Schlüsselpunkte
- Stimmen Sie die Lizenzbereinigung mit dem Offboarding ab: Zentralisieren Sie Lizenzdaten, automatisieren Sie die Erkennung und prüfen Sie bei jedem Austritt die Compliance.
- Legen Sie ein zentrales Lizenzregister an, das für jede Lizenz die Software-as-a-Service-Plattform, den Lizenztyp, die zugewiesene Person sowie Verlängerungsdaten erfasst, und verknüpfen Sie es mit den jeweiligen Benutzerkonten.
- Automatisieren Sie Lizenzerkennung und Neuzuweisung per Skript oder API und leiten Sie Alarmierungen zu ungenutzten Lizenzen in die Offboarding-Checkliste.
- Dokumentieren Sie zurückgewonnene Lizenzen, Entfernungsdaten sowie monatliche oder jährliche Einsparungen, um die Kostenwirkung zu belegen und Kostenprüfungen zu unterstützen.
- Stellen Sie sicher, dass jede zurückgewonnene Lizenz deprovisioniert und dokumentiert ist, damit Sie Rahmenwerken wie ISO 27001 und SOC 2 entsprechen.
Die Lizenzbereinigung ist ein kleiner, aber wichtiger Teil des Offboardings von Beschäftigten. Ohne abgestimmtes Vorgehen riskieren MSPs und IT-Teams unnötige Kosten für ungenutzte Lizenzen sowie Compliance-Lücken.
Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie die Lizenzbereinigung nahtlos in Ihren Offboarding-Prozess einbinden.
Tipps: So binden Sie die Lizenzbereinigung in Ihre Offboarding-Prozesse ein
Neben dem Deaktivieren von Konten und dem Einsammeln von Geräten gehört zu einem gründlichen Prozess auch die Lizenzbereinigung. Mit diesen Ansätzen gestalten MSPs Lizenzverwaltung und Bereinigung effizienter:
Dokumentieren Sie alle genutzten Lizenztypen zentral
Ein zentrales Lizenzregister verschafft MSPs sofortige Transparenz. Nehmen Sie darin die relevanten Lizenzdetails auf, zum Beispiel:
- Software-as-a-Service-Plattform (etwa Microsoft 365, Zoom, Salesforce) oder Anwendungen und Tools (Microsoft 365, Google Workspace, Kundenbeziehungsmanagement, Unternehmensressourcenplanung (ERP), Sicherheitstools, Kollaborations-Apps)
- Lizenztyp (Standard, Premium, Enterprise)
- Zugewiesene Benutzer:innen
- Angaben zu Verlängerung und Kosten
Tipp: Verknüpfen Sie jedes Benutzerkonto mit den zugewiesenen Lizenzen, damit sich diese beim Offboarding leicht nachverfolgen lassen.
Offboarding-Prozess verschlanken
Wenn Sie gerade Ihre Offboarding-SOP erstellen oder überarbeiten, sollten Sie die Lizenzverwaltung für Software as a Service und Anwendungen mit aufnehmen. So entsteht eine IT-Checkliste für das Offboarding, in der das Entfernen oder Neuzuweisen von Lizenzen ein fester Schritt ist.
Weil die Lizenzverwaltung damit Teil Ihrer Offboarding-Checkliste wird, können Sie sich problemlos mit HR und Einkauf abstimmen und die Bereinigung anstoßen, sobald ein Austritt feststeht. Gleichzeitig gehen Freigaben für Neuzuweisung oder Deaktivierung von Lizenzen nicht mehr unter.
Lizenzerkennung und Neuzuweisung automatisieren
Lizenzen manuell zu verwalten ist mühsam. Wer Erkennung und Neuzuweisung dort automatisiert, wo es möglich ist, verschafft MSPs Zeit für wichtigere Aufgaben. Welche Möglichkeiten zur Automatisierung sinnvoll sind, hängt vom jeweiligen Unternehmen ab. Einige Ideen:
- Nutzen Sie Skripte oder APIs, um Berichte über aktive und inaktive Lizenzen zu erzeugen.
