centralizada y, después, traza las tendencias de adopción por departamentos y roles. A continuación, señala las herramientas sin usar o duplicadas para optimizar costes.
Aprovecha las herramientas de informes integradas
Microsoft Entra ID cuenta con paneles y exportaciones integrados para obtener información sobre el uso de aplicaciones, mientras que Okta ofrece informes de uso de aplicaciones para seguir la actividad en las apps SaaS integradas.
⚠️ Importante: las aplicaciones que no están vinculadas al IdP pueden dejar huecos en la cobertura y hacer que se pase por alto el shadow IT. (Más información en: Aspectos a tener en cuenta)
Paso 2: captura pistas en la red y en el navegador
Aunque muchas aplicaciones SaaS pasan por un IdP, algunos empleados adoptan herramientas registrándose directamente, lo que genera shadow IT. Capturar datos de red y del navegador ayuda a encontrar estas aplicaciones ocultas.
📌 Caso de uso: un MSP revisa los registros del firewall de un cliente y descubre tráfico frecuente hacia Trello, aunque no figura en la lista de SaaS aprobados.
Analiza los registros del firewall o del proxy
Busca tráfico de salida hacia dominios SaaS conocidos, como Slack y Zoom, y después identifica patrones de uso que apunten a una adopción habitual por parte de los empleados.
Aprovecha la telemetría del navegador
Extrae la telemetría del navegador para ver a qué herramientas SaaS acceden los empleados. Los secure web gateways pueden enriquecer estos datos clasificando el tráfico y mostrando tendencias por aplicación.
Detecta las aplicaciones que quedan fuera del SSO
Identifica las herramientas SaaS que no se autentican a través de los IdP y márcalas como posible shadow IT o suscripciones no gestionadas para revisarlas.
Mientras que las exportaciones del IdP recogen el uso de SaaS autenticado de forma centralizada, el análisis de red revela las herramientas que se habían pasado por alto. Este paso garantiza que el inventario de SaaS refleje tanto las aplicaciones autorizadas como las no autorizadas. Al fusionar ambos conjuntos de datos, los MSP pueden presentar a sus clientes un inventario que cubre la actividad SaaS conocida y la oculta.
Paso 3: añade los datos financieros y de gastos
Los datos financieros permiten a los MSP ver qué se ha pagado, algo ideal para detectar el SaaS que se cuela sin pasar por el equipo de TI.
📌 Caso de uso: un MSP revisa los extractos de tarjeta de un cliente y encuentra cargos recurrentes de varias aplicaciones de pizarra colaborativa. Tras cruzarlos con los datos del IdP y de la red, consolidan todo en una sola herramienta y eliminan el gasto duplicado.
Reúne las fuentes financieras
Exporta los datos de los sistemas de gastos y de cuentas por pagar, y consigue los extractos de las tarjetas de crédito. Incluye el nombre del proveedor, la fecha de la transacción, el importe, la divisa, el titular de la tarjeta, el concepto y cualquier otra información útil.
Identifica el gasto recurrente en SaaS
Marca los patrones mensuales o anuales y los importes similares por proveedor. Separa las suscripciones de los cargos puntuales para mejorar la visibilidad y el seguimiento. Por último, señala las posibles renovaciones automáticas según su periodicidad.
Cruza los datos con los del IdP y los de la red
Para cruzar los datos, comprueba lo siguiente:
- Coincidencia por aplicación: si en finanzas aparece Figma, pero el IdP o la red no muestran ningún uso, investiga si se trata de shadow IT o de una licencia sin usar.
- Coincidencia por usuario o departamento: vincula el titular de la tarjeta o quien presentó el gasto con la información del directorio para encontrar un responsable.
Este paso amplía la visibilidad: pasas de saber «qué se usa» (pasos uno y dos) a saber «qué se usa y qué se paga». Al combinar los datos financieros con los del IdP y la red, puedes confirmar la adopción real (usado + pagado), el desperdicio (pagado + sin usar) y el riesgo (usado + no pagado o sin gestionar).
⚠️ Advertencia: las incoherencias en los nombres de los proveedores o la exposición de datos financieros sensibles pueden hacer que el cliente pierda la confianza. (Más información en: Aspectos a tener en cuenta)
Paso 4: unifícalo todo en un inventario centralizado
En este paso centralizas toda la información en un inventario de SaaS de referencia.
