Schatten-IT: So minimieren Sie diese Belastung für Ihr Unternehmen

Von Natur aus bleibt Schatten-IT für IT-Sicherheitsteams häufig unentdeckt. Diese fehlende Erfassung setzt Unternehmen fortlaufend dem Risiko aus, gegen Datenschutzgesetze zu verstoßen, IT-Budgets zu verzerren und sich böswilligen Akteuren auszusetzen. In einer Fernarbeitsumgebung stellt Schatten-IT eine neue Bedrohung dar, die aktiv gehandhabt werden muss.

Was ist Schatten-IT?

Schatten-IT bezeichnet die Praxis, informationstechnologische Systeme einzusetzen, die von der IT-Abteilung eines Unternehmens nicht verwaltet werden. Dies kann von der Verwendung eines nicht genehmigten privaten Geräts bis hin zum Herunterladen von Software oder Anwendungen reichen, die von der IT-Abteilung nicht freigegeben wurden.

Schatten-IT-Verhalten verstehen

Die zunehmende Verbreitung unkonventioneller Arbeitsmodelle, die sich in den vergangenen Jahren etabliert haben, hat für Unternehmen zahlreiche Herausforderungen mit sich gebracht.

Eine davon besteht darin, den Schutz von Unternehmensdaten vor Sicherheitsverletzungen und unbefugtem Zugriff zu gewährleisten. Die Bereitstellung genehmigter Geräte kann ein grundlegendes Kontrollniveau schaffen.

Dennoch verschärfen einige Hürden weiterhin die mit Schatten-IT verbundenen Risiken. Diese Hürden umfassen IT-Verhaltensweisen der Mitarbeiter:innen selbst, die zu den durch Schatten-IT verursachten Risiken beitragen.

Beispiele für Schatten-IT-Praktiken

Für einen besseren Überblick über Schatten-IT folgen hier einige verbreitete Beispiele:

• Herunterladen nicht genehmigter Software. Auch wenn das Herunterladen und Installieren von Software und Anwendungen von einem offiziellen Softwarevertreiber harmlos erscheinen mag, bedeutet dies nicht, dass es vollständig sicher ist. Manche Software fordert Benutzer:innen auf, Berechtigungen für den Zugriff auf sensible Daten, Systemressourcen, Netzwerkverbindungen und Ähnliches zu erteilen. Ein einziger falscher Klick, mit dem diese Berechtigungen gewährt werden, kann zu Datenschutzverletzungen, Compliance-Verstößen oder sogar zu Malware-Infektionen führen.
• Teilen von Anmeldeinformationen. Eine weitere Praxis mit einem eindeutigen Risiko einer Sicherheitsverletzung besteht im Teilen von Anmeldeinformationen. Benutzernamen und Passwörter sollten mit niemand anderem geteilt werden. Ein solches Vorgehen kann die Sicherheit der Benutzerkonten leicht kompromittieren und einem potenziellen Missbrauch Tür und Tor öffnen.
• Verwendung privater Geräte für berufliche Zwecke. Immer mehr Unternehmen stellen ihren Mitarbeiter:innen inzwischen ausschließlich für berufliche Zwecke vorgesehene Geräte zur Verfügung. Dennoch verwenden manche Mitarbeiter:innen weiterhin ihre privaten Geräte, trotz des potenziellen Risikos, Unternehmensdaten Malware auszusetzen oder private Daten durch berufliche Anwendungen zu kompromittieren.
• Verwendung nicht autorisierter Cloud-Speicherdienste. Beschäftigte sind versucht, Cloud-Speicherdienste zu verwenden, auf die sie unkompliziert zugreifen können. Diese nicht autorisierte Cloud-Speicherung stellt ein erhebliches Sicherheitsrisiko dar und kann sogar zum Verlust kritischer Unternehmensdaten führen, was zu Betriebsunterbrechungen, Reputationsschäden und erheblichen finanziellen Sanktionen führen kann.
• Verwendung nicht autorisierter Kommunikationstools. Die Weitergabe vertraulicher Informationen über Kommunikationstools, die vom eigenen Unternehmen nicht genehmigt wurden, kann zu schwerwiegenden Verstößen gegen Sicherheitsprotokolle führen und sensible Daten kompromittieren.

Faktoren, die zur Einführung von Schatten-IT führen

Trotz der bestehenden Risiken greifen Benutzer:innen aus verschiedenen Gründen auf Schatten-IT-Praktiken zurück:

Ein Grund liegt in der wahrgenommenen Ineffizienz oder Unzulänglichkeit der vom Unternehmen bereitgestellten genehmigten Tools. Dies führt dazu, dass Benutzer:innen nach alternativen IT-Systemen suchen, um ihre Arbeitsabläufe zu erleichtern. Ein weiterer Grund liegt im langwierigen Prozess der Beschaffung offizieller IT-Lösungen, der Benutzer:innen dazu veranlasst, sich für nicht autorisierte Tools zu entscheiden, um schneller Zugang zu den benötigten Funktionalitäten zu erhalten.

In manchen Fällen ist es zudem die Produktivität, die Benutzer:innen zur Verwendung nicht genehmigter IT-Systeme veranlasst. Manche fühlen sich produktiver, wenn sie ihre privaten Geräte verwenden, mit deren Bedienung sie bereits vertraut sind. Andere verwenden Software, die bestimmte Funktionen oder Funktionalitäten bietet, die der genehmigten Software fehlen, was zu einer gesteigerten Effizienz und Produktivität führen kann.

Schließlich kann das mangelnde Bewusstsein der Anwender:innen für die mit Schatten-IT verbundenen Sicherheitsrisiken dazu führen, dass Schatten-IT-Praktiken noch stärker verbreitet werden. Ohne ausreichende Kenntnisse über die Folgen von Schatten-IT-Verhalten könnten sie unwissentlich sensible Unternehmensdaten offenlegen.

Die negativen Auswirkungen der Verwendung von Schatten-IT

Nachdem die Beweggründe für die Verwendung von Schatten-IT beleuchtet wurden, gilt es nun, sich mit den Gefahren zu befassen, die daraus für ein Unternehmen entstehen können. Wie bereits erwähnt, bergen Schatten-IT-Praktiken Risiken in Bezug auf Informationsverstöße und Datenverlust. Eine aktuelle Studie von Entrust ergab, dass 77 % der IT-Fachkräfte die Sorge äußert, Schatten-IT könnte im Jahr 2023 zu einem bedeutenden Problem werden. Dabei handelt es sich um eine unausweichliche Folge der Verbreitung von Remote-Arbeit und hybriden Beschäftigungsmodellen.

Schatten-IT kann zudem IT-Infrastrukturen offensichtlichen Schwachstellen aussetzen. Nicht autorisierte Software und Geräte verfügen in der Regel nicht über die von Unternehmen implementierten Sicherheitspatches und Updates, wodurch potenzielle Einstiegspunkte für Malware und Cyberangriffe entstehen, die das gesamte Netzwerk kompromittieren können und zu weitverbreiteten Betriebsunterbrechungen, Datenverlusten und finanziellen Einbußen führen können.

Vor- und Nachteile der Verwendung von Schatten-IT

Es wäre naheliegend, Schatten-IT-Praktiken zu vermeiden, wenn diese ausschließlich negative Folgen hätten. Schatten-IT kann jedoch neben den erheblichen Risiken auch gewisse Vorteile für Benutzer:innen bieten.

Vorteile:

• Mitarbeiterzufriedenheit. Die Verwendung nicht autorisierter Tools, die Arbeitsabläufe beschleunigen können, kann die Belastung der Mitarbeiter:innen verringern.
• Gesteigerte Produktivität. Wenn Benutzer:innen mit dem nicht genehmigten IT-System zufrieden sind, können sich Effizienz und Produktivität steigern.
• Einführung von Innovationen. Die Verwendung nicht genehmigter IT-Systeme kann zur Entdeckung innovativerer Tools und effizienterer Arbeitsweisen führen.
• Flexibilität und Anpassungsfähigkeit. Schatten-IT ermöglicht es Benutzer:innen, Tools zu verwenden, mit denen sie vertraut sind und deren Umgang ihnen vertraut ist. Dies verringert eine steile Lernkurve und kann die Effizienz steigern.
• Zusammenarbeit. Schatten-IT-Praktiken, die nicht autorisierte Kommunikationskanäle betreffen, können eine effizientere Zusammenarbeit der Anwender:innen fördern.
• Personalisierung. Schatten-IT-Tools können ein höheres Maß an Personalisierung bieten als standardisierte Einheitslösungen, die von der IT-Abteilung bereitgestellt werden.

Nachteile:

• Anfälligkeit für Schwachstellen. Schatten-IT-Tools stellen ein leichtes Ziel für Cyberangriffe dar, da ihnen häufig die Sicherheitsfunktionen und -protokolle fehlen, die vom IT-Team eines Unternehmens implementiert werden.
• Nichteinhaltung von Vorschriften. Schatten-IT-Tools fehlen zudem häufig die wesentlichen Schutzmaßnahmen, um die Einhaltung branchenspezifischer Vorschriften zu gewährleisten, wodurch das Unternehmen einem erheblichen Risiko ausgesetzt wird.
• Support-Hürden. Genehmigte IT-Systeme sind darauf ausgelegt, auftretende Probleme umgehend zu beheben. Schatten-IT-Tools fehlt möglicherweise eine vollständige, dedizierte Support-Infrastruktur, was die Behebung technischer Probleme erschweren kann.
• Datenverlust. Schatten-IT-Tools erhöhen das Risiko des Verlusts sensibler Daten, da bei nicht autorisierten Tools häufig geeignete Datenschutzmaßnahmen fehlen.
• Finanzielle Einbußen. Durch Schatten-IT-Tools verursachte Datenschutzverletzungen können zu Umsatzeinbußen infolge von behördlichen Bußgeldern, Kosten für die Reaktion auf Vorfälle, Betriebsausfällen und Ähnlichem führen.
• Probleme mit der Versionskontrolle. Mehrere Versionen nicht autorisierter Software innerhalb eines Unternehmens können Kompatibilitätsprobleme verursachen und die Zusammenarbeit erschweren.

Was wir im Verborgenen tun: Die Gefahren verdeckter IT-Verhaltensweisen

Um die Schatten-IT-Verhaltensweisen von Mitarbeiter:innen, die aufgrund von COVID-19 im Homeoffice tätig sind, besser zu verstehen, hat NinjaOne 400 im Homeoffice tätige Arbeitnehmer in Großbritannien aus verschiedenen Branchen befragt. Dabei zeigte sich, dass sich Beschäftigte zwar größtenteils der Sicherheitsrichtlinien ihres Unternehmens bewusst waren, sich jedoch häufig über diese Vorgaben hinwegsetzen, indem sie eine Vielzahl physischer Geräte wie Festplatten und Smartphones sowie digitale Tools wie Kommunikations- und Unternehmenssoftware verwenden.

Auf Grundlage der Umfrageergebnisse legen die Empfehlungen nahe, dass regelmäßige Sicherheitsschulungen in Verbindung mit klaren Richtlinien und reibungslosen IT-Erfahrungen dazu beitragen können, einige der Gründe zu verringern oder zu beseitigen, aus denen Mitarbeiter:innen auf Schattengeräte und -anwendungen zurückgreifen.

Im Zeitalter der Remote-Arbeit sollte eine vollständige Verwaltung sämtlicher Geräte gewährleistet sein, die mit Unternehmensdaten interagieren. Es ist Aufgabe der Führungsebene, die Bedürfnisse und Hindernisse des eigenen Teams zu verstehen sowie den Ton und die Richtlinien in Bezug auf grundlegende Sicherheitshygiene vorzugeben.

Laden Sie unseren vollständigen Bericht herunter, um mehr darüber zu erfahren, wie sich Schatten-IT auf das Unternehmen auswirkt und wie sich diese Sicherheitslücken in Chancen verwandeln lassen.

Umgang mit Schatten-IT-Verhalten

Mit dem Aufkommen hybrider und dezentraler Arbeitsmodelle empfinden manche Mitarbeiter:innen Schatten-IT-Tools als vorteilhaft. Die Vorteile dieser nicht autorisierten IT-Systeme sind jedoch häufig nur von kurzer Dauer. Auch wenn es für Unternehmen eine Herausforderung darstellen kann, Schatten-IT-Praktiken vollständig zu beseitigen, gibt es Möglichkeiten, die damit verbundenen Risiken zu steuern und zu verringern. Ein Endpunkt-Management-System wie NinjaOne kann sich hierbei als idealer Verbündeter erweisen.

NinjaOne befähigt IT-Teams dazu, Schatten-IT-Verhalten zu steuern und zu verringern. Die Funktionen der Plattform verschaffen Echtzeit-Transparenz über das eigene Netzwerk, automatisieren Aufgaben und setzen Sicherheitsrichtlinien durch, während sie zugleich einen benutzerfreundlichen Zugang zu genehmigten IT-Lösungen bieten, wodurch letztlich sowohl die Sicherheit als auch die Mitarbeiterzufriedenheit gesteigert werden. Dies fördert eine sichere und produktive Arbeitsumgebung, die Mitarbeiter:innen Handlungsspielraum verschafft und zugleich kritische Daten und Vermögenswerte schützt.