Schlüsselpunkte
- Einsatzbereich > Tool-Funktionen: Kategorisieren Sie IT-Tools nach Einsatzbereichen statt nach sich überschneidenden Funktionen. So erkennen Sie besser, wie die Tools einzeln und im Gesamtsystem arbeiten.
- Überschneidende Fähigkeiten: Funktionale Doppelungen lassen sich am besten erkennen, indem Sie Tools den Phasen des Lebenszyklus zuordnen statt reine Funktionslisten zu vergleichen.
- Blinde Flecken bei der Integration: Viele Tools wirken unverzichtbar, bleiben aber eher wegen mangelnder Transparenz bei der Integration im Einsatz als aus tatsächlichem Bedarf.
- Strukturiertes Redundanz-Scoring: Nutzen Sie strukturierte Kriterien wie funktionale Einzigartigkeit, Auswirkungen auf das Geschäft, Kosten und weitere Faktoren, um zu entscheiden, ob ein IT-Tool bleibt, integriert oder abgeschafft wird.
Große Unternehmensumgebungen müssen ihre IT-Management-Tools häufig erweitern, wenn sie wachsen, neue Unternehmen übernehmen, dezentral einkaufen oder sich ihre betrieblichen Anforderungen verändern. Mit der Zeit entstehen so redundante IT-Tools, die Workflows beeinträchtigen können.
In diesem Artikel zeigen wir, wie Unternehmen Redundanzen mit einem strukturierten Bewertungsansatz systematisch aufdecken und so eine fundierte Entscheidung über die Konsolidierung treffen.
So planen Sie Ihre Strategie zur Konsolidierung von IT-Tools
Bei der Konsolidierung von IT-Tools geht es nicht nur darum, doppelte Tools zu finden. Ebenso wichtig ist es zu verstehen, wie jedes Tool in den betrieblichen Workflows zusammenspielt. Bevor Sie Tools abschaffen, müssen Sie wissen, welche Tools Sie überhaupt einsetzen und wofür. Das bildet die Grundlage für eine Konsolidierungsstrategie.
So gehen Unternehmen beim Aufspüren redundanter Tools strukturiert vor:
Schritt 1: Tools nach Einsatzbereichen statt nach Funktionen zuordnen
Ein Funktionsvergleich zwischen Tools ist ein Anfang, reicht aber nicht aus, um Redundanzen sicher auszuschließen. Ordnen Sie Tools stattdessen nach Einsatzbereichen zu, also nach den konkreten Bedingungen, unter denen das jeweilige Tool oder System funktionieren soll.
Zu diesen Einsatzbereichen gehören unter anderem:
- Endpunkt-Management
- Überwachung der Infrastruktur
- Identitäts- und Zugriffsmanagement (IAM)
- Service-Management
- Automatisierung und Orchestrierung
- Sicherheit und Compliance
Dieser Schritt zeigt Unternehmen, wie jedes Tool arbeitet und wo es zu Überschneidungen kommen kann.
Schritt 2: Überschneidungen nach Lebenszyklus-Phase analysieren
Ermitteln Sie innerhalb jedes Bereichs, was die einzelnen Tools in der jeweiligen Phase des Lebenszyklus leisten. So erhalten Sie ein klareres Bild der Anwendungsfälle jedes einzelnen Tools.
Zu den wichtigsten Phasen des Lebenszyklus zählen:
- Datenerfassung bzw. Aufnahme von Telemetriedaten
- Ereigniserkennung und Alarmierungen
- Triage und Analyse
- Behebung bzw. Ausführung
- Berichterstattung und Analytics
Prüfen Sie, ob die Tools in den einzelnen Phasen jeweils unterschiedliche Aufgaben erfüllen. Zeigen Ihre Ergebnisse, dass mehrere Tools in derselben Phase dieselbe Funktion übernehmen, liegt sehr wahrscheinlich eine Redundanz vor.
Schritt 3: Versteckte Redundanzen durch mangelhafte Integration aufdecken
Eine schlechte Integration führt häufig dazu, dass Tools nicht optimal genutzt werden. Manchmal wirken bestimmte Tools nur deshalb notwendig, weil die Systeme nicht sauber integriert sind. Achten Sie auf typische Anzeichen einer mangelhaften Integration, zum Beispiel:
- Doppelte Alarmierungen über mehrere Plattformen hinweg
- Manuelles Zusammenführen von Daten aus verschiedenen Systemen
- Getrennte Dashboards für zusammengehörende Abläufe
- Mehrfach aufgesetzte Pipelines zur Datenaufnahme
- Uneinheitliche Ergebnisse in der Berichterstattung
Schritt 4: Verantwortlichkeiten und Nutzungsmuster bewerten
Ein Tool ohne klare Zuständigkeit setzt sich oft dauerhaft fest und bleibt im Unternehmen, selbst wenn es keinen erkennbaren Mehrwert bietet. Genau das begünstigt Tool- bzw. Software-Wildwuchs. Weisen Unternehmen jedem Tool eine klare Verantwortung zu, fällt die Konsolidierung deutlich leichter.
Stellen Sie zur Bewertung von Verantwortlichkeiten und Nutzungsmustern unbedingt diese Fragen:
- Wer ist für die Pflege des Tools verantwortlich?
- Welche Teams nutzen es aktiv?
- Wie häufig wird auf das Tool zugegriffen?
- Unterstützt es geschäftskritische Workflows oder nur Sonderfälle?
- Erfüllen andere Tools dieselbe Funktion bereits?
Schritt 5: Ein strukturiertes Scoring-Modell für Redundanzen anwenden
An diesem Punkt wissen Sie höchstwahrscheinlich, welche Tools redundant sind. Als Nächstes stellt sich die Frage, welches davon bleiben soll. Ein strukturiertes Scoring-Modell für Redundanzen liefert Unternehmen eine objektive Grundlage für die Entscheidung, welche Tools sie behalten, integrieren oder abschaffen.
Folgende Kriterien sollte ein solches Scoring-Modell umfassen:
- Funktionale Einzigartigkeit: Können andere Tools diese Funktion ebenfalls übernehmen?
- Integrationsfähigkeit: Ist das Tool gut integriert? Ist es mit unserer gesamten bestehenden Infrastruktur kompatibel?
- Nutzungshäufigkeit im Betrieb: Wie oft kommt das Tool zum Einsatz?
- Zuverlässigkeit des Anbieters: Bietet der Anbieter den nötigen Support für dieses Tool?
- Benutzerfreundlichkeit: Lässt sich das Tool einfach bedienen?
- Auswirkungen auf Sicherheit und Compliance: Erfüllt das Tool die Sicherheits- und Compliance-Standards?
- Auswirkungen auf das Geschäft: Wie wichtig ist das Tool für den Betrieb? Welche Risiken drohen bei einer Ausfallzeit des Tools?
- Kosten: Wie viel kostet dieses Tool?
Unternehmen können dieses Scoring-Modell um eigene Kriterien ergänzen, die sich an ihren geschäftlichen Anforderungen orientieren. Vergeben Sie anschließend gewichtete Punktwerte für jeden Faktor, um zu entscheiden, welche Tools bleiben.
Schritt 6: Ergebnisse dokumentieren, bevor Entscheidungen fallen
Der letzte Schritt vor dem Abschalten von Tools ist die Dokumentation. Als Faustregel gilt: Alle Daten aus den Schritten 1 bis 4 gehören erfasst und in einem zentralen Inventar, einer CMDB oder einem System für IT-Asset-Management abgelegt, inklusive definierter Verantwortlicher, Beziehungen, Aktualisierungsintervalle und Audit-Kontrollen. So bleiben Ihre Konsolidierungsentscheidungen nachvollziehbar und begründbar.
Häufige Irrtümer über redundante IT-Tools und deren Konsolidierung
Redundanz oder Resilienz
Redundanzen in einer Unternehmensumgebung sind nicht grundsätzlich schlecht. Manchmal sind sie bewusst gewollt. Es gibt gute Gründe, mehrere Tools parallel zu betreiben:
- Anforderungen an Hochverfügbarkeit
- Regulatorische Vorgaben oder Trennung aus Audit-Gründen
- Spezielle Anwendungsfälle, die die Hauptplattformen nicht abdecken
- Geografische oder organisatorische Segmentierung
In solchen Fällen ist die Redundanz kein Versehen, sondern eine notwendige Doppelung, die die betriebliche Resilienz sichert.
Integration macht Konsolidierung überflüssig
Die Integration von IT-Tools strafft die betrieblichen Workflows, sodass Unternehmen nicht mehrere Tools parallel bedienen müssen. Allerdings hilft eine Integration zwar dabei, Redundanzen sichtbar zu machen, beseitigt doppelte Tools aber nicht. Bei mehreren redundanten Tools bleibt die Konsolidierung notwendig.
Legacy-Tools gehören immer abgeschafft
Der Einsatz von Legacy-Tools ist nicht automatisch ein Zeichen für Redundanz. Manchmal unterstützen gerade diese Tools geschäftskritische Prozesse. Prüfen Sie vor dem Abschalten eines Legacy-Tools immer, ob der unterstützte Prozess kritisch ist und ob neuere Tools ihn ebenfalls abdecken können.
Tool-Wildwuchs in Unternehmensumgebungen verhindern: redundante Software systematisch aufspüren
Redundante IT-Management-Tools zu erkennen, erfordert mehr als den Vergleich von Funktionslisten. Indem Unternehmen Tools Einsatzbereichen zuordnen, Überschneidungen im Lebenszyklus analysieren, Lücken in der Integration bewerten und strukturierte Scoring-Modelle anwenden, treffen sie fundierte Entscheidungen darüber, welche Tools sie behalten, integrieren oder abschaffen. Dieser Ansatz reduziert die Komplexität und erhält zugleich die Stabilität des Betriebs.
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