Teams-bewaarbeleid configureren voor compliance met regelgeving

Uw Teams-bewaarbeleid in Microsoft bepaalt hoe chatlogs en kanaalgegevens worden beveiligd, opgeslagen en verwijderd. Systeembeheerders moeten zich daarbij houden aan internationale regelgeving voor gegevensbeheer om volledige beveiliging te garanderen en risico’s te beperken.

Hieronder leest u hoe u Microsoft Teams-compliance in Windows 11 realiseert met geavanceerde tools, veelgestelde vragen en de beste implementatiestrategieën.

Optimaliseer uw bewaarbeleid voor Microsoft Teams

Breng vóór het configureren van uw Microsoft Teams-omgeving uw technische beperkingen, scope en doelen in kaart voor een soepele implementatie.

📌 Vereisten:

• Microsoft 365 E3/E5-licentie of de Microsoft 365 Compliance-add-on
• De rol Compliancebeheerder of Globale beheerder
• Toegang tot Microsoft Purview (https://compliance.microsoft.com)
• Teams-berichten moeten in Exchange-postvakken worden opgeslagen
• PowerShell-toegang met de modules Exchange Online en Compliance
• Endpointbeleid geconfigureerd via GPO of register (optioneel)

📌 Aanbevolen implementatiestrategieën:

Methode 1: een Teams-bewaarbeleid maken in Microsoft Purview

📌 Toepassingen: beleid voor gegevensopslag instellen voor Teams-chats en compliance monitoren.

📌 Vereisten: Microsoft 365 Enterprise

1. Open de Microsoft Purview-complianceportal.
2. Ga naar Microsoft 365-locaties en selecteer Microsoft 365.
3. Selecteer Bewaarbeleid > Maken.
4. Kies het beleidstype Statisch of Adaptief.
   1. Adaptieve scopes hebben Azure AD-kenmerken nodig en zijn ideaal voor grote organisaties met meerdere, wisselende rollen.
5. Selecteer Teams-chats en/of Teams-kanaalberichten als locaties
6. Kies de bewaarinstellingen:
   1. Items X dagen/maanden/jaren bewaren
   2. Items verwijderen na afloop van de bewaartermijn (optioneel)
   3. Beleid met alleen bewaren (behouden zonder verwijdering)
7. Pas het beleid toe op gebruikers of groepen (of op iedereen).
8. Geef het beleid een passende naam (bijvoorbeeld Bewaarbeleid gebruikerspostvakken).
9. Maak het beleid aan.

💡 Let op: Teams-chats worden opgeslagen in individuele gebruikerspostvakken; kanaalberichten worden opgeslagen in postvakken van Microsoft 365-groepen.

Methode 2: bewaarinstellingen configureren met PowerShell

Zo beheert u Teams-bewaarbeleid met PowerShell.

📌 Toepassingen: uitgebreide scripts schrijven voor grootschalige implementaties en bestaand beleid aanpassen.

1. Druk op Win + R, typ powershell en druk op Ctrl + Shift + Enter.
2. Maak verbinding met het Security & Compliance Center:

Connect-IPPSSession

2. 1. Zorg dat Exchange Online Management Module v2 is geïnstalleerd.
3. Maak een nieuw bewaarbeleid:

Set-RetentionCompliancePolicy -Identity "TeamsRetentionPolicy" -TeamsChatLocation All -TeamsChannelLocation All

4. Maak een bewaarregel:

New-RetentionComplianceRule -Name "TeamsChats90Days" -Policy "TeamsRetentionPolicy" -RetentionDuration 90 -RetentionAction KeepAndDelete

1. 1. De bewaartermijn moet in dagen worden opgegeven.
   2. U kunt ook andere parameters gebruiken om uw bewaarbeleid op specifieke postvakken te baseren.

5. Controleer de beleidsinstellingen:

Get-RetentionComplianceRule -Policy "TeamsRetentionPolicy"

Methode 3: de bewaarstatus monitoren en rapporteren

📌 Toepassingen: bewaaracties in Teams volgen en monitoren (bijvoorbeeld verwijderingsgebeurtenissen, storingen in de app enzovoort)

📌 Vereisten: Microsoft Purview.

1. Ga naar Microsoft Purview > Levenscyclusbeheer van gegevens.
2. Bekijk het actieve beleid en de status.
3. Ga naar Controle > Zoeken in controlelogboek om bewaaracties te volgen:
   1. Verwijderingsgebeurtenissen van berichten
   2. Bewaarblokkeringen
   3. Mislukte toepassingen van beleid
4. Gebruik Inhoud zoeken voor een diepgaander onderzoek.
5. Exporteer logboeken wanneer dat nodig is voor audits of incidentafhandeling.

Raadpleeg de officiële Microsoft-handleiding over het bewaren van audittrails om te zien hoe lang uw Teams-gegevens bewaard kunnen blijven op basis van uw licentietype.

Methode 4: de Register-editor gebruiken om de integriteit van het Teams-beleid te ondersteunen

⚠️ Waarschuwing: het bewerken van het register kan systeemproblemen veroorzaken. Maak een back-up voordat u verdergaat.

📌 Toepassingen: voorkomen dat gebruikers gegevens downloaden of uploaden, met het oog op Microsoft Teams-compliance.

1. Druk op Win + R, typ regedit en druk op Ctrl + Shift + Enter.
2. Navigeer naar:

HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Policies\Microsoft\Office\16.0\Teams

1. 1. Ziet u de sleutel Teams niet:
      1. Klik met de rechtermuisknop op de map 16.0.
      2. Selecteer Nieuw > Sleutel.
      3. Noem deze “Teams”.
      4. Druk op Enter.

3. Maak of wijzig de volgende DWORD-waarden:
   1. DisableLocalCaching
      1. Stel de waarde in op 1 om lokale opslag van chats te voorkomen.
   2. BlockDownloadLocation
      1. Stel de waarde in op 1 om te verhinderen dat gebruikers bestanden naar lokale opslag downloaden.
   3. PreventFileUpload
      1. Stel de waarde in op 1 om uploads vanuit de lokale cache naar Teams te blokkeren.
4. Sluit de Register-editor.
5. Start Teams opnieuw of voer een reboot van de werkplek uit om uw wijzigingen door te voeren.

Methode 5: Groepsbeleid gebruiken om omzeiling van het bewaarbeleid te voorkomen

Stem bedrijfsbrede instellingen af op de eisen van uw Microsoft Teams-bewaarbeleid.

📌 Toepassingen: ongeoorloofde berichtontvangst beperken.

📌 Vereisten: Windows 11 Pro, Enterprise, Education

1. Druk op Win + R, voer gpedit.msc in en druk op Ctrl + Shift + Enter.
2. Navigeer naar:

Gebruikersconfiguratie > Beheersjablonen > Microsoft Teams

3. Schakel beleid in zoals:
   • Bestandsdownload voorkomen
   • Cloudopslag-apps blokkeren (Dropbox, Google Drive)
   • Teams-chat uitschakelen voor bepaalde gebruikers/groepen
4. Klik op Toepassen en daarna op OK.
5. Start Teams opnieuw of voer een reboot van de werkplek uit om uw wijzigingen door te voeren.

Methode 6: CMD- en CLI-tools gebruiken om compliance te verifiëren

Hieronder vindt u stap voor stap hoe u uw Teams-bewaarbeleid beheert met opdrachtregeltools.

📌 Toepassingen: hiaten in de handhaving van Teams-beleid opsporen of een beleidsvernieuwing starten.

📌 Vereisten: Microsoft Teams Admin Center (CLI)

1. Druk op Win + R, typ cmd en druk op Ctrl + Shift + Enter.
2. Controleer de installatiepaden van de Teams-client:

where teams.exe

3. Controleer de Teams-logboeken op synchronisatieproblemen die met bewaren te maken hebben:

%appdata%\Microsoft\Teams\logs.txt

4. Voer GPResult uit om het toegepaste beleid te bevestigen:

gpresult /h policyreport.html

5. Voer dit uit om de licentietoewijzing via Microsoft Graph te verifiëren:

az ad user show --id [email protected]

6. Controleer de join-status van het device:

dsregcmd /status

7. Vernieuw uw lokale beleid:

gpupdate /force

⚠️ Waar u op moet letten

Belangrijke aandachtspunten voor Microsoft Teams-compliance

Houd deze punten in gedachten bij het configureren van bewaarbeleid voor Microsoft Teams.

