Belangrijkste punten
- E-mailarchivering richt zich op langdurige bewaring en compliance, terwijl back-up draait om herstel op korte termijn.
- Wettelijke en juridische eisen vragen om archivering met onveranderlijke, controleerbare opslag, iets waar back-ups alleen niet aan voldoen.
- MSP’s hebben zowel een archiverings- als een back-upstrategie nodig om e-mailgegevens te beschermen, compliance te ondersteunen en snel herstel mogelijk te maken.
E-mailarchivering slaat communicatie langdurig op voor juridische en compliance-doeleinden, terwijl een e-mailback-up kortdurende kopieën maakt voor disaster recovery. E-mailarchivering en e-mailback-up worden vaak door elkaar gehaald maar het onderscheid is cruciaal wanneer u strategieën voor gegevensbescherming en juridische compliance opstelt.
Deze gids geeft IT-beheerders en managed service providers (MSP’s) concrete inzichten in wat e-mailarchivering en e-mailback-up zijn, waarin ze verschillen en waarom u beide nodig hebt.
Waarom IT-beheerders en MSP’s het verschil tussen e-mailarchivering en e-mailback-up moeten kennen
De termen back-up en archief worden vaak als synoniemen gebruikt, maar ze zijn niet hetzelfde. Ze op één hoop gooien kan nadelige gevolgen hebben voor bedrijven en voor de IT-teams en MSP’s die hun infrastructuur beheren.
Back-ups zijn bedoeld voor disaster recovery: kopieën van uw essentiële gegevens die op korte tot middellange termijn worden bewaard en kunnen worden teruggezet als de originele gegevens beschadigd raken of verloren gaan. Zonder een robuust back-upproces loopt u het risico op onverwacht gegevensverlies dat schadelijk is voor het bedrijf. Sommige wetten rond gegevensbescherming verplichten het gebruik van back-ups bovendien.
Archieven zijn bedoeld om gegevens op lange termijn beschikbaar te houden. Meestal gaat het om historische gegevens die om juridische en compliance-redenen beschikbaar moeten blijven, maar gearchiveerde communicatie kan ook een waardevolle bron zijn voor toekomstige zakelijke beslissingen en voor de verantwoording achteraf.
Zowel e-mailback-ups als e-mailarchieven zijn cruciaal voor de blijvende betrouwbaarheid en compliance van de bedrijfsvoering en zouden door elke IT-beheerder en MSP op een of ander niveau moeten worden ingericht. Het is essentieel dat aan de specifieke eisen van beide wordt voldaan zodat ze hun doel volledig kunnen vervullen – een gebrekkige of onvolledige implementatie van een van beide kan leiden tot gegevensverlies, onnodige kosten of risico’s op het gebied van regelgeving.
Beide mogelijkheden combineren in één tool is nog beter, zoals de NinjaOne SaaS backup-oplossing die u kunt uitbreiden met een geïntegreerde add-on voor e-mailarchivering.
Wat is een e-mailback-up?
Back-ups moeten gegevensverlies voorkomen door kopieën van gegevens op een bepaald moment te maken die gedurende een beperkte periode worden bewaard. Gaan gegevens verloren doordat een device uitvalt, kwijtraakt of beschadigd raakt, door ransomware of doordat belangrijke informatie per ongeluk wordt verwijderd of gewijzigd, dan kunt u ze herstellen vanuit een recente back-up.
Bewaar meerdere back-ups op verschillende fysieke locaties zodat één grote gebeurtenis niet al uw gegevens in één klap kan wegvagen. Het is bijvoorbeeld gebruikelijk om back-ups in de cloud op te slaan voor snel herstel en daarnaast minstens één lokale back-up op een beveiligde externe locatie te bewaren zodat er geen gegevens verloren gaan als u de toegang tot uw cloudomgeving verliest.