- Automatisieren Sie die Neuzuweisung von Lizenzen an neue Benutzer:innen, wo es sinnvoll ist.
- Richten Sie Alarmierungen für ungenutzte oder inaktive Lizenzen ein, die nach dem Offboarding bestehen bleiben.
- Planen Sie wöchentliche PowerShell- oder API-Jobs, die aktive und inaktive Lizenzen melden.
- Binden Sie die Berichte in PSA-Tickets ein, um die Lizenzbereinigung beim Offboarding anzustoßen.
- Aktualisieren Sie ein zentrales Lizenzregister in NinjaOne Docs automatisiert.
Tipp: Da Microsoft 365 zu den verbreitetsten Produktivitätsplattformen zählt, steigert eine automatisierte Lizenzverwaltung hier die Effizienz besonders spürbar. Das folgende Skript listet alle Microsoft 365-Benutzer:innen samt Anzeigenamen und den zugehörigen Lizenzen auf.
Get-MgUser -All -Property DisplayName,AssignedLicenses | Select DisplayName, Licenses
Kosteneinsparungen nachverfolgen und dokumentieren
Damit alles transparent und leicht prüfbar bleibt, sollte Ihr zentrales Lizenzregister (oder eine vergleichbare IT-Dokumentation) Folgendes festhalten:
- Name der beschäftigten Person
- Zurückgewonnene Lizenzen
- Datum der Entfernung
- Monatliche/jährliche Einsparungen
Diese Daten können Sie für vierteljährliche Geschäftsüberprüfungen (QBRs) nutzen, um operative Effizienz und die Refinanzierung der Investition zu belegen.
Lizenzverwaltung an Compliance-Anforderungen ausrichten
Zur Lizenzverwaltung gehört auch, die Compliance im gesamten Unternehmen sicherzustellen. Dabei helfen unter anderem diese Maßnahmen:
- Stellen Sie sicher, dass alle zurückgewonnenen Lizenzen korrekt deprovisioniert werden, um unbefugten Zugriff zu verhindern.
- Bewahren Sie Bereinigungsprotokolle als Auditnachweis auf.
- Prüfen Sie die Übereinstimmung mit Rahmenwerken wie ISO 27001 oder SOC 2, die eine lückenlose Nachverfolgung von Benutzer:innen und Lizenzen verlangen.
NinjaOne in Lizenzverwaltung und Offboarding einbinden
NinjaOne unterstützt die koordinierte Lizenzbereinigung, indem es:
- Offboarding-Workflows samt Aufgaben zur Lizenz-Neuzuweisung automatisiert
- Lizenzregister und Bereinigungsdokumentation in NinjaOne Docs ablegt
- QBR-Berichte für Kund:innen erstellt, die zurückgewonnene Lizenzen und Einsparungen hervorheben
- Tickets oder Alarmierungen erzeugt, wenn ungenutzte Lizenzen weiterhin nicht zugewiesen sind
- die Integration mit APIs für die Verwaltung von Software as a Service zur Lizenznachverfolgung ermöglicht
- Softwarelizenzen nach Benutzer:in, Gerät oder Standort im NinjaOne IT-Asset-Management nachverfolgt, inklusive Alarmierungen, bevor Lizenzen ablaufen oder knapp werden
Reibungsloser Betrieb dank schlankem Offboarding-Prozess und konsequenter Lizenzbereinigung
Eine abgestimmte Lizenzbereinigung nach dem Offboarding reduziert Verschwendung, verbessert die Compliance und schafft messbare finanzielle Einsparungen für Kund:innen. Indem MSPs die Lizenzrückgewinnung fest in ihre Offboarding-SOPs einbetten, die Erkennung automatisieren und Einsparungen nachverfolgen, liefern sie mehr Mehrwert und bessere Governance in Kundenumgebungen.
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