📌 Caso de uso: un MSP reúne varias exportaciones, pero la información está dispersa. Al consolidarla en una única hoja de cálculo estructurada, entrega al cliente un inventario fácil de gestionar y de presentar.
- Reúne las entradas en una hoja de cálculo, una herramienta de documentación o una base de datos low-code.
- Normaliza los nombres de las aplicaciones para unificar variantes. Por ejemplo, a Microsoft Teams a veces se le llama MS Teams o Teams.
- Elimina los registros duplicados entre las distintas fuentes de datos para no contarlos dos veces.
- Incluye campos clave en el inventario para mantener un seguimiento coherente:
- Nombre de la aplicación
- Responsable o departamento
- Estado de la licencia (activa, de prueba, caducada)
- Fecha de renovación
- Etiqueta de riesgo o cumplimiento
Este paso unifica el soporte de registros, los informes, la automatización y la gobernanza, y ofrece a los MSP y a sus clientes una visión compartida del entorno SaaS.
Paso 5: automatiza las actualizaciones siempre que puedas
Las actualizaciones manuales son propensas a errores y consumen mucho tiempo. Automatizar esta fase garantiza que el inventario de SaaS se mantenga preciso y sostenible.
📌 Caso de uso: un MSP programa exportaciones periódicas desde Microsoft Entra y QuickBooks. Un script sencillo procesa los CSV y actualiza el inventario principal cada semana, de modo que los clientes ven el uso y el gasto en SaaS más recientes.
- Programa exportaciones desde los IdP, los sistemas financieros o los secure web gateways.
- Escribe scripts que limpien e importen los CSV al inventario centralizado.
- Automatiza las fusiones para que los datos nuevos encajen con los registros de aplicaciones, los responsables y los campos de renovación existentes.
- Define una frecuencia de actualización semanal o mensual, según el tamaño del cliente y su actividad SaaS.
La automatización convierte el inventario en un sistema vivo y no en un informe estático. Reducir las actualizaciones manuales permite a los MSP ofrecer una visibilidad continua y deja que los empleados se centren en tareas de mayor prioridad.
⚠️ Importante: supervisa los registros de automatización y configura alertas para las ejecuciones fallidas, así evitarás datos obsoletos o ausentes por scripts que han dejado de funcionar. (Más información en: Aspectos a tener en cuenta)
Paso 6: visualiza los resultados y elabora informes
En este paso conviertes el inventario de SaaS en gráficos e informes claros, para que el cliente obtenga información realmente valiosa.
📌 Caso de uso: un MSP crea un panel en Power BI que muestra el gasto en SaaS por departamento. Durante una reunión de gobernanza, el cliente ve que Marketing paga varias aplicaciones de diseño, lo que impulsa la decisión de consolidarlas.
Este paso requiere herramientas de informes como Microsoft Excel, Google Sheets o plataformas de visualización. Crea vistas clave que destaquen los totales por:
- Aplicación
- Departamento
- Tipo de licencia (activa, de prueba, caducada)
- Estado de renovación y próximas fechas
También conviene resaltar las tendencias de uso frente al gasto para evidenciar la infrautilización o la duplicidad. Comparte instantáneas con los clientes en las revisiones trimestrales de negocio (QBR) o en las llamadas mensuales de gobernanza. La visualización hace que el inventario sea accionable y transforma una lista estática en una herramienta que el cliente puede interpretar. Este paso ayuda a los MSP a demostrar su valor.
Paso 7: integra el inventario en la gobernanza del cliente
Un inventario de SaaS aporta el máximo valor cuando pasa a formar parte de la gobernanza continua del cliente, en lugar de ser un proyecto puntual.
📌 Caso de uso: un MSP incluye los resultados del inventario de SaaS en la QBR de un cliente. Al destacar las herramientas de colaboración redundantes y las próximas renovaciones, el MSP guía al cliente hacia el ahorro de costes y un mejor cumplimiento.
Presenta el inventario de SaaS en las QBR, en las llamadas mensuales de gobernanza o en las revisiones de cumplimiento. Si es posible, pon el foco en estos temas:
- Oportunidades de optimización de costes
- Aplicaciones redundantes
- Aplicaciones de riesgo o no aprobadas
Después, vincula los hallazgos a acciones concretas para que el cliente salga con los siguientes pasos bien claros. Actualiza los materiales de gobernanza para que el inventario se convierta en un punto recurrente del orden del día, junto con el estado de los endpoints, el estado de la copia de seguridad y la postura de seguridad.
Así el inventario se convierte en una herramienta que respalda el control de costes, la gestión de riesgos y la planificación estratégica.
Buenas prácticas para crear un inventario de SaaS
Cuando crees un inventario de SaaS, sigue estas prácticas para que sea preciso, transparente y fácil de entender para el cliente.
| Componente | Finalidad y ventaja |
| Análisis de registros de SSO | Recoge el uso de SaaS autenticado de forma centralizada |
| Registros de red o de proxy | Detecta el SaaS que queda fuera del SSO |
| Integración de datos de gastos | Saca a la luz el gasto en shadow IT |
| Inventario consolidado | Crea una única fuente de información |
| Metadatos enriquecidos | Aporta contexto de gobernanza y cumplimiento |
| Actualizaciones programadas | Mantiene la visibilidad precisa |
| Visualización e informes | Hace los resultados más claros para el cliente |
| Integración en las QBR | Incorpora la gobernanza a una cadencia regular |
⚠️ Aspectos a tener en cuenta al crear un inventario de SaaS
| Riesgos | Posibles consecuencias | Cómo corregirlo |
| Una cobertura incompleta, como las aplicaciones no vinculadas al IdP, puede llevar a interpretar mal los datos de inicio de sesión | Puede generar una falsa sensación de visibilidad o hacer que se pase por alto el shadow IT. | Cruza los datos con los de la red o los financieros y, después, valida los informes con los responsables del cliente. |
| Incoherencias en los nombres de los proveedores o exposición de datos financieros sensibles | Las incoherencias y la exposición de datos pueden provocar registros de aplicaciones duplicados o incorrectos y pérdida de confianza del cliente. | Limita los campos de datos y utiliza un almacenamiento seguro. |
| Los scripts pueden fallar tras actualizaciones del sistema o por programaciones mal alineadas. | Esto puede dar lugar a datos obsoletos o ausentes, con el consiguiente trabajo manual adicional e informes incoherentes. | Supervisa los registros de automatización, configura alertas para las ejecuciones fallidas y vuelve a la exportación manual si hace falta. |
Los dispositivos sin seguimiento son más vulnerables a las amenazas activas y a los fallos de cumplimiento.
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Servicios de NinjaOne que ayudan a crear un inventario de SaaS
Puedes usar las funciones de inventario, personalización e informes de NinjaOne para incorporar el seguimiento del SaaS a tus flujos de trabajo actuales sin necesidad de herramientas nuevas.
Exportaciones del inventario de dispositivos
Las exportaciones del inventario de dispositivos de NinjaOne te permiten ver las aplicaciones instaladas en los endpoints de los entornos de tus clientes. Al combinar estos datos de endpoints con los registros de uso de SaaS, los MSP pueden recoger tanto las herramientas instaladas en local como los servicios alojados en el cloud.
Integrar NinjaOne de esta forma ayuda a detectar redundancias, licencias no gestionadas o shadow IT.
Campos personalizables
NinjaOne dispone de campos personalizables que puedes adaptar para registrar información específica del SaaS, como el propietario de la licencia, las fechas de renovación de la suscripción, los centros de coste o las notas sobre cumplimiento de la seguridad.
Incorporar los datos del inventario de SaaS a tus flujos de documentación o de gestión de tickets garantiza que los técnicos y los gestores de cuentas tengan esta información siempre a mano.
Herramientas de informes
Las QBR permiten a los MSP demostrar su valor a los clientes. Al integrar la información del inventario de SaaS en los paneles de informes y las presentaciones de NinjaOne, los MSP pueden mostrar a sus clientes cómo se supervisa y optimiza su entorno SaaS.
Destacar el ahorro de costes en SaaS, las brechas de seguridad o las oportunidades de consolidación aporta un valor estratégico añadido.
Guía de inicio rápido
Recomendación:
Para crear tu inventario de SaaS con NinjaOne:
- Usa la función SaaS Backup para hacer seguimiento de las organizaciones y del uso de puestos
- Aprovecha SaaS Insights para obtener métricas de productividad
- Conéctate a tus herramientas PSA actuales a través del Partner Portal
- Utiliza la integración con ServiceNow para centralizar la gestión de activos
Este enfoque te permite crear un inventario de SaaS completo sin necesidad de herramientas especializadas adicionales.
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Y con NinjaOne puedes crear un inventario con una base sólida de endpoints y una mejor visibilidad del software.
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