Die wichtigsten Punkte
- Microsoft Purview DLP verstehen: Microsoft Purview DLP ist eine richtlinienbasierte Lösung, mit der IT-Administrator:innen sensible Informationen über verschiedene Datenspeicher hinweg erkennen, klassifizieren und schützen können, um Datenabfluss zu verhindern.
- DLP-Richtlinien erstellen
- Neue DLP-Richtlinien aus einem vorhandenen Template: Melden Sie sich im Microsoft Purview-Portal an, gehen Sie zu Verhinderung von Datenverlust > Richtlinien, klicken Sie auf „Richtlinie erstellen“, wählen Sie auf der Registerkarte „Kategorien“ eine vordefinierte Kategorie und ein Template aus, konfigurieren Sie Dienstname, Beschreibung und Speicherorte, weisen Sie optional Verwaltungseinheiten für bestimmte Benutzer:innen oder Gruppen zu, passen Sie die Standardregeln und Schutzmaßnahmen nach Bedarf an und testen Sie die Richtlinie anschließend vor der Bereitstellung.
- Individuelle DLP-Richtlinie erstellen: Melden Sie sich im Microsoft Purview-Portal an, gehen Sie zu Verhinderung von Datenverlust > Richtlinien, klicken Sie auf „Richtlinie erstellen“, wählen Sie unter „Kategorien“ die Option „Benutzerdefiniert“, benennen Sie Ihre Richtlinie, weisen Sie optional Verwaltungseinheiten aus Microsoft Entra ID zu, legen Sie die Speicherorte für die Durchsetzung fest, konfigurieren Sie erweiterte Regeln und Bedingungen für den Umgang mit sensiblen Daten und prüfen und testen Sie die Richtlinie vor der Aktivierung.
- Best Practices: Zu den Best Practices für DLP gehören die Klassifizierung sensibler Daten, die Bewertung bestehender Arbeitsabläufe, die Schulung der Beschäftigten und die regelmäßige Überprüfung der Richtlinien, um auf neue Sicherheitsbedrohungen zu reagieren.
Microsoft Purview Data Loss Prevention (DLP) ist eine umfassende Lösung zur Verhinderung von Datenverlust, die auf die Herausforderungen durch Cybersicherheitsbedrohungen (insbesondere Bedrohungen der Datensicherheit) zugeschnitten ist.
Wer weiß, wie sich diese DLP-Lösung konfigurieren lässt, verschafft sich einen klaren Vorteil: IT-Administrator:innen können sensible Daten damit umgebungsübergreifend erkennen, überwachen und schützen. Dieser Leitfaden führt Schritt für Schritt durch die Konfiguration von Microsoft Purview DLP für einen wirksamen Datenschutz
Optimieren Sie Ihr Endpunkt-Management mit der zentralen Plattform von NinjaOne und sorgen Sie für DLP-Compliance auf allen Geräten.
Microsoft Purview DLP-Richtlinien Schritt für Schritt konfigurieren
Sie können eine DLP-Richtlinie in Microsoft Purview entweder aus vorhandenen Standard-Templates erstellen oder eine vollständig eigene Richtlinie aufbauen.
Voraussetzungen
Allgemeine Voraussetzungen
Vor dem Erstellen einer DLP-Richtlinie benötigen Sie Folgendes:
- ein Microsoft 365-Abonnement
- passende Rollen und Berechtigungen, zum Beispiel:
- Compliance-Administrator
- Compliance-Datenadministrator
- Administrator für Information Protection
- Sicherheitsadministrator
Entscheidender Schritt: vertrauliche Datentypen und Kategorien für die Erkennung festlegen
Sie müssen sensible Daten zuverlässig erkennen können, ebenso die verschiedenen Arten sensibler Daten, die besonderen Schutz benötigen. Diese Kategorien unterscheiden sich je nach Branchenvorgaben, internen Richtlinien und der Art der Geschäftstätigkeit Ihres Unternehmens.
DLP-Richtlinie aus Standard-Templates erstellen
Standard-Templates sind ideal, wenn Sie DLP-Richtlinien schnell bereitstellen möchten. Diese Templates decken die Grundlagen ab und lassen sich anschließend durch weitere Konfiguration verfeinern. So erstellen Sie eine DLP-Richtlinie mithilfe eines Templates:
- Melden Sie sich mit dem passenden Konto im neuen Microsoft Purview-Portal an.
