Belangrijkste punten
- Gebruik geautomatiseerde back-upoplossingen om Exchange Online, OneDrive, SharePoint en Teams te beschermen met geplande, onafhankelijke back-ups die buiten de tenant worden opgeslagen voor een betrouwbaar herstel.
- De native functies van Microsoft 365 (bewaarbeleid, versiebeheer, prullenbak) zijn geen echte back-ups. Beperkte hersteltermijnen en het ontbreken van aparte opslag kunnen leiden tot permanent gegevensverlies.
- Automatiseer back-ups, houd meerdere herstelpunten aan en test herstelacties regelmatig om uw Microsoft 365-gegevens volledig te beschermen binnen het shared responsibility model.
Microsoft 365 heeft ingebouwde functies voor gegevensbescherming die vaak worden aangezien voor een volwaardige back-up. Die functies zijn nuttig, maar wie ze als back-up behandelt loopt tegen herstelgaten aan zodra gegevens buiten de bewaartermijnen verloren gaan.
Weten wat Microsoft wel en niet beschermt is essentieel voor een betrouwbare back-upstrategie. Deze gids laat zien waar de gaten zitten en hoe u die dicht.
Zo maakt u een back-up van e-mail en bestanden in Microsoft 365
U kunt op twee manieren een back-up maken van uw Microsoft-gegevens: handmatig of met geautomatiseerde oplossingen. Elke methode heeft zijn eigen voor- en nadelen.
Handmatige en native methoden
Bij deze methoden exporteert u postvakken met beheertools, downloadt u bestanden uit OneDrive of SharePoint en gebruikt u compliancetools om gegevens te extraheren, zij het in beperkte mate. Ze zijn laagdrempelig, maar ook tijdrovend en lastig op te schalen naar grote gebruikersaantallen.
Daarnaast bieden ze beperkte dekking en geen automatisering. Al met al zijn deze methoden ongeschikt als primaire back-upstrategie.
Geautomatiseerde back-upoplossingen
Geautomatiseerde back-upoplossingen zijn de aanbevolen aanpak voor consistente bescherming. Deze platformen maken verbinding met uw Microsoft 365-tenant en maken volgens een schema een back-up van de ondersteunde workloads. Het gaat onder meer om Exchange Online, OneDrive, SharePoint en Teams.
Met deze oplossingen worden de back-upgegevens doorgaans los van de Microsoft 365-productieomgeving opgeslagen, waardoor u meer herstelmogelijkheden hebt als de tenant wordt gecompromitteerd of gegevens verloren gaan.
Een typische implementatie bestaat uit het koppelen van de tenant aan het back-upplatform, het bepalen van de omvang van de back-up, het bewaken van de status van back-uptaken en het testen van het herstelproces.
Beste praktijken voor Microsoft 365-back-ups
Een back-upoplossing werkt alleen als u er goed mee omgaat. Hieronder staan de praktijken die u zou moeten toepassen om bescherming te garanderen:
- Dek de kritieke workloads af (Exchange Online, OneDrive of Teams) om blinde vlekken te voorkomen
- Werk met een geautomatiseerd schema
- Houd meerdere herstelpunten aan
- Test herstelprocessen regelmatig
- Sla back-ups op veilige locaties op
- Stem de bewaarinstellingen af op de bedrijfsbehoeften van uw organisatie
Moet u een back-up maken van uw Microsoft 365-gegevens?
Microsoft 365 werkt volgens een shared responsibility model: Microsoft beheert de infrastructuur, terwijl organisaties zelf verantwoordelijk blijven voor het beschermen en herstellen van hun eigen gegevens.
Microsoft 365 biedt weliswaar functies zoals servicebeschikbaarheid, versiegeschiedenis en beveiligingsmaatregelen, maar levert geen onafhankelijke back-upkopieën die bedoeld zijn voor volledige herstelscenario’s.
Zonder een eigen back-upstrategie kunnen organisaties te maken krijgen met gegevensverlies dat moeilijk of onmogelijk te herstellen is. Een back-up vormt een extra beschermingslaag die het herstel van gegevens in uiteenlopende storingsscenario’s verbetert.
Maakt Microsoft 365 automatisch een back-up?
Microsoft 365 maakt niet automatisch traditionele back-ups zoals de meeste bedrijven verwachten. Wel biedt 365 functies zoals het terughalen van items (binnen beperkte termijnen), versiebeheer van bestanden en bewaarbeleid.
Die functies kennen echter flinke beperkingen. Om te beginnen, is er geen aparte back-upopslag buiten de tenant. Daarnaast zijn de hersteltermijnen beperkt en blijven gegevens kwetsbaar voor verlies door verkeerde configuratie.
Deze mogelijkheden ondersteunen een beperkt aantal herstelscenario’s, maar zijn niet bedoeld als vervanging van een speciale back-upoplossing.
Bewaarbeleid versus back-up in Microsoft 365
Bewaarbeleid en back-up lijken op elkaar, maar dienen een ander doel. Bewaarbeleid is om te beginnen een compliance-instrument dat gegevens een bepaalde periode bewaart om aan wettelijke verplichtingen te voldoen en bedrijfsbeleid af te dwingen. Een back-up is daarentegen een herstelinstrument dat herstelbare kopieën van gegevens maakt die u op een specifiek tijdstip kunt terughalen.
Bewaarbeleid maakt geen aparte kopieën van gegevens en garandeert geen herstel in elk scenario. Een back-up maakt juist het herstel en de terugzetting mogelijk die bewaarbeleid niet kan bieden.
Welke risico’s loopt u zonder back-up van Microsoft 365?
Organisaties lopen risico zonder een speciale back-upoplossing, omdat gegevens definitief verwijderd kunnen worden zonder herstelmogelijkheid zodra de bewaartermijn is verstreken. Ook per ongeluk of opzettelijk verwijderen kan leiden tot permanent gegevensverlies.
Ransomware vormt een bedreiging in cloudomgevingen, omdat versleutelde of verwijderde bestanden kunnen synchroniseren met OneDrive en zo de gegevens in de cloud aantasten.
Verkeerd geconfigureerd bewaar- of compliancebeleid kan er bovendien ongemerkt voor zorgen dat gegevens worden gewist voordat u ze nodig hebt.
Tot slot hebben organisaties zonder back-up weinig mogelijkheden om losse items terug te zetten of gegevens naar een specifiek tijdstip terug te brengen, waardoor herstel in bepaalde situaties trager of moeilijker verloopt.
Maak back-up en herstel een kerntaak
Microsoft 365 biedt basisfuncties voor gegevensbescherming, maar geen volledige back-upstrategie. Die functies zijn dan ook geen vervanging van een back-up. Organisaties blijven zelf verantwoordelijk voor herstelstrategieën die hun vermogen vergroten om gegevens in uiteenlopende storingsscenario’s terug te halen.
Een back-up implementeren en herstelprocessen valideren zijn belangrijke stappen om Microsoft 365-omgevingen te beschermen.
Gerelateerde onderwerpen:
