SharePoint ist eine Projektmanagement-Software innerhalb von Microsoft 365, die die Zusammenarbeit hybrider und remote arbeitender Teams sowie das Workflow-Management unterstützt. Im Lauf der Zeit hat sich SharePoint zu einem unverzichtbaren Tool für verschiedene IT-Teams entwickelt: Es steigert die Produktivität im Team und sorgt für die Sicherheit sensibler Daten.
Der Schutz sensibler Daten ist einer der zentralen Gründe dafür, dass die umfangreichen Gruppenberechtigungen von SharePoint jeder SharePoint-Gruppe unterschiedliche Zugriffsrechte zuweisen. So können Teammitglieder nur auf die für sie relevanten Informationen zugreifen und entsprechend ihrer Berechtigungsstufe mitarbeiten.
Dieses Handbuch richtet sich an IT-Fachleute und dient als verständlicher Leitfaden zu SharePoint-Gruppenberechtigungen. Als Administrator:in oder Teamleitung erfahren Sie, wie Sie SharePoint-Gruppenberechtigungen einrichten, verwalten und nach Best Practices umsetzen.
📌Lesen Sie weiter in diesem Artikel oder sehen Sie sich unser Video SharePoint-Gruppenberechtigungen: Admin-Leitfaden und Best Practices an.
Was sind Berechtigungsgruppen in SharePoint?
SharePoint-Berechtigungsgruppen sind die verschiedenen Benutzergruppen, die in SharePoint mit unterschiedlichen Berechtigungsstufen verwaltet werden, um innerhalb des Workflows eines Unternehmens zusammenzuarbeiten und Informationen einzusehen. Es gibt verschiedene Listen von SharePoint-Gruppenberechtigungen mit jeweils eigener Berechtigungsstufe, auf die ich gleich näher eingehe.
SharePoint im heutigen Geschäftsumfeld
Cloudbasierte Zusammenarbeit und Remote-Arbeit prägen das heutige Geschäftsumfeld. Dennoch liegt die Erfolgsquote von SharePoint-Projekten im Durchschnitt bei 50 %.
Die weltweite Verbreitung der Remote-Arbeit erfordert, dass Teams Zugang zu Werkzeugen haben, die dieses Arbeitsmodell unterstützen und Lösungen für die Herausforderungen des Remote-Work-Managements bieten.
Diese Herausforderungen reichen von der Steuerung der Kommunikation und dem Engagement der Mitarbeiter:innen bis hin zur Sicherstellung der Produktivität und dem Management der Arbeitslast. IT-Teams müssen zusätzlich darauf achten, wie sich Daten innerhalb des Unternehmens bewegen, um Sicherheitsverletzungen aus internen oder externen Quellen zu vermeiden.
Dafür brauchen sie eine Remote-Monitoring-and-Management-Software (RMM). Genau deshalb ist SharePoint heute ein wertvoller Baustein für Unternehmen: Es steuert die Kommunikation auf Distanz, verbessert die Mitarbeiterführung und sichert den Datenfluss ab.
Eine Möglichkeit für IT-Fachleute, Daten zu schützen und die Kommunikation in Remote-Teams zu steuern, sind die Gruppenberechtigungen von SharePoint.
Übersicht über SharePoint-Rollen und -Berechtigungen
Wer Zugriffe wirksam verwalten will, muss Aufbau und Funktion der SharePoint-Rollen und -Berechtigungen verstehen. Als Administrator:in können Sie die Standard-Berechtigungsgruppen von SharePoint nutzen oder eine eigene Gruppe anlegen, die zum Workflow Ihres Unternehmens passt.
Die Standardgruppen umfassen folgende SharePoint-Rollen und -Berechtigungen:
- Besucher: Diese Gruppe darf Inhalte lesen und Dokumente öffnen, aber keine Änderungen an der Website, am Dokument oder am Ordner vornehmen.
- Mitglieder: Diese Gruppe kann Inhalte bearbeiten und eigene Beiträge beisteuern.
- Leser: Leser haben eine reine Leseberechtigung und können keinerlei Änderungen vornehmen.
- Besitzer: In diese Kategorie fallen die Administrator:innen. Sie haben die volle Kontrolle über die Website und können Inhalte sowie Websiteeinstellungen ändern.
Wenn es in Ihrem Team Rollen oder Abteilungen gibt, die angepasste Berechtigungsstufen benötigen, können Sie in SharePoint eigene Gruppen und Berechtigungen anlegen. So kann etwa eine SharePoint-Mitgliedergruppe nur eingeschränkten Zugriff erhalten: Ein Mitglied darf bestimmte Teile einer Liste, Bibliothek oder eines Dokuments bearbeiten, hat aber keinen Zugriff auf die gesamte Liste, Bibliothek oder das gesamte Dokument.
SharePoint-Rollen und -Berechtigungen helfen Ihnen dabei, die Informationshierarchie zu steuern und Teammitgliedern gleichzeitig die Erledigung ihrer Aufgaben zu ermöglichen.
Vorteile sauber gesetzter SharePoint-Gruppenberechtigungen
Eine wirksame Verwaltung der SharePoint-Gruppenberechtigungen sorgt für einen sicheren und effizienten digitalen Arbeitsplatz. So profitiert Ihr Unternehmen davon:
Reibungsloser Informationsfluss
Wenn Sie jeder Gruppe, also Besuchern, Mitgliedern und Besitzern, sorgfältig Berechtigungen zuweisen und den Zugriff auf die wirklich notwendigen Personen beschränken, ermöglichen SharePoint-Gruppenberechtigungen einen nahtlosen Informationsfluss. Dieser Ansatz verhindert unbefugten Zugriff auf sensible Dokumente oder Daten und begrenzt den Websitezugriff auf bestimmte Teams. Das erhöht die Sicherheit und die betriebliche Effizienz.
Einfachere Verwaltung
Statt Berechtigungen an einzelne Personen zu vergeben, können Sie sie über SharePoint-Gruppenberechtigungen ganzen Gruppen zuweisen. Benutzer:innen lassen sich jederzeit hinzufügen oder entfernen. Das vereinfacht die Administration und verringert die Fehleranfälligkeit.
Nahtlose Zusammenarbeit
Mit passend vergebenen Gruppenberechtigungen können Teammitglieder reibungslos zusammenarbeiten, Ressourcen beisteuern und Dokumente teilen, ohne auf Zugriffsbeschränkungen zu stoßen.
Weniger Störungen und gewahrte Datenintegrität
Regelmäßige Überprüfungen der Berechtigungen und routinemäßige Backups helfen dabei, Störungen zu minimieren und die Integrität der Daten zu wahren. Kommt es zu versehentlichen Änderungen oder böswilligen Aktivitäten, lässt sich das System dank eines Backups der Berechtigungen mit minimalem Aufwand in den gewünschten Zustand zurückversetzen.
SharePoint-Gruppenberechtigungen verwalten und ändern
Als Administrator:in sollten Sie die Abläufe und Werkzeuge kennen, mit denen Sie SharePoint-Gruppenberechtigungen wirksam verwalten und anpassen. Diese einfache Anleitung hilft Ihnen dabei.
1. Auf SharePoint-Gruppenberechtigungen zugreifen
- Klicken Sie auf der SharePoint-Website auf „Websiteaktionen“.
- Klicken Sie anschließend auf „Websiteeinstellungen“.
- Klicken Sie unter „Benutzer und Berechtigungen“ auf „Websiteberechtigungen“, um Ihre aktuelle SharePoint-Berechtigungsstruktur zu sehen.
2. Bestehende Konfiguration bewerten
Ob Sie den Zugriff auf eine SharePoint-Website schon länger verwalten oder gerade erst übernommen haben: Es empfiehlt sich, die vorhandenen Rollen und Berechtigungen sorgfältig zu prüfen. Im nächsten Schritt entwickeln Sie einen Plan für die Verwaltung der Berechtigungen.
3. Berechtigungsstrategie für SharePoint planen
Sie brauchen eine klare Strategie für den Datenfluss in Ihrem Unternehmen, nicht nur aus Gründen der Vertraulichkeit, sondern auch, um Zusammenarbeit und Produktivität zu erleichtern. Die unten geteilten Best Practices geben gute Anhaltspunkte für Ihre Strategie rund um SharePoint-Gruppenberechtigungen.
4. Neue SharePoint-Gruppe erstellen
- Klicken Sie in den Websiteberechtigungen Ihrer SharePoint-Website auf „Erstellen“, um eine neue Gruppe anzulegen.
- Wählen Sie die Berechtigungsstufen passend zu den jeweiligen Rollen und Abteilungen aus.
5. Benutzer:innen zu Gruppen hinzufügen oder entfernen
- Gehen Sie zu den Websiteeinstellungen.
- Klicken Sie auf „Websiteberechtigungen“.
- Wählen Sie eine Gruppe aus und fügen Sie Benutzer:innen hinzu oder entfernen Sie sie. Hier kommt das Auditing ins Spiel: Es zeigt Ihnen, wer Zugriff auf eine Gruppe hat, und erlaubt Ihnen Änderungen, die die Datensicherheit gewährleisten.
6. Berechtigungsstufen von Gruppen ändern
Klicken Sie unter „Websiteberechtigungen“ auf die Gruppe, die Sie anpassen möchten, und nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor. Sie können einer Mitgliedergruppe zum Beispiel das Recht geben, die Website zu gestalten und zu verändern.
Best Practices für die Berechtigungsverwaltung
Mit diesen Best Practices verwalten Sie Berechtigungen souverän und holen das Maximum aus Ihrem Team heraus.
- Berechtigungen anpassen: Passen Sie Berechtigungen für bestimmte SharePoint-Listen oder -Bibliotheken an Ihre Anforderungen an.
- Vererbung und eigene Berechtigungen: Standardmäßig werden Berechtigungen vererbt, und zwar von der übergeordneten Website in der Hierarchie. Nutzen Sie die Möglichkeit, die Vererbung zu unterbrechen, um die Verwaltung zu vereinfachen und Zugriffe bei Bedarf auszuweiten oder einzuschränken.
- Integrierte Gruppen nutzen: Setzen Sie für Kommunikationswebsites auf die integrierten SharePoint-Gruppen und verwalten Sie die Berechtigungen von Teamwebsites über die zugehörige Microsoft 365-Gruppe.
Wenn Sie diese Schritte und Best Practices befolgen, verwalten und ändern Sie SharePoint-Gruppenberechtigungen effizient und stellen die passenden Zugriffsstufen für die verschiedenen Benutzer:innen und Gruppen in Ihrem Unternehmen sicher.
Häufige Probleme bei der Verwaltung von SharePoint-Gruppenberechtigungen
Die Verwaltung von SharePoint-Gruppenberechtigungen kann mitunter komplex sein. Hier sind einige typische Probleme, die Ihnen als Administrator:in begegnen können, samt Lösungsvorschlägen.
Ungewöhnliches Zugriffsverhalten
Benutzer:innen mit dem Status „Gruppenbesitzer“ stoßen mitunter auf eine Zugriffsbeschränkung: Sie müssen den Zugriff auf einen Ordner anfordern und genehmigen ihn dann selbst. Trotz der Zugriffsprobleme beim Ordner können dieselben Personen über die Suchfunktion auf einen darin enthaltenen Unterordner zugreifen. Probieren Sie zur Behebung einen anderen Browser oder ein anderes Netzwerk aus. Besteht das Problem weiterhin, folgen Sie den Schritten zur Fehlerbehebung in diesem Microsoft-Artikel.
Eingeschränkter Zugriff
SharePoint weist Benutzer:innen gelegentlich automatisiert den „eingeschränkten Zugriff“ zu, was zu unerwartetem Berechtigungsverhalten führt. Lässt sich das Problem durch Fehlerbehebung nicht lösen, wenden Sie sich an eine Microsoft 365-Administration und lassen Sie ein Support-Ticket erstellen.
Berechtigungen externer Benutzer:innen
Es gibt Fälle, in denen externe Benutzer:innen mehr Zugriff haben als beabsichtigt, etwa wenn sie eine Seite bearbeiten können, obwohl sie der Gruppe „Besucher“ beziehungsweise einer reinen Lesegruppe angehören. Ursache kann ein Missverständnis der Berechtigungen in SharePoint Online oder ein Fehler bei der Ersteinrichtung sein.
Wer diese Probleme und ihre Lösungen kennt, erleichtert sich die Verwaltung von SharePoint-Gruppenberechtigungen deutlich und sorgt für eine sichere und effiziente Zugriffssteuerung.
Zusammenarbeit und Sicherheit im Team mit SharePoint-Gruppenberechtigungen und NinjaOne stärken
SharePoint-Gruppenberechtigungen sind das Kraftzentrum eines Remote-Teams für Zusammenarbeit, Ressourcenablage und Mitarbeiterführung. Als Administrator:in wollen Sie wissen, wie Sie SharePoint-Rollen und -Berechtigungen für Ihr Unternehmen verwalten, das Workflow-Management verbessern und Sicherheitsverletzungen vorbeugen, gerade im heutigen Geschäftsumfeld.
Stärken Sie die Datensicherheit und vereinfachen Sie die Verwaltung von Remote-Mitarbeiter:innen mit SharePoint, unterstützt durch die RMM-Software von NinjaOne.