Bewaarlabels versus bewaarbeleid

Met bewaarbeleid automatiseert u het beheer van postvakken, Teams-berichten en SharePoint-sites. Labels bieden controle op itemniveau, met voorwaarden en classificaties waarmee u specifieke e-mails en documenten ordent, bewaart of verwijdert.

Hiërarchie van het beleid

Bewaren krijgt voorrang op verwijderingsbeleid. Als er bovendien meerdere bewaarbeleidsregels van kracht zijn, geldt de regel met de langste bewaartermijn. Zo voldoet u aan internationale standaarden en voorkomt u dat gegevens te vroeg worden verwijderd.

Privékanalen in Teams

Berichten uit privékanalen worden opgeslagen in individuele gebruikerspostvakken. Zorg er daarom voor dat u die postvakken expliciet opneemt in uw beleid.

Preservation Hold Library

Zodra een medewerker iets wijzigt of verwijdert dat onder uw Teams-bewaarbeleid valt, wordt die inhoud opgeslagen in de Preservation Hold Library (SharePoint/OneDrive) of in de map Herstelbare items. Beide zijn niet toegankelijk voor eindgebruikers.

Problemen met uw Microsoft Teams-bewaarbeleid oplossen

Hieronder vindt u beproefde oplossingen voor de meestvoorkomende obstakels bij Teams-bewaarbeleid.

Het beleid wordt niet toegepast

Werkt uw Teams-bewaarbeleid niet, controleer dan nogmaals de postvaktoewijzing en of u over een ondersteunde licentie beschikt (bijvoorbeeld Office 365 E3 of A3). Het beleid is van beide afhankelijk.

Het Teams-bewaarbeleid wordt niet gehandhaafd

Volgens de officiële documentatie van Microsoft duurt het tot zeven dagen aan backendverwerking voordat een nieuw bewaarbeleid volledig is doorgevoerd. Houd daar rekening mee tijdens audits.

Verwijderde berichten zijn nog te herstellen

Verwijderde berichten kunnen nog steeds op een beveiligde locatie bewaard blijven via een eDiscovery-blokkering, een litigation hold of een apart bewaarbeleid voor toekomstige audits. Deze berichten blijven oproepbaar totdat hun bewaartermijn afloopt.

Het bewaren van chats is niet zichtbaar

Gebruik Inhoudsverkenner, Zoeken in postvakken of de volgende PowerShell-opdracht om te verifiëren dat uw Teams-chat- en kanaalgegevens worden bewaard:

Get-RetentionCompliancePolicy -Identity "<PolicyName>" -DistributionDetail | FL DistributionStatus

Vervang <PolicyName> door de naam van het gewenste Teams-bewaarbeleid in Microsoft Purview (Levenscyclusbeheer van gegevens > Microsoft 365 > Bewaarbeleid).

NinjaOne-diensten

Stel robuust beleid op voor Microsoft Teams-compliance

Uw Microsoft Teams-bewaarbeleid bepaalt hoelang de berichten van uw bedrijf worden bewaard en wanneer ze worden verwijderd. Dit beleid wordt gehandhaafd voor algemene gegevensveiligheid en om aan internationale regelgeving te voldoen. Houd deze methoden dus in gedachten voor volledige compliance.

Zet geautomatiseerde oplossingen in om uw organisatie moeiteloos in lijn te brengen met HIPAA, MiFID II, GDPR en andere wereldwijde standaarden voor gegevensbeveiliging.

Gerelateerde onderwerpen:

• Microsoft Teams gebruiken voor naadloze samenwerking op de werkplek
• Microsoft Teams gebruiken voor naadloze samenwerking op de werkplek
• Een team maken en beheren in Microsoft Teams
• IT-compliance: definitie, standaarden en risico’s
• Microsoft Purview DLP configureren