- Gehen Sie zu Lösungen > Verhinderung von Datenverlust > Richtlinien.
- Klicken Sie auf „Richtlinie erstellen“.
- Wählen Sie auf der Registerkarte „Kategorien“ die vordefinierten Kategorien und Templates aus, die zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passen.
- Konfigurieren Sie Dienstname, Beschreibung und Speicherorte entsprechend Ihrem Bedarf.
- Weisen Sie Verwaltungseinheiten für Benutzer:innen oder Gruppen zu.
- Wenn Sie die Richtlinie auf bestimmte Benutzer:innen oder Gruppen beschränken möchten: Weisen Sie Verwaltungseinheiten zu, die in Microsoft Entra ID (früher Azure Active Directory) erstellt wurden.
- Überspringen Sie diesen Schritt, wenn die Richtlinie für das gesamte Unternehmen gelten soll.
- Konfigurieren Sie die Richtlinieneinstellungen oder verwenden Sie bei Bedarf die im Template hinterlegten Standardregeln.
- Legen Sie die Schutzmaßnahmen fest, die die Richtlinie durchsetzen soll: entweder aus einer Liste von Standardregeln oder indem Sie diese Standardwerte nach Bedarf anpassen.
- Testen Sie die Richtlinie vor der Bereitstellung.
Eigene DLP-Richtlinie erstellen
Statt auf Standardrichtlinien zu setzen, können Sie auch eine vollständig individuelle DLP-Richtlinie erstellen, die genau auf Ihre Anforderungen zugeschnitten ist. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:
- Melden Sie sich mit dem passenden Konto im neuen Microsoft Purview-Portal an.
- Gehen Sie zu Lösungen > Verhinderung von Datenverlust > Richtlinien.
- Klicken Sie auf „Richtlinie erstellen“.
- Wählen Sie unter „Kategorien“ die Option „Benutzerdefiniert“, um eine eigene DLP-Richtlinie aufzubauen.
- Benennen Sie Ihre Richtlinie und ergänzen Sie eine kurze Beschreibung.
- Weisen Sie Verwaltungseinheiten für Benutzer:innen oder Gruppen aus Microsoft Entra ID zu, um die Richtlinie auf bestimmte Benutzer:innen oder Gruppen zu begrenzen. Andernfalls überspringen Sie diesen Schritt.
- Legen Sie fest, an welchen Speicherorten Ihre Richtlinie durchgesetzt wird, indem Sie bestimmte Gruppen, Websites oder Arbeitsbereiche hinzufügen oder entfernen.
- Konfigurieren Sie die Richtlinieneinstellungen über die erweiterten DLP-Regeloptionen. Diese bieten Konfigurationsmöglichkeiten für Richtlinienregeln und deren Durchsetzung und erlauben es IT-Administrator:innen sogar, festzulegen, wie bestimmte Typen vertraulicher Informationen behandelt werden sollen.
- Definieren Sie Bedingungen dafür, wie Benutzer:innen sensible Daten teilen dürfen, sowie die Maßnahmen, die greifen, wenn diese Bedingungen nicht erfüllt sind (zum Beispiel Überwachung, Blockieren oder das Zulassen von Ausnahmen).
- Prüfen und testen Sie die Richtlinie, bevor Sie sie aktivieren.
DLP-Berichte in Microsoft Purview erstellen, anpassen und auswerten
DLP-Berichte sind wertvolle Werkzeuge, um Einblicke in Nutzungsmuster von Daten und in die Wirksamkeit von DLP-Richtlinien zu gewinnen. Sie liefern detaillierte Informationen zu Richtlinienverstößen, Benutzeraktivitäten und Trends rund um sensible Daten. Durch die Analyse von DLP-Berichten erkennen Unternehmen Verbesserungspotenziale und können ihre Compliance bewerten.
Anpassung und Zeitplanung von DLP-Berichten bringen zusätzliche Flexibilität in die Überwachung. Unternehmen können Berichte gezielt auf Datenschutz, Compliance oder Benutzeraktivitäten ausrichten. Regelmäßig geplante Berichte sorgen dafür, dass wichtige Stakeholder zeitnah über den Stand des Datenschutzes im Unternehmen informiert sind. Das unterstützt vorausschauende Entscheidungen und Compliance-Audits.
