Cómo gestionar de forma proactiva las auditorías de licencias de software (Adobe, Microsoft)

Una auditoría de licencias de software solo resulta intimidante si no estás preparado. Si no gestionas de forma proactiva las auditorías de licencias de software, pueden surgir problemas como un uso no documentado, cargos inesperados o sanciones cuando no puedes demostrar el cumplimiento. Por eso es fundamental conocer bien el proceso y evitar los problemas de auditoría antes de que aparezcan. En esta guía te explicamos las mejores prácticas y estrategias para gestionar las auditorías de licencias de software.

Resumen

Requisitos previos para gestionar las auditorías de licencias de software

Antes de empezar a gestionar las auditorías de licencias de software, asegúrate de que tu entorno cumple estos requisitos:

• Acceso al Centro de administración de Microsoft 365 y a los portales de Licencias por Volumen que uses para gestionar suscripciones y licencias de Microsoft.
• La Adobe Admin Console, que gestiona de forma centralizada las licencias de Creative Cloud y Acrobat DC.
• PowerShell 7.6 LTS (recomendado) o Windows PowerShell 5.1, con privilegios administrativos en tus estaciones de gestión. (Comprueba tu versión de PowerShell)
• Cobertura de los endpoints mediante herramientas RMM o GPO para llegar a todos los dispositivos.
• Mecanismos para detectar software y recopilar información de los endpoints, como comprobaciones del registro, inventarios de software instalado o análisis del sistema de archivos.

Tarea 1: mantener un inventario de licencias centralizado

Caso de uso:

Mantener un inventario de licencias centralizado refuerza tu postura de cumplimiento. Esta tarea permite llevar el control de cada producto de software, tipo de licencia y modelo de activación.

Estos son los pasos recomendados para mantener un inventario de licencias centralizado.

1. Lleva el control de lo siguiente:
   • Licencias por usuario: son las licencias vinculadas a una cuenta de usuario concreta. Por ejemplo, software como Microsoft 365, Adobe CC y otros.
   • Licencias por dispositivo: cubren las licencias asignadas a un hardware específico, incluidas las licencias por volumen, las licencias OEM y otros tipos.
   • Suscripción frente a perpetua: aquí se distinguen las licencias de suscripción (pago recurrente) de las perpetuas (un único pago para uso indefinido).
   • Asignadas en el cloud frente a instaladas en local: seguimiento de las licencias para saber qué software se aprovisiona a través de un servicio cloud y cuál se almacena físicamente en el dispositivo.
2. Almacena el inventario con las siguientes opciones:
   • Plataformas de almacenamiento en el cloud: guarda los datos del inventario en plataformas como OneDrive o SharePoint.
   • Servicios de documentación de TI: una plataforma de documentación de TI creada específicamente para MSP también es ideal para esta tarea. Algunas plataformas completas de gestión de endpoints, como NinjaOne, incluyen además gestión de activos de TI integrada, que también puedes usar para almacenar y gestionar tu inventario de licencias.
   • Informes personalizados generados con PowerShell: hay scripts que recopilan automáticamente los datos disponibles de licencias e instalación de los endpoints, los convierten en informes legibles (CSV, HTML, etc.) y los guardan en un repositorio central para estar siempre listo ante una auditoría.

Tarea 2: usar PowerShell para descubrir el software instalado y la información de licencias

Caso de uso:

Esta tarea obtiene una lista filtrada de las aplicaciones instaladas y la información de licencias disponible ejecutando comandos de PowerShell de forma manual.

El descubrimiento automatizado es clave para que tu inventario de licencias sea fiable. Una forma de hacerlo es usar PowerShell para consultar el software instalado, comprobar los detalles de activación de las aplicaciones de suscripción de Microsoft 365 y obtener el estado de activación de Microsoft Office. Estos son algunos pasos de ejemplo:

1. Abre PowerShell como administrador. Pulsa la tecla Windows, escribe PowerShell, haz clic con el botón derecho en Windows PowerShell y selecciona Ejecutar como administrador.
2. Ejecuta el siguiente comando:

• Para listar todas las aplicaciones de Adobe y Microsoft Office registradas en el registro de desinstalación de Windows:

Get-ItemProperty HKLM:\Software\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Uninstall\* |
Where-Object {
$_.DisplayName -like «*Adobe*» -or
$_.DisplayName -like «*Office*»
} |
Select-Object DisplayName, DisplayVersion, InstallDate

Este comando recupera las aplicaciones de Adobe y Microsoft Office registradas en el registro de desinstalación de Windows y muestra sus nombres, versiones y fechas de instalación.

