iPads im Gesundheitswesen: Einsatz und sichere Verwaltung

iPads im Gesundheitswesen ermöglichen mobile klinische Arbeitsabläufe und sind damit zu einem zentralen Baustein für eine bessere und effizientere Patientenversorgung geworden. iPhones und iPads erleichtern Zusammenarbeit und Kommunikation und stärken den Austausch zwischen Personal und Patient:innen. Die Technologien hinter diesen Vorteilen können allerdings Risiken und Compliance-Probleme mit sich bringen, wenn sie nicht sauber implementiert, gesteuert und gepflegt werden.

Dieser Leitfaden zeigt, wie iPads und andere Mobilgeräte das Gesundheitswesen voranbringen und mit welchen Maßnahmen Sie sie absichern, um Probleme bei Datenschutz, Compliance und Zuverlässigkeit von vornherein zu vermeiden.

Typische Anwendungsfälle für iPads im Gesundheitswesen

iPads, Tablets und andere Mobilgeräte steigern die Effizienz von Arbeitsabläufen und die Einbindung von Patient:innen auf vielfältige Weise:

• Ortsunabhängige Zusammenarbeit des Personals an Patientenakten, mit HIPAA-konformem Datenschutz
• Sichere Echtzeit-Kommunikation per Text, Audio oder Video, sowohl intern als auch für Ferndiagnosen und Telemedizin
• Besucherinformationen wie Videos, Lagepläne und Verzeichnisse
• Aufklärung, Aufnahme und Einwilligung von Patient:innen

Für diese Anwendungsfälle müssen die Geräte jederzeit verfügbar und die Inhalte darauf sofort zugänglich sein, sowohl in den Händen des Personals als auch der Patient:innen.

Sicherheitsherausforderungen von iPads im klinischen Umfeld

Klinische Umgebungen sind öffentlich zugänglich, und Mobilgeräte wie iPads sind leicht erreichbar. Daraus ergeben sich im Gesundheitswesen erhebliche Sicherheitsherausforderungen. Die üblichen Annahmen über Bürogeräte, also einzelne Benutzer:innen, die für ihr Gerät verantwortlich sind, greifen hier nicht: Geräte werden häufig von mehreren Personen in unterschiedlichen Rollen gemeinsam genutzt und wechseln zwischen Standorten oder Aufgaben.

Mobilgeräte gehen zudem leichter verloren oder werden gestohlen. Und die Daten darauf unterliegen häufiger strengen Datenschutzgesetzen wie HIPAA. Ein unzureichend geschütztes oder kompromittiertes iPad ist damit sowohl ein operatives als auch ein Compliance-Risiko.

Weitere Anforderungen aus HIPAA und anderen Rechtsvorschriften

HIPAA gilt für jedes Unternehmen, das personenbezogene Gesundheitsdaten (PHI) verarbeitet, mit gravierenden rechtlichen und reputativen Folgen, wenn diese nicht ausreichend geschützt werden. HIPAA-Verstöße zu verhindern ist für den laufenden Betrieb von Einrichtungen im US-Gesundheitswesen entscheidend. In anderen Regionen gelten vergleichbare Vorschriften mit eigenen Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit.

Sie sind dafür verantwortlich, dass Ihre Umsetzung die für Ihr Unternehmen, Ihr Personal und Ihre Patient:innen geltenden Vorschriften abdeckt. Kein Leitfaden kann alle notwendigen Schritte abbilden. Ziehen Sie daher die Originaltexte der einschlägigen Gesetze und Branchenstandards heran und arbeiten Sie mit technischen Fachleuten zusammen, die deren korrekte Umsetzung sicherstellen.

Sicherheit und Compliance im Einklang mit der klinischen Praxistauglichkeit

IT-Governance bringt technische Planung und Umsetzung mit den Unternehmenszielen in Einklang. Im Gesundheitswesen muss sie zusätzlich auf die medizinischen Ergebnisse einzahlen. Sicherheitskontrollen und Compliance-Maßnahmen dürfen kritische medizinische Abläufe nicht ausbremsen und keine Ineffizienzen in administrativen Aufgaben erzeugen, die auf andere Bereiche durchschlagen oder vermeidbare Fehler nach sich ziehen.

Interne IT-Abteilungen und Managed Service Provider (MSPs), die Mobilgeräte wie iPads und iPhones im Gesundheitswesen betreuen, sollten Tools und Konfigurationen einsetzen, die:

• Verzögerungen bei Anmeldung und erneuter Authentifizierung minimieren, etwa durch das Fortsetzen von Sitzungen
• unbefugten Zugriff auf geschützte Daten verhindern
• eine schnelle Geräteübergabe zwischen Benutzer:innen und Aufgaben ermöglichen
• Offline-Nutzung unterstützen oder zumindest mit einer unterbrochenen Verbindung zurechtkommen

Vieles davon hängt nicht allein an der Konfiguration der Mobilgeräte selbst, sondern an Ihrer gesamten IT-Infrastruktur. So wirken sich etwa Abdeckung und Zuverlässigkeit des WLAN sowie adaptive Multifaktor-Authentifizierung (MFA) und bedingter Zugriff stark auf die genannten Punkte aus.

Auch das Verhalten der Endbenutzer:innen sollte in Governance und Sicherheitsmaßnahmen einfließen. Unpraktische oder übermäßig restriktive Kontrollen verursachen Verzögerungen und führen womöglich dazu, dass sichere Praktiken nicht angenommen werden oder, schlimmer noch, dass sich Benutzer:innen Umwege suchen und etwa Zugangsdaten teilen.

Fernverwaltung ist Pflicht bei gemeinsam genutzten und Kiosk-iPads

Gemeinsam genutzte Geräte brauchen eine Kontrolle aus der Ferne, um Missbrauch zu verhindern, den Standort nachzuverfolgen und Sicherheitsrichtlinien wie Verschlüsselung und Zugriffskontrollen durchzusetzen. Verlorene Geräte sollten sich aus der Ferne sperren lassen, bis sie wieder auftauchen, gestohlene Geräte löschen und dauerhaft deaktivieren. HIPAA-konformes Mobile Device Management (MDM) ist dafür ideal und lässt sich zugleich für weitere Aufgaben der Fernverwaltung nutzen, etwa das Ausrollen von Apps.

Geräte für die öffentliche Nutzung, also durch Patient:innen und Besucher:innen, sollten zusätzlich eingeschränkt werden. Als „Kiosk-Modus“ bezeichnet man üblicherweise das Festsetzen eines Geräts auf eine einzelne App (oder eine kleine Auswahl an Apps) bei gleichzeitiger Sperrung von Systemfunktionen wie den Einstellungen. Auf dem iPad heißt diese Funktion Geführter Zugriff bzw. Einzel-App-Modus. Solche eingeschränkten Modi helfen auch dabei, Geräte in aufgabenspezifischen Setups beim Personal ausschließlich für den vorgesehenen Zweck einzusetzen.

iPads im Gesundheitswesen als kritische Infrastruktur behandeln

Beschäftigte im Gesundheitswesen verlassen sich für ihre geschäftskritischen Aufgaben immer stärker auf Mobilgeräte, darunter iPads und iPhones. Schlechte Leistung, mangelnde Sicherheit oder ein Ausfall dieser Geräte führt hier nicht nur zu schlechten Geschäftsergebnissen wie in den meisten Unternehmen. Im Gesundheitswesen stehen die Gesundheit und das Wohlbefinden realer Menschen auf dem Spiel. Außerdem sind die Geräte teils in spezialisierte medizinische Ausrüstung eingebunden oder mit ihr verbunden, die für ihren Betrieb darauf angewiesen ist.

Mobilgeräte im Gesundheitswesen sollten deshalb als kritische Infrastruktur gelten, damit schnelle und verlässliche Ergebnisse gesichert sind. Voraussetzung dafür sind durchgehende Verfügbarkeit, Sicherheit und Eignung für den jeweiligen Zweck.

IT-Teams sollten daher Tools wählen, mit denen sie gängige Wartungs- und Sicherheitsaufgaben automatisieren, Geräte aus der Ferne auf Probleme überwachen und proaktiv eingreifen sowie praktische Helpdesk-Kanäle für Problemmeldungen durch das Personal bereitstellen können. Regelmäßiges Patching ist sicherheitstechnisch Pflicht, sollte aber mit Bedacht erfolgen, damit die Tools keine Kompatibilitätsprobleme verursachen und die Installation nicht während der aktiven Nutzung der Geräte läuft.

Entscheidend für den Erfolg dieser Prozesse sind eine wirksame Governance und eine klar zugewiesene Verantwortung für jedes Gerät durch das Personal vor Ort: Geräte müssen verlässlich auffindbar sein, damit sie nicht verloren gehen, jederzeit kurzfristig bereitstehen und in betriebsbereitem Zustand mit funktionierender Verbindung sein.

Betrieb und Lebenszyklus gemeinsam genutzter Mobilgeräte

Veraltete Geräte sind eine Sicherheitsschwachstelle, weil sie keine Patches für bekannte Sicherheitslücken mehr erhalten. Unter Umständen unterstützen sie auch aktuelle Standards nicht mehr und hindern Sie daran, die neueste Software für Gesundheitswesen oder Produktivität einzusetzen.

Eine Lebenszyklusplanung sorgt dafür, dass veraltete Geräte aus dem Einsatz genommen und sicher entsorgt werden. Bei der Bereitstellung sollten Sie Technologien wie Zero-Touch-Deployment und MDM nutzen, damit jedes Gerät mit einheitlichen, sicheren Standardkonfigurationen eingerichtet wird. Mit Tools für das Asset-Management behalten Sie sämtliche Geräte in Ihrem Unternehmen im Blick.

Der Gerätezustand der iPads sollte überwacht werden, und das Personal sollte dazu angehalten werden, Störungen und defekte Geräte zu melden. Wird ein Gerät ausgemustert, muss es sicher gelöscht werden, damit die Daten darauf später nicht von Unbefugten ausgelesen werden können. Zero-Touch-Provisioning mit automatischer MDM-Registrierung sorgt dafür, dass neue und Ersatzgeräte schon wenige Minuten nach dem Auspacken einsatzbereit sind.

So fällt kein Altgerät durchs Raster und sammelt unbemerkt Risiken an.

Eine einheitliche Lösung, um iPads und Mobilgeräte abzusichern und Compliance-Ziele skalierbar zu erreichen

Die schnelle und breite Einführung von iPads im Gesundheitswesen eröffnet Chancen für optimierte Arbeitsabläufe und eine bessere Patientenversorgung und ermöglicht sogar völlig neue Wege, Patient:innen zu betreuen und zu behandeln. Ohne saubere Governance und Absicherung entstehen jedoch neue Risiken, und der Compliance-Aufwand steigt.

Eine zentrale Verwaltung per MDM deckt viele dieser Risiken und Anforderungen ab, doch Technikteams und MSPs brauchen mehr als reine Geräteverwaltung. NinjaOne ist eine einheitliche Plattform für IT-Management, Überwachung und Automatisierung und bietet eine HIPAA-konforme Grundlage mit MDM, Fernverwaltung und Überwachung (RMM), Backup, Fernsteuerung, Helpdesk und Dokumentation, ergänzt um Automatisierungsfunktionen, die die Verwaltung jeder Art von Gerät vereinfachen.