Belangrijkste punten
- Binnen het shared responsibility model van Microsoft moet u een back-upoplossing van derden gebruiken om uw SharePoint-data te beschermen en aan compliance te voldoen.
- Native functies van SharePoint, zoals de prullenbak, zijn geen echte back-ups: ze bieden beperkt herstel op korte termijn zonder volledige controle voor beheerders.
- Automatiseer uw back-upproces zodat alle kritieke onderdelen systematisch worden opgeslagen, waaronder sitestructuren, bestanden, gebruikersrechten en metadata.
- Kies een back-uptool die zowel granulair als volledig herstel van een site aankan, zodat u losse bestanden of complete gecompromitteerde sites efficiënt kunt terugzetten.
- Beveilig uw back-ups met versleuteling en strikte toegangscontrole en test uw herstelproces regelmatig om zeker te weten dat gegevensherstel slaagt.
- Zorg dat uw back-upstrategie rekening houdt met samenhangende Microsoft-applicaties (zoals Teams en OneDrive) die hun data rechtstreeks in SharePoint opslaan.
Zowel SharePoint Online als SharePoint Server vraagt om een back-upoplossing van derden, omdat de native prullenbak en bewaarinstellingen van beide producten niet voldoen aan de eisen voor point-in-time herstel of compliance.
In deze gids leest u wat u moet back-uppen – pardon: waarvan u een back-up moet maken –, hoe u een back-up- en herstelstrategie kiest en hoe u SharePoint-back-ups test en monitort, zodat uw organisatie kan herstellen van onbedoelde verwijdering, ransomware of synchronisatiefouten.
🎥 Bekijk Beste praktijken voor veilige SharePoint-back-ups en zie hoe het shared responsibility model er visueel uitziet.
Voorkom dataverlies in SharePoint met autonome back-up die in uw IT is geïntegreerd.
Maakt SharePoint zelf back-ups?
Het is essentieel om de verschillen tussen de SharePoint-producten te begrijpen om ze goed te kunnen beveiligen met back-ups. Zelf gehoste SharePoint Server-omgevingen kunt u afdekken met uitgebreide back-upoplossingen die op het niveau van het besturingssysteem werken, maar SharePoint Online is volledig een managed service en geeft u dat toegangsniveau voor back-updoeleinden niet.
SharePoint Online beperkt zich tot basisfuncties zoals een prullenbak en gegevensbewaring. Die zijn nuttig voor eindgebruikers die een recente fout willen rechtzetten, maar vormen geen back-up (niet in praktische zin en niet vanuit compliance). Daar komt bij dat SharePoint diep geïntegreerd is met andere Microsoft-tools zoals OneDrive, Teams en Power Platform, die hun data eveneens in SharePoint opslaan.
Microsoft biedt zijn cloudservices, waaronder SharePoint Online, aan onder een shared responsibility model. Daarin is Microsoft verantwoordelijk voor de werking en beschikbaarheid van de services en bent u verantwoordelijk voor de data die erin staat – inclusief het maken van back-ups. Samen met de native beperkingen van SharePoint maakt dit het noodzakelijk dat IT-afdelingen en managed service providers (MSP’s) oplossingen van derden inzetten om SharePoint-data volledig te back-uppen.
Native beperkingen van SharePoint-back-ups
SharePoint biedt de volgende native tools voor gegevensherstel:
| Functie | Native SharePoint | Beperking |
|---|---|---|
| Prullenbak | Ja | Maximaal 93 dagen bewaartermijn, geen herstel tussen sites |
| Versiegeschiedenis | Ja | Afhankelijk van quota en gebruikersinstellingen |
| Bewaarbeleid voor sites | Optioneel (E5) | Complex in te stellen, beperkte herstelreikwijdte |
Deze native tools bieden alleen kortdurend herstel op initiatief van de gebruiker en zijn geen echte back-ups. Point-in-time herstel ontbreekt en beheerders hebben geen controle of overzicht. De native tools voor back-up en herstel van SharePoint voldoen niet aan veel van de eisen voor naleving van privacywetgeving zoals CCPA, HIPAA, FINRA en GDPR.