Nota: el alcance de este comando es el dispositivo donde se ejecuta. Si tienes cientos de ordenadores, tendrías que ejecutarlo en cada uno por separado. Para ganar escalabilidad, las organizaciones suelen recurrir a herramientas RMM como NinjaOne para automatizar este descubrimiento enviando scripts de forma masiva a todos los endpoints gestionados.

• Para ver la configuración del producto Click-to-Run de Microsoft 365 instalado localmente, ejecuta

Get-ItemProperty HKLM:\SOFTWARE\Microsoft\Office\ClickToRun\Configuration |
Select-Object ProductReleaseIds
Nota: este comando muestra únicamente la información del producto Click-to-Run instalado localmente. Para verificar las licencias de Microsoft 365 asignadas o el estado de la suscripción, utiliza el Centro de administración de Microsoft 365 o Microsoft Graph.

• Para obtener el estado de activación, puedes ejecutar:

cscript “C:\Program Files\Microsoft Office\Office16\ospp.vbs” /dstatus
Nota: el script ospp.vbs puede no estar disponible en todas las instalaciones de Microsoft 365. Su ubicación y disponibilidad dependen de la edición de Office instalada y del tipo de instalación.

Tarea 3: detectar instalaciones de Adobe con PowerShell

Caso de uso:

Esta tarea identifica las aplicaciones de Adobe instaladas en un endpoint y las compara con las asignaciones de licencias de usuario en la Adobe Admin Console para detectar instalaciones no autorizadas o licencias caducadas.

1. Abre PowerShell como administrador. Pulsa la tecla Windows, escribe PowerShell, haz clic con el botón derecho en Windows PowerShell y selecciona Ejecutar como administrador.
2. Ejecuta el siguiente comando:

Get-ItemProperty HKLM:\Software\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Uninstall\* |
Where-Object {
$_.DisplayName -like «*Adobe*» -or
$_.DisplayName -like «*Office*»
} |
Select-Object DisplayName, DisplayVersion, InstallDate

Este comando recupera las aplicaciones de Adobe y Microsoft Office registradas en el registro de desinstalación de Windows y muestra sus nombres, versiones y fechas de instalación. Los resultados se pueden comparar con las asignaciones de licencias de la Adobe Admin Console durante las revisiones de cumplimiento.

Tarea 4: usar GPO para aplicar el control de aplicaciones y favorecer el cumplimiento del software

Caso de uso:

Esta tarea ayuda a evitar que se ejecute software no autorizado en los endpoints gestionados aplicando restricciones de directiva de grupo y controlando qué aplicaciones pueden ejecutarse en la red.

Las directivas de grupo ofrecen un mecanismo potente de control de aplicaciones, ya que restringen qué programas pueden ejecutarse en los endpoints gestionados. Veámoslo paso a paso:

• Abre el Editor de directivas de grupo.
  • En un ordenador independiente, pulsa Win + R, escribe gpedit.msc y pulsa Intro.
  • En un entorno de dominio, abre Administración de directivas de grupo (gpmc.msc), edita el GPO correspondiente y ve a la siguiente ruta.
• En Configuración de usuario > Plantillas administrativas > Sistema:
  • Habilita Ejecutar solo las aplicaciones de Windows especificadas para restringir las instalaciones de software.
  • O usa No ejecutar las aplicaciones de Windows especificadas para bloquear aplicaciones conocidas sin licencia o pirateadas.
• Para un control más avanzado, utiliza Directivas de restricción de software o AppLocker y evita que se ejecuten aplicaciones de Adobe o Microsoft Office no autorizadas.
  • Ve a:
    • Configuración del equipo > Configuración de Windows > Configuración de seguridad > Directivas de restricción de software
    • Configuración del equipo > Configuración de Windows > Configuración de seguridad > Directivas de control de aplicaciones > AppLocker
  • O, por ejemplo, crea reglas de ruta para bloquear instaladores como setup.exe utilizados por software pirateado, o reglas de hash para versiones crackeadas conocidas.

Tarea 5: validar con CMD y las herramientas de licencias de Windows

Caso de uso:

El objetivo de esta tarea es confirmar el estado de activación de Windows y de Microsoft Office para evitar interrupciones del servicio y garantizar que los dispositivos cumplen los requisitos de licencias.

1. Abre el símbolo del sistema como administrador. Pulsa la tecla Windows, escribe cmd, haz clic con el botón derecho en Símbolo del sistema en los resultados de búsqueda y selecciona Ejecutar como administrador.
2. Para ver los detalles de licencias y activación de Windows, ejecuta:

slmgr.vbs /dli o slmgr.vbs /xpr

Estos comandos muestran el estado de activación de Windows, el tipo de licencia y si el sistema está activado de forma permanente.

3. Para ver la información de activación de Microsoft Office, tienes que ejecutar el script ospp.vbs. Microsoft instala este script integrado con cada instalación de Office con licencia por volumen para informar sobre tu licencia y activación. No necesitas descargarlo: ya está en tu sistema.

Para ejecutarlo, primero localízalo. El script ospp.vbs suele encontrarse en la carpeta de instalación de Office:

• C:\Program Files\Microsoft Office\root\Office16 (para Office de 64 bits en Windows de 64 bits)
• C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\root\Office16 (para Office de 32 bits en Windows de 64 bits)

Debes ir al directorio donde está guardado el script ospp.vbs. Usa uno de los siguientes comandos según tu versión de Office y la arquitectura del sistema:

• Para Office de 64 bits en un SO de 64 bits, ejecuta:

cd "C:\Program Files\Microsoft Office\root\Office16"

• Para Office de 32 bits en un SO de 64 bits:

cd "C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\root\Office16"v
NOTA: la carpeta «Office16» corresponde a Office 2016 y 2019. Ese número cambia según la versión (por ejemplo, «Office15» para Office 2013 y «Office14» para Office 2010).

Abre el Símbolo del sistema (como administrador). Ejecuta el siguiente script con el comando cscript:

cscript ospp.vbs /dstatus

Al ejecutar este script se mostrará el estado de activación, el tipo de licencia y el periodo de gracia restante, si corresponde.

4. Para comprobar la aplicación de escritorio Creative Cloud de Adobe, abre Windows PowerShell como administrador y ejecuta los siguientes comandos:

Get-Process "Creative Cloud"

5. Para obtener una lista completa de los productos instalados y hacer comprobaciones cruzadas adicionales:

Get-ItemProperty HKLM:\Software\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Uninstall\* |
Select-Object DisplayName, DisplayVersion, Publisher, InstallDate

Tarea 6: automatizar las alertas de incumplimiento y la limpieza

Caso de uso:

Puedes realizar esta tarea para detectar, alertar y eliminar automáticamente el software sin licencia o prohibido. Así mantienes el cumplimiento sin depender únicamente de revisiones manuales.

La automatización ayuda a escalar las comprobaciones de cumplimiento. Estas son algunas recomendaciones:

• Programa scripts que detecten software no autorizado comparando las listas de programas instalados con tu inventario de licencias.
• Utiliza herramientas de despliegue compatibles, como Microsoft Intune, la Office Deployment Tool (ODT) o tu plataforma RMM, para desinstalar automáticamente el software no autorizado u obsoleto en todos los dispositivos gestionados.
• Registra todas las acciones: eliminaciones de software, alertas y actividades de automatización. Así tendrás pruebas que presentar en las auditorías de licencias de software.

Aspectos a tener en cuenta

Otras consideraciones para gestionar las auditorías de licencias de software

• BYOD y dispositivos remotos: controla el uso del software y las asignaciones de licencias desde los portales de administración de Microsoft 365 y Adobe.
• Cuentas inactivas: desactiva o reasigna las licencias de los usuarios inactivos según la política de tu organización.
• Políticas de conservación: guarda los registros de compra y de licencias conforme a la política de conservación de tu organización y a los requisitos de cumplimiento aplicables.
• Solicitudes de auditoría: prepárate para generar en cualquier momento informes con el número de licencias, las asignaciones, el historial de uso y los registros de compra.

Cómo ayuda NinjaOne a gestionar las auditorías de licencias de software

NinjaOne y sus herramientas ayudan a los MSP a mantener una buena higiene de licencias de forma continua y a generar con confianza informes listos para auditorías.

Gestiona las auditorías de licencias de software de forma proactiva

Gestionar las licencias de software puede parecer tedioso. Sin embargo, seguir estas recomendaciones te puede librar de problemas inesperados y, en la mayoría de los casos, muy disruptivos derivados de errores en las auditorías de licencias. En resumen, hemos visto:

• Cómo descubrir y controlar las instalaciones de software de Microsoft y Adobe
• Métodos con PowerShell, CMD, registro y GPO para favorecer el cumplimiento de las licencias de software
• Estrategias de documentación centralizada y automatización
• Cómo ayuda NinjaOne a las organizaciones a prepararse para las auditorías de licencias de software.

Todas estas estrategias te ayudarán a prepararte de forma proactiva y con confianza para una auditoría de licencias de software.

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