Belangrijkste punten
- Centraliseer licentiegegevens zodat IT, inkoop en finance met dezelfde data werken.
- Wijs aan elke applicatie een vaste eigenaar toe zodat verlengingen en leveranciersrelaties bij iemand belegd zijn.
- Beoordeel het gebruik volgens een vast schema om ongebruikte licenties, dubbele abonnementen en ongeautoriseerde software op te sporen.
- Automatiseer notificaties over verlengingen en het volgen van de lifecycle om gemiste verlengingen en compliance-risico’s te beperken.
- Stem IT, inkoop, finance, security en compliance op elkaar af zodat softwarebeslissingen aansluiten op budget en auditeisen.
Om softwarelicenties te beheren binnen een hele onderneming, houdt u één centrale registratie bij van elke licentie, wijst u aan elke applicatie een vaste eigenaar toe, beoordeelt u het gebruik volgens een vast schema en automatiseert u notificaties over verlengingen. Grote organisaties beheren vaak duizenden softwarelicenties, SaaS-abonnementen, endpointapplicaties en verlengingsovereenkomsten verspreid over veel afdelingen en business units. Versnipperde registraties leiden daardoor tot dubbele uitgaven, gemiste verlengingen en hiaten bij audits.
Volg de gegevens van uw IT-activa, inclusief softwarelicenties, met NinjaOne ITAM
Waarom zicht op softwarelicenties lastig is in grote omgevingen
Softwareomgevingen van grote organisaties zijn gelaagd en bijzonder complex. Organisaties moeten een breed scala aan SaaS-abonnementen met uiteenlopende licenties beheren. Daarnaast krijgen ze te maken met verschillende soorten enterprise agreements of licentiemodellen die per leverancier verschillen.
Daardoor is een volledige en centrale governance onmisbaar. Zonder die governance ontstaan er inefficiënties en overlappende abonnementen. Uw IT-team krijgt dan moeite met de algehele monitoring en met het bijhouden van verlengingen. Is uw organisatie onderworpen aan wettelijke eisen, dan wordt voldoen aan compliance lastig. Door inkoop te centraliseren en consistente procedures en documentatie aan te houden, beschermt u uw organisatie en houdt u alles efficiënt draaiende.
Zicht op softwarelicenties centraliseren
Voor effectieve software governance heeft u een centraal systeem nodig. Dit is wat u daarvoor moet doen:
Standaardiseer het eigenaarschap van software
Duidelijk eigenaarschap verbetert de governance en de voorwaarden bij verlenging. Uw organisatie moet zicht houden op het volgende:
- Eigenaarschap van applicaties
- Verantwoordelijkheid per afdeling
- Bedrijfskritische software
- Toewijzing van licenties
- Operationele verantwoordelijkheid
- Leveranciersrelaties
Houd centrale licentiegegevens bij
Heldere documentatie en toezicht zorgen voor consistente rapportage en operationeel inzicht. Uw centrale softwareregistratie moet de volgende gegevens bevatten:
- Aantallen licenties
- Verlengingsschema’s
- Leveranciersovereenkomsten
- Toewijzingen aan gebruikers
- Abonnementsniveaus
- Lifecycle-status
Volg het softwaregebruik doorlopend
Zicht houden op het gebruik draagt bij aan de operationele efficiëntie en aan het beheersen van softwarekosten. Organisaties doen er daarom goed aan hun softwaregebruik bij te houden. Wat u precies volgt, verschilt per applicatie en per gebruikssituatie, maar deze informatie is in elk geval nuttig:
- Algemeen gebruik van applicaties
- Ongebruikte licenties
- Dubbele abonnementen
- Trends in SaaS-adoptie onder gebruikers
- Gebruik van ongeautoriseerde software
Beheer software op uiteenlopende endpoints vanuit één centraal IT Management-platform
Software-abonnementen en verlengingen beheren
Naarmate organisaties groeien en hun activiteiten complexer worden, groeien ook hun SaaS-behoeften. Softwarebeheer moet daarom schaalbaar zijn opgezet:
Standaardiseer het beheer van verlengingen
Organisaties doen er goed aan hun processen voor softwarebeheer te standaardiseren. Denk aan het inplannen van verlengingen, afstemming met leveranciers, budgetprognoses, evaluaties van softwaregebruik en contractbeheer.
Een gestructureerde en goed gedocumenteerde governance rond verlengingen maakt het werk eenvoudiger. Het vermindert versnippering en voorkomt onverwachte problemen.
Beperk wildgroei van SaaS-abonnementen
Naarmate uw organisatie groeit, stapelen de SaaS-abonnementen zich op. Het is daarom essentieel om al uw software-abonnementen regelmatig te beoordelen op ongebruikte tools of overlappende functies.
Zonder regelmatige licentiebeoordelingen loopt u het risico op dubbele licenties, ongeautoriseerde tools binnen uw processen, overschrijding van het toegewezen budget of hiaten in compliance. Het resultaat is inconsistente governance. Door het zicht op abonnementen te centraliseren en dit regelmatig te beoordelen, vergroot u uw operationele grip.
Stem software-inkoop en IT-toezicht op elkaar af
Afstemming is cruciaal bij alles wat uw organisatie doet. Het houdt iedereen op de hoogte en verbetert het zicht op de lifecycle. Bij software-inkoop en toezicht moet de governance de volgende belanghebbenden betrekken:
- Inkoopteams
- IT-teams
- Securityteams
- Complianceteams
- Financiële teams
Standaardiseer auditvriendelijke workflows
Organisaties hebben consistente workflows nodig voor efficiëntie en auditgereedheid. Daarvoor hebben IT-teams een gestandaardiseerde en gedocumenteerde workflow voor softwarebeheer nodig, zeker als het gaat om licentierapportage, validatie van gebruik, categorisering van software, leveranciersdocumentatie en het volgen van de lifecycle.
Operationele workflows die organisaties zouden moeten automatiseren
Geautomatiseerde synchronisatie van softwarelicenties
Automatiseringen maken het werk eenvoudiger, efficiënter en betrouwbaarder. Bij softwarebeheer kunnen organisaties het volgende automatiseren:
- Licentieverlengingen
- Gebruiksrapportage
- Synchronisatie van abonnementen
- Meldingen over verlengingen
- Het volgen van de lifecycle
Een centrale tool voor het volgen van licenties en notificaties over verlengingen, zoals NinjaOne IT Asset Management (ITAM), houdt gegevens over eigenaarschap, gebruik en verlengingen op één plek bij zodat teams handelen op basis van actuele registraties.
Notificaties over verlengingen
Stel geautomatiseerde notificaties in om het volgende bij te houden:
- Aankomende verlengingen
- Ongebruikte licenties
- Contractuele mijlpalen
- Wijzigingen in abonnementen
- Compliance-risico’s
Beste praktijken voor het beheer van softwarelicenties
| Praktijk | Wat u doet | Resultaat |
| Centraliseer het eigenaarschap van software | Wijs aan elke applicatie een vast aanspreekpunt toe | Duidelijke verantwoordelijkheid voor de applicatie en de relatie met de leverancier |
| Standaardiseer de categorisering van software | Deel applicaties in volgens één consistente indeling | Consistente rapportage en zicht op de governance |
| Voer terugkerende gebruiksevaluaties uit | Vergelijk toegewezen licenties met het werkelijke gebruik volgens een vast schema | Ongebruikte en onderbenutte abonnementen komen in beeld |
| Stem software governance af op inkoop | Betrek inkoop en finance bij de planning van verlengingen | Verlengingen en kostenbeheersing worden samen gepland |
| Zorg voor doorlopende auditgereedheid | Houd licentiegegevens en bewijs van gebruik actueel | Bewijsmateriaal voor audits is direct beschikbaar |
Veelgemaakte fouten in software governance
- Verlengingen handmatig beheren: handmatig bijhouden zorgt voor blinde vlekken en operationeel risico. Automatiseer verlengingen liever om fouten te beperken.
- Decentrale software-inkoop toestaan: ongecontroleerde inkoop leidt tot wildgroei aan software en dubbele licenties. U heeft een centraal en gecoördineerd systeem voor software-inkoop nodig.
- Ongebruikte abonnementen over het hoofd zien: ongebruikte abonnementen zijn weggegooid geld. Beoordeel uw abonnementen regelmatig om te controleren of ze allemaal goed worden benut.
- Losstaande inventarisatiesystemen gebruiken: een versnipperd systeem gaat ten koste van consistente rapportage en zicht op de governance. Gebruik bij voorkeur alleen software die onder een centraal systeem wordt beheerd.
- Audits als losse gebeurtenissen behandelen: reactieve auditvoorbereiding verhoogt de druk op de organisatie. Neem complianceplanning vanaf het begin op in uw workflows.
Quick-start guide
NinjaOne helpt u softwarelicenties binnen de hele onderneming te beheren. Dit biedt NinjaOne voor het beheer van bedrijfssoftwarelicenties:
IT Asset Management (ITAM)
- NinjaOne bevat ITAM-functionaliteit waarmee u software en assets volgt gedurende hun volledige lifecycle – van aanschaf tot buitengebruikstelling
- Volg essentiële assetgegevens, aangepaste velden en asset-gerelateerde activiteiten gedurende de volledige levensduur van devices
- Importeer devices via CSV voor bulkbeheer en maak devices aan via de Public API
Software-implementatie en patching
- WinGet-integratie: implementeer en beheer meer dan 6.000 softwareproducten op devices met Windows 10 en hoger
- Configureer automatisch patchbeheer voor softwareapplicaties
- Scan op software-updates en rol patches uit binnen uw hele organisatie
- Stel automatische updates in voor alle applicaties die WinGet ondersteunt
Device- en assettracking
- Volg devices voordat ze beheerd worden (bevoorradingsfase)
- Koppel devices automatisch en zet ze om tussen beheerde en onbeheerde status
- Houd assetgegevens bij, waaronder eigenaarschap, toewijzingsstatus en aangepaste velden
- Ondersteuning voor Windows-, Mac- en Linux-devices
Software governance opbouwen voor de lange termijn in een groeiende organisatie
Doorlopend zicht houden op softwarelicenties, abonnementen, verlengingen en gebruik vraagt om meer dan losse audits of losstaande inventarisatiesystemen. Grote organisaties moeten hun software governance centraliseren en operationele workflows standaardiseren. Daarmee verbeteren ze hun auditgereedheid, beperken ze verspilling van software en houden ze op de lange termijn zicht op hun omgeving.
Gerelateerde artikelen:
