Legacy-IT-Systeme und ihre versteckten Kosten

In vielen Branchen arbeiten Unternehmen mit einer veralteten Technologie-Infrastruktur, die zwar noch läuft, aber moderne Funktionen vermissen lässt. Laut einer Umfrage werden weltweit 90 % der Unternehmen durch Legacy-Technologien ausgebremst. Sie schränken nachweislich Wachstum und operative Flexibilität ein. Diese veralteten Systeme halten weiterhin zentrale Geschäftsprozesse am Laufen, bleiben bei Leistung, Sicherheit und Kompatibilität aber hinter modernen Standards zurück.

Legacy-IT-Systeme erkennen

Legacy-Systeme verraten sich häufig durch steigende Wartungskosten, ständige Kompatibilitätsprobleme mit modernen Lösungen und die Abhängigkeit von veralteter Technologie. Ein weiteres Anzeichen ist Spezialwissen, über das nur noch wenige Mitarbeiter:innen verfügen. Hinzu kommen fehlende Sicherheitspatches von Anbietern, die die Plattform nicht mehr unterstützen.

Was ist Legacy-IT?

Der Begriff bezeichnet veraltete IT-Systeme, Programmiersprachen oder Anwendungssoftware. Gemeint sein kann auch zugehörige Hardware, die trotz technischer Überholtheit weiterhin im Einsatz ist. Solche Systeme bleiben in der Regel in Betrieb, weil sie nach wie vor wichtige Geschäftsfunktionen abdecken. Genau das macht einen Austausch schwierig, ohne den laufenden Betrieb zu stören.

Legacy-IT-Systeme umfassen typischerweise Mainframe-Anwendungen und veraltete Datenbankplattformen. Dazu zählen auch Eigenentwicklungen auf Basis überholter Programmiersprachen. Und Hardware-Systeme, die von den Herstellern nicht mehr unterstützt werden.

Ab wann etwas als „Legacy“ gilt, hängt von der Technologieart und der Branche ab. In Bereichen wie der Entwicklung mobiler Anwendungen können Systeme schon nach zwei bis drei Jahren als Legacy gelten. In stabileren Umgebungen wie dem Bankwesen sind Legacy-Systeme dagegen mitunter Jahrzehnte alt. Entscheidend ist nicht unbedingt das Alter, sondern die wachsende Lücke zwischen den Fähigkeiten des Systems und aktuellen Technologiestandards, verbunden mit zunehmendem Wartungsaufwand und Kompatibilitätsproblemen.

Typische Anzeichen bei Systemen

Einige verräterische Merkmale unterscheiden Legacy-IT-Systeme deutlich von modernen Lösungen.

Achten Sie bei der Bewertung Ihrer Technologielandschaft auf diese typischen Anzeichen:

• Anwendungen laufen auf veralteten Betriebssystemen, die keine Sicherheitsupdates mehr erhalten
• Software benötigt veraltete Browser oder Plug-ins, die Sicherheitsschwachstellen mit sich bringen
• Systeme erhalten nur eingeschränkten oder gar keinen Anbietersupport mehr
• Anwendungen nutzen Programmiersprachen, die kaum noch gelehrt oder verwendet werden
• Hardware hat ihre empfohlene Betriebsdauer überschritten

Die finanziellen Folgen bewerten

Die finanzielle Belastung durch Legacy-IT geht weit über die sichtbaren Posten im IT-Budget hinaus. Während direkte Wartungskosten offensichtlich sind, umfassen die tatsächlichen finanziellen Auswirkungen zahlreiche versteckte Ausgaben, die sich mit der Zeit summieren. Diese Kosten lassen sich in klassischen Finanzanalysen oft nicht beziffern, beeinflussen Effizienz und Rentabilität insgesamt aber erheblich.

Die Kosten von Legacy-IT im Detail

Die Kosten von Legacy-IT treten im gesamten Unternehmen in verschiedenen Formen auf und belasten das Budget mit der Zeit immer stärker. Zu den direkten Ausgaben zählen Wartungsverträge für Hardware, Gehälter für spezialisiertes Supportpersonal und Lizenzgebühren für veraltete Software. Diese sichtbaren Kosten erscheinen meist als Posten in IT-Budgets und lassen sich daher vergleichsweise einfach nachverfolgen.

Deutlich schwerer wiegen oft die indirekten Ausgaben. Dazu gehören Produktivitätsverluste durch langsamere Verarbeitung, Opportunitätskosten durch die verzögerte Umsetzung neuer Geschäftsinitiativen sowie höhere Aufwendungen für Sicherheit und Compliance.

Weitere Kosten entstehen durch Integrationshürden, wenn diese Systeme mit neueren Technologien verbunden werden sollen. Häufig sind dafür teure Eigenentwicklungen oder Middleware-Lösungen nötig. Unternehmen unterschätzen diese indirekten Ausgaben bei der Berechnung der Gesamtbetriebskosten alternder Systeme regelmäßig.

Versteckte Wartungskosten

Bei so vielen konkurrierenden Prioritäten schieben IT-Teams Legacy-Systeme oft auf die lange Bank. Statt sie rechtzeitig abzulösen, lässt man sie einfach weiterlaufen. Je länger diese Systeme jedoch im Einsatz bleiben, desto mehr Ressourcen ziehen sie still und leise ab.

Alte Systeme am Laufen zu halten, mag kurzfristig kostengünstig wirken. Die versteckten Kosten übersteigen die Einsparungen durch aufgeschobene Upgrades aber meist deutlich. Legacy-IT-Systeme verursachen auf mehreren Wegen Ausgaben:

• Technische Schulden: Provisorische Lösungen häufen sich und machen Systeme anfälliger und schwerer zu analysieren.
• Mangel an Spezialwissen: Da Fachkräfte zu modernen Plattformen abwandern, wird es schwieriger und teurer, Personal für die Wartung veralteter Systeme zu finden.
• Kosten für Wissenstransfer: Verlassen Systemexpert:innen das Unternehmen, steigen die Kosten für Dokumentation, Schulung und Einarbeitung.
• Undokumentierte Änderungen: Schnelle Korrekturen und Workarounds erzeugen mit der Zeit verborgene Komplexität, die künftige Updates und Migrationen erschwert.
• Opportunitätskosten: Legacy-Systeme bremsen Innovation und schränken Ihre Wettbewerbsfähigkeit in einem schnelllebigen Markt ein.
• Integrationshürden: Ältere Systeme lassen sich oft nur schwer mit neueren Technologien verbinden, was Wachstum und Agilität des Unternehmens beeinträchtigen kann.

Schwachstellen bei Sicherheit und Compliance

Legacy-IT-Systeme bringen in nahezu allen Branchen erhebliche Herausforderungen bei Sicherheit und Compliance mit sich. Die meisten wurden für eine völlig andere Bedrohungslage entwickelt. Und zwar lange bevor die heutigen Cybersicherheitsrisiken und Vorschriften überhaupt existierten. Entsprechend anfällig sind sie für moderne Angriffe und lassen sich immer schwerer mit aktuellen Standards in Einklang bringen.

Veraltete Schutzmechanismen

Legacy-IT-Systeme stützen sich in der Regel auf Sicherheitsarchitekturen früherer Technologiegenerationen, als die heutigen ausgefeilten Angriffsvektoren noch gar nicht existierten. Diesen veralteten Schutzmechanismen fehlen moderne Sicherheitsfunktionen wie starke Verschlüsselung, Multi-Factor Authentication und umfassende Protokollierung. Viele Legacy-Plattformen entstanden zu einer Zeit, als die Netzwerkgrenze allein ausreichenden Schutz bot. Durch Cloud-Computing und Remote-Arbeit ist dieser Ansatz inzwischen wirkungslos.

Irgendwann stellen Anbieter die Sicherheitspatches für ältere Systeme ein, sodass bekannte Schwachstellen offen bleiben. Dadurch wächst die Angriffsfläche, die versierte Angreifer:innen ausnutzen können. Sicherheitsteams tun sich deshalb zunehmend schwer damit, ausgleichende Kontrollen rund um diese Systeme einzurichten. Oft sind dafür aufwendige Netzwerksegmentierung und zusätzliche Tools zur Überwachung nötig. Besonders kritisch sind die Schnittstellen zwischen Legacy-Systemen und modernen Systemen, denn solche Verbindungen können Sicherheitsmaßnahmen umgehen oder uneinheitliche Authentifizierungsmechanismen einführen.

Regulatorische Risikofaktoren

Während sich Compliance-Anforderungen stetig weiterentwickeln, bleiben Legacy-Systeme unverändert. So wächst die Lücke zwischen dem, was die Systeme leisten, und dem, was Vorschriften erwarten. Moderne Datenschutzvorgaben wie die Datenschutz-Grundverordnung und der CCPA verlangen Funktionen wie Datenportabilität. Hinzu kommen Vorgaben wie das Recht auf Löschung und lückenlose Audit-Trails, die viele Legacy-Systeme ohne umfangreiche Anpassungen schlicht nicht erfüllen können.

Im Gesundheitswesen stellen Legacy-IT-Systeme Unternehmen vor eine besondere Herausforderung. Sie können die HIPAA-Anforderungen an Verschlüsselung und Zugriffskontrollen nicht erfüllen. Auch Finanzinstitute kämpfen mit Legacy-Plattformen. Diesen fehlen mitunter die Funktionen zur Transaktionsüberwachung und Berichterstattung, die die aktuellen Vorschriften zur Geldwäschebekämpfung vorschreiben. Der wachsende regulatorische Fokus auf Data Governance erzeugt zusätzliche Compliance-Lasten für Unternehmen. Das gilt vor allem für Legacy-IT-Systeme ohne Metadatenmanagement und Nachverfolgung der Datenherkunft.

Best Practices für das Management von Legacy-IT

Die Modernisierung ist die ideale langfristige Lösung für die Probleme mit Legacy-IT. Die meisten Unternehmen müssen diese Systeme während der Planungs- und Umsetzungsphase jedoch noch über längere Zeit betreiben. Wirksame Best Practices für Legacy-IT brauchen Struktur und Ausgewogenheit, um die betriebliche Stabilität zu erhöhen und gleichzeitig Risiken zu senken.

Strategien für die Dokumentation

Eine umfassende Dokumentation ist der Schlüssel zum erfolgreichen Management von Legacy-Systemen. Beginnen Sie mit detaillierten Systeminventaren, die alle Komponenten erfassen: Hardware-Spezifikationen, Softwareversionen, Anpassungen und Integrationspunkte. Dokumentieren Sie Betriebsabläufe für die Routinewartung, Backup-Prozesse und Szenarien der Notfallwiederherstellung, damit die Ausführung unabhängig von Personalwechseln einheitlich bleibt.

Ziehen Sie diese Ansätze für die Dokumentation in Betracht:

• Video-Walkthroughs aufzeichnen, in denen erfahrene Mitarbeiter:innen Wartungsaufgaben durchführen.
• Datenflussdiagramme erstellen, die zeigen, wie Informationen durch das System laufen.
• Eine Configuration Management Database (CMDB) pflegen, um alle Systemeinstellungen nachzuverfolgen.
• Schnittstellenspezifikationen entwickeln für jeden Integrationspunkt.
  Ein zentrales Repository mit Versionsverwaltung nutzen, um die gesamte Dokumentation abzulegen und zu verwalten.

Führen Sie nach Erstellung dieser Dokumentation regelmäßige Überprüfungszyklen ein, damit sie mit der Entwicklung der Systeme aktuell bleibt. Legen Sie für jeden Dokumentationsbestandteil klare Verantwortlichkeiten fest, um das verbreitete Problem veralteter Informationen zu vermeiden.

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