Schlüsselpunkte
- Shadow IT bezeichnet die nicht autorisierte Nutzung von IT-Systemen für berufliche Zwecke und stellt ein Sicherheitsrisiko dar.
- MSPs sollten die Risiken von Shadow IT in einfacher, nachvollziehbarer und verständlicher Sprache erklären, damit Kund:innen sie klar einordnen können.
- Vermitteln Sie den Nutzen anhand einfacher, konkreter erster Schritte. Erläutern Sie anschließend die Vorteile eines gezielten Umgangs mit Shadow IT, um deren Bedeutung zu unterstreichen.
Von Shadow IT spricht man, wenn Beschäftigte nicht autorisierte Anwendungen oder Geräte für ihre Arbeit nutzen. Das mag harmlos wirken, kann aber Sicherheitsbedrohungen, Compliance-Probleme und unnötige Kosten nach sich ziehen. Dieser Artikel zeigt MSPs, wie sie mit Kund:innen über Shadow IT sprechen.
Was ist Shadow IT?
Shadow IT bezeichnet die Nutzung nicht autorisierter IT-Systeme in einem Unternehmen. Wer diese Lücken ignoriert, riskiert erhebliche Sicherheitsprobleme und Produktivitätsverluste. Typische Beispiele für Shadow IT sind:
- Das Herunterladen oder Verwenden nicht freigegebener Software
- Die Weitergabe von Anmeldeinformationen an nicht autorisierte Personen
- Die Nutzung nicht freigegebener Cloud-Dienste oder Software-as-a-Service-Abonnements
- Der Zugriff auf Unternehmensdateien über private Geräte ohne Genehmigung
Diese Verhaltensweisen reichen vom Einsatz nicht freigegebener Software bis zum Zugriff auf Unternehmensdateien über private Geräte. Weitere Beispiele für Shadow IT finden Sie in diesem Beitrag.
Kommen Sie Shadow IT zuvor, mit voller Transparenz über die verteilten Teams Ihrer Kund:innen.
Tipps, um Shadow IT verständlich zu erklären
Für IT-Fachleute ist Shadow IT ein naheliegendes Konzept. Wer mit der Branchensprache nicht vertraut ist, tut sich damit allerdings schwer. Wenn Sie Shadow IT und ihre Folgen in einfacher Sprache erklären können, verstehen Ihre Gesprächspartner:innen die damit verbundenen Gefahren deutlich schneller. Diese Tipps helfen MSPs dabei, das Thema unterschiedlichen Stakeholdern näherzubringen:
1. Analogien aus dem Alltag nutzen
Am einfachsten lassen sich IT-Konzepte verständlich und nachvollziehbar vermitteln, wenn man Vergleiche verwendet, die auch Branchenfremde kennen. Solche Analogien nehmen dem Begriff das Abstrakte und machen Shadow IT greifbar.
Eine Möglichkeit ist der Vergleich mit unverschlossenen Türen oder heimlichen Schließfächern. Sie können zum Beispiel sagen: „Das ist, als hätte Ihr Büro zusätzliche Türen. Niemand hat sie im Blick, und jede:r könnte sich hineinschleichen.“ Oder: „Stellen Sie sich vor, Beschäftigte nutzen ein Schließfach, ohne Ihnen davon zu erzählen. Sie wissen nicht, wer den Schlüssel hat oder was darin liegt. Damit stehen Ihre sensiblen Dateien auf dem Spiel.“
In beiden Fällen greifen die Analogien auf alltägliche Dinge zurück, die auch Menschen ohne IT-Hintergrund sofort einordnen können. Zudem machen sie das Risiko und die Folgen von Shadow IT deutlich, ohne auf Fachjargon angewiesen zu sein.
2. Risiken mit konkreten Szenarien aus der Praxis verdeutlichen
Kund:innen zu sagen, dass Shadow IT gefährlich sein kann, ist das eine. Sie dafür zu sensibilisieren, etwas ganz anderes. Deshalb sollten MSPs in klarer, geschäftlicher Sprache erläutern, wie sich die Risiken von Shadow IT auf ein Unternehmen auswirken.
Einige Beispiele, wie Sie Risiken anhand betrieblicher Szenarien erklären können:
- Die Nutzung nicht genehmigter Dropbox-Konten zur Speicherung von Kundendaten führt zu Datenlecks.
- Der Einsatz nicht freigegebener Tools kann zu Compliance-Verstößen und damit zu Bußgeldern führen.
- Das IT-Team kann nicht freigegebene Software und Anwendungen weder sichern noch in Backups einbeziehen, erst recht nicht, wenn deren Einsatz verschwiegen wird.
3. Erklären, warum Shadow IT überhaupt entsteht
Sobald Kund:innen Shadow IT und die damit verbundenen Risiken verstanden haben, folgen meist Rückfragen. Typischerweise wollen sie wissen, warum es dazu kommt und was nun zu tun ist. Die Frage nach den Ursachen führt oft zu aufschlussreichen Gesprächen und hilft Ihnen, Shadow IT wirksamer in den Griff zu bekommen.
Die Gründe sind unterschiedlich, häufige Ursachen sind jedoch:
- Der Wunsch nach besseren, also schnelleren, einfacheren oder effizienteren Tools
- Fehlende freigegebene IT-Lösungen oder langwierige Freigabeprozesse für IT-genehmigte Software
- Der Bedarf an bestimmten Funktionen, die die freigegebene Software nicht bietet
Um herauszufinden, was Shadow IT bei einem bestimmten Kunden ausgelöst hat, lohnt sich ein Blick auf dessen IT-Management-Tools, die Infrastruktur sowie die Bedürfnisse und Gewohnheiten der Benutzer:innen.
4. Einfache, umsetzbare erste Schritte anbieten
Der Umgang mit Shadow IT ist ein fortlaufender Prozess. Die meisten Unternehmen müssen ihr IT-Asset-Management und ihre Abläufe kontinuierlich verbessern, um Shadow IT vorzubeugen. Als MSP schaffen Sie mit konkreten ersten Schritten die Grundlage für Ihre Strategie im Umgang mit Shadow IT.
Einfache, aber wirkungsvolle Maßnahmen sind unter anderem:
- Umfragen zur Bestandsaufnahme: kurze anonyme Abfragen nach dem Motto „Welche Apps nutzen Sie für Ihre Arbeit?“
- Freigegebene Alternativen: Ersetzen Sie Trello oder Dropbox durch genehmigte und unterstützte Tools.
- Klare Meldewege: Machen Sie es Beschäftigten leicht, neue Tools über Ihre IT-Abteilung anzufragen.
5. Die Vorteile eines gezielten Umgangs mit Shadow IT hervorheben
Kund:innen sind oft versucht, bei Shadow IT zu bleiben, weil sie darin Vorteile sehen. MSPs sollten deutlich machen, dass solche Tools nur kurzfristig etwas bringen.
Zeigen Sie auf, wie ein wirksames IT-Management Shadow IT eindämmt und Risiken verringert. Beziehen Sie die Risiken dabei möglichst auf die konkreten Anforderungen des Unternehmens. Beispiele dafür sind:
- Ein aufgeräumtes Tool-Portfolio bedeutet, dass Beschäftigte sich in weniger Anwendungen einarbeiten müssen, was Effizienz und Produktivität steigert.
- Weniger Shadow-IT-Tools stärken die Sicherheit insgesamt.
- Sie helfen Kund:innen, Kosten zu senken, indem doppelte Ausgaben für Software as a Service entfallen.
Beseitigen Sie blinde Flecken und Shadow-IT-Risiken mit einheitlicher Endpunkt-Transparenz für MSPs.
NinjaOne in Ihre Strategie gegen Shadow IT einbinden
NinjaOne Endpoint Management verschafft MSPs volle Transparenz über IT-Assets und Netzwerke. So erkennen Teams nicht freigegebene Apps und andere Formen von Shadow IT in der gesamten Umgebung. Zusätzlich können MSPs die Daten aus NinjaOne nutzen, um ihre Berichte für unterschiedliche Stakeholder zu untermauern, unabhängig von deren IT-Kenntnissen.
Shadow-IT-Risiken gegenüber MSP-Kund:innen klar kommunizieren
Mit Analogien, Beispielen aus der Praxis und greifbaren Lösungsansätzen können MSPs die Risiken von Shadow IT erklären, ohne ihre Kund:innen zu überfordern. Das schafft Vertrauen, erhöht das Bewusstsein und legt die Grundlage für eine stärkere Governance.
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