Für das Erstellen und Anzeigen von DLP-Berichten nutzen Sie die Funktionen zur Berichterstattung in Microsoft Purview. Sie rufen den Berichtsbereich auf, passen Parameter an und erstellen Berichte auf Basis vordefinierter oder selbst definierter Kriterien. Die Berichtsansicht stellt Datenschutzkennzahlen visuell dar und hilft Stakeholdern dabei, den Gesamtzustand ihrer DLP-Implementierung einzuschätzen.
Um DLP-Berichte richtig zu deuten, müssen Sie die dargestellten Daten verstehen. Stakeholder sollten Trends, Muster und Auffälligkeiten analysieren, um mögliche Sicherheitsrisiken oder Bereiche mit Compliance-Lücken zu erkennen. Eine fundierte Auswertung von DLP-Berichten versetzt Unternehmen in die Lage, datenbasierte Entscheidungen zu treffen, Richtlinien zu schärfen und ihre Datenschutzstrategien kontinuierlich zu verbessern.
Was ist Microsoft Purview Data Loss Prevention (DLP)?
Microsoft Purview ist eine umfassende Lösung für Data Governance und enthält ein leistungsfähiges Modul für Data Loss Prevention (DLP). DLP ist ein proaktiver Ansatz, der unbefugten Zugriff auf sensible Informationen sowie deren unerlaubte Weitergabe oder Abfluss verhindern soll.
Microsoft Purview DLP arbeitet richtlinienbasiert. Diese Richtlinien schaffen einen einheitlichen Ansatz, um sensible Informationen über verschiedene Datenspeicher hinweg aufzuspüren, zu klassifizieren und zu schützen. DLP-Richtlinien wirken als vorbeugende Schutzmechanismen, die Unternehmen passgenau an ihre eigenen Datenschutzanforderungen anpassen können. Ihre Bedeutung liegt darin, Datenschutzverletzungen zu verhindern, regulatorische Anforderungen zu erfüllen und die Vertraulichkeit geschäftskritischer Informationen zu wahren.
Das leisten DLP-Richtlinien
Den Kern von Microsoft DLP bilden DLP-Richtlinien, die als vorbeugende und anpassbare Schutzmechanismen fungieren. Unternehmen können diese Richtlinien exakt auf ihre Datenschutzanforderungen zuschneiden. Die Richtlinien legen anschließend fest, unter welchen Bedingungen Daten als sensibel gelten und welche Maßnahmen greifen, sobald diese Bedingungen erfüllt sind.
Eine Richtlinie kann zum Beispiel vorgeben, dass eine E-Mail mit Kreditkartendaten blockiert wird oder ein als „Streng vertraulich“ gekennzeichnetes Dokument vor dem Teilen verschlüsselt werden muss. DLP-Richtlinien bilden damit die erste Verteidigungslinie gegen unbefugten Zugriff auf sensible Informationen.
Diese Bereiche deckt Microsoft Purview DLP ab
Die Rolle von DLP reicht über die Verhinderung von Datenschutzverletzungen hinaus: Sie trägt maßgeblich dazu bei, das gesamte Sicherheitsniveau eines Unternehmens zu verbessern. Möglich macht das die aktuelle Architektur von Purview als einheitliche Richtlinien-Engine. Sie greift überall dort, wo Ihre Daten liegen.
Microsoft hat das Modell „Enterprise DLP vs. Integrated DLP“ inzwischen eingestellt. Stattdessen setzt das Unternehmen nun auf ein standortbasiertes Modell. Dadurch hat sich die Zahl der unterstützten Speicherorte erweitert. Aktuell gehören dazu:
- E-Mails (in der Regel Exchange Online)
- SharePoint Online und OneDrive for Business
- MS Teams
- Windows- und macOS-Endpunkte
- lokale Dateiablagen
- Power BI und Microsoft Fabric
Indem DLP Transparenz über Nutzungsmuster von Daten und mögliche Risiken schafft, versetzt es Unternehmen in die Lage, fundierte Entscheidungen über den Umgang mit ihren Daten zu treffen. Dieser vorausschauende Ansatz senkt das Risiko von Datenverlust und fördert bei den Beschäftigten ein Bewusstsein für Datensicherheit.
