Administrar y mantener los activos de TI es fundamental para el éxito de una empresa. Sin embargo, Capterra informa que las empresas reaccionan en lugar de prevenir problemas de mantenimiento el 80 % de las veces. La gestión de activos de TI proactiva es posible con un inventario de activos de TI actualizado y preciso.
¿Qué es un inventario de activos de TI?
Un inventario de activos de TI es una lista completa de todos los activos de TI dentro del entorno de TI de una organización. Un inventario bien administrado proporciona una ubicación central para realizar un seguimiento de los elementos y garantizar que se utilicen de manera eficaz para respaldar los procesos comerciales.
Tipos de activos de TI
Hay dos tipos principales de activos de TI: activos de hardware y activos de software.
El hardware se refiere a todos los elementos tangibles en el entorno de TI. Son los componentes físicos necesarios dentro de un entorno de TI. Los diferentes tipos de hardware incluyen:
- Laptops y computadoras
- Dispositivos móviles
- Servidores
- Dispositivos SNMP (firewalls, switches, routers, hubs, etc.).
El software se refiere a todos los elementos intangibles en el entorno de TI. Para que el software funcione, necesita el hardware físico para realizar tareas dirigidas por el software. El software incluye:
- Programas
- Instrucciones para el funcionamiento de la computadora
Cómo hacer un inventario de activos de TI
Un inventario de activos de TI se puede realizar de diferentes maneras. Cada método requiere una cantidad de tiempo diferente y tiene diferentes niveles de precisión.
Hágalo a mano
Este es el método más básico para crear un inventario de sus activos de TI. Cada vez que compre un dispositivo, deberá ingresar la información en una hoja de cálculo y enviarla a la persona a cargo de supervisar sus activos. Con este método, hacer un inventario de activos de TI puede llevar mucho tiempo y no ser muy productivo.
Utiliza una herramienta de gestión de inventario de activos de TI
Las herramientas de gestión de activos de TI son un poco más avanzadas. Con este tipo de herramienta, ingresa información de activos en una base de datos. El número de serie del activo puede devolver información sobre la fabricación del dispositivo u otras especificaciones. Sin embargo, cualquier otra información sobre el dispositivo debe ingresarse manualmente.
Implementar una solución de gestión de endpoints
Una herramienta de gestión de endpoints es la mejor solución cuando se trata de crear y mantener un inventario de activos de TI. Cada vez que se obtenga un nuevo dispositivo y se agregue al entorno de TI de su organización, coloque un agente en él para que pueda monitorearlo y administrarlo. Esto le dará un inventario automático y actualizará continuamente el inventario por usted, lo que le permitirá tener siempre un inventario de activos de TI actualizado.
Por qué es importante la gestión del inventario de activos de TI
La importancia de los inventarios de activos de TI es difícil de subestimar. Hacer un seguimiento de los dispositivos dentro de la empresa le permite administrar de manera efectiva los dispositivos organizacionales. También le ayuda a evitar tener un inventario desactualizado.
Un inventario de activos de TI lo ayuda a minimizar los costos adicionales asociados con el mantenimiento de un entorno de TI. Los costos principales incluyen:
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Costos directos
Los costos directos se refieren a cualquier gasto relacionado con las máquinas o los productos mismos. Sin un inventario de activos de TI, es posible que no sepa cuándo los productos llegaron al final de su ciclo de vida y necesitan reemplazarse. El reemplazo total de máquinas es un costo directo que puede sumarse rápidamente.
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Costos de licencia
Las aplicaciones y los programas requieren una licencia de software para otorgar a los usuarios finales derechos de uso justo del software. Si los empleados tienen aplicaciones en sus dispositivos que requieren una licencia, pero no las usan, es un costo innecesario. Un inventario de activos de TI le brinda la información que necesita para identificar y eliminar esas aplicaciones.
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Costos de seguridad
Sin un inventario de activos de TI para monitorear y administrar sus dispositivos, no sabe que las aplicaciones están en las computadoras de las personas. Tampoco sabe si están parcheados o si podrían ser malware. Estos riesgos desconocidos plantean posibles costos de seguridad para su organización.
Cuándo realizar y administrar un inventario de activos de TI
El tiempo y la frecuencia dependen en gran medida de cómo decida realizar el inventario de activos de TI de su organización. Si elige un método que requiere el ingreso manual de la información del dispositivo, se aconseja actualizar su inventario cada vez que obtenga un nuevo dispositivo y verificar sus activos con regularidad. Este momento es probable que varíe de una empresa a otra, pero asegúrese de hacerlo con la frecuencia suficiente para mantener una lista actualizada de activos.
Cuando se trata de soluciones de gestión de endpoints, realizar un inventario de activos de TI es bastante sencillo. Simplemente coloque un agente de software en cualquier dispositivo nuevo que se agregue a la empresa y seguirá enviando automáticamente información sobre ese inventario a la solución. Esto significa que solo tendrá que completar un inventario una vez para cada dispositivo y se actualizará automáticamente en el futuro.
Herramientas de gestión de inventario de activos de TI
Administrar su inventario de activos de TI es una tarea importante que requiere mucho tiempo y detalle. Afortunadamente, se han diseñado varias herramientas para apoyar y agilizar esta tarea. El software diseñado para la gestión de activos de TI es una herramienta altamente especializada y eficaz que es posible que lo ayude en el proceso de gestión.
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