Zo stelt u een terugkerende IT-onderhoudsdag in voor MSP-klanten

Vaste onderhoudsvensters voor IT-onderhoud zijn cruciaal voor de activiteiten van MSP’s, omdat ze ervoor zorgen dat onderdelen zoals patch-updates en infrastructuur in goede staat blijven.

In deze gids leest u hoe u samen met klanten een terugkerend onderhoudsschema opstelt met behulp van PSA-tools, automatiseringsscripts en NinjaOne.

Leert u liever visueel? Bekijk dan onze video “Zo stelt u een terugkerende IT-onderhoudsdag in voor MSP-klanten” voor meer informatie.

Een IT-ondersteuningskader opzetten voor onderhoudsdagen

Voordat u uw onderhoudsdagen gaat automatiseren, hebt u een duidelijk schema met uw klanten nodig. In dit onderdeel leest u hoe MSP’s hun onderhoudsproces bij meerdere klanten kunnen stroomlijnen.

Stap 1: bepaal de reikwijdte en timing van terugkerend onderhoud

Zorg voor consistentie door een schema op te stellen voor het moment waarop onderhoud plaatsvindt en communiceer dit duidelijk naar uw klanten. Dat is belangrijk om verwachtingen bij klanten te scheppen (en waar te maken), uitvaltijd te beperken en de servicekwaliteit te maximaliseren.

Enkele beste praktijken:

• Kies een herhaalbare frequentie: in de kern betekent dit dat u onderhoud steeds op hetzelfde moment uitvoert.
• Bepaal de lengte van de onderhoudsperiode: afhankelijk van de gevoeligheid en werklast van de klant kiest u voor onderhoud ’s nachts of binnen kantooruren.
• Breng klanten met vergelijkbare behoeften samen: klanten groeperen op basis van SLA of tijdzone helpt MSP’s efficiënter te werken. Dat is vooral nuttig als u al een groot klantenbestand hebt.

Stap 2: bepaal de categorieën onderhoudstaken

Breng in kaart welke diensten of taken tijdens een onderhoudsperiode worden uitgevoerd. Over het algemeen gaat het om deze categorieën:

• Systeemcontroles: schijfgebruik, geheugendrempels, hardwarewaarschuwingen
• Patchbeheer: updates voor OS en software van derden
• Back-upverificatie: bevestig dat back-uptaken zijn afgerond en test herstelacties
• Beveiligingsscans: voer EDR/AV-scans of controles op kwetsbaarheden uit
• Asset-opschoning: verwijder verouderde tijdelijke bestanden, browserrommel en ongebruikte agents
• Controle van netwerkapparatuur: bewaak de status van switches/routers en de firmwareversie

Stap 3: verdeel verantwoordelijkheden en stel automatiseringen in

Zodra de vaste onderhoudstaken zijn bepaald, wijst u terugkerende tickets toe aan technici. Daarnaast helpt het toekennen van de rol van Maintenance Lead bij escalaties en het samenvoegen van rapportages.

💡 Tip: u kunt taken zoals patch-updates ook automatiseren via PowerShell, Groepsbeleid of Taakplanner.

Voorbeeld van een PowerShell-script: geplande patchtoepassing

$clients = Import-Csv "Clients.csv"
foreach ($client in $clients) {
Invoke-Command -ComputerName $client.Name -ScriptBlock {
Install-WindowsUpdate -AcceptAll -AutoReboot
}
}

Andere toepassingen van automatisering met GPO en Taakplanner

(A) Voor GPO

Met Groepsbeleid kunt u:

• Gebruikers afmelden vóór het onderhoud
• Niet-kritieke services uitschakelen
• Onderhoudsvensters instellen voor Windows Update

(B) Voor Taakplanner

Start tijdens onderhoudsdagen op vaste tijden logrotatie of back-upscripts met de ingebouwde Windows Taakplanner of met integraties van de RMM-agent.

Extra tips en aandachtspunten voor IT-onderhoud

Checklists voor IT-onderhoud maken klantcommunicatie eenvoudiger

Naast een vast schema helpt het om vóór en na het onderhoud regelmatig herinneringen en updates naar uw klanten te sturen. Dat versterkt het vertrouwen en houdt alles transparant.

Enkele beste praktijken voor herinneringen over regulier onderhoud:

• Stuur herinneringen minstens 72 uur vóór het onderhoud.
• Vermeld altijd het tijdstip (en de tijdzone) van het onderhoud, de verwachte impact op de activiteiten van uw klant (indien van toepassing) en een contactpersoon tijdens het onderhoudsvenster.

💡 Tip: informeer uw klanten na afloop van het venster via een live statuspagina of een logupdate.

Hybride uitvoeringsstrategieën

Sommige klanten verlangen dat MSP’s ter plaatse langskomen voor goed onderhoud en goede ondersteuning. Een strategie voor deze klanten kan veel opleveren, zeker als u veel hybride situaties beheert.

Goede praktijken voor hybride uitvoeringsstrategieën:

• Softwaretaken op afstand uitvoeren
• Fysieke bezoeken per kwartaal inplannen (of zoals afgesproken) voor:
  • Firmware-updates
  • Apparatuur stofvrij maken/reinigen
  • Visuele inspectie
  • Temperatuurcontrole in de serverruimte
• De tijd op locatie optimaal benutten door afspraken te plannen voor bezoeken aan meerdere klanten

Wat volgt daarna? Rapportage en opvolging

Een rapport na afloop van het onderhoud helpt klanten te begrijpen wat er tijdens het onderhoudsvenster is gebeurd. Zo’n rapport ziet er voor elke organisatie en elke klant anders uit. In dit onderdeel vindt u een kort overzicht van wat u aan uw rapporten kunt toevoegen.

E-mails aan klanten

E-mail is het meest gebruikte communicatiemiddel tussen MSP’s en hun klanten. Een duidelijk rapport of een opvolgmail na het onderhoud geeft klanten snel inzicht in het uitgevoerde werk. Zo’n e-mail bevat een samenvatting van de afgeronde taken en een lijst met openstaande punten.

💡 Tip: wilt u nog grondiger zijn, voeg dan screenshots van de situatie vóór en na toe, zeker bij ingrijpende wijzigingen.

Dashboard

Een live dashboard geeft updates in één portaal, waardoor klanten eenvoudig bij relevante gegevens kunnen. In uw dashboard kunt u opnemen:

• Slagingspercentage van het onderhoud
• Aantal mislukte patches
• Status van de back-upverificatie
• Devices die nog een reboot nodig hebben

U kunt ook aanvullende informatie opnemen waar uw klanten doorgaans om vragen.

NinjaOne integreren in uw IT-onderhoud

MSP’s kunnen NinjaOne moeiteloos in hun onderhoudswerkzaamheden integreren dankzij de automatiseringsfuncties. Enkele voorbeelden:

NinjaOne-functie	Wat het doet	Hoe het helpt bij IT-onderhoud
Policy Engine	Start scripts en past patchbeleid toe op geplande dagen	Zorgt voor consistente patch-implementatie zonder handwerk en voor routineonderhoud, wat handmatig werk vermindert en menselijke fouten beperkt.
Task Scheduler	Stelt geautomatiseerde controles of back-upvalidatie in	Houdt routineonderhoud proactief en voorspelbaar en helpt problemen op te sporen en op te lossen voordat het grote incidenten worden
Device Tags	Groepeert systemen op SLA of locatie om verschillende onderhoudsscopes toe te passen	Maakt onderhoudsworkflows op maat per groep mogelijk, wat de operationele efficiëntie verhoogt en SLA-compliance waarborgt
Registry/Status Scan	Gebruikt aangepaste velden om devices met een tijdstempel als “Onderhouden” te markeren	Biedt helder inzicht in de onderhoudshistorie, waarmee MSP’s compliance kunnen volgen en direct zien welke devices zijn overgeslagen
Automated Reporting	Deelt na het onderhoud samenvattingen van patch- of back-upcompliance	Vergroot transparantie en verantwoording en toont klanten de waarde van onderhoudsdiensten

Stroomlijn uw MSP-activiteiten met vaste IT-onderhoudsdagen

Terugkerend IT-onderhoud zorgt voor proactief werken, betere klantcommunicatie en transparantie en consistente dienstverlening. Door automatisering, goede klantcommunicatie en strategische planning te combineren, kunnen MSP’s een superieure, schaalbare en klantgerichte onderhoudservaring bieden.

Gerelateerde onderwerpen:

• Zo bouwt u in 4 stappen een IT-automatiseringsstrategie
• Zo beperkt u uitvaltijd in uw IT-activiteiten
• Ontsnap aan Groundhog Day in de IT: de top 10 repetitieve helpdesktaken om te automatiseren