Best Practices für Microsoft DLP
Eine wirksame DLP-Strategie beruht auf fünf zentralen Best Practices:
Sensible Daten erkennen und klassifizieren
Wirksame Verhinderung von Datenverlust beginnt mit einem belastbaren Prozess zur Erkennung und Klassifizierung. Unternehmen sollten klar definieren, was in ihrem Kontext als sensible Daten gilt. Dazu gehört es, vollständige Listen vertraulicher Informationstypen zu erstellen, Branchenvorgaben zu berücksichtigen und mit den relevanten Stakeholdern zusammenzuarbeiten, damit ein einheitliches Verständnis der Datensensibilität entsteht.
Teamübergreifend zusammenarbeiten für lückenlose Abdeckung
Die Verhinderung von Datenverlust ist eine Gemeinschaftsaufgabe, die Abstimmung über mehrere Teams hinweg erfordert. IT-Teams, Compliance-Manager, Rechtsabteilungen und Endbenutzer:innen spielen alle eine entscheidende Rolle bei der Umsetzung und Einhaltung von DLP-Richtlinien. Diese Zusammenarbeit sorgt für eine lückenlose Abdeckung, bringt Richtlinien mit den Unternehmenszielen in Einklang und fördert eine Kultur der gemeinsamen Verantwortung für den Datenschutz.
Bestehende interne Prozesse prüfen
Bevor Unternehmen DLP-Richtlinien einführen, sollten sie ihre aktuellen Prozesse für Datenverarbeitung und Datenschutz gründlich prüfen. Dazu gehören Kommunikationskanäle, Tools für die Zusammenarbeit und die Praxis der Datenspeicherung. Wer die bestehenden Workflows kennt, kann DLP-Richtlinien so zuschneiden, dass sie sich nahtlos in den Arbeitsalltag einfügen und die Produktivität möglichst wenig stören.
Schulungen der Beschäftigten priorisieren
Die Schulung der Beschäftigten ist ein Eckpfeiler erfolgreicher Verhinderung von Datenverlust. Unternehmen sollten Trainingsprogramme priorisieren, die vermitteln, warum Datensicherheit wichtig ist, welche Arten vertraulicher Informationen es gibt und welche Rolle jede einzelne Person beim Schutz von Daten spielt. Gut informierte Beschäftigte verstoßen deutlich seltener unabsichtlich gegen DLP-Richtlinien und tragen so zu einem insgesamt höheren Sicherheitsniveau bei.
DLP-Richtlinien regelmäßig prüfen und aktualisieren
Weil sich Cybersicherheitsbedrohungen ständig verändern und geschäftliche Anforderungen sich weiterentwickeln, sind regelmäßige Überprüfungen der DLP-Richtlinien unverzichtbar. Unternehmen sollten einen festen Turnus für diese Überprüfungen etablieren und dabei geänderte Vorschriften, neue Bedrohungen und Anpassungen im Umgang mit Daten berücksichtigen. Regelmäßige Reviews helfen dabei, potenzielle Risiken zu vermeiden und die Wirksamkeit der DLP-Richtlinien dauerhaft sicherzustellen.
Ergänzen Sie DLP um das automatisierte Patch-Management von NinjaOne und reduzieren Sie Schwachstellen in Ihrem gesamten Netzwerk.
Kostenlose Testversion von NinjaOne Patch Management starten
Unternehmenssicherheit mit der Konfiguration von Microsoft Purview DLP stärken
In diesem Leitfaden haben wir beleuchtet, warum ein strategischer und individuell zugeschnittener Ansatz bei der Konfiguration von Microsoft Purview DLP so wichtig ist, welche Bedeutung DLP hat und wie der Konfigurationsprozess sowohl für Template-basierte als auch für eigene Richtlinien abläuft.
Wer den beschriebenen Schritten folgt und die Best Practices beherzigt, schafft im Unternehmen ein belastbares Datenschutz-Framework sowie Richtlinien und Kontrollen, die das Risiko von Datenschutzverletzungen senken, Compliance sicherstellen und ein Bewusstsein für Sicherheit fördern.