E-mailback-ups zijn cruciaal voor de bedrijfscontinuïteit: ze stellen u in staat afzonderlijke berichten terug te zetten of na een volledige systeemstoring snel weer operationeel te zijn. Een e-mailback-up legt mailboxen op vaste intervallen vast en het bewaarbeleid is gericht op het herstellen van de meest recente gegevens. De meest recente “goede” versie van de gegevens is niet altijd de laatst geback-upte versie en daarom worden er meerdere snapshots over weken of maanden bewaard.
Omdat back-ups allesomvattend zijn en er meerdere versies van elk bestand worden bewaard, is het beheer van opslag een belangrijk aandachtspunt. Back-ups moeten automatisch worden bijgewerkt volgens een schema of wanneer belangrijke gegevens wijzigen en ze moeten volgens het bewaarbeleid worden opgeschoond om de opslag beheersbaar te houden. Dat is een van de redenen waarom back-ups doorgaans niet voldoen aan compliance-normen als archiefoplossing: gegevens die bewaard moeten blijven worden na verloop van tijd waarschijnlijk gewijzigd of verwijderd.
Het wordt steeds belangrijker om een back-up van uw mailboxen te maken. Veel bedrijven vertrouwen inmiddels op in de cloud gehoste productiviteits- en e-mailplatforms zoals Microsoft 365 en Google Workspace die werken volgens een shared responsibility model. Binnen dat model is de provider verantwoordelijk voor de beschikbaarheid van de dienst, maar bent u verantwoordelijk voor het back-uppen van de gegevens erin. Gaat er iets mis, dan is het aan u om de gegevens vanuit uw eigen back-ups te herstellen.
Wat is e-mailarchivering?
Archieven zijn geen back-ups. Archieven zijn bedoeld voor de langdurige opslag en beschikbaarheid van historische informatie in een manipulatiebestendige vorm. Meestal gebeurt dat om aan regelgeving te voldoen of vanwege een juridische procedure. Veel branchevoorschriften (zoals de bewaarplicht voor elektronische communicatie van FINRA en de SEC) vereisen dat de betreffende communicatie jarenlang bewaard blijft, terwijl een lopende juridische procedure kan vereisen dat de berichten van betrokken partijen voor onbepaalde tijd in onveranderlijke vorm worden bewaard voor eDiscovery.
Zorgvuldig geplande e-mailarchivering biedt ook zakelijke voordelen op lange termijn. Inzichten uit historische communicatie kunnen onbenutte kansen bij klanten blootleggen of gewoon nuttige informatie opleveren (zoals wie destijds het CRM van het bedrijf heeft opgezet).
E-mailarchivering moet e-mails doorzoekbaar maken en configureerbaar bewaarbeleid ondersteunen (bijvoorbeeld e-mails van bepaalde afdelingen verschillend lang bewaren op basis van uiteenlopende compliance-eisen). Toegang tot e-mailarchieven en beheeracties moeten worden gelogd en controleerbaar zijn.
Regelgeving raakt steeds meer bedrijven waardoor e-mailarchivering steeds vaker noodzakelijk wordt: wereldwijde gegevenswetgeving en een groeiend aantal branchespecifieke normen voor gegevensbescherming vereisen dat bepaalde communicatie bewaard blijft. Er is ook een praktische kant: grote hoeveelheden gegevens in actieve e-mailsystemen kunnen de cloudkosten opdrijven. Die kosten dalen wanneer u e-mail verplaatst naar archieven waar ze nog steeds beschikbaar zijn maar goedkoper te hosten.
Belangrijkste verschillen tussen e-mailarchivering en e-mailback-up
| Functie | E-mailarchivering | E-mailback-up |
| Doel | Naleving van regelgeving, bewaren om juridische redenen en toegang op lange termijn | Disaster recovery voor bedrijfscontinuïteit |
| Bewaartermijn | Lang (jaren tot onbepaald) | Kort tot middellang (dagen tot maanden) |
| Opslagformaat | Geïndexeerd, onveranderlijk WORM-archief (write once, read many) | Versleutelde of gecomprimeerde bestandsback-up |
| Zoekmogelijkheden | Geavanceerd (inhoudsindexering, zoeken op metadata) | Beperkt tot herstel van een snapshot of map |
| Ondersteuning voor legal hold | Ja | Nee |
| Herstelsnelheid | Trager (op basis van ophalen) | Sneller (op basis van snapshots) |
| Gebruik voor compliance | Zeer geschikt | Op zichzelf niet compliant |
E-mailarchivering en e-mailback-up zijn verwante concepten en er kan vergelijkbare technologie worden gebruikt om beide in te richten, maar u moet ervoor zorgen dat uw oplossing aan de specifieke eisen van elk voldoet. Anders loopt u het risico op een ineffectief back-upsysteem of een e-mailarchief dat niet compliant is.
Omdat een archief geen vervanging is voor een back-up, moet u er nog steeds voor zorgen dat er een back-up wordt gemaakt van zowel uw e-mailsystemen als uw e-mailarchieven.
E-mailback-up en archivering: wanneer MSP’s wat inzetten
Back-ups zijn een noodzaak voor elk bedrijf, maar door hun andere toepassing zijn ze beperkt bruikbaar voor archivering en mogen ze daar niet voor worden gebruikt. Bedrijven die naast back-ups ook archivering nodig hebben kunnen het beste een platform kiezen dat daarvoor is ontworpen.
IT-beheerders en MSP’s zouden e-mailback-ups moeten inrichten:
- Om gegevensherstel mogelijk te maken bij een ramp, een storing, malware of per ongeluk verwijderde gegevens
- Waar bewaren op korte tot middellange termijn volstaat
- Waar gegevens niet onveranderlijk hoeven te zijn en toegang niet om compliance-redenen hoeft te worden gecontroleerd
Oplossingen voor e-mailarchivering zijn bedoeld voor:
- Het verminderen van de hoeveelheid gegevens in mailboxen zodat opslagquota bij cloudmailproviders niet worden bereikt
- Het centraliseren van communicatiedossiers en het wegnemen van de afhankelijkheid van PST- en EML-bestanden om oude berichten offline te bewaren
- Het voldoen aan wettelijke en branchenormen
- Het voldoen aan eisen rond eDiscovery of legal holds
- Langdurige toegang tot historische e-mails
- Situaties waarin elk bericht bij het ontstaan moet worden vastgelegd en in onveranderlijke vorm opgeslagen
Er bestaan gecombineerde oplossingen voor e-mailback-up en -archivering die aan beide behoeften volledig voldoen. U moet elke oplossing echter zorgvuldig beoordelen om zeker te weten dat ze aansluit op uw specifieke bedrijfsbehoeften en op wettelijke of branchespecifieke eisen.
Wat u nodig hebt voor effectieve e-mailback-up en e-mailarchivering
Plan voordat u uw back-upoplossing ontwerpt hoe u alle essentiële gegevens volledig afdekt en zorg dat de back-upfrequentie gegevens in een passend tempo vastlegt. Zo is er altijd een recente versie om te herstellen en heeft gegevensverlies zo min mogelijk impact op de productiviteit. Overleg bij het plannen van uw oplossing voor e-mailarchivering met juridische of brancheexperts zodat u volledig voldoet aan alle wettelijke en compliance-eisen.
Daarna is het een kwestie van de juiste tools kiezen en implementeren. Een back-up maken van in de cloud gehoste communicatie uit Microsoft 365 en Google Workspace kan bijzonder lastig zijn, zeker wanneer ook communicatie uit chattools als Teams of samenwerkingsplatforms als SharePoint moet worden meegenomen. SaaS backup van NinjaOne geeft u de tools om een back-up te maken van uw Microsoft 365- of Google Workspace-tenant, met granulair herstel en geautomatiseerd bewaarbeleid.
Gerelateerde onderwerpen:
