Zo voert u elk kwartaal een SaaS-kostenaudit uit zonder externe tools

SaaS-kosten kunnen snel oplopen, zeker wanneer niemand erop let. Kleine dingen, zoals nieuwe apps die in de loop van de tijd stilletjes worden toegevoegd en ongebruikte licenties van vertrokken medewerkers, jagen uw uitgaven al snel omhoog.

De echte uitdaging is echter om deze uitgaven te controleren zonder nóg een tool aan uw bestaande technische stapel toe te voegen.

In deze gids laten we u zien hoe u elk kwartaal een audit van uw SaaS-kosten uitvoert zonder een speciaal SaaS-managementplatform.

Liever kijken dan lezen? Bekijk dan onze video Zo voert u elk kwartaal een SaaS-kostenaudit uit zonder externe tools.

Kwartaalaudits van SaaS-kosten zonder gespecialiseerde tools

In plaats van te investeren in een nieuwe tool die uw technische stapel nog verder compliceert kunt u de dashboards van uw leveranciers en eenvoudige rapportagetools gebruiken om elk kwartaal een audit van uw SaaS-kosten uit te voeren. Deze aanpak sluit goed aan bij een lean SaaS-kostenbeheer en houdt uw audits consistent.

📌 Vereisten

• Toegang tot SaaS-beheerdersdashboards zoals het Microsoft 365-beheercentrum, het Google-beheerportaal, Zoom en Salesforce
• Factureringsoverzichten of facturen per kwartaal van elke SaaS-leverancier.
• Een spreadsheet of een eenvoudige BI-tool om gegevens samen te voegen.
• Vastgelegd licentiebeleid en documentatie van toewijzingen om ongebruikte licenties terug te halen.
• Afstemming met de afdelingen finance of inkoop voor gegevensafstemming en contractvalidatie.

Stap 1: verzamel uw SaaS-factureringsgegevens

Eerst moet u een centraal overzicht van al uw SaaS-gerelateerde uitgaven opbouwen. Die stap maakt het eenvoudiger om kosten te volgen en te optimaliseren.

1. Log in op de portalen van uw leveranciers en download alle facturen of factureringsrapporten.
2. Noteer het aantal licenties, de kosten per eenheid en de verlengingscycli.
3. Maak met Excel of Google Spreadsheets één gezamenlijke spreadsheet en orden uw gegevens op basis van:
   1. Naam van de leverancier
   2. Licentietype
   3. Toegewezen/niet-toegewezen licenties
   4. Maandelijkse kosten
   5. Verlengingsdatum en contracteigenaar

Stap 2: controleer de licentietoewijzingen

Vervolgens moet u controleren of alle gefactureerde licenties zijn toegewezen en ook daadwerkelijk worden gebruikt.

1. Ga naar het beheerportaal van uw SaaS-platforms en exporteer de huidige licentietoewijzingen per gebruiker.

Gebruik voor Microsoft 365 Microsoft Graph PowerShell om de huidige licentietoewijzingen per gebruiker op te halen.

Installeer de Microsoft Graph PowerShell SDK als die nog niet beschikbaar is:

Install-Module Microsoft.Graph -Scope CurrentUser

Maak verbinding met de vereiste machtiging. Mogelijk is toestemming van een beheerder nodig:

Connect-MgGraph -Scopes "User.Read.All"

Haal de gebruikers met een licentie en de bijbehorende license SKU ID’s op:

Get-MgUser -All -Property DisplayName,UserPrincipalName,AssignedLicenses | Where-Object { $_.AssignedLicenses.Count -gt 0 } | Select-Object DisplayName,UserPrincipalName,@{Name="LicenseSkuIds";Expression={($_.AssignedLicenses.SkuId) -join ";"}}

2. Vergelijk het aantal aangeschafte en toegewezen licenties met uw factureringsgegevens.
3. Markeer niet-toegewezen licenties voor opschoning.
4. Leg per licentiegroep vast wie de eigenaar is, zodat de verantwoordelijkheid duidelijk is.

Stap 3: breng overlap en onderbenutting in kaart

Naast niet-toegewezen licenties moet u ook letten op overbodige tools en licenties die nauwelijks worden gebruikt.

1. Controleer of gebruikers meerdere licenties hebben voor vergelijkbare SaaS-apps (bijvoorbeeld Teams en Zoom).
2. Bekijk de login- en activiteitenlogboeken op inactieve accounts.
3. Markeer licenties die al >90 dagen niet zijn gebruikt als kandidaat voor hertoewijzing of verwijdering.
4. Beoordeel of overlappende tools bij de verlenging kunnen worden samengevoegd.

Stap 4: stel een kwartaalrapport op van uw SaaS-kostenaudit

Zodra u alle benodigde gegevens hebt verzameld, kunt u een auditrapport opstellen met al uw bevindingen. Heldere rapportage zorgt ervoor dat uw SaaS-kostenbeheer ook echt tot actie leidt.

1. Breng de volgende kerncijfers samen:
   1. Totale SaaS-uitgaven over het kwartaal
   2. Aantal ongebruikte licenties
   3. Mogelijke besparing door licenties terug te halen
   4. Aanbevelingen voor consolidatie
2. Gebruik cirkeldiagrammen en tabellen om uw bevindingen te visualiseren.
3. Maak het rapport klaar voor een presentatie aan stakeholders.

💡 Tip: met historische vergelijkingen laat u uw voortgang goed zien.

Stap 5: neem de bevindingen op in uw QBR’s

Tot slot moet u uw auditbevindingen opnemen in uw quarterly business reviews (QBR’s) om de waarde van geoptimaliseerde SaaS-uitgaven aan te tonen.

• Zet uw successen in de schijnwerpers. Laat uw klanten zien hoeveel licenties u hebt teruggehaald en hoeveel geld u hebt bespaard.
• Koppel besparingen aan strategie. Leg uit hoe deze besparingen bijdragen aan de langetermijndoelen van uw organisatie, zoals budgettering, inkoop of operationele efficiëntie.
• Voorspel slimmer. Gebruik trends om toekomstige beslissingen over uw SaaS-leveranciersbeheer te onderbouwen.

📌 Overzicht van beste praktijken:

Automatisering: eenvoudiger zicht op SaaS-licentietoewijzingen

SaaS-licenties elke maand handmatig bijhouden kost veel tijd en is foutgevoelig. Automatiseer dit proces daarom waar het kan.

Een voorbeeld:

• Gebruik PowerShell- of Google Admin SDK-scripts om maandelijks rapporten met licentietoewijzingen uit uw SaaS-platforms te exporteren.
• Automatiseer herinneringen voor de finance- en IT-teams om de audit te beoordelen en actie te ondernemen.
• Bewaar alle SaaS-auditrapporten in een gedeelde map of een centrale omgeving zoals NinjaOne Documentation.

Deze automatiseringen versterken uw SaaS-licentiebeheer en verlagen tegelijk de administratieve last.

Waarom een audit van uw SaaS-kosten ertoe doet

Kostenoptimalisatie staat bij veel organisaties hoog op de agenda, maar het realiseren ervan blijkt lastig.

Uit het 2026 State of ITAM Report van Flexera blijkt dat slechts 36% van de respondenten volledig zicht heeft op hun IT-activa. Die bevinding gaat over de bredere IT-omgeving en niet alleen over SaaS-uitgaven, maar laat wel zien welk inzichtprobleem kostenaudits helpen oplossen.

Daarom is het belangrijk om elk kwartaal een audit van uw SaaS-kosten uit te voeren. Zulke controles geven u het inzicht dat nodig is om kostenefficiënte beslissingen te nemen.

Door alle factureringsoverzichten van elke SaaS-leverancier samen te brengen en te vergelijken met de licentietoewijzingen, ziet u welke licenties worden gebruikt en kunt u de rest terughalen of opnieuw toewijzen.

Nog belangrijker: zulke audits tonen verantwoorde financiële governance aan. Ze laten zien dat uw organisatie haar software-investeringen actief volgt en beheert in plaats van alleen te reageren op budgetdruk.

Dat proactieve toezicht geeft stakeholders en klanten de zekerheid dat uw organisatie elke euro goed besteedt.

Zo helpt NinjaOne MSP’s hun SaaS-kosten te verlagen

NinjaOne stelt MSP’s in staat hun SaaS-uitgaven te optimaliseren door:

• Offboarding-workflows te automatiseren, inclusief taken voor het opschonen van licenties.
• Auditrapporten van SaaS-kosten op te slaan in NinjaOne Documentation als extra zekerheid.
• Tickets te volgen die horen bij het terughalen van ongebruikte licenties.
• SaaS-licentiegegevens op te nemen in QBR-dashboards voor klanten.
• Herinneringen te genereren voor de auditcyclus per kwartaal.

Met NinjaOne krijgen MSP’s helder zicht op hun technische stapel en verspillen ze minder aan SaaS.

Meer besparen met kwartaalaudits van uw SaaS-kosten

Volledig zicht op uw technische stapel is de basis voor kostenefficiënte investeringen. Software blijft zich ontwikkelen en er komen altijd nieuwe functies bij, maar door uw SaaS-kosten elk kwartaal consequent te controleren houdt u grip op uw uitgaven.

Met de eigen dashboards van uw leveranciers en eenvoudige rapportagetools volgt u uw SaaS-gebruik, beperkt u verspilling en bespaart u meer zonder de extra kosten van een nieuw managementplatform.

Gerelateerde onderwerpen:

• Wat is IT-assetmanagement: een compleet overzicht
• Een gids voor het beheren van hardware- en software-assets
• Kostengids: IT-kosten effectief beheren
• IT-budgettering: tips en beste praktijken
• Gids voor de IT-afdeling: zo verlaagt u IT-uitgaven zonder in te leveren op service