Überschneidungen bei SaaS-Abos sind ein Problem, das viele Unternehmen kennen. Zahlreiche Betriebe verlieren den Überblick über ihre Abonnements und zahlen unbemerkt für Tools, die sie gar nicht mehr brauchen. Wer diese Tools proaktiv prüft und verwaltet, kann Workflows optimieren, Kosten senken und durch weniger Wildwuchs gleichzeitig Sicherheit und Compliance stärken.
So holen Sie mehr aus Ihren SaaS-Abonnements heraus
Um Ihre SaaS-Abonnements optimal zu nutzen, müssen Sie Ihre Anwendungen regelmäßig überprüfen. Erstellen Sie ein Inventar aller eingesetzten Anwendungen und ordnen Sie diese in Kategorien ein. Prüfen Sie, wo es Überschneidungen gibt, und stimmen Sie sich mit den anderen Abteilungsleitungen darüber ab, welche Apps behalten, abgeschaltet oder mit den Anbietern neu verhandelt werden sollten.
📌 Voraussetzungen:
- Sie benötigen Zugriff auf SaaS-Nutzungsprotokolle aus Identity Providern (z. B. Microsoft Entra ID, Okta).
- Halten Sie die Ausgaben- oder Finanzberichte Ihrer Kund:innen zu den Abonnementkosten zur Prüfung bereit.
- Sie brauchen eine Plattform, die als zentrales SaaS-Inventar dient (Tabellenkalkulation oder Low-Code-Plattform).
- Sie benötigen grundlegende Tools für Berichterstattung oder Visualisierung (Excel, Power BI oder PSA-Dashboards).
📌 Empfohlene Vorgehensweisen:
| Klicken Sie auf einen Schritt | 💻 Ideal für einzelne Benutzer:innen | 💻💻💻 Ideal für Großunternehmen |
| Schritt 1: Ein vollständiges SaaS-Inventar aufbauen | ✓ | |
| Schritt 2: Anwendungen nach Funktion kategorisieren | ✓ | |
| Schritt 3: Nutzung und Kosten vergleichen | ✓ | |
| Schritt 4: Stakeholder einbeziehen und Kontext einholen | ✓ | |
| Schritt 5: Konsolidierungsoptionen empfehlen | ✓ | |
| Schritt 6: Feste Überprüfungszyklen etablieren | ✓ |
Schritt 1: Ein vollständiges SaaS-Inventar aufbauen
Sammeln Sie zunächst die Daten zu SaaS-Anwendungen aus allen Bereichen Ihres Unternehmens. Als Quellen dienen Identity Provider, Finanzsysteme und Netzwerkprotokolle. Führen Sie anschließend alle Informationen in einem zentralen Inventar und einer CSV-Datei zusammen.
Achten Sie darauf, dass jeder Eintrag Folgendes enthält:
- Name der App
- Abteilung, die sie nutzt
- Verantwortliche Person
- Kosten der App
- Anzahl der aktiven Benutzer:innen
Schritt 2: Anwendungen nach Funktion kategorisieren
Sobald Sie ein Inventar aller SaaS-Anwendungen erstellt haben, ordnen Sie diese sinnvollen Kategorien zu. So erkennen Sie leichter, welche Apps dieselbe Funktion erfüllen und damit überflüssig geworden sind. Hier einige Beispielkategorien:
- Kommunikation (Slack, Teams, Zoom)
- Projektmanagement (Asana, Trello, Monday.com)
- Dateifreigabe (Dropbox, Google Drive, OneDrive)
Ergänzen oder entfernen Sie Kategorien je nach Bedarf.
Schritt 3: Nutzung und Kosten vergleichen
Gehen Sie jede Kategorie und die darin enthaltenen Apps durch. Schauen Sie sich an, wie viele Personen die Anwendung aktiv nutzen und wie viele Lizenzen Sie dafür besitzen. Wie hoch sind die Kosten pro Benutzer:in und wie viel geben Sie insgesamt für das Abonnement aus?
Analysieren Sie außerdem, wie gut sich die App im Lauf der Zeit in Ihre laufenden Workflows eingefügt hat. Dieser datengestützte Ansatz macht es deutlich einfacher, die SaaS-Anwendungen in Ihrem Inventar zu identifizieren, die wenig Mehrwert bringen oder überflüssig sind.
Schritt 4: Stakeholder einbeziehen und Kontext einholen
Sobald die Datenanalyse abgeschlossen ist, binden Sie die übrigen Stakeholder ein. Teilen Sie Ihre Ergebnisse mit den anderen Abteilungsleitungen und stellen Sie ihnen folgende Fragen:
- Ist die Doppelung beabsichtigt (z. B. aus Vorliebe für ein bestimmtes Tool)?
- Lässt sich die Nutzung konsolidieren?
- Werden die doppelten Tools nur vorübergehend benötigt?
Bevor Sie einzelne Anwendungen abschalten, müssen Sie sicher sein, dass dadurch keine Workflows behindert werden und Beschäftigte weiterhin ihre Arbeit erledigen können. So gewinnen Sie zusätzlichen Kontext und sehen, wie diese Apps tatsächlich genutzt werden.
Schritt 5: Konsolidierungsoptionen empfehlen
Legen Sie den Abteilungsleitungen Ihre Empfehlungen vor. Mögliche Vorschläge sind:
- Das kostengünstigste oder am breitesten genutzte Tool behalten.
- Kaum genutzte oder teure Tools abschalten oder zusammenführen.
- Anbieterlizenzen auf Basis einer geringeren Anzahl an Benutzer:innen neu verhandeln.
Stimmen Sie sich mit den Abteilungsleitungen ab und holen Sie deren Sichtweise ein. Stellen Sie sicher, dass die Teams auch nach der Abschaltung einzelner Apps alle Werkzeuge haben, die sie zum Erreichen ihrer Ziele und Vorgaben brauchen.
Schritt 6: Feste Überprüfungszyklen etablieren
Die Überprüfung der SaaS-Abonnements Ihres Unternehmens sollte keine einmalige Aktion bleiben. Schlagen Sie eine vierteljährliche oder halbjährliche Überprüfung vor, damit Sie Ihre Anwendungen dauerhaft im Blick behalten. Sie können sich außerdem im Rahmen der vierteljährlichen Geschäftsüberprüfung (QBR) mit anderen Abteilungen abstimmen, um die App-Governance einheitlich zu halten.
So stellen Sie sicher, dass die abonnierten SaaS-Anwendungen nützlich und relevant bleiben. Das verhindert Doppelungen und verschwendete Ressourcen.
Best Practices für die Überprüfung redundanter Apps im Überblick
| Komponente | Zweck und Nutzen |
| Vollständiges Inventar | Dies bildet die Grundlage Ihrer Überprüfung. Sie brauchen eine vollständige Liste aller SaaS-Abonnements, um zu erkennen, welche sich überschneiden und überflüssig sind. |
| App-Kategorisierung | Wenn Sie Ihre Apps funktionalen Kategorien zuordnen, erkennen Sie leichter, wo sich Funktionen überschneiden und welche Apps redundant sind. |
| Vergleich von Nutzung und Kosten | Setzen Sie die Kosten jeder App ins Verhältnis zu ihrer tatsächlichen Nutzung. So stützen Sie Ihre Empfehlungen auf belastbare Daten. |
| Zusammenarbeit mit Stakeholdern | Arbeiten Sie mit den anderen Stakeholdern zusammen und holen Sie mehr Kontext dazu ein, wie SaaS-Anwendungen genutzt werden. So stellen Sie sicher, dass Sie durch die Abschaltung einer App keine Workflows stören. |
| Konsolidierungsplanung | Geben Sie Empfehlungen ab, welche Apps behalten, abgeschaltet oder mit den Anbietern neu verhandelt werden sollten. Das vereinfacht den SaaS-Stack und senkt die Kosten. |
| Wiederkehrende Überprüfungen | Führen Sie die Überprüfung vierteljährlich oder halbjährlich durch. So verhindern Sie, dass sich schleichend neue Doppelungen einschleichen. |
Optionales Snippet zur Automatisierung
Hier ein Beispiel-Snippet für Windows PowerShell, mit dem Sie das Erkennen und Beseitigen sich überschneidender SaaS-Abonnements automatisieren können:
# Identify overlapping SaaS apps by category
$inventory = Import-Csv saas_inventory.csv
$inventory | Group-Object Category | Where-Object { $_.Group.Count -gt 1 } |
Select Name, @{Name="AppCount";Expression={$_.Group.Count}}
Dieses Snippet importiert die CSV-Datei Ihres SaaS-Inventars. Es filtert Kategorien heraus, die nur eine einzige App enthalten, denn dort kann es keine Überschneidungen geben. Anschließend erstellt es eine Tabelle mit den Apps aus Kategorien mit mehreren Einträgen. So sehen Sie auf einen Blick, welche Anwendungen sich überschneiden oder überflüssig sind.
NinjaOne-Integration gegen SaaS-Wildwuchs
- Sie können das Endpunkt-Inventar von NinjaOne als Basis nutzen und es anschließend um Daten zu SaaS-Abonnements und deren Nutzung anreichern.
- Überschneidungen lassen sich in den Notizen von NinjaOne oder in PSA-verknüpften Tickets dokumentieren.
- Stellen Sie Erkenntnisse zu Überschneidungen in QBR-Berichten gemeinsam mit Endpunktdaten dar, über Berichte, die Sie mit NinjaOne-Tools erzeugen.
Quick-Start-Guide
Die wichtigsten Erkenntnisse:
- SaaS-Management im Fokus von NinjaOne: NinjaOne bietet Tools, die speziell für das SaaS-Management entwickelt wurden, darunter Inventarverfolgung und Abonnement-Optimierung.
- Überschneidungen erkennen und beseitigen: Die Rechercheergebnisse zeigen, dass NinjaOne über Funktionen verfügt, um:
- Sich überschneidende Abonnements zu identifizieren: Nachvollziehen, welche SaaS-Dienste auf den Geräten und von den Benutzer:innen eines Unternehmens genutzt werden.
- Die Nutzung zu analysieren: Verstehen, wie aktiv jedes Abonnement tatsächlich genutzt wird.
- Konsolidierung zu empfehlen: Redundante oder ungenutzte Abonnements erkennen, die sich streichen lassen.
- Kostenersparnis und Effizienz: Der zentrale Nutzen besteht darin, unnötige SaaS-Ausgaben zu senken und den Technologie-Stack durch das Entfernen von Doppelungen zu vereinfachen.
- Integration und Automatisierung: NinjaOne bindet diese Funktionen voraussichtlich in seine RMM-Plattform ein, sodass MSPs die SaaS-Umgebungen ihrer Kund:innen effizient verwalten können.
Kosten senken durch sauber verwaltete SaaS-Abonnements
Überflüssige SaaS-Anwendungen zu entfernen, ist für MSPs und ihre Kund:innen ein einfacher Weg, Kosten zu senken. Und kompliziert ist das keineswegs. Bauen Sie ein vollständiges SaaS-Inventar auf, kategorisieren Sie die Tools nach Funktion, vergleichen Sie Nutzung und Kosten, arbeiten Sie mit den Stakeholdern zusammen und verankern Sie die Überprüfungen in der Governance Ihrer Kund:innen. So reduzieren Sie SaaS-Verschwendung, vereinfachen Tech-Stacks, stärken Governance und Compliance und weisen bei QBRs einen messbaren ROI nach.
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