Wat u nodig hebt om SharePoint te back-uppen
Voordat u uw SharePoint-back-upstrategie uitwerkt en invoert, moet u het volgende hebben:
- Inzicht in de wettelijke verplichtingen en de wetgeving die zowel op uw bedrijf als op de betrokkenen achter uw data van toepassing is
- De gegevens van uw SharePoint Online (Microsoft 365) of SharePoint Server (on-premises)
- Beheerderstoegang tot de SharePoint-sites en tot uw Microsoft 365-tenant als u SharePoint Online gebruikt
- Een back-uptool van derden die API- of Microsoft Graph-toegang tot uw SharePoint-product ondersteunt
Back-upfrequentie, reikwijdte en versiebeheer
Automatiseer bij het inrichten van uw back-ups voor SharePoint Online of on-premises zo veel mogelijk en zorg dat de belangrijkste data wordt vastgelegd met tools die complete sitehiërarchieën én losse objecten aankunnen. Breng de kritieke data in kaart en automatiseer de back-up ervan, waaronder:
- Lijsten, metadata en rechten
- Siteverzamelingen en subsites
- Workflows en pagina-inhoud
Metadata omvat gegevens zoals tijdstempels van aanmaak en wijziging van documenten en het auteurschap, terwijl rechten bepalen wie waar toegang toe heeft. Beide zijn belangrijke overwegingen bij back-ups voor operationele continuïteit, zodat teruggezette back-ups correct zijn geconfigureerd.
Maak ook een back-up van de versiegeschiedenis en auditlogs als die zijn ingeschakeld of vanuit compliance vereist zijn. Let op: auditlogs kunnen in Microsoft Purview staan en moeten dan apart worden geback-upt.
Test daarnaast regelmatig uw herstelproces en valideer de teruggezette data. Stel uw back-upfrequentie zo in dat de RTO (Recovery Time Objective) en RPO (Recovery Point Objective) van uw organisatie worden gehaald.
Granulair herstel versus herstel van een volledige site
Het is een beste praktijk om oplossingen te kiezen die zowel granulair herstel als herstel van een volledige site mogelijk maken. In veel gevallen hoeft u maar een kleine hoeveelheid data terug te zetten en kost een volledig siteherstel onnodig veel tijd. Bovendien kunnen wijzigingen die sindsdien zijn doorgevoerd daarbij worden overschreven.
| Type herstel | Voorbeeld van een use case | Moet ondersteunen |
|---|---|---|
| Granulair | Een verwijderd bestand of beschadigde lijst terugzetten | Doorzoekbare back-upsnapshots met versiebeheer |
| Volledige site | Ransomware-aanval of onbedoelde verwijdering | Volledig siteherstel inclusief structuur en rechten |
Differentiële of incrementele back-ups helpen daarnaast om opslag en bandbreedte te optimaliseren en zo de kosten te drukken.
SharePoint-back-ups testen, monitoren en rapporteren
Om aan te tonen dat uw back-ups van SharePoint Online en on-premises correct werken, moet u uw back-upsysteem doorlopend monitoren en uw back-ups regelmatig verifiëren door ze in een testomgeving terug te zetten. Dat doet u zo:
- Monitor op mislukte back-uptaken, overgeslagen of niet-ondersteunde content en afwijkend gedrag
- Genereer automatische rapportage voor SLA’s, compliance en intern inzicht
- Bewaar logs van back-ups en herstelacties en van alle toegang en beheeracties
SharePoint-omgevingen worden al snel complex en lastig te beveiligen.
Integratie van security en compliance
Back-ups moeten versleuteld zijn, zowel in rust als tijdens transport, en redundant worden opgeslagen: meerdere back-ups op verschillende locaties, zodat één storing niet tot dataverlies leidt. Beveilig back-ups met role-based access control (RBAC) om ongeautoriseerde toegang te voorkomen en maak ze onveranderlijk als regelgeving of intern beleid dat vereist.
Tools voor SharePoint-back-ups en aanvullende tips
Houd bij het maken van back-ups van SharePoint-data nog een paar zaken in gedachten:
- Werkt u in een hybride omgeving, houd SharePoint Online en de on-premises servers dan synchroon
- Houd rekening met andere producten die data in SharePoint opslaan, zoals Teams en OneDrive, en met apps van derden
- Zorg dat de enterprise-back-upoplossing die u kiest alle data dekt, inclusief het bovenstaande, en voldoet aan dezelfde regelgeving als uw eigen bedrijf
NinjaOne SaaS backup beschermt data van SharePoint Online, OneDrive en Teams in Microsoft 365. Het biedt granulair point-in-time herstel en laat u geautomatiseerd bewaarbeleid instellen om aan governance-normen te voldoen. Organisaties die SharePoint Server on-premises draaien, beschermen de onderliggende servers met image- en bestandsback-ups in NinjaOne